公司檔案管理制度範本最新

公司檔案管理制度範本最新

　　在生活中，越來越多地方需要用到制度，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。什麼樣的制度才是有效的呢？下面是小編為大家整理的公司檔案管理制度範本最新，歡迎閱讀與收藏。

　　一、總則

　　第一條、為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。

　　第二條、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種檔案、資料。

　　二、收文的管理

　　第三條、公文的簽收

　　1、凡接收公文均由秘書登記簽收後分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對政府部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，並登記差錯檔案的文號。

　　第四條、公文的閱批與分轉

　　1、凡正式檔案均需由秘書根據檔案內容和性質閱籤後分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送總經理親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。

　　2、一般函、電單據等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦部門聯絡後再分轉處理。

　　3、為加速檔案運轉，秘書應在當天或第二天將檔案送到總經理辦公室，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

　　第五條、檔案的傳閱與催辦

　　1、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借給其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。

　　2、閱讀檔案應抓緊時間，當天閱讀完後應在下班前將檔案交秘書處，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按檔案所提要求和總經理批示辦理有關事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。

　　4、檔案閱完後應送交秘書，切忌橫傳。

　　5、行政秘書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得秘書同意予以影印或摘抄，原件應及時週轉歸檔。

　　三、檔案借閱和清退

　　第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的檔案須秘書同意後方可借閱。

　　第七條、借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾畫等。

　　第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責檔案收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　四、檔案的立卷與歸檔

　　第九條、檔案的歸檔範圍

　　凡下列檔案統一由行政秘書歸檔：

　　1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等。

　　2、各種專業例會記錄。

　　3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等。

　　4、有儲存價值的'客戶資料及處理結果。

　　5、企業日誌和大事記。

　　第十條、立卷要求

　　1、檔案的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。

　　五、檔案的銷燬

　　第十一條、對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，秘書應定期清理造冊並按行政有關規定，辦理申請銷燬手續。

　　六、附則

　　第十二條、本制度解釋權歸行政部。

　　第十三條、本制度自公佈之日起執行。