醫院檔案管理規章制度範本

醫院檔案管理規章制度

　　醫院檔案管理規章制度範本

　　在快速變化和不斷變革的今天，制度起到的作用越來越大，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。到底應如何擬定製度呢？以下是小編幫大家整理的醫院檔案管理規章制度範本，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　醫院檔案管理規章制度1

　　為了規範醫院的檔案管理，提高檔案質量，保證檔案完整安全，拓展檔案的開發利用。結合本院實際情況，特規定如下。

　　1、檔案工作人員設定

　　1.1檔案室歸院辦管理，設專職檔案員（2～3）名，負責指導各科檔案員工作，以及醫院全部檔案的整理歸檔、保管及向檔案局移交等工作。

　　1.2各職能科室設立兼職檔案員1名，負責本科室檔案的收集、整理和歸檔工作。

　　2、檔案歸檔

　　2.1凡反映醫院各項工作活動，具有查詢利用價值的檔案資料，均應按要求歸檔。

　　2.2立卷歸檔時，要遵循檔案形成的規律和特點，區別不同的保管期限，做到分類清楚，組卷合理。卷內檔案的排列要有秩序，使案卷能夠正確地反映醫院活動的全貌，便於保管和利用。

　　2.3歸檔案卷題名、卷內檔案目錄及立卷人、立卷時間均應填寫清楚，案卷標題要簡明確切，保管期限準確，裝訂要齊整、牢固。

　　2.4科技、科研檔案要填寫案卷全引目錄和備考表。

　　2.5各科室檔案員於每年4月底前根據《房山區第一醫院保管期限表》的內容，將本科室上一年度的檔案進行整理立卷並移交檔案室，實物檔案要隨時歸檔，特殊情況按要求時間歸檔。

　　2.6根據醫院院志續編工作的要求，各科室檔案員於每年的4月底前將本科室上年度的科志上報到綜合檔案室。

　　3、檔案保管

　　3.1檔案庫房內的檔案材料，要按門類和載體進行科學的分類、排列、編號，櫃架要排列有序。

　　3.2調閱搬運檔案資料要輕拿輕放，嚴防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料，儘量減少檔案的機械磨損。

　　3.3建立和完善全宗卷，並做好檔案的收進、移出、利用等日常登記統計工作。

　　3.4定期檢查檔案保管情況，對破損或字跡褪色的檔案要及時修補、複製或作其它技術處理。經常檢查庫房內的溫溼度，及時採取各種措施把溫溼度控制在標準範圍內。

　　3.5檔案庫房要保持清潔，庫房內嚴禁吸菸，不得存放與檔案管理工作無關的物品。

　　3.6按照標準配有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防高溫等設施。

　　3.7檔案保管不善，造成毀壞和丟失，要追究有關人員責任並予以相應處罰。

　　4、檔案保密

　　4.1檔案保管員必須有嚴格的保密觀念，認真執行《保密法》和《保密守則》，不得洩漏檔案機密。

　　4.2及時按照上級有關規定調整劃分檔案密級。利用未開放的檔案，必須履行借閱利用的批准手續，要正確處理利用和保密的關係。

　　4.3嚴格遵守檔案的銷燬審批制度，銷燬檔案時要有專人負責，並在指定地點銷燬。

　　4.4檔案庫房門窗要堅固，保管裝置要符合保密要求。

　　5、檔案借閱

　　5.1借閱者查閱檔案，要在閱覽室進行，一般不外借。需要借出或查閱涉秘檔案，必須經主管領導批准，辦理借閱手續。

　　5.2借出的檔案要限期歸還。外單位借閱檔案，需持單位介紹信，並經主管院領導審批。

　　5.3借閱者要愛護檔案，不準在檔案資料上加註、勾劃、塗改、摺疊，不得抽拆檔案。

　　5.4借閱者未經檔案保管員允許，對查閱的檔案資料不得擅自摘錄、拍照、複製等。凡經允許摘錄、複製的，必須經檔案保管員審查核對。

　　5.5歸還檔案時，檔案保管員要認真檢查檔案是否完好，及時做好歸還登記，並形成檔案利用效果。

　　醫院檔案管理規章制度2

　　檔案保管許可權、期限與型別

　　1、檔案保管許可權

　　1.1財務部檔案由財務部儲存；

　　1.2人事部檔案由人事部儲存；

　　1.3醫院證、章、信由院長指定負責人儲存；

　　1.4其它各類檔案由辦公室儲存。

　　2、檔案保管期限

　　2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規定的保管期限執行。

　　2.2醫院證、章、信及相關檔案資料屬永久儲存檔案。

　　2.3政府職能部門授予、發放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎盃、錦旗等原件屬永久儲存檔案。

　　2.4本醫院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫院重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等屬永久儲存檔案。

　　2.5普通文件保管期限為3年至5年。

　　2.6保密文件須於失效當日即刻銷燬。

　　3、文件的儲存形式：

　　3.1文字性普通文件分為文字與電子兩種方式儲存。

　　3.2計算機儲存的涉密檔案應採取加密保護措施，檔案密碼由指定的檔案保管人設定，並須將該檔案路徑及密碼報院辦公室備存，並保證其真實性。

　　3.3機密文件以書面或實物形式儲存。

　　4、檔案型別

　　4.1行政檔案，包括：營業執照正、副本，影印件；法定代表人身份證（護照）（影印件）；對內、對外收、發的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文；各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料；各部門（含財務、醫務科室）現行的各項規章制度、規定、流程等；院級會議的會議紀要、決議；醫院年度（季、月、周）工作計劃彙總表；《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案；購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證（影印件）等車輛管理檔案；對外簽訂的各類購買（租賃、服務）性質的合同檔案；其它應歸檔保管的檔案、資料。

　　4.2人事檔案，包括：全院員工個人資訊資料（花名冊）；勞動合同及保密協議；勤打卡資料；工資、社保等薪酬相關資料；招聘表格、人才庫等相關資料；員工績效考核相關資料；其它應歸檔保管的檔案、資料。

　　4.3財務會計檔案，包括：各類審計帳冊及報表；各類會計帳冊及報表；固定資產資料；其它須儲存文件。

　　4.4藥械裝置檔案，包括：裝置臺帳；裝置出廠合格證、使用說明書；裝置安裝、除錯、驗收報告；裝置保修卡、保修協議及維修聯絡方式；裝置執行維修、保養記錄；裝置更新改造記錄；裝置管理制度；其它應儲存的裝置資料。

　　4.5醫療檔案，包括：檔案內容由醫療管理部門提供。

　　檔案查閱與複製

　　1、院長有權查閱醫院所有檔案。

　　2、病區、科室負責人有權查閱本科室所有檔案。

　　3、其他員工因工作需要應經過審批後可借閱有關檔案。

　　4、文件查（借）閱應在辦公室進行登記，機密文件及許可權外查借（閱）須辦理審批手續。

　　5、查（借）閱或複製除財務類、人事類以外的檔案須由辦公室負責人審批，並進行相關登記。

　　6、查（借）閱或複製財務檔案、人事檔案須由院長審批。

　　檔案的銷燬

　　1、超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限每年3月前編制銷燬計劃及清單，由辦公室負責人稽核無誤後報院長審批。

　　2、院長審批同意銷燬計劃後，必須指派兩名（含）以上監銷人員監督檔案銷燬過程，並進行簽字確認。

　　3、銷燬檔案清冊要妥善保管，並將所銷燬檔案在有關目錄中登出。

　　醫院檔案管理規章制度3

　　一、醫院所有檔案、信函、簡報及其它資料等，統一由辦公室專人實行歸檔規範管理。

　　二、醫院收文程式是：各科室在接收到相關檔案（含外出開會）時必須先交辦公室，由辦公室負責統一登記、編號，呈送醫院領導閱批，不得遺漏、延誤和丟失。檔案傳閱完畢後，統一由辦公室儲存，相關科室儲存影印件。

　　三、醫院發文程式是：各承辦科室根據院領導批示意見起草檔案，檔案起草後，按報批程式報分管領導、院長簽發。擬文科室必須按照領導簽發稿認真校對後交辦公室把關，並統一編號，統一印製。凡未經分管領導或院長簽發的檔案，辦公室不予編號；檔案印製必須規範、清晰、整潔，蓋章後，要連同簽發稿、附件等一式三份入檔儲存。

　　四、擬文科室要注重提高公文質量，格式規範，字跡工整，確保公文的權威性和嚴肅性。各科室的檔案要妥善保管，不得隨意丟放。印製涉密檔案、材料過程中形成的`廢頁、廢件應由相關負責科室及時銷燬。

　　五、辦公室要對所有檔案、檔案及各種資料在年底時分類登記、整理裝訂、入檔儲存。外出開會或從上級機關帶回的檔案，及時交辦公室專人進行登記入檔儲存。未經辦領導允許，各股室不得擅自影印、摘印涉密檔案和資料。

　　六、外單位查閱檔案資料時，須說明查閱的範圍及用途，經院長或分管領導批准後方可查閱。本單位人員查閱檔案檔案時，要透過辦公室查閱，閱後及時歸檔。

　　七、嚴格遵守保密紀律。各種秘密檔案、檔案、統計資料、編制資訊、會議記錄等，都由辦公室專人負責管理，保守秘密。需銷燬的檔案資料，要進行清理登記，透過一定方式徹底銷燬。

　　八、對違反保密紀律，丟失檔案檔案造成失密、洩密的人員，給予批評教育。情節嚴重的，建議給予黨紀、政紀處分，故意洩密造成嚴重後果的，要追究其法律責任。

　　醫院檔案管理規章制度4

　　為全面反映醫院歷年經營和管理工作的內容，妥善完整地儲存各類重要檔案、資料，加強檔案管理工作的規範化、標準化、程式化，制定本制度。

　　1、適用範圍

　　本制度適用於醫院各類檔案的管理。

　　2、職責部門

　　2.1院辦（人事行政部）負責院級檔案檔案的管理工作。

　　2.2部門（科室）指派專人兼任檔案管理員，負責部門（科室）檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接並通知院辦（人事行政部）負責人。

　　2.3院辦（人事行政部）負責指導與監督各部門檔案管理的實施情況。

　　2.4部門（科室）負責人負責審批本部門（科室）普通文件的借閱申請，其它文件的借閱申請由總經理（院長）或指定負責人審批。

　　2.5機密檔案借閱、所有檔案的複製及銷燬申請由總經理（院長）或指定負責人審批。

　　3、檔案收集、歸檔

　　3.1凡醫院繕印發出的公文（含定稿和列印的原件與附件、批覆請示、轉發檔案等），原件一律由院辦（人事行政部）統一歸檔管理，發文影印件按規定由收文部門各自歸檔。

　　3.2各部門處理完畢或批存的檔案材料，由部門文秘集中統一整理、歸檔。

　　3.3一項工作分別由幾個部門（科室）參與辦理形成的檔案、決議，由主辦部門（科室）負責收集整理，交院辦（人事行政部）歸檔。

　　3.4部門（科室）組織召開的工作會議紀要與有關材料由本部門（科室）收集、歸檔。

　　3.5醫院召開的工作會議檔案由院辦（人事行政部）收集、歸檔，並由會議組織部門（科室）指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦（人事行政部）辦理歸檔手續。

　　3.6醫院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議等公務活動需將檔案歸檔的，應及時交院辦（人事行政部）歸檔。

　　4、檔案立卷

　　4.1檔案管理員應使用檔案盒（或資料夾）根據檔案型別將檔案分別立卷，統一存放至檔案櫃中。

　　4.2檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文必須簡明確切。

　　4.3案卷類目編制原則：含醫院全稱和經辦部門全稱，按上（醫院全稱）、下（經辦部門全稱）排版；根據文字量，也可以按左（醫院全稱）、右（經辦部門全稱）排版。

　　4.4案卷類目名稱需根據4.3款標準，採用標黑一號字型列印，貼上於檔案盒（或資料夾）左側距頂部3釐米處。

　　4.5歸檔的檔案資料須按年度分別立卷，立卷必須核對歸檔檔案的完整性、準確度，對存在缺陷的檔案資料要責成有關人員收集齊全後再行立卷歸檔。

　　4.6歸檔檔案應符合國家有關檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和複寫紙複寫。

　　4.7部門（科室）經辦的檔案原則上應於收、發文後一個月內完成歸檔；醫院每年6月份以前必須完成上年度全部檔案資料的立卷歸檔工作。

　　5、檔案目錄編制

　　5.1檔案檔案編號原則：A1A2A3A4-B1B2C1C2-D1D2其中A1A2為醫院代字（遵照《行文管理制度》附件《醫院簡稱對照表》），A3A4為兩位數年份號，B1B2為部門（科室）代字（大類）號，C1C2為檔案型別（小類）號，D1D2為兩位數檔案序號。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現代女子醫院的行政部為經辦部門，歸檔檔案型別為2006年的通知，是此卷中的第7份檔案，則檔號為：JX06-XZTZ-07。

　　5.2檔案管理員應在檔案盒（或資料夾）首頁位置設立《檔案目錄》。

　　5.3所有歸檔檔案必須在首頁面右側用口取紙標記檔案編號，並按順序將檔案資訊登記在《檔案目錄》中，以便查閱。

　　5.4《檔案目錄》內容應包括目錄序號、檔案編號、檔案標題、頁數、發文單位、發文日期、經辦人、歸檔編號、備註等專案。

　　6、檔案保管許可權、期限與型別

　　6.1檔案保管許可權

　　6.1.1財務部檔案由財務部儲存；

　　6.1.2人事部檔案由人事部儲存；

　　6.1.3醫院證、章、信由總經理（院長）指定負責人儲存；

　　6.1.4其它各類檔案由院辦（人事行政部）儲存。

　　6.2檔案保管期限

　　6.2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規定的保管期限執行。

　　6.2.2醫院證、章、信及相關檔案資料屬永久儲存檔案。