學校安全工作檔案管理制度（精選10篇）
學校安全工作檔案管理制度
學校安全工作檔案管理制度（精選10篇）
在快速變化和不斷變革的今天，需要使用制度的場合越來越多，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編為大家收集的學校安全工作檔案管理制度（精選10篇），歡迎閱讀與收藏。
學校安全工作檔案管理制度1
一、檔案建立
（一）建立健全學校各類檔案，為學校各級領導，上級有關領導部門分析、總結、部署、排程學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據。並確定一名副職校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。
（二）學校建立檔案資料室，由人事秘書專職管理，按《中學檔案資料收集範圍細目》（附後）建立檔案。教導處、總務處等行政職能部門和團委設檔案櫃分別管理。
（三）全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案，學校檔案按類以時間為序建立，教師的一般人事檔案，一般職務檔案和業務檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆，按班分類建立。
二、檔案立卷
（一）檔案人員應按資料收集範圍及時收集各種檔案資料，並將篩選後的資料分類裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋，檔案卷的規格要符合上級有關部門的統一要求。
（二）卷宗必須註明儲存的期限。凡註明“暫存”的資料一般以一年為期限；註明“短期”的一般以五年為期限；註明“長期”的由學校根據實際需要決定儲存期限。
（三）凡檔案資料收集範圍細目中未編入，照片檔案盒，但確有使用、儲存價值的其它資料，學校可根據需要自行決定是否保留。
三、檔案補充
（一）教職工任免、考核、晉升專業技術職務、調資、入黨、入團、獎懲等材料要及時收入個人檔案。
（二）外來檔案、函件由收文員（或人事秘書）統一分類編號登記，交校有關領導閱後，即立卷歸檔。
（三）校內印發的檔案是檔案補充的重點，平時校長室、教導處、教科室、總務處、團支部、少先隊部應將此類檔案分類儲存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案轉遞
教職工因工作調動，需要轉遞檔案，必須按上級有關部門通知的轉遞專案逐項登記，文書檔案盒，嚴密包封，並加蓋密封章，透過機要轉遞，不得公開郵寄或交本人自帶。
五、檔案查閱
（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要領導批准後方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務檔案；未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料須經檔案資料室人員仔細核對並簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出資料室。
（二）校內人員借閱業務檔案、學生學籍檔案必須經有關領導同意後方可借閱，並要辦理登記手續，會計檔案盒，在規定期限內完好無損地歸還。
六、檔案安全保密
（一）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔、乾燥，自然通風，嚴禁吸菸和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
（二）檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室，不得外洩檔案中的機密，檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂仍亂拋，應將保密紙處理或銷燬。
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檔案資料管理是學校常規管理的一個重要組成部分。它既是學校管理和教育、教學、財務工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證，是學校常規管理的重要基礎工程。為此，制訂制度如下：
1、成立檔案資料工作領導小組。由一名校長分管、校長辦公室主任具體負責，教導處、總務處、教研組有關人員協助工作。
2、健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、籤批、承辦，保證檔案資料齊全完整，及時辦理。
3、學校行政人秘檔案包括行政會議記錄，文書檔案、人事檔案各種計劃與安排，各種會議學習記錄。群團教代會材料等分別由職能部門收集，交行政和校長辦公室整理，交檔案資料員，由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。
4、學校教學檔案包括教務會議記錄、教師業務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛生檔案等由教導處有關人員負責收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
5、學校總務處檔案包括總務處會議記錄、校舍、校產檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由事務處有關人員負責收集、整理，交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
6、學校的常規管理資料和財會檔案注重平時收集，一般每學期或每學年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負責歸檔立卷。
7、積極做好檔案資料的“四平時”（收集、整理、鑑定、立卷）工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。
8、檔案資料室堅持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、防光、防盜，確保檔案安全。
9、積極提供利用，嚴格執行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續，外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領導同意，並在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出，不得塗改、抽換和拆散，不得損壞。
10、按照保密制度的有關規定加強保密工作，嚴格注意保密，不得洩密。
11、按照上級有關規定，努力建立合格檔案資料室和先進檔案資料室。
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第一條安全工作檔案是學校檔案的重要組成部分，反映了當時學校安全工作情況，為今後開展工作提供參考資料和文獻。建立學校安全工作檔案管理制度，完善學校安全工作檔案，對於促進學校安全工作規範化、制度化具有重要意義。
第二條學校安全工作檔案臺帳堅持實事求是原則，客觀全面地反映本單位安全工作的開展情況。
第三條學校安全工作檔案管理由安全領導小組辦公室負責。各部門組織開展的安全工作必須做好記錄，並及時上交學校安全領導小組辦公室，學年末統一交檔案室整理保管。
第四條安全工作檔案要有統一的分類標準，將檔案材料分門別類歸檔。
第五條學校安全工作檔案一般應儲存三年，重要的作長期儲存。
第六條學校安全工作檔案內容主要包括：
（一）學校安全工作組織機構及人員；
（二）學校安全工作規章制度；
（三）學期安全工作計劃和總結；
（四）學校簽訂的安全工作責任書留底以及教職工安全工作考核情況；
（五）有關安全工作的各類檔案；
（六）研究安全工作的會議記錄；
（七）學校安全法制宣傳教育活動的方案、實施過程記錄等相關材料；
（八）安全工作檢查、隱患排查和專項整治的工作方案、排查情況記錄、治理結果記錄等。
（九）突發事故應急預案以及演練情況記錄；
（十）學校教職工安全培訓材料；
（十一）學校發生的各類安全事故以及調查處理結果記錄；
（十二）學校安全設施建設及安全經費投入情況；
（十三）心理問題學生、行為問題學生、特殊體質學生檔案；
（十四）學生接送車相關材料；
（十五）上級佈置的各類安全工作完成情況、上報的材料留底。
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一、根據本單位編制的《檔案分類大綱、歸檔範圍和保管期限表》和檔案管理工作制度中的歸檔範圍，積極收集齊全，及時歸檔。
二、定期做好對具有永久和長期儲存價值的檔案向縣檔案館移交進館工作，進館的檔案要分類科學，組卷合理，編目準確，檔號齊全，排列系統，裝訂合乎質量要求。
三、接收檔案時，立檔單位編制的全宗介紹、案卷目錄(一式兩份)、全引目錄、文號索引、專題目錄及其他與檔案有關的資料，應隨同檔案一起接收。
四、及時收集本學校在重要活動、重大事件中形成的檔案;接收各科室有代表性具有永久、長期儲存價值的檔案。
五、各科室在工作中形成的有儲存價值的材料，應由科室兼職檔案管理人員負責收集，加工整理歸檔後移交給檔案室，如不符合要求的，應及時整改，不得拖延。專職檔案管理人員要做好接收前的各項準備工作，指導各科室檔案達到規範化、標準化的要求。
六、根據國家檔案收集工作規定，透過例行的接收制度和專門的徵集辦法，將分散在各科室和個人手中，以及散失在其他地方的檔案，收集到檔案室集中保管。
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（一）要明確一位副校長分管檔案工作，應建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專櫃。配備政治素質好、業務能力強、熱愛檔案工作的專（兼）職人員，並保持相對穩定。
（二）要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程；納入分管領導和檔案員工作職責；納入教職工範圍和考核獎懲制度。
（三）檔案人員的主要任務：
1、負責單位文書、教學、教育、會計、後勤材料的收集、整理、儲存、統計、利用和鑑定銷燬工作。
文書檔案：是指學校黨、政、工、團（隊）在實際工作中形成的檔案材料。
教學檔案：是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的檔案材料。
教育檔案：是指學校對學生進行教育管理中形成的檔案材料。
會計檔案：是指學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。
後勤檔案：是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有儲存價值的`檔案材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔；教學、教育檔案材料每學年結束後立卷歸檔。後勤檔案和裝置、儀器檔案材料均在工作結束後和裝置、儀器安裝試用後立卷歸檔。
4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。
5、卷內檔案應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發文應有定稿、印本、附件；來往文書應有請示、批覆；處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。
6、卷內檔案排列要正文在前，附件在後；印本在前、底稿在後；批覆在前，請求在後。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內檔案要編寫張次號。歸檔的檔案材料字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和複寫紙書寫，並拆除卷內金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內檔案內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面要用毛筆正楷字填寫，字跡要工整清潔。
8、檔案材料歸檔後，檔案人員應本著便於保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，並按年代和保管期限編號。
（四）綜合檔案室要做到有專室、專櫃、專（兼）職人員負責，切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
（五）借閱制度
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴守檔案材料機密，不準隨便轉借檔案。未經許可不得擅自摘錄和複製。
3、愛護檔案，不得拆卷、塗改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。
4、經批准摘錄的材料，要經檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對無誤後蓋章。
5、外借檔案必須經主管領導同意，並向檔案人員辦理借閱登記手續。借出時間，一般不得超過七天，超過時間另行辦理手續。
（六）檔案工作人員要熟悉檔案，瞭解需求，積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應根據工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數字彙集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料，為提供利用檔案創造條件。
（七）學校檔案的鑑定與銷燬。
學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門有關檔案鑑定的規定。認真做好檔案的鑑定工作。對超過保管期限，失去儲存價值的檔案，可提出銷燬意見，並填寫銷燬清冊，報本單位領導和上一級檔案管理部門審批後方可銷燬。銷燬時應指定二人監銷，並在銷燬清冊上簽字，防止失密。
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為了進一步加強檔案的安全保管工作，制定檔案管理制度如下：
1、嚴格執行檔案安全保管和保密工作責任制。管理人員對全校檔案的保管和保密工作負責；
2、檔案管理人員必須嚴格執行檔案查借閱制度，履行借閱登記手續。“保密卷”等重要材料的借閱，必須審查審批許可權是否符合規定的要求；
3、檔案管理員向檔案利用者提供、出具有關證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據，不得弄虛作假，出具假證；
4、檔案管理人員切實做好防蟲、防鼠、防塵、防潮、防曬工作。保持室內清潔衛生。檔案室嚴禁吸菸，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入。定期檢查防火滅火系統、防盜系統、計算機檔案管理網路系統；
5、檔案管理人員務必做到每天上下班對庫房門、窗、電源等進行安全檢查。做好節假日安全檢查工作，發現問題，及時處理；
6、借出的檔案材料務必定期歸還。借出的檔案材料，不得轉借他人，不得帶入公共場所；
7、非檔案管理人員，未經允許不得進入檔案室。
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第一章基本原則
第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共中央組織部、國家檔案局釋出的《幹部檔案工作條例》特制定本制度。
第二條人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的幹部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察瞭解和正確選拔使用幹部服務的。
第三條人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的檔案材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長曆史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。
第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。
第二章體制、任務和人事檔案幹部
第五條人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。
第六條人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關於人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑑別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鑽研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。
第三章人事檔案材料的收集範圍與歸檔要求
第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常透過有關部門收集全公司員工的工作調配、幹部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的檔案材料，充實檔案內容。具體收集歸檔範圍見附件。
第九條公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，並由各單位黨委（總支）的人事幹事、組織幹事負責收集各單位的歸檔材料，屬於歸檔範圍的人事檔案材料，在材料形成後，經有關部門審查簽章後送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑑別，屬於歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文清楚，物件明確，手續完備、具有儲存價值。需經組織審查蓋章或本人籤的，應在蓋章籤後方能歸入人事檔案。
第十一條不屬於檔案範圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑑別，可分別情況予以處理。凡銷燬材料必須詳細登記，並報請人力資源處負責人審查批准，由專人負責監銷。
第十二條人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和複寫紙書寫。？
第四章人事檔案的管理和利用
第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，並按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬於上述範圍人員的人事檔案應進行代管，並按有關部門的規定收取管理費。
第十四條對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。
第十五條根據安全保密，便於查詢的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案櫃。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫溼度。
第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，幹部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《幹部檔案整理工作細則》和有關規定執行。
第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案幹部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話裡洩露檔案內容。
第十八條做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便於提供利用。
第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見並加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。
第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查（借）閱制度》辦理。
第五章檔案的轉遞
第二十一條人事檔案應透過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。
第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出後，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。
第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，幹部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、幹部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案後，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。
第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。
第二十五條公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。
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一、 目的：
為使學校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規則。
二、 內容：
1、歸檔制度
（1）對資料進行鑑別，看其是否符合歸檔要求。
（2）按照資料屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。
（3）將資料放入檔案，並輸入資料庫。
2、核查制度
檢查核對一般定期進行。但突發事件之後或對有些檔案發生疑問之後也要進行檢查核對
3、保衛制度
（1）、指定專人負責檔案保管。
（2）、備齊必要的存檔裝置。
（3）、檔案櫃保持清潔，不準存放無關物品。
（4）、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
4、 統計制度
（1）人事檔案的數量。
（2）人事檔案材料收集補充情況。
（3）檔案整理和保管情況。
（4）檔案及裝置利用情況。
5、 轉遞制度
檔案轉遞一般由工作調動等原因引起，
（1）取出應轉走的檔案；
（2）填寫人事檔案轉遞記錄；
（3）按發文要求包裝、密封
6、借檔制度
（1）由有關單位部門開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，並加蓋公章。
（2）其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；
（3）證明材料由人事處審閱，加蓋公章，然後登記、發出。
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(一)幹部人事檔案材料收集制度
1.嚴格按照中組部《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》，明確收集範圍，認真做好乾部人事檔案材料的收集與補充工作;
2.檔案工作人員要積極主動地與幹部人事檔案材料形成部門取得聯絡，及時掌握形成幹部人事檔案材料的資訊，主動地索要應歸檔的人事檔案材料;
3.幹部人事檔案材料的形成部門，應在形成正式材料後的一個月內，將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;
4.檔案工作人員對收集的幹部人事檔案材料，要認真進行核對，對缺少的材料要逐一進行登記，及時催要，對不符合歸檔要求的材料，要及時通知形成檔案材料部門補送材料或補辦手續，形成材料的部門要按規定認真辦理;
5.對不屬於歸檔的材料要及時退回材料形成部門。
(二)幹部人事檔案材料鑑別、歸檔制度
1.嚴格把好乾部人事檔案材料“入口關”，對收集的檔案材料要認真鑑別，嚴格稽核;
2.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料;
3.歸檔材料必須齊全完整、真實、文字清楚、物件明確、手續完備，有承辦單位的簽章或個人署名，有形成材料的日期;需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字後方能歸入檔案;
4.殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬於歸檔範圍的材料不得擅自歸檔;
5.幹部人事檔案材料應統一使用16開紙(19×26.5釐米)，材料左邊應留出2—2.5釐米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和複寫紙書寫，不得用計算機列印簽名;
6.凡屬於應歸入幹部檔案的材料，應按照中組部《幹部檔案整理工作細則》進行整理立卷，零星檔案材料每兩年裝訂入卷一次。
(三)幹部人事檔案查(借)閱制度
1.查(借)閱幹部人事檔案必須是中共黨員，並填寫《查閱幹部檔案審批表》，由查閱單位負責人簽字，檔案館領導審批後，方可查(借)閱;
2.任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;
3.查(借)閱檔案時，檔案工作人員應根據規定，確定是否提供或是確定提供材料的範圍，凡與查閱內容無關的材料，不得翻閱，並對提供查閱的檔案進行登記;
4.查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得洩露或擅自向外散佈檔案內容;
5.查閱人員未經許可，不得擅自摘錄或複製檔案內容;
6.查閱人員必須愛護檔案，嚴禁在檔案材料上塗改、圈劃、批註、抽取、增添、撤換、損壞檔案;違反者應視情節輕重，予以批評教育，直至紀律處分;假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理;
7.檔案一般不外借，特殊情況須借用時，要說明理由，經檔案館領導批准，嚴格履行借閱手續，方可借出，借閱檔案一般不超過15天，並不準擅自複製、抄錄及轉借他人;不準攜帶檔案材料進入公共場所參觀、遊覽、探親訪友。
(四)幹部人事檔案轉遞制度
1.轉遞幹部人事檔案必須做到及時、準確、安全;
2.幹部因工作調動或職務變動檔案轉出，檔案工作人員在接到調檔函後，經人事處簽章及檔案館領導審批後，一個星期內將檔案轉給新的主管單位;
3.轉出的檔案必須完整齊全，並按規定進行認真的檢查、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出;
4.轉遞檔案必須按統一規定的《幹部檔案轉遞通知單》的專案詳細登記，嚴密包封;
5.幹部檔案應透過機要交通轉遞或派專人送取，嚴禁郵寄或交本人自帶;
6.轉出的檔案逾期一個月未收到回執的，應發函或打電話詢問，以防丟失;
7.收到轉遞來的檔案，經檢查核對無誤後，應在回執上簽名蓋章退回發檔單位。
(五)幹部人事檔案檢查核對統計制度
1.建立檔案工作臺帳登記制度，做到勤檢查、勤核對，每年全面檢查核對統計一次檔案，發現問題及時解決;
2.提供利用後的幹部人事檔案，入庫前要認真檢查，仔細核對，確認無誤後方可入庫;
3.幹部檔案轉出或轉入時，要認真對照目錄檢查核對，防止張冠李戴放錯卷或缺少材料;
4.整理好的幹部人事檔案入庫前，還要逐卷逐份逐頁進行檢查核對，發現差錯及時糾正。
(六)幹部人事檔案的保管、保密制度
1.嚴格遵守黨和國家的保密法規，認真履行職責，嚴格照章辦事，做好乾部人事檔案的保管保密工作;
2.非檔案工作人員一律不得進入庫房;
3.檔案工作人員要嚴格執行查(借)閱檔案審批手續，不得擅自擴大檔案的'利用範圍，不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人：
4.認真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;
5.嚴禁吸菸，保持庫房的清潔和庫內適宜的溫溼度(溫度14℃—24℃、相對溼度為45% —65%);
6.堅持庫房檢查制度，每週檢查一次，防止不安全因素髮生，發現異常情況，應及時採取措施，確保檔案安全;
7.堅持值班制度，下班前檔案要入庫，關好門窗，切斷電源;
8.嚴禁個人私自儲存任何人的檔案材料;
9.檔案工作人員調動時，必須嚴格履行交接手續;
10.對違反保密制度造成失、洩密事件的單位和個人，應視情節輕重，根據《中華人民共和國檔案法》第二十四條規定給予處罰。
(七)人事檔案管理人員職責
1.熱愛本職工作，忠於職守，認真負責保管好教職工人事檔案，為國家積累檔案史料;
2.建立人事檔案臺帳，及時收集、鑑別、整理幹部檔案材料，及時報送省管幹部檔案材料;
3.嚴格執行檔案管理規章制度，認真辦理人事檔案的查(借)閱和轉遞;
4.及時登記教職工職務、工資變動情況;
5.為學校及有關部門提供教職工情況;
6.維護人事檔案的完整與安全，做好人事檔案的保密保護工作;
7.調查研究全校人事檔案工作情況，制定和修訂規章制度，搞好人事檔案的業務建設和業務指導;
8.完成領導交辦的其他事項。
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為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務，根據黨的幹部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《幹部檔案工作條例》，特制定本制度。
一、保密制度
1.認真貫徹執行黨和國家有關保密工作的方針、政策和規定，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好人事檔案的保密工作。
2.加強組織紀律，堅守工作崗位。
3.人事檔案管理部門應設立專用檔案庫房(室)，配備鐵質檔案櫃，妥善保管人事檔案。
4.人事檔案庫房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應當經常檢查，保持庫房的清潔和溫、溼度，發現問題，立即報告，及時採取措施。
5.人事檔案庫房(室)和檔案櫃，應明確專人管理。管理人員變動時，必須辦理好交接手續。
6.無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。
7.嚴禁用電話、電報索取或提供有關人員的全面材料和涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料，嚴禁任何人攜帶人事檔案材料進入公共場合和娛樂場合，不得在電話或公共場所中談論或汲及到有關人事檔案材料的內容。
8.對利用人事檔案的人員，進行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內容。
9.人事檔案材料的轉遞，嚴格密封，透過機要傳遞或專人送達，儘量避免本人自帶。
10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙處理或銷燬。
11.人事檔案一般不外借，但領導或有關人員因工作需要借閱時，要嚴格辦理借閱手續，借閱期限一般不得超過五天。
12.屬歸檔的材料，及時轉入本人檔案，須轉遞的檔案，做好移交簽字登記手續。
13.嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。
14.發現洩密事件，認真處理。
二、歸檔制度
1.按照《幹部人事檔案收集歸檔規定》，經常透過有關部門收集工作調配、幹部任免、組織發展、職稱評聘、考察、考核、培訓、獎懲、學歷變更、工資套改等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的檔案材料，充實檔案內容。相關部門應配合人事處及時做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔範圍具體見附件。
2.校屬各單位要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，並確定1-2名專兼職人員負責收集本單位的歸檔材料，屬於歸檔範圍的人事檔案材料，在材料形成後，經有關部門審查簽章後送交人事檔案室歸檔。
3.每年引進畢業生及調入人員的人事檔案必須在報到之日起兩個月內轉至我校，沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學校將緩發其工資與津貼，並暫停兌現其他相關待遇。
4.收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑑別，屬於歸檔的材料應真實準確，完整齊全，格式規範、文字清楚，物件明確，手續完備、具有儲存備查價值。需經有關部門審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字後方能歸檔。
5.不屬於檔案範圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑑別，可分別情況予以處理。凡銷燬材料需經人事處負責人批准，由專人負責監銷。
6.人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和複寫紙書寫。
7.每年引進人員要填寫幹部履歷表或補充表，充實幹部人事內容。
8.對收集的材料，要做好收集登記和交接手續。
三、鑑別制度
1.收集的材料必須經過鑑別，未經鑑別，不得隨意歸檔或擅自銷燬。
2.鑑別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進行。
3.鑑別要以有關檔案規定為依據，嚴肅認真，確保真實、完整、精煉、實用。
4.歸檔的材料必須真實完整，字跡清楚，物件明確，手續完備;對不該歸檔的材料，要區別處理，凡銷燬材料，必須詳細登記，並報主管負責人審查批准。
5.人事檔案材料應按照《幹部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
四、整理制度
1.整理人事檔案，要先對缺少的幹部人事檔案材料進行補充，並備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(縫紉機)等必備的物品和裝置。
2.整理要做到：幹部人事檔案材料鑑別和分類準確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。
3.整檔人員必須熟悉黨的幹部工作方針、政策和檔案工作的專業知識，掌握整理人事檔案的有關規定和基本方法技能，認真負責地做好整理工作。
4.必須認真執行《檔案法》、《保密法》、《幹部檔案工作條例》等有關法規，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。
5.人事檔案按新《條例》和《幹部檔案整理工作細則》規範地整理，零材料及時裝訂入卷。
6.不得擅自塗改、抽取或偽造檔案材料。按規定剔出的檔案材料，必須認真登記，需銷燬的材料，經主管領導批准按規定銷燬。
7.整檔過程中，要切實做好防火安全保密工作，整理室內嚴格吸菸，嚴防丟失和匯漏檔案內容。
五、借閱制度
1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處幹部或二級單位書記、主任，必須是中共正式黨員。
2.查(借)閱人應在借閱前認真填寫《幹部人事檔案查(借)閱登記表》。
3.影印借出人事檔案材料應認真核實簽署意見並加蓋“河南城建學院人事處”公章，方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案，須在人事處領導同意後，方可查(借)閱。
4.查(借)閱檔案，嚴禁塗改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時不得洩露或擅自向外公佈檔案內容，違反者視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬於假公濟私者，按照《中華人民共和國檔案法》處理。
5.查閱檔案的單位或個人，不得擅自-拍攝複製檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示人事檔案主管部門審查批准後才能複製(拍攝)。
6.檔案不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經主管部門負責人批准，並嚴格履行登記手續，限期歸還，不得擅自轉借他人。
六、轉遞制度
1.遞人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2.人事檔案應透過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，一般情況下，不準公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事部門出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。
3.遞檔案時，必在轉出手續完備的前提下，須經人事處有關負責人同意簽署意見並由主管人事工作校領導同意後方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞，不得扣留材料或分批轉出。檔案轉出後，逾期一個月未見對方退回回執應寫信或電話催回，以防丟失。
4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動，幹部職務變動而及時調整，人事處及組織部應將人事變動情況、幹部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案後，人事處有關負責人應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門負責人應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。
5.職工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到接收單位人力資源管理部門轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。自動離職人員的人事檔案必須在外調手續完備的情況下，方可轉出。
6.校各部門應積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉遞工作。
7.不屬於在職人員的代管人事檔案，在檔案轉出時，按照學校有關檔案規定收取管理費用和其他費用。
8.是轉出的幹部人事檔案或材料要嚴密包封，並加蓋機密章，有關人員認真填寫《幹部人事檔案轉出登記表》。
七、核查制度
1.事檔案管理部門對所管理的檔案要定期的進行檢查核對，一般每半年核對一次，發現問題，及時解決。
2.提供利用的人事檔案，再回收時，要嚴格檢查，經核對無誤後，方可入庫。
3.理好的人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發現錯誤，及時糾正。
4.出和接收人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5.收集的人事檔案材料，應檢查是否屬於歸檔材料，是否齊全完整，是否符合歸檔要求，是否手續完備。