物業檔案管理制度

物業檔案管理制度

　　隨著社會一步步向前發展，大家逐漸認識到制度的重要性，制度是指在特定社會範圍內統一的、調節人與人之間社會關係的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實施機制三個部分構成。擬定製度需要注意哪些問題呢？下面是小編為大家整理的物業檔案管理制度，歡迎大家借鑑與參考，希望對大家有所幫助。

物業檔案管理制度1

　　物業檔案是隨著物業管理行為的出現而產生的,儘管檔案管理不是物業管理工作的主要環節,然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展後,幾乎每一個環節都離不開檔案,無論是維修、養護物業設施,還是瞭解業主及物業使用人情況,或是收取管理費用、開發經營活動等,都要用到物業檔案。隨著現代科學技術的發展,無論是物業管理還是檔案管理,都在向著現代化的管理目標邁進,物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。

　　物業檔案是物業管理公司在從事物業管理活動時直接形成的對國家和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業管理的不斷髮展和完善,物業檔案的種類也在不斷增加。

　　一、檔案管理運作環節

　　1、設立檔案室,採取系統化、科學化、現代化的先進手段,建立相應的規章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。

　　2、資料的收集堅持內容真實的原則,根據實際資料和資訊資料的內容,在實際工作中從需要出發,擴大資料的來源渠道。

　　二、資料分類整理

　　收集後的所有資訊資料,統一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真,根據檔案的來源、資訊的內容、資訊的表現形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。

　　三、檔案內容

　　範圍分類資料內容

　　房產公司提供資料產權資料立項檔案、工期批覆檔案、規劃會審檔案、規劃用地許可證、土地證、擴初會審檔案、建設規劃許可證

　　技術資料規劃圖、竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及裝置使用技術資料

　　管理處建立的資料物業資料小區基本資料、商業網點資料、娛樂設施資料、路標、門牌、室號配置圖

　　業主資料入住通知書、業主公約、業主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單

　　日常管理資料日常工作記錄、各類協議、各種設施裝置檔案

　　四、資料歸檔整理

　　1、按照資料本身的內在規律、聯絡進行科學地分類與儲存。

　　2、檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯,分櫃儲存,運用計算機等先進的管理手段,儘可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便於查詢和呼叫。

　　3、檔案的出室、入室都有嚴格的規定:出室必須由管理處主任同意,經登記後方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,並追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外檔案,嚴防檔案的流失。

　　4、檔案的管理環境做到'三防',即防火、防潮、防變質。

物業檔案管理制度2

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入櫃--利用--檢查

　　1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包括本物業的設計、施工檔案、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

　　1.2.2裝置設施檔案：包括各種設施裝置的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;

　　1.2.3業主檔案：包括業主入住時所填寫的"業主概況表"、"業主公約"、"入住契約"、"前期服務協議"、"接房登記表"等。

　　1.2.4文秘檔案：包括業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的檔案以及對本物業進行管理的各項規章制度等;

　　1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證影印件、上崗證、學歷證影印件、職稱證影印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

　　1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業委會批准使用的檔案等。

　　1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久儲存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，並儲存影印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進行標準化的檔案管理。

　　2.2.2採用多種形式的資訊儲存方式，如電腦磁碟、膠捲、照片、圖表等，並採用適當的儲存方法。

　　2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不洩密。

　　2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體資訊查詢系統。

　　2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。

　　2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分櫃儲存。

　　2.2.7實行檔案管理工作檢查經常化。每季度對檔案檔案的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

物業檔案管理制度3

　　1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。

　　2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統一存放在客戶檔案檔案櫃內。

　　3.每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。

　　4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的檔案擺在最前面。

　　5.客戶檔案的標牌須與檔案內現客戶的公司名稱吻合。

　　6.客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料列印目錄後按樓層裝入檔案盒記憶體放。

　　7.客戶檔案查閱可向客務主管借出，經客務部經理批准後在客務部辦公室閱覽。

　　8.原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。

　　9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設定客戶檔案管理系統，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和資訊傳遞。

　　物業客戶檔案管理制度

　　一。制度內容

　　為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶資訊系統，而客戶檔案可以協助客戶服務部以最便捷的方式提供以上資訊。因此，為充分利用客戶資訊並管理好這些資訊，特建立此制度。

　　二。管理目標

　　客戶檔案資料全面、準確、有效。

　　三。適用範圍

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。

　　一般客戶檔案包括以下的資料：

　　1. 收集客戶單位資料

　　2. 客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

　　3. 客戶裝修工程檔案

　　4. 客戶遷入時填具之資料

　　5. 客戶資料補充

　　6. 客戶聯絡資料

　　7. 緊急事故聯絡人的資料

　　8. 客戶與管理處往來檔案

　　9. 客戶違規事項與欠費記錄

　　10. 客戶維修記錄

　　11. 客戶投訴記錄

　　12. 客戶單位有關的工程檔案（與二次裝修工程有關資料）與工作程式

　　四。注意事項

　　1. 及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送檔案應及時、準確，認真地登記並製作各種表格。

　　2. 協調與客戶之間的關係，加強橫向溝通；

　　3. 做好與客戶有關各類檔案的檔案工作，並定期整理，以備隨時查詢及跟進；

　　4. 接聽客戶投訴，解決客戶投訴；

　　5. 接聽客戶工程報修電話，及時聯絡修復。

物業檔案管理制度4

　　(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統一管理。

　　(2)裝置維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調、裝修、使用者單元內設施分類。

　　(3)使用者單元維修檔案用標籤按不同檔案分開，其他檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標籤。

　　(4)文員根據返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表，並錄入電腦中已設定密碼的`“維修管理”專案。

　　(5)文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。

　　(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理，並分類歸檔。

　　(7)維修檔案為評估大廈裝置執行情況和使用者室內裝置狀況的根據，應妥善儲存。儲存期限一般為一年，重大維修專案儲存期至少為兩年。過期檔案由工程部經理、系統工程師組成的鑑定小組統一審定後銷燬。

物業檔案管理制度5

　　1、發文格式中,函、通告、通知、報告、請示等檔案如何使用

　　(1)函:與不相隸屬機關或本系統單位之間互相商洽和聯絡工作,詢問和答覆問題等用'函'。

　　(2)通告:在工作中可能出現或已經出現了問題,或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用'通告'。

　　(3)通知:是'發現行政法規和規章,轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文批轉所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執行事項時所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會議通知'、'任免通知'。

　　(4)報告:向上級機關彙報工作,反映情況,提出建議,答覆上級機關的詢問等用'報告'。

　　(5)請示:請求上級機關對某項重要工作作出指示,答覆和批准事項時用'請示'。

　　2、如何收集物業管理的重要檔案、法規及資訊

　　(1)可從上級公司傳閱的檔案、資料中收集;

　　(2)從政府相關部門下發的檔案資料中整理收集;

　　(3)從物業管理協會會刊中收集;

　　(4)徵訂有關物業管理的專業資訊、刊物及法規彙編等資料;

　　(5)經常瞭解物業管理專業書籍的出版情況;

　　(6)保持與物業管理各政府業務主管部門的聯絡,從中獲得物業管理的有關檔案法規;

　　(7)可從報刊、雜誌等資料中收集。

　　3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什麼

　　(1)嚴格檔案材料的收、發制度和借閱制度;

　　(2)及時做好催還、清退工作,檔案材料不得個人保管;

　　(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時間整理前一年的檔案材料;

　　(4)檔案工作應統一領導,分級管理。公司辦公室負責公司的主體檔案,對各職能部門的檔案管理工作進行指導和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;

　　(5)檔案材料的收集和清理要便於公司及各部門的利用;

　　(6)必須按檔案分類專案進行檔案的整理和歸檔;

　　a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質分類法、人物分類法和時間分類法。各部門應根據自己的工作性質和涉及範圍確定分類方法。

　　b、檔案分類專案一旦確定,要執行到底,不因易人而變更。

　　c、正式歸檔材料一般指已經處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料,可根據材料與類目的密切程度進行歸類。

　　(7)檔案材料的卷宗的處理:

　　a、對無主題的材料應擬定確切的標題;

　　b、所有歸檔材料均須編號,並按序號進行先後排列;

　　c、填寫材料目錄表,其主要內容有:順序號、發文部門、標題、文號和日期;

　　(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

　　(9)檔案材料的保管。檔案材料應集中指定地點儲存,並按類上架進櫃,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防洩密等事件的發生,要經常對檔案材料進行檢查。

　　4、物業管理應儲存的基本材料有哪些

　　物業管理公司應儲存的基本材料有:會議記錄;上下行文;政府檔案;工作計劃、總結、報告;規章制度;調查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評比記錄;物業管理委託合同;物業管理各項分承包合同、協議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料;技術圖紙、工程檔案;客戶/業主檔案;固定資產清單;財務憑證、帳冊、報表;財產和物資單據;各類經營證明、證件等。

物業檔案管理制度6

　　1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的資訊收集、管理及整理工作;

　　2、專管人員須將業主的檔案資料分戶建立、逐一儲存，建立統一目錄，同時建立電子檔備份。各類資訊詳細排列，以便查閱;

　　3、客戶資訊檔案的內容包括：業主收樓及驗收檔案、裝修檔案、日常維修檔案、繳費檔案、回訪處理檔案及投訴建議等其他檔案;

　　4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文件與電子文件同時進行。及時跟進業主檔案的變更，保證資訊的準確性;

　　5、業主檔案資訊應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業主的隱私，維護公司良好形象;

　　6、為確保文件安全，檔案櫃要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

　　7、業主檔案永久儲存，及時與業主溝通，及時變更業主資訊，保證其準確性。

物業檔案管理制度7

　　加強檔案資料管理，有助於儲存住宅小區(大廈)的歷史資料，維護管理的連續性和規範化，便於房屋及設施裝置的檢查、維護、更新和與業主的溝通、聯絡。

　　(一)管理內容：

　　1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施裝置資料等;

　　2、業主檔案：所有業主購、租房合同(影印件)，業主基本情況登記表、裝修申請表等;

　　3、財務檔案：逐年形成的財務收支報表、物業維修基金使用報表等;

　　4、檔案檔案：有關物業管理法規政策、公司檔案等;

　　5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監控記錄、榮譽資料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定檔案制度，並嚴格執行;

　　2、專人管理(由負責內勤的管理員擔任)，專室專櫃，編目造冊，存放有序並且尊重業主隱私，保守秘密;

　　3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;

　　4、逐步實現智慧化管理，計時可靠的掌握相關資訊，提高管理水平。

物業檔案管理制度8

　　1目的

　　為更好的掌握物業公司管轄的物業、裝置、設施的現狀,確保物業、裝置、設施管理工作的統一,完整的完善建立物業檔案。

　　2適用範圍

　　適用於東莞市xx物業管理有限公司各類物業、設施、裝置的綜合管理工作。

　　3職責

　　3.1檔案管理員直接向行政主管負責。

　　3.2檔案管理員負責檔案的儲存、借閱、資料錄入工作。

　　3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。

　　3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。

　　4檔案存放位置

　　4.1電腦儲存一份電子文件。

　　4.2xx四樓資料室。

　　5檔案管理員

　　5.1行政人事部

　　6檔案編號規則(見附件1)

　　7部門檔案內容

　　7.1行政部:公司營業執照、合同、資質證書、人事檔案資料、辦公用品、法律檔案。

　　7.2財務部:財務資料、合同。

　　7.3保安部:警戒器材、合同。

　　7.4環保部:清潔器材、綠化器材、合同。

　　7.5工程部:裝置、合同、證書、圖紙、工具儀表。

　　7.6物業部:建築物、車輛、業主資料、合同。

　　8檔案管理制度

　　8.1檔案資料保管由專人負責,任何人不得擅自開啟資料櫃和移動檔案櫃內資料。

　　8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記後方可借閱,借閱完後管理員檢查無損壞放回原資料夾中。

　　8.3資料借閱只能在檔案室內檢視,不能損壞的塗改資料,否則追究借閱人責任。

　　8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經總經理批准同意。

　　8.5檔案室必須儲存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。

　　8.6工作需要影印資料的只可影印本部門資料,必須做好登記。

　　8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進行更新。

　　8.8檔案管理員必須每月對資料進行一次更新,更新後的資料必須放於本檔案的首頁。

　　8.9檔案管理員制定檔案檔案總目錄,以及每個檔案檔案目錄放於檔案的首頁便於查詢。

　　8.10變更合同資料需另行存放至少儲存一年以上。

　　9相關文件

　　9.1《檔案編號規則》

　　10修訂及實施

　　10.1本規定由全公司各部門實施,行政人事部進行監督。

　　10.2本規定修訂權在公司。

　　10.3本規定從二零零四年六月一日實行。

物業檔案管理制度9

　　1、公司各物業專案的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專職檔案存檔、註記工作。

　　2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件裝置設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，檔案櫃要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

　　3、物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類檔案編目錄索引，檔案類檔案有存檔檔案清單及編號目錄。

　　4、物業管理公司檔案目錄及存檔檔案清單每季度上報公司備案。

　　5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認後方可離任。

　　6、物業管理公司檔案日常需經常使用部分應影印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、影印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作洩密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。

　　9、物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、洩密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，並保留追究其法律責任的權利。

物業檔案管理制度10

　　檔案管理作為物業管理的重要組成部分，應嚴格重視。切勿丟失、洩密，以確保工作的有序正常進行。

　　1.所有文件實行統一管理，並指派專人負責;

　　2.所有收、發文件由專人統一登記，檔案傳閱後應及時歸檔，其他人員不得擅自處理;

　　3.對性質不同的檔案，實行分類立卷保管，以便日後查詢;

　　4.對於客人檔案應建立詳細檔案，未經上級領導同意，不得擅自將客人資料告知他人;

　　5.所有檔案作到不洩密、不失密，定期檢查所有檔案;

　　6.對欲銷燬檔案必須經過部門經理批准後進行銷燬工作，嚴禁向廢品回收站出售。

物業檔案管理制度11

　　1、保衛部檔案建立在本部門辦公室(原則上由秘書管理);

　　2、消防檔案包括：上級檔案、公函;工程消防驗收報告;防火檢查記錄單;火險隱患通知單，向上級呈送的各類消防請示和報告，各級消防組織、滅火力量，消防設施、裝置的分佈;

　　3、內保檔案包括：上級檔案、公函，重點要害部位及人員政審，公安機關對案情案卷，保衛部對案情的調查案卷，公安機關出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動教養通知書，司法機關送達的判決通知書，公安機關的外調介紹信，案情通報;

　　4、其它檔案包括：上級檔案、通知、會議紀要，向上級請示的各類行文、飯店各項安全管理制度，對飯店各級安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書，整改措施、意見和建議，各項安全培訓與考核記錄，有關安全會議紀要，交通事故、違紀開除、非正常死亡，工作計劃和總結;

　　5、檔案分類裝存，編排序號，建立目錄，嚴格履行借還登記手續。

　　6、建立新類別檔案需經部門經理，撤消舊檔案須經部門經理辦公會確定，報上級批准。