集團公司檔案管理制度（精選20篇）
集團公司檔案管理制度
在不斷進步的社會中，很多地方都會使用到制度，制度泛指以規則或運作模式，規範個體行動的一種社會結構。那麼擬定製度真的很難嗎？下面是小編為大家整理的集團公司檔案管理制度（精選20篇），歡迎大家借鑑與參考，希望對大家有所幫助。
集團公司檔案管理制度1
一、目的：
為了完整儲存有限公司的發展歷程，清楚、準確的記錄XXXXX公司各項業務活動和管理職能，特制訂本管理制度。
二、適用範圍：
本制度適用於XXXXX有限公司。
三、檔案管理辦法：
1、 公司檔案產生的途徑：
（1） 因內部管理產生的規章制度、重要的通知、通報、批覆、決定（因內部管理而產生
的日常通知或規定除外）；
（2） 因外部合作與交流產生的法律檔案；
（3） 因政府管理而產生的報告和審批檔案。
2、 行政及辦公檔案管理的職能部門為公司行政部，承擔發文和歸檔的工作。檔案釋出後，需作為資料歸檔留存，一般性檔案儲存期限為3年，技術性檔案儲存期限為5年。
3、 發文審批流程：
發文部門→公司會議透過→公司總負責人審批→行政部公佈、歸檔並備案
4、 檔案的密級管理及受控方式：
（1） 檔案密級分為四類：普通、秘密、機密、絕密；
（2） 檔案受控使用“直接發放”和“發放號管理”兩種方式。
注：不便由行政部發布，歸檔並備案的機密或絕密檔案，由發文部門按本規定自行做好釋出，歸檔並備案的工作，但必須向行政部提交歸檔檔案的清單作為備案。
（3） 發文形式：公司發文工作透過紙介質或電子文件形式進行，檔案擬訂後統一提交
給發文部門，由發文部門填寫發文檔案紙，附紙介質檔案，報相關負責人審批。審批透過，在紙介質檔案上蓋章生效後發放。由發放號管理方式受控的檔案透過紙介質或電子文件發放，並登記檔案簽收單；其它檔案的預設釋出方式為電子郵件，如需加發紙介質，請在發文檔案紙中註明。
5、 公司檔案採用編號管理的方式，在公司總部行政部建立方便的查詢系統；
（1）檔案編號原則：
首位：公司名稱的縮寫GYRT；
第二位：標示年度，如本年度為2002年，簡寫為“02”；
第三位：標示發文單位使用漢語拼音字頭，總部各部門漢語拼音字頭包括：行
政部（XZ）、財務部(CW)、銷售市場部(SC)、開發一部(KF1)、開發二部（KF2）、產品研發部（CY），所有發文部門的漢語拼音字頭應在公司行政部（XZ）備案，以保證發文的規範化；
第四位：檔案號碼，按照該發文單位的檔案先後排序，統一從“001”排起。
（2）檔名稱：錄入全稱。
（3）主題詞：能夠反映檔案重點內容的關鍵詞語。
（4）概要：將檔案內容和提綱高度概括總結出來。
（5）發文單位：發文單位全稱。
（6）檔案密級：依照密級制度填寫。
（7）釋出日期：檔案釋出的日期。
（8）儲存形式：公司歸檔儲存的檔案必須保證有一份書面原始檔案和至少一份影印件，同時可以以磁碟、光碟、膠片等其他介質儲存；涉及公司絕密和機密級的檔案，應儘量減少保留在電腦硬碟中，應當單獨留存。
6、 發文、傳閱檔案
（1）發文：由行政部將所發文件的文號、名稱、份數、時間進行登記，由檔案領取部門在《檔案簽收單》簽字領取保管。
（2）傳閱：由行政部將傳閱檔案的文號、名稱、檔案傳出時間登記在《檔案傳閱單》上，由傳閱人在該傳閱單上簽字後傳閱。閱畢，傳閱人將檔案交回行政部，由收件人在《檔案傳閱單》上簽字並註明檔案傳回時間。
（3）在檔案的傳閱過程中，應嚴格遵守保密制度，妥善保管好所傳閱的檔案。
7、 發文檔案紙、檔案簽收單、檔案傳閱單（見附件）
8、本檔案經總負責人批准釋出之日起執行。
集團公司檔案管理制度2
一、 目的
為使我公司公文處理工作規範化、制度化、科學化，結合我公司實際情況，特規定本制度。
二、 權責範圍
集團公司行政人事部為本制度管理的權責部門，負責本制度的擬定、稽核及執行解釋；總經理負責本制度的批准執行。集團公司行政人事部負責本制度的落實與實施跟進。
三、 檔案種類
本制度所指公文，包括決定、決議、指示、公告、通告、通報、報告、請求、批覆、函、會議紀要及其他各種檔案、資料等。
四、 檔案發行程式
1.各部門依據內、外部資訊確定檔案編制任務。
2.新編制管理型檔案編制完成後，由原編制單位人員進行校對工作，需發行的報行政人事部統一處理，技術型檔案報技術質量部進行處理，嚴禁自行將公文直接送呈公司領導或相關職能部門。嚴禁在報送的公文上自行加貼標記或簽署意見。
3.行政人事部受理公文應當檢查公文是否符合報送要求。稽核重點是：是否符合行文規則；內容是否合法；涉及其他部門的事項是否已協商會籤；文種使用、公文格式是否規範；附件是否齊全。
4.經稽核，對符合行文規則的公文，行政人事部及時進行登記編號存檔，並加蓋德高公司“檔案發行專用章”，不符合行文規則的公文做退件處理。對於符合規定需發行的檔案，需在一個星期內必須發行。
5.公文格式
公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附註、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。
（1）涉及國家和公司秘密的公文應當標明密級和保密期限。
（2）緊急公文應當根據緊急程度分別標明"特急"、"急件"。
（3）發文字號應當包括單位代字、年份、序號。由行政人事部統一編排發文字號。
（4）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
（5）主送機關指公文的主要受理機關，標註時應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。
（6）公文如有附件，應在正文之後、落款之前註明附件順序和名稱。
（7）對外公文可根據實際情況按不同子公司報送，並應有總裁簽字，及加蓋印章。
（8）成文日期以負責人簽發日期為準，聯合行文以最後簽發人的簽發日期為準。
（9）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。抄送機關名稱置於印發日期上方。
（10）印章：印章是公文制發單位對公文生效負責的憑證。公文除會議紀要、印有特定版頭的普發性公文外一律加蓋印章。印章上沿不壓正文，下沿印壓成文日期，做到“騎年蓋月”。
（11）主題詞：由反映公文主要內容的規範名詞或名詞片語組成，
按上級機關要求和《公文主題詞表》標註，位於抄送單位上方。“主題詞”三個字用三號黑體字。
（12）公文用字除上述規定外，應選用三號宋體字，從左至右排。公文中漢字和標點符號的用法應符合國家標準，計量單位和數字用法符合國家主管部門的`規定，公文用紙幅面規格採用國際標準A4型，左側裝訂。
6、公文承辦必須做到：
（1）堅持規範與時效並重，呈批公文一般按照公司領導的排列順序由後往前依次呈送。要件、急件先送主要領導。
（2）提高辦文效率，及時將領導批示內容登記並錄入公文管理系統，跟蹤準確。
（3）堅持急件急辦、密件密辦，嚴格遵守保密法規和保密紀律。
（4）樹立服務意識，及時回覆有關查詢。但非行文單位不得檢視公文辦理情況。
7、已辦結的公文，行政人事部應將公文原稿和領導批示整理編號存檔。
注：對於技術性檔案由技術質量部依照以上流程作業。
五、 檔案的修訂與管制
（一）管理型檔案的修訂
1. 檔案和資料在使用過程中，如有相關單位發現不適之處或其他因素需進行修改時，請統一由原編制單位提出申請，並將“檔案更改申請單”（附件1）報行政人事部進行稽核，由集團總經理批准。
2. 修訂檔案如為跨部門運作時，修訂單位需將擬修訂稿件及內部檔案修訂傳閱單（附件2）一併送至各部門會籤，會簽完成後，再將修訂稿件送審批部門審批，方可發行。
3. 檔案修改內容如屬重要作業流程或影響現行作業的，包括重要表單的修改，修改單位必須會籤各部門意見，再行審批、發行。
（二）技術型檔案的修訂
凡涉及研發的技術性檔案，如：工程圖紙、產品規格等，則由研發部自行編制和修訂，發放。
（三）檔案的管制
1. 凡公司管理型檔案（如程式、制度、規定等）由行政人事部統一管理，歸檔。
2. 凡公司技術性檔案由技術質量部統一整理，歸檔。
3. 當行政人事部收到客戶、供應商、外單位所供檔案類、技術資料或國際標準，公文、密碼電報、傳真、機要檔案時，應對收集的外來檔案編制目錄清單，進行登記（附件3），並在其檔案上加蓋“外來檔案”印章，以示區別。需要傳閱的檔案資料，可以電子檔形式傳送至相關部門，如需以文字形式傳閱，則由行政人事部作登記（附件4），並由各傳閱部門簽字確認。
4. 以電子媒體形態存在的外來檔案，行政人事部或技術質量部應將其列印一份以備用。
5. 公文發出、接受、內部運轉、查閱、借出必須登記，並在交接時履行簽收手續，需要借閱時，需向管制部門說明借閱理由，並在借閱登記表（附件5）上記錄，不得私自將已借閱的公文傳閱，借閱完畢需立即歸還。
6. 各部門人員應將檔案看成本公司財產的一部分，並列入移交專案。
7. 秘密公文的印發傳達範圍應當嚴格按照要求執行，不得自行翻印、影印或轉載，不得攜帶秘密公文外出。
8. 公文立卷應根據公文特徵、相互關係和儲存價值分類保管，保證公文齊全完整，便於保管、查詢和利用。
9. 聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位儲存影印件。
（四）檔案的換版及廢止
1.當檔案和資料修改次數超過10次以上，則由相關部門提出將整套檔案更換版本。
2.如果檔案換版時檔案編號或名稱發生變化，應重新履行檔案發行流程.
3.過期或作廢的公文應在失效之日起一週內交管制部門歸檔，各部門不得私自銷燬。
4.沒有歸檔和沒有價值的公文，經過鑑別和主管領導批准，可以定期銷燬。銷燬公文時，應當進行登記，由二人鑑銷，保證不丟失、不遺漏，嚴禁將內部公文作為廢棄物隨意丟棄或外賣。
六、檔案和資料編碼原則
1.部門程式碼
2.檔案及資料的版本號編碼原則
A---第一版 B----第二版 C----第三版，以此類推 3.檔案和資料的版次編碼原則
0----修訂初始 01----第一次修訂 02----第二次修訂，以此類推
七、檔案定期審查
1.為確保各有關部門使用檔案和資料均為有效版本，由行政人事部或技術質量部定期對所管制檔案進行查核。
2.對於所查不符合檔案，由責任部門於一星期內回覆改善措施，管制部門進行追蹤處理。
八、附則
1.未盡事宜，參照《國家行政機關公文處理辦法》執行。本規定執行中的具體問題，由行政人事部負責解釋。
2.管理規定自公佈之日起實施。
集團公司檔案管理制度3
第一章總則
第一條為適應公司經營業務飛速發展的需要，實現公司檔案管理工作的規範化、制度化、制定本辦法。
第二條公司檔案，是集團公司董事會、總經理實施企業行政領導、下達經營決策指令、傳達貫徹戰略方針、管理重大經營事務的具有最高效力和規範格式的文書；各項管理規章制度、作業指導書、流程規範、重要對外商洽聯絡函件、以及集團公司上下之間請示、答覆、報告和交流情況。
第三條公司檔案管理，包括檔案擬製、辦理、管理、立卷、歸檔、銷燬等工作環節內容。
第四條納入檔案管理範圍的還包括公司的重要資料、報表、及其影印、音像資料等。
第五條公司檔案管理必須做到高效、準確、及時、安全、保密。
第六條集團公司總裁辦是檔案管理工作的主體部門，並對各分公司和集團公司各部門檔案管理工作進行業務指導。
第二章檔案種類
第七條公司檔案的種類主要有：
（一）決議用於經會議討論透過的重要決策事項。
（二）決定用於對重要事項作出決策和安排。
（三）通知用於釋出公司規章制度、任免管理幹部、傳達董事會或國家有關法規精神、轉發有關行政管理單位的檔案、批轉下級部門、分公司的檔案、釋出要求執行或者周知的事項。
（四）通報用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。
（五）報告用於向集團公司彙報工作、反映情況、提出建議，答覆集團公司的詢問。
（六）請示用於向集團公司請求指示、批准。
（七）批覆用於答覆分公司或部門的請示。
（八）條例用於制定規範管理工作、活動和員工行為的規章制度。
（九）手冊用於檔案、資料的彙集形式
（十）守則用於向所屬成員釋出的一種要求自覺遵守的約束性檔案。
（十一）規定（辦法）用於對特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規範。
（十二）函用於對外之間商洽聯絡工作、詢問和答覆問題，向無隸屬關係的公司請求批准等。
（十三）會議紀要用於記載會議主要精神和議定事項。
第三章檔案格式
第八條公司檔案由版頭、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送部門、正文、附件、發文單位署名、成文日期、印章、印發傳達範圍。主題詞、抄送單位、印製版記組成。
（一）版頭由發文單位全稱或者規範化簡稱加中印在檔案首頁上部。
（二）密級檔案的秘密等級，標註於版頭左上方
（三）緊急程度對檔案送達和辦理的時間要求，標註於版頭的右上方。緊急程度為“特急、加急、平急。
（四）發文字號由發文單位代字、發文年度和發文順序號組成，標註於版頭下方居中。
（五）簽發人上報檔案應當在發文字號右側標註
（六）標題由發文單位名稱、檔案主題和文種組成，位於發文字號下方。
（七）主送單位（八）正文檔案的主體，用來表達檔案的內容，位於標題或者主送單位下方。
（九）附件檔案附件，應當置於主件之後，與主件裝訂在一起，並在正文之後、發文單位署名之前註明附件的名稱。
（十）發文單位署名必須用全稱，位於正文的右下方。
（十一）成文日期一般署會議透過或者領導人簽發日期；特殊情況署印發日期。成文日期應當寫明年、月、日，位於發文單位署名右下方。決議、決定、條例、規定等不標明主送單位的檔案，成文日期加括號標註於標題下方居中位置。
（十二）印章除會議紀要和印製的有特定版頭的普發性檔案外，檔案應當加蓋發文單位印章。
（十三）印發傳達範圍加括號標註於成文日期左下角。
（十四）主題詞標註位於抄送單位上方。
（十五）抄送單位指除主送單位以外的其他需要告知檔案內容的上級、下級。抄送單位名稱標註於印製版記上方。
（十六）印製版記由檔案印發單位名稱、印發日期和份陣列成，位於檔案末頁下端。
第九條檔案的漢字從左至右橫排。檔案用紙幅面規格採用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）。左側裝訂。
第十條檔案編號為區別便於查詢，編碼設在檔案封面左上角。如“MC-CW-070706”，第一區碼：“MC”為公司檔案固定碼，為“美臣”的第一個拼音字母；第二區碼“CW”為財務部門固定碼，除人力資源部為“HR”外，其他部門均取部門簡稱拼音第一字母為固定編碼；第三區“070706”為發文時間的年月日。（詳細部門發文編碼錄附後）
第四章行文規則
第十一條檔案起草應當首先確認行文的必要性，確有行文必要時，要注重實效、堅持少而精。可發可不發的檔案不發，可長可短的檔案要短。
第十二條分公司向下的重要行文，應當同時抄送集團公司總裁辦和行文內容相關的部門。第十三條總裁辦根據總經理授權，可以向各分公司下行文；
第十四條向集團公司請示問題，應當一文一事，不得在非請示檔案中夾帶請示事項。
第十五條上行文應當註明簽發人、會籤人姓名。其中，“請示”應當在正文尾註明聯絡人的姓名和電話。
第十六條檔案除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。
第十七條電報以發出日期為準（生效時間）。
第十八條對不符合行文規則的上報檔案，總裁辦指導其糾正。
第五章檔案起草辦理
第十九條起草檔案應當做到：
（一）符合國家相關政策法規，完整、準確地體現總裁意圖，並同現行有關檔案相銜接。
（二）全面、準確地反映客觀實際情況，提出的政策、措施切實可行。
（三）開門見山，觀點明確，文字精練，內容充實，條理清晰，結構嚴謹，表述準確，力求篇幅簡短。
（四）文種、格式使用正確。
（五〕杜絕空洞、形式主義和繁瑣。
第二十條行文審批程式—總裁辦製作發文（發文前必須再核無誤方可）—返回再審—附上檔案。
第二十一條起草重要檔案應當作好調查研究和充分論證，廣泛徵求有關部門意見。
第六章檔案的製作（校對、簽發、稽核）
第二十二條公文送總裁簽發前，由總裁辦進行稽核：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬製公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。
第二十三條公司檔案必須由總裁（或者總裁授權的負責人）簽發後，方可製作；
第二十四條公文正式印製前，起草部門應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規範等。
第二十五條已經領導人審批過的文稿，在印發之前應再作校核。經校核如需作涉及內容的實質性修改，須報原審批領導人複審。
第七章檔案辦理和傳遞
第二十六條檔案辦理分為收文和發文辦理。
第二十七條發文辦理，指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、稽核、簽發、複核、用印、登記、分發等程式。總裁辦在檔案製作完畢後，發出之前必須再審閱一遍。
第二十八條收文辦理包括檔案的簽收、登記、擬辦、請辦、分發、傳閱、承辦和催辦督辦。
第二十九條檔案管理過程中，應當使用符合存檔要求的書寫材料。需要送請領導人閱批的傳真件，應當複製後辦理。
第三十條秘密檔案應當透過機要交通（或機要通訊）傳遞、密電傳輸或者計算機網路加密傳輸，不得密電明傳、明電密電混用。
第八章檔案管理
第三十一條集團公司檔案由總裁辦統一管理，分公司應明確專人（兼職）管理，登記造冊。各部門應根據工作需要建立（備份）一份文書檔案，登記造冊，專人管理。
第三十二條複製重要（密級）檔案，須經部門負責人報總經理批准。複製的檔案應當與正式印發的檔案同樣管理。
第三十三條檔案查、借閱。查、借閱部門密級檔案，應經部門經理同意，並作登記，限期歸還；查、借閱密級檔案，必須經部門負責人和總經理批准，方可查借閱。絕密檔案一般不得查借閱，特殊情況必須經總經理批准。
第三十四條公司檔案應當定期收集、整理，每年歸檔一次，入檔案庫管。檔案入庫後按《檔案管理辦法》管理。
第三十五條入檔案庫管理的檔案，應按照檔案管理要求，分門別類，登記造冊，分密級、儲存期限進行管理。
第三十六條各部門的電腦資料、檔案電子版，應由資訊部定期進行一次備份，交總裁辦入庫管理。
第三十七條檔案櫃應注意作好防火、防潮。
第三十八條對已過保密期限和儲存期的檔案，進行清理、清退、造冊，報總經理審批後，有二人以上在場監督銷燬。個人不得擅自銷燬檔案。
第三十九條分公司的檔案每年清理歸檔上交集團總部一次。需要登出的，必須及時作好檔案資料資料的完整封存，由集團公司派專人登記接收。
第四十條員工崗位變動或離職，必須將本人保管、借用的檔案按照有關規定移交、清退，方可辦理變動離職手續。
第九章檔案保密
第四十一條公司所有員工必須嚴格遵守《公司保密規定》，任何人不得利用接觸秘密檔案之便，洩露公司秘密。
第十章附則
第四十二條本辦法適用美臣集團公司各級單位。
第四十三條本辦法由集團公司總經理辦公室負責解釋。
第四十四條本辦法自發布之日起施行。
集團公司檔案管理制度4
1、對機動車進行二級維護、總成修理、整車維修的，資料管理人員須及時建立維修檔案。
2、維修檔案內容主要包括：維修合同、維修專案、具體維修人員及質量檢驗人員、檢驗單、竣工出廠合格證（存根）及結算清單等。
3、檔案存放要有序，查詢方便，並應做好六防工作，即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛生。
4、不準損毀、塗改、偽造、出賣檔案，檔案資料如有損壞應及時修補。
5、各班組負責人要對本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負責，在現場不得存有或使用失效的檔案、資料。
6、根據檔案的內容、性質和時間等待徵，對檔案進行分類整理、存放、歸檔，電子檔案要及時備份。
7、各班組每年對檔案進行一次核對清理，並將所儲存的檔案整理後交辦公室統一歸檔。已經到保管期限的檔案資料，由辦公室按規定處理。
8、檔案的借閱必須辦理規定手續，借閱者對檔案的完整、清潔負責，未經許可不得擅自轉借、影印。
9、機動車維修檔案儲存期兩年。
集團公司檔案管理制度5
1、總檢員對二級維護以上竣工出廠車輛，簽發機動車維修竣工出廠合格證。
2、合格證由資料管理員負責保管，視生產情況由專人持道路運輸許可證副本到管理部門購領。
3、合格證由總檢員向資料管理員領取，資料管理員須建立合格證領用、簽發臺帳。
4、總檢員須逐項填寫合格證，簽名並加蓋本單位公章，簽發後合格證存根交由資料管理員儲存。
集團公司檔案管理制度6
1、學校各類檔案旨在學校內部統一意見，釋出通知、決定和溝通訊息，向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發文有關處室應先起草檔案草稿，起草完畢後交學校辦公室。
3、辦公室負責人應認真細緻地做好檔案草稿的核稿工作，再根據檔案內容填制統一格式的檔案簽發單，並將檔案按學校統一規定編號、登記，之後提交校長簽發。
4、辦公室應建立學校發文登記簿，詳細地、分門別類地登記檔案的具體資訊（如檔名、檔案編號、發文日期及主送、抄送、抄報單位等）。學校任何發文都必須登記在冊，該登記簿作為歸檔資料應妥善儲存不得遺失，並於下一年度初移交學校檔案室歸檔。
5、檔案簽發或會簽完畢交付列印室列印，檔案稿的首頁需用統一的格式（學校紅標頭檔案紙）。
6、檔案列印完畢後加蓋學校公章。對於學校內部發文，可以採用內部電子郵件系統，將檔案分別傳送至學校領導和各處室，並作好相關的傳送記錄，作為檔案儲存。
7、對每一號檔案辦公室須將檔案原稿、檔案簽發單、兩份檔案原件及檔案傳送記錄，按照檔案編號順序完整儲存並定期整理（一學年）。
8、學校辦公室及學校列印室工作人員有對學校有關檔案保密的義務和職責。
集團公司檔案管理制度7
一、總經辦設專人負責檔案的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般檔案收到後應在當日內或次日中午前送批，緊急檔案或會議通知收到後立即拆封送閱。
二、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其餘檔案均應交公司領導批示後，再由總經辦專人按批示範圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦後的公文（包括按檔案要求報出的詳細資料、附件等）應及時主動地退給總經辦，以做好檔案歸檔工作。
三、凡本公司外發的檔案，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、列印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規範，嚴禁多頭主送，並由總經辦統一進行登記編號。
四、部門或個人借閱檔案，應辦理借閱手續，總經辦定期做好檔案的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的檔案按文書檔案管理有關規定分類整理，裝訂成冊，歸檔。
五、嚴格遵守保密制度，對有密級的檔案應嚴加管理，辦理完畢後應立即退回，並核點份數，隨時存檔。絕密檔案，僅限於直接有關人員經領導批准後在檔案保管處閱讀。
六、如檔案丟失或違反保密制度，發生洩密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。
集團公司檔案管理制度8
局辦公室負責我局對外行文和公文的收發處理工作，為使行文和收文處理規範化，特規定如下：
一、行文
(一)凡以我局名義上報或下發的檔案(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經科室負責人、分管
(二)經局
(三)行文規則參照《國家行政機關公文處理辦法》(國發[XX]23號)有關規定執行，行文流程按局辦公處理系統流程進行。
二、收文處理
(一)所有發至我局的公文(含傳真件公文和附有
(二)檔案按辦件、閱件進行分類。辦公室負責人根據檔案內容和規定的傳閱範圍，提出辦文意見，送局
(三)對急辦件，辦公室應立即將檔案送交局
(四)一般公文透過局內
(五)凡外出開會、學習帶回的檔案及材料原件須交辦公室登記存檔。
三、保密檔案收發管理
(一)遵守公司統計報表管理制度，保密資料統一由本局兼職保密員收發、傳遞、清退和銷燬，並嚴格把好收發關、傳閱關、清退關“三關”。
(二)制發文件時，經辦人要根據檔案、資料的內容和定密範圍，標明密級、保密期限，確定傳送範圍、數量，送局
(三)保密檔案、保密資料必須在辦公室內進行傳閱，未經批准不得擅自擴大傳閱範圍;不準擅自影印或抄錄保密檔案，不得將檔案帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經局
(四)影印保密檔案、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密檔案、保密資料拿到社會上營業性場所影印。
(五)借閱保密檔案、保密資料須按閱讀範圍借用，並辦理登記、簽字手續。用完後，要及時歸還。
(六)對保密檔案、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。
(七)銷燬保密檔案、保密資料時，必須登記造冊，經主管局
集團公司檔案管理制度9
1、學校各部門對學校以上檔案的收發，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的檔案要有專人保管，並按要求定期交回。
2、收發檔案有登記。收到上級檔案後，由專人拆封，認真核對份數，統一編號，及時登記；向下發文時，明確份數，嚴格履行發文登記（簽字）手續。
3、傳閱檔案有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱範圍不擴大。
4、借閱檔案有手續。借閱秘密檔案要嚴格履行領導籤批，本人（借閱者）簽字手續，閱後及時歸還。
5、繳毀檔案有清單。對清繳上來的檔案，按規定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷燬的銷燬，無論是存檔，上交或是銷燬，都必須分類列出清單備查。
6、存放檔案有專櫃。需要繼續儲存的檔案，要設專櫃專人分類保管，存放檔案的室內要有晝夜值班人員，確保檔案管理安全。
7、秘密檔案不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任並予以必要的紀律處分。
8、上級召開會議由領導帶回的檔案，一律交文秘人員登記，保管幹部調動工作，事先要把檔案交清。
集團公司檔案管理制度10
一、總則
1、技術檔案是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展並在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術檔案屬於公司所有。
2、為規範本公司技術檔案的管理，確保檔案編制的正確性、完整性，明確技術檔案的編制、簽署、更改、儲存等相關的資料，確保技術檔案的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用範圍:適用於本廠的技術檔案的管理。
二、技術檔案的編制
1、技術檔案包括:技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。
2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品程式設計手冊、機械結構圖、程式設計器件燒寫檔案、可程式設計器件原始碼、硬體程式設計手冊、軟體安裝包、驅動程式、設計評審記錄表。
3)產品除錯階段:產品除錯手冊、產品焊裝明細表、產品除錯記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段:設計開發總結、軟體使用手冊、產品使用手冊。
2、技術檔案的技術要求和資料等必須貼合國家相關標準和規定要求。
3、技術檔案由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術檔案的準確性、合理性負責。
三、技術檔案的提交
1、在產品開發的整個週期中，設計人員必須按照技術檔案規範認真進行各項檔案的編寫工作，以保證技術檔案的完整性。
2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計檔案，並儲存在公司的伺服器中。每當設計檔案發生重大更改後，設計人員都必須重新提交檔案，以便更新伺服器中的檔案，保證開發工作的可靠性。
3、設計檔案的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的檔案類別提交到starteam相應的目錄。
4、對於已提交的檔案，任何人員不得故意在伺服器上進行刪除。
四、技術檔案的歸檔
1、各相關負責人負責技術檔案的稽核和批准；技術檔案的編制必須嚴格執行編制、校對、稽核三級把關制度；明確各級的責、權、利。
2、技術檔案應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、稽核、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術檔案不得用於歸檔。
3、檔案簽署分為紙質檔案簽署、電子檔案簽署和光碟簽署。其中，紙質檔案簽署須在紙質檔案上手寫簽署，電子檔案簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光碟簽署則在光碟封面的標籤上進行總體簽署。
4、各類歸檔檔案經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔檔案要求一式兩套:一套存放在公司伺服器上，供查閱使用；一套刻錄成光碟，做封存保管。
5、用來儲存歸檔檔案的光碟或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光碟的大致資訊，如名稱、編號、簽署資訊等。
6、歸檔檔案時，須填寫《設計專案歸檔資料清單》，並對歸檔檔案進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。
五、技術檔案的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術檔案，不得非法堅持不具許可權的檔案。
2、若因工作需要，須借閱技術檔案，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可經過獲得的授權從公司伺服器上下載相應的檔案進行查閱。
3、對於借閱的檔案，不得私自列印、傳閱，不得洩露借閱檔案的秘密。
4、如有特殊情景需要將檔案轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。
5、檔案閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱檔案，並補充完整《借閱檔案記錄表》。
六、職責追究
各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者洩漏公司的技術檔案，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
集團公司檔案管理制度11
為了更好地規範各類檔案的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。
一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登入清楚，其次填寫好檔案閱辦卡並貼上於原文上面，並送總經理批示，總經理批示後送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，並將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將檔案收回，分類別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類檔案包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業檔案由各部門專業人員保起草，凡以檔案或紀要簡報名義上報或下發的檔案均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發後，並詳細填寫發文登記簿方可影印並存檔，沒有總經理簽發的檔案不能發出和存檔。
三、上報和發往其他單位的檔案應填寫檔案送達登記簿，由接收檔案人簽字後方可，否則，不能擅自將檔案交予他人，而不辦理簽收手續。
四、報告、請示、彙報、制度、規定等均應以檔案形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每週例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況彙報應以檔案形式上報。
五、凡列印的錯檔案應及時銷燬，以免機密外洩。
六、借閱檔案超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱檔案者只限本單位人員，重要檔案的借閱均由總經理批准。
集團公司檔案管理制度12
第一條 管理要點
1、 為使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。
2、 檔案管理的範圍包括：上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類合同檔案等。
3、 制度類檔案按照公司文件統一格式進行編寫，統一頁首、頁尾，寫明公司全稱及檔案性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等資訊;措辭規範，表達無歧義。
4、 根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規範
1、 檔案的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、 公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
3、 公司對內公開檔案由行政人事部負責起草和稽核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政人事部負責稽核，稽核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。
4、 凡寄至公司的檔案、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、 機密檔案由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、 辦公室管理人員對檔案借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。
第三條 檔案管理流程設計
1、 內部檔案管理流程：起草檔案→審查編號→審批、簽發→列印檔案→下發檔案→檔案存檔
2、 外部檔案管理流程：外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷燬
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷燬
集團公司檔案管理制度13
維修技術資料、工藝檔案管理制度之相關制度和職責
1、技術負責人負責收集汽車維修的法律、法規和國家標準、行業標準以及相關技術標準，具備所承修車型相關維修技術標準和工藝檔案，確保檔案完整並及時更新，以上資料交由資料管理員保管。
2、資料管理員對所有資料進行分類編號，定期對資料進行盤點並做好記錄，發現問題及時向領導彙報。
3、借用資料時，資料管理員應認真、完整地填寫資料借用登記表。
4、借用人對資料必須愛護，保證資料的完好、整潔。對於使用中出現的損壞現象，應主動向管理員說明，並酌情賠償。
5、如資料遺失，將追究借用人責任，限期購回此書或及時影印此書，資料管理員對借用人進行遺失登記，當再次出現遺失情況，限制其使用權，並上報領導。
6、為保證資料內容清晰完整，翻閱資料時雙手一定要潔淨，凡出現資料破損，粘上油膩、不清潔將追究借用人責任，限制其使用權。
集團公司檔案管理制度14
本廠對二級維護、總成修理、整車修理的車輛實行維修前診斷檢驗、維修過程檢驗和竣工質量檢驗制度。質量檢驗人員具體負責制度的貫徹執行。
一、維修前診斷檢驗制度
1、在診斷檢驗前，質量檢驗員應主動告知車主出具《機動車維修記錄》。
2、根據汽車技術檔案的記錄資料和駕駛員反映的車輛使用技術狀況，質量檢驗員確定所需要的檢測專案。
3、質量檢驗員針對每一檢測專案實際進行檢測，並依據檢測結果和車輛實際技術狀況進行故障診斷，以確定附加作業專案（二級維護）或維護和修理方案。
4、質量檢驗員將所診斷的故障、維護和修理方案、維修專案等填寫《機動車維修記錄》，並根據檢驗情況填寫《車輛進廠檢驗單》，並告知託修方，由拖修方簽字確認。
5、排程人員將維修作業單下派車間，車輛進入作業車間。
二、汽車維修過程檢驗制度
1、過程檢驗實行自檢、互檢和專職檢驗相結合的"三檢"制度。
2、檢驗內容為汽車或總成解體、清洗過程中的檢驗，主要零部件的檢驗，各總成組裝、除錯檢驗。
3、各檢驗人員根據分工，嚴格依據檢驗標準、檢驗方法認真檢驗，做好檢驗記錄並填寫《車輛維修過程檢驗單》。
4、經檢驗不合格的作業專案，需重新作業，不得進入下一道工序。
5、對於影響安全行車的零部件，一定要嚴格控制使用標準，對不符要求的零部件應予以維修或更換，及時通知前臺，並協助前臺向車主做好解釋工作。
6、對於新購總成件，必須依據標準檢驗，杜絕假冒偽劣配件裝入總成或車輛。
7、車輛維修完工，維修人員自檢合格後，做好車輛清潔工作，並將車輛停放在竣工區域，通知總檢進行竣工質量檢驗。
三、汽車維修竣工質量檢驗制度
1、汽車維修竣工質量檢驗由總檢負責。
2、汽車維修竣工質量檢驗內容為整車檢查、檢測、路試、檢測路試後的再檢測及車輛驗收。
3、修竣車輛竣工質量檢驗嚴格依據《汽車維護、檢測、診斷技術規範》（GB/T18344-2001）要求進行。首先進行整車外觀和底盤檢查，檢查合格後進行路試，對於路試中所發生的不正常現象，要認真複查。路試合格後重新進行底盤檢查，確保各項技術性能合格後，將有關內容記入《車輛維修竣工檢驗單》和《機動車維修記錄》。
4、如是營運車輛，由總檢告知送檢員將車輛送往汽車綜合性能檢測站進行竣工質量檢測。檢測合格後，將車輛交付託修方。
集團公司檔案管理制度15
一、目的
為了規範安全生產檔案檔案的管理，確保檔案檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今後工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
二、適用範圍
本制度適用於與公司安全生產有關的檔案檔案的管理。
三、職責
1、安保部負責制定本制度，並負責綜合監督管理。
2、各部門負責本部門檔案檔案的管理，並負責監督檢查和考核；
3、各部門安全員負責本部門檔案檔案的收集、歸檔和保管，並適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。
四、內容
1、檔案資料的'收集
安全生產檔案檔案內容如下：
（1）國家有關安全生產法律法規、標準規範及其它要求；
（2）上級主管部門安全生產檔案、批覆文、領導指示材料及會議資料等；
（3）公司安全生產檔案、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；
（4）安全生產工作計劃、總結、報告等；、
（5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；
（6）供應商、承包商、施工單位相關材料等；
（7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；
（8）食品安全、職業衛生評價報告等；
2、立卷歸檔
（1）檔案資料應根據其相互聯絡、儲存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用；
（2）應根據檔案資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；
（3）安保部在每年1月份前對上年度的檔案資料進行歸檔，統一儲存；
（4）各種檔案資料按一定特徵進行排列和系統化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內檔案資料目錄；
（5）不同價值、不同性質的檔案資料應當區別管理，單獨立卷；
3、檔案保管
（1）檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆紮堆放；
（2）應採取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；
4、檔案借閱
（1）檔案資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，並辦理續借手續；
（2）借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人；
（3）歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閱登記本上登出；
5、檔案銷燬
對於過期並失去儲存價值的檔案資料，經單位領導批准，可以定期銷燬，必要時做好銷燬記錄；
五、相關記錄
《檔案檔案清單》
六、本制度由安保部制定並負解釋，自發布之日起實施。
集團公司檔案管理制度16
1、目的
為規範本公司檔案分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的檔案管理工作。
2、職責
2.1總經理負責公司所有對外發文審批。
2.2管理中心經理負責管理中心檔案的審批。物業部負責管理中心檔案的列印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門檔案的擬製與稽核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的檔案移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司檔案格式、文號及資料的稽核，用印管理、歸檔管理工作。
3、檔案種類
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文:批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文:信函，會議紀要。
4、檔案格式
4.1發文統一使用以上檔案類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定檔案傳送方式及辦理速度，統一在檔案的左上角位置加註。
4.3收文單位。是指用來處理或答覆檔案中有關問題和有關事項的單位。
4.4正文。是檔案的主體部分。檔案制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料:如果該檔案有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；檔案無附件的，無須註明；
4.8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關於書信中具名的位置；如果正文恰好佔滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，並在其上頭加註一行"(此頁無正文)"字樣；落款字型與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應寫發文日期；
4.9.2制度或會議經過的檔案應寫經過的日期；
4.9.3重要的檔案寫簽發的日期；
5、文號
5.1根據檔案類別、發文日期、發文單位及發文順序對檔案進行統一編號；具體文號編制規則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；
5.3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。
6、用印
6.1用印是發文單位對檔案負責的標誌，是檔案合法生效的標誌，對外發文或內部重要檔案都應加蓋印章。
6.2檔案列印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、檔案管理
7.1包括撰寫、稽核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規檔案應儘量列印，並由擬文人仔細校對稽核。
7.3簽發。簽發人對簽發的檔案負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要檔案還須加蓋騎縫印。
7.5發放。由發文部門填寫《檔案發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的檔案，還要填寫《檔案處理單》，夾在檔案前面，一併送有關人員或部門辦理。
7.6收文。檔案管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的檔案登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、檔案編號、發文日期、份數、處理情景、備註等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。
7.8儲存。檔案辦理完畢後，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的檔案匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8、相關文件
8.1文號編碼規則
8.2《檔案編號使用登記表》
8.3《對外發文登記表》
8.4《對內發文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《檔案處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發文格式
8.10對內發文格式
8.11報告總結格式
8.12會議紀要格式
8.13會議記錄格式
9、修訂及實施
9.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。
9.2本規定修訂權在公司。
9.3本規定從二零零四年五月一日實行。
集團公司檔案管理制度17
1.技術檔案分為“受控”個“非受控”檔案兩大類。“受控”檔案指與質量管理體系執行的有關檔案。
2.檔案的更改須填寫《檔案更改申請單》由負責人簽字後方可更改並標識，檔案更改幅度較大時，予以換版。換版檔案下發後，必須將原檔案由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.檔案領用者，因檔案丟失或者損壞需要領用新檔案時，到行政部填寫《檔案處理單》，經常務副總稽核、批准後方可領用。
4.檔案管理者、檔案持有者要派專人管理檔案，並保持文字清晰，外來借閱者需填寫《檔案借閱登記表》，經常務總經理批准後方可借閱。
5.作廢檔案銷燬時，由該部門填寫《檔案處理單》，由總經理稽核、批准後統一銷燬。需要留用的加蓋“作廢留用章”後方可保留。
6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批准，統一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。
7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、資料準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改並簽名。
8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經常務副總批准後辦理借閱手續借閱，公司人員經行政部部長批准後，辦理借閱手續。
9.質量記錄的管理和儲存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、儲存期按《質量記錄清單》的要求實施。
10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類並裝訂，行政部負責歸檔並規定期限儲存。
11.質量記錄銷燬：對於超過儲存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總稽核批准後，進行銷燬並填寫《質量記錄銷燬清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章後由行政部統一儲存。
12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。並留有記錄，填寫《監督檢查記錄》，發現問題及時進行糾正。
集團公司檔案管理制度18
1目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的格式、編制、編號、審批、釋出、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用範圍
適用於公司各類檔案的起草、審查、審批、釋出、執行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
3.2受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的檔案。
3.3非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。
3.4外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門產生的內部使用的檔案由部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
4.3檔案編制、審批、釋出的權責
4.3.1各部門負責制定部門職責範圍內的制度檔案。
4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系檔案、程式檔案、管理檔案。
4.3.3人事行政部為公司檔案規範化統籌管理部門，負責公司檔案立、改、廢的稽核(核稿)、釋出、彙總。
5檔案分級分類
5.1檔案分級
5.1.1一級檔案：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行為的概述性檔案或制度彙編類檔案等的系統檔案。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。
5.1.2二級檔案：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的檔案。
5.1.3三級檔案：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術檔案、操作規定、規範、專案管理檔案、公文等，包括具體的作業方法和標準。
5.1.4四級檔案：表格、表單類檔案，凡記錄作業結果所用的表格等。
6檔案編號、標識與控制
6.1檔案編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+檔名稱+檔案順序號+時間
注：各部門代號
部門程式碼部門程式碼部門程式碼部門程式碼
6.2檔案的標識與控制
檔案分受控與非受控兩種,在管理體系執行的有關場所應用的檔案及提供給稽核機構的檔案為受控檔案,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的檔案為非受控檔案，不作標識;
長期有效的檔案予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;
一次性或短時間有效的檔案過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
7檔案編制、稽核、批准和釋出
7.1行政檔案與管理性檔案的編制與審批
(1)公司級行政性檔案：公司組織機構設定、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性檔案：如人力資源管理制度、技術檔案管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門行政性檔案：各部門因部門管理及工作開展所需求釋出的通知/通告，由相關職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性檔案稽核由人事行政部填寫《公司內部業務便籤》，部門負責人稽核，常務副總批准、審閱和簽發。
(5)公司及各部門所有管理性檔案的稽核由人事行政部填寫《檔案審閱簽發單》，部門負責人稽核，常務副總批准、審閱和簽發。
7.2檔案歸檔、發放、保管
7.2.1檔案歸檔
(1)經審批後的檔案，人事行政部負責填寫“檔案/記錄目錄”，並且將電子檔和紙張檔案同時歸檔。
(2)各部門收到的檔案由部門負責人或指定人員保管。各部門的“檔案/記錄目錄”應定期予以更新，並將影印件交人事行政部編制/更新公司《受控檔案清單》。
7.2.2檔案發放
公司受控檔案、記錄由人事行政部負責按以下範圍發放：
(1)管理手冊、程式檔案和公司管理檔案下發至各部門;
(2)作業檔案、記錄下發至使用檔案的相關部門;
(3)各個部門都要使用相應檔案、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢檔案;行政辦公室擬定《檔案發放登記表》按上述規定範圍發放檔案,並註明發放數量，填寫發放編號，並由領用者簽名。
(4)檔案接收部門應指定人員接收檔案，收文者要在《檔案發放登記表》中籤名。
7.2.3檔案保管與借閱
(1)檔案保管：所有經批准釋出的檔案皆應登記編目並歸檔保存於檔案的歸口部門，檔案持有者使用有效版本，並確保檔案清晰易於識別。
a、行政檔案正本、管理檔案存放在人事行政部。
b、技術檔案正本按檔案歸口存放於檔案產生的技術部門。
c、外來檔案正本依檔案分類存放於檔案室及相應的檔案接收部門。
(2)各部門需要借閱檔案時可向檔案歸口部門辦理借閱手續，各部門檔案管理人員應建立“檔案借閱登記表”，管理檔案的借出和歸還。
(3)存放與硬碟和軟盤的檔案應有備份，並作出版本標識，採用密碼進行保護，限定查閱及使用範圍，由授權使用的人員進行操作。
(4)檔案的持有者若跨部門調動或離職，應辦理檔案交接、歸還手續。
7.3檔案的更改與回收作廢
7.3.1檔案更改
(1)當檔案不適應需要更改時，由檔案歸口部門提出，並實施具體更改工作，檔案更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的檔案應進行同步更改。
(2)檔案更改的起草、稽核、批准由原檔案起草、稽核、批准部門/人員按負責填寫《檔案更改/評審單》並實施更改。
(3)檔案修改內容較少時，可以採用劃改、換頁的方式進行更改;單檔案更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。
(4)公司檔案更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關係為：每版檔案同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，檔案換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)檔案更改內容必須及時到達檔案使用場所，對檔案的宣貫、實施情況有檔案歸口部門進行檢查，並確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用檔案時及時發現檔案的問題，提出檔案更改意見。
7.4檔案的作廢與銷燬
(1)各部門使用中的檔案已被更改且有新版檔案釋出時，原檔案應作廢收回，作廢的原版檔案由人事行政部按原發放數量回收，並登記標明回收日期。
(2)檔案作廢或換頁換版時，對已回收的作廢檔案由行政辦公室及時銷燬，並記錄在《檔案銷燬(留用)記錄表》中，若需保留作廢檔案時要在檔案上標註“作廢”字樣。
(3)各類檔案的儲存期按《檔案管理制度》的規定執行。
7.5外來檔案管理
7.5.1外來檔案接收與歸口
(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來檔案，由人事行政部統一收集管理，並建立《外來檔案清單》。
(2)外來檔案由接收部門或形成檔案部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執行的檔案由公司總經理審批後，交由相關部門傳閱執行，履行完畢後，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。
7.6保密檔案的管理
7.6.1保密檔案及保密資訊在形成後、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密資訊以載體形式歸檔後，交由檔案室負責管理。
7.6.2保密檔案的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：
檔案密級發放、傳閱範圍
絕密公司核心領導、絕對資訊形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的物件
機密公司部門負責人以上人員，機密資訊形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的物件
秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的物件
集團公司檔案管理制度19
為使公司安全生產檔案管理制度化、規範化、科學化，使得每次安全生產檢查能夠有確切可以查閱的資料和記錄，充分發揮各項安全記錄檔案在安全生產中的重要作用，根據國家相關規定，結合公司實際情況，特制定本制度。
安全檔案管理目標及內容：
1、 安全管理各項臺賬要有專門的存放地點，並由專門人員進行管理。
2、 要對檔案的內容、份數、標題等逐一核對，如發現不符應及時向上級報告。
3、 應及時送交領導，不要擠壓。
4、 應及時登記編號、分類整理並存檔，做好詳細記錄。
5、 儲存時，要保持檔案的完整性。
6、 需上報的檔案必須經過負責人及法人的稽核、簽字批准後方可上報，檔案上必須詳細寫明檔案標題、主送單位、經辦人等。
7、 存檔人員應及時分類整理、存檔，並統計編號、編制目錄等，以方便查閱。
8、 存檔時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
9、 傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和詳細規定，不得將有密級檔案帶回家裡閱讀或隨身攜帶到公共場所。
10、 借閱時要明確責任人借閱時間和歸還時間。借閱人必須做好保密工作，不得翻印和影印，不能轉借他人。
11、 對於不具備存檔和存查價值的檔案應填寫《檔案銷燬清單》，經安全科長批准後，可以銷燬。
集團公司檔案管理制度20
（一）總則
一、本管理制度旨在確保學校檔案收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的資訊溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的檔案是指以學院名義釋出的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類檔案資料。
三、檔案收發要做到仔細、認真、及時、完整。
（二）收文制度：
1、接收檔案應在檔案登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，並由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、儲存完整以備歸檔之用。
2、聯絡員在校團委領取的檔案應根據校團委的指示及檔案內容的緩急，及時將檔案送達學院領導或有關部門輪閱，並做好檔案傳閱記錄以備查。
3、傳閱檔案應保持檔案完整無缺，並在相應的時間內歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結包含列印稿和電子稿，列印稿應存放在各部門資料夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的資料夾下。
6、上交上來的列印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，檢視是否有圖片並做好備註，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能開啟並含有相關內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱檔案，但不得善自改動檔案內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批准。
（三）發文制度：
1、學院各類檔案指在學校內部統一意見、釋出通知、決定和溝通訊息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發放檔案應先起草檔案草稿，起草完畢後交有關人員審定，審定合格後方可發放。
3、根據檔案內容填制統一格式的檔案簽發單，並將檔案按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好檔案的具體資訊的登記，學院任何傳送檔案都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善儲存，不得遺失。
4、檔案傳送之前應加蓋學院相應的公章。
5、對每一號檔案辦公室都須將檔案原稿及檔案發放記錄按照檔案編號順序完整儲存並存放在辦公室資料夾下。
注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，並經過相關領導審閱透過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。
土木工程與建築學院分團委辦公室