關於公司的檔案管理制度（通用15篇）
關於公司的檔案管理制度
隨著社會一步步向前發展，人們運用到制度的場合不斷增多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規範或一定的規格。那麼什麼樣的制度才是有效的呢？下面是小編收集整理的關於公司的檔案管理制度（通用15篇），僅供參考，大家一起來看看吧。
公司的檔案管理制度1
一、總則
1、技術檔案是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展並在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術檔案屬於公司所有。
2、為規範本公司技術檔案的管理，確保檔案編制的正確性、完整性，明確技術檔案的編制、簽署、更改、儲存等相關的資料，確保技術檔案的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用範圍:適用於本廠的技術檔案的管理。
二、技術檔案的編制
1、技術檔案包括:技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。
2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品程式設計手冊、機械結構圖、程式設計器件燒寫檔案、可程式設計器件原始碼、硬體程式設計手冊、軟體安裝包、驅動程式、設計評審記錄表。
3)產品除錯階段:產品除錯手冊、產品焊裝明細表、產品除錯記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段:設計開發總結、軟體使用手冊、產品使用手冊。
2、技術檔案的技術要求和資料等必須貼合國家相關標準和規定要求。
3、技術檔案由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術檔案的準確性、合理性負責。
三、技術檔案的提交
1、在產品開發的整個週期中，設計人員必須按照技術檔案規範認真進行各項檔案的編寫工作，以保證技術檔案的完整性。
2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計檔案，並儲存在公司的伺服器中。每當設計檔案發生重大更改後，設計人員都必須重新提交檔案，以便更新伺服器中的檔案，保證開發工作的可靠性。
3、設計檔案的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的檔案類別提交到starteam相應的目錄。
4、對於已提交的檔案，任何人員不得故意在伺服器上進行刪除。
四、技術檔案的歸檔
1、各相關負責人負責技術檔案的稽核和批准；技術檔案的編制必須嚴格執行編制、校對、稽核三級把關制度；明確各級的責、權、利。
2、技術檔案應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、稽核、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術檔案不得用於歸檔。
3、檔案簽署分為紙質檔案簽署、電子檔案簽署和光碟簽署。其中，紙質檔案簽署須在紙質檔案上手寫簽署，電子檔案簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光碟簽署則在光碟封面的標籤上進行總體簽署。
4、各類歸檔檔案經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔檔案要求一式兩套:一套存放在公司伺服器上，供查閱使用；一套刻錄成光碟，做封存保管。
5、用來儲存歸檔檔案的光碟或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光碟的大致資訊，如名稱、編號、簽署資訊等。
6、歸檔檔案時，須填寫《設計專案歸檔資料清單》，並對歸檔檔案進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。
五、技術檔案的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術檔案，不得非法堅持不具許可權的檔案。
2、若因工作需要，須借閱技術檔案，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可經過獲得的授權從公司伺服器上下載相應的檔案進行查閱。
3、對於借閱的檔案，不得私自列印、傳閱，不得洩露借閱檔案的秘密。
4、如有特殊情景需要將檔案轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。
5、檔案閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱檔案，並補充完整《借閱檔案記錄表》。
六、職責追究
各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者洩漏公司的技術檔案，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
公司的檔案管理制度2
一、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種檔案，具體由辦公室負責。
二、對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、機要編號的核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人儲存，如職工工作需要借閱的可影印或借用。
四、凡正式檔案在經登記後由辦公室主任（或副主任）根據檔案內容和性質閱籤後，分送領導和承辦部門閱辦，重要檔案或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
五、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
公司的檔案管理制度3
1.技術檔案分為“受控”和“非受控”檔案兩大類。“受控”檔案指與質量管理體系執行的有關檔案。
2.檔案的更改須填寫《檔案更改申請單》由負責人簽字後方可更改並標識，檔案更改幅度較大時，予以換版。換版檔案下發後，必須將原檔案由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.檔案領用者，因檔案丟失或者損壞需要領用新檔案時，到行政部填寫《檔案處理單》，經常務副總稽核、批准後方可領用。
4.檔案管理者、檔案持有者要派專人管理檔案，並保持文字清晰，外來借閱者需填寫《檔案借閱登記表》，經常務總經理批准後方可借閱。
5.作廢檔案銷燬時，由該部門填寫《檔案處理單》，由總經理稽核、批准後統一銷燬。需要留用的加蓋“作廢留用章”後方可保留。
6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批准，統一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。
7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、資料準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改並簽名。
8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經常務副總批准後辦理借閱手續借閱，公司人員經行政部部長批准後，辦理借閱手續。
9.質量記錄的管理和儲存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、儲存期按《質量記錄清單》的要求實施。
10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類並裝訂，行政部負責歸檔並規定期限儲存。
11.質量記錄銷燬：對於超過儲存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總稽核批准後，進行銷燬並填寫《質量記錄銷燬清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章後由行政部統一儲存。
12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。並留有記錄，填寫《監督檢查記錄》，發現問題及時進行糾正。
公司的檔案管理制度4
1、目的
為規範本公司檔案分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的檔案管理工作。
2、職責
2.1總經理負責公司所有對外發文審批。
2.2管理中心經理負責管理中心檔案的審批。物業部負責管理中心檔案的列印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門檔案的擬製與稽核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的檔案移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司檔案格式、文號及資料的稽核，用印管理、歸檔管理工作。
3、檔案種類
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文:批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文:信函，會議紀要。
4、檔案格式
4.1發文統一使用以上檔案類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定檔案傳送方式及辦理速度，統一在檔案的左上角位置加註。
4.3收文單位。是指用來處理或答覆檔案中有關問題和有關事項的單位。
4.4正文。是檔案的主體部分。檔案制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料:如果該檔案有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；檔案無附件的，無須註明；
4.8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關於書信中具名的位置；如果正文恰好佔滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，並在其上頭加註一行"(此頁無正文)"字樣；落款字型與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應寫發文日期；
4.9.2制度或會議經過的檔案應寫經過的日期；
4.9.3重要的檔案寫簽發的日期；
5、文號
5.1根據檔案類別、發文日期、發文單位及發文順序對檔案進行統一編號；具體文號編制規則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；
5.3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。
6、用印
6.1用印是發文單位對檔案負責的標誌，是檔案合法生效的標誌，對外發文或內部重要檔案都應加蓋印章。
6.2檔案列印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、檔案管理
7.1包括撰寫、稽核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規檔案應儘量列印，並由擬文人仔細校對稽核。
7.3簽發。簽發人對簽發的檔案負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要檔案還須加蓋騎縫印。
7.5發放。由發文部門填寫《檔案發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的檔案，還要填寫《檔案處理單》，夾在檔案前面，一併送有關人員或部門辦理。
7.6收文。檔案管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的檔案登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、檔案編號、發文日期、份數、處理情景、備註等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。
7.8儲存。檔案辦理完畢後，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的檔案匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8、相關文件
8.1文號編碼規則
8.2《檔案編號使用登記表》
8.3《對外發文登記表》
8.4《對內發文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《檔案處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發文格式
8.10對內發文格式
8.11報告總結格式
8.12會議紀要格式
8.13會議記錄格式
9、修訂及實施
9.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。
9.2本規定修訂權在公司。
9.3本規定從二零零四年五月一日實行。
公司的檔案管理制度5
一、總則
1、技術檔案是我們公司的核心秘密，是我們公司持續發展和在市場上堅持強勢競爭力的有力保證，公司的技術檔案歸公司所有。
2、為規範公司技術檔案管理，明確檔案編制的準確性、完整性、技術檔案編制、簽名、變更、儲存等相關資料，確保技術檔案的準確性和有效管理，特制定本制度。
3、適用範圍：適用於本廠技術檔案管理。
二、技術檔案的編制
1、技術檔案包括：技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括：
1)開發計劃階段：計劃設計、質量保證概述、設計開發計劃書、檢查要求
2)開發設計階段3360原理圖、列印佈局、產品程式設計手冊、機械原理圖、程式設計裝置燒錄檔案、可程式設計裝置原始碼、硬體程式設計手冊、軟體安裝包、驅動程式、設計審查記錄表
3)產品除錯階段3360產品除錯手冊、產品焊接明細表、產品除錯記錄、產品驗證記錄
4)產品維護階段3360設計開發摘要、軟體使用手冊、產品使用手冊
2、技術檔案的技術要求和資料等必須遵守國家相關標準和規定要求。
3、技術檔案由技術開發部等相關部門編制，各部門要對技術檔案的準確性、合理性負責。
三、提交技術檔案
1、在產品開發的整個週期內，設計師應根據技術文件規範認真完成各文件的編寫工作，以確保技術文件的完整性。
2、在產品開發的每個階段，設計師都必須及時提交設計檔案並儲存在公司的伺服器上。每當設計檔案發生重大更改時，設計師都必須重新提交檔案，更新伺服器上的檔案，確保開發工作的可靠性。
3、設計檔案的提交以starteam為準，設計師應根據提交的檔案類別提交到starteam的相應目錄。
4、對於提交的檔案，任何人都不能故意從伺服器中刪除。
四、技術檔案的保管
1、各相關負責人負責技術檔案的審查和批准。技術檔案編制必須嚴格執行編制、校對、審查三級把關制度。明確各級責任、權利、利益。
2、技術文件必須在標題欄的編號、名稱、日期、設計、校對、審計、批准等欄中籤名完備，簽名不完善的技術文件不能用於存檔。
3.檔案簽名分為紙質檔案簽名、電子檔案簽名、光碟簽名。其中紙質文件簽名必須用手寫在紙質文件上，電子文件簽名必須作為註釋簽署starteam，光碟簽名必須作為一個整體簽署光碟封面上的標籤。
4、各種存檔檔案確認後，簽名完成後才能進行存檔工作。歸檔檔案應在公司伺服器上保留1套2套3360套以供審閱。把一套烤成光碟保管。
5、應在用於儲存歸檔檔案的光碟或其盒子上貼上標籤，標籤上應顯示光碟的大致資訊(如名稱、編號、簽名信息等)。
6、歸檔檔案時要填寫《設計專案歸檔資料清單》，對歸檔檔案進行實際完整的規範性檢查，合格後才能歸檔。
五、技術檔案貸款
1、任何職員不得個人傳閱技術檔案，不得非法堅持未經授權的檔案。
2、如果工作需要，需要借用技術檔案，請要求相關領導批准，並填寫《借閱登記表》。然後，您可以獲得相應的批准，從公司伺服器下載該檔案並進行審閱。
3、對借來的檔案不能私自印刷、傳閱，不能洩露借來的檔案的秘密。
4、如果有特殊情況，需要將檔案轉交他人或攜帶，必須得到相關領導的批准。
5、查閱檔案後，應在相關人員監督下徹底刪除貸款檔案，並補充整個《借閱檔案記錄表》。
六、追究責任
各部門要嚴格遵守上述規定，如果因不遵守上述規定而丟失或洩露公司技術檔案，公司將根據相關秘密規定受到罰款處罰和公司內部處罰，情節嚴重的人將保留追究法律責任的權利。
公司的檔案管理制度6
1目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的格式、編制、編號、審批、釋出、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用範圍
適用於公司各類檔案的起草、審查、審批、釋出、執行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
3.2受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的檔案。
3.3非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。
3.4外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門產生的內部使用的檔案由部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
4.3檔案編制、審批、釋出的權責
4.3.1各部門負責制定部門職責範圍內的制度檔案。
4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系檔案、程式檔案、管理檔案。
4.3.3人事行政部為公司檔案規範化統籌管理部門，負責公司檔案立、改、廢的稽核(核稿)、釋出、彙總。
5檔案分級分類
5.1檔案分級
5.1.1一級檔案：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行為的概述性檔案或制度彙編類檔案等的系統檔案。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。
5.1.2二級檔案：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的檔案。
5.1.3三級檔案：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術檔案、操作規定、規範、專案管理檔案、公文等，包括具體的作業方法和標準。
5.1.4四級檔案：表格、表單類檔案，凡記錄作業結果所用的表格等。
6檔案編號、標識與控制
6.1檔案編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+檔名稱+檔案順序號+時間
注：各部門代號
部門程式碼部門程式碼部門程式碼部門程式碼
6.2檔案的標識與控制
檔案分受控與非受控兩種,在管理體系執行的有關場所應用的檔案及提供給稽核機構的檔案為受控檔案,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的檔案為非受控檔案，不作標識;
長期有效的檔案予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;
一次性或短時間有效的檔案過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
7檔案編制、稽核、批准和釋出
7.1行政檔案與管理性檔案的編制與審批
(1)公司級行政性檔案：公司組織機構設定、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性檔案：如人力資源管理制度、技術檔案管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門行政性檔案：各部門因部門管理及工作開展所需求釋出的通知/通告，由相關職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性檔案稽核由人事行政部填寫《公司內部業務便籤》，部門負責人稽核，常務副總批准、審閱和簽發。
(5)公司及各部門所有管理性檔案的稽核由人事行政部填寫《檔案審閱簽發單》，部門負責人稽核，常務副總批准、審閱和簽發。
7.2檔案歸檔、發放、保管
7.2.1檔案歸檔
(1)經審批後的檔案，人事行政部負責填寫“檔案/記錄目錄”，並且將電子檔和紙張檔案同時歸檔。
(2)各部門收到的檔案由部門負責人或指定人員保管。各部門的“檔案/記錄目錄”應定期予以更新，並將影印件交人事行政部編制/更新公司《受控檔案清單》。
7.2.2檔案發放
公司受控檔案、記錄由人事行政部負責按以下範圍發放：
(1)管理手冊、程式檔案和公司管理檔案下發至各部門;
(2)作業檔案、記錄下發至使用檔案的相關部門;
(3)各個部門都要使用相應檔案、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢檔案;行政辦公室擬定《檔案發放登記表》按上述規定範圍發放檔案,並註明發放數量，填寫發放編號，並由領用者簽名。
(4)檔案接收部門應指定人員接收檔案，收文者要在《檔案發放登記表》中籤名。
7.2.3檔案保管與借閱
(1)檔案保管：所有經批准釋出的檔案皆應登記編目並歸檔保存於檔案的歸口部門，檔案持有者使用有效版本，並確保檔案清晰易於識別。
a、行政檔案正本、管理檔案存放在人事行政部。
b、技術檔案正本按檔案歸口存放於檔案產生的技術部門。
c、外來檔案正本依檔案分類存放於檔案室及相應的檔案接收部門。
(2)各部門需要借閱檔案時可向檔案歸口部門辦理借閱手續，各部門檔案管理人員應建立“檔案借閱登記表”，管理檔案的借出和歸還。
(3)存放與硬碟和軟盤的檔案應有備份，並作出版本標識，採用密碼進行保護，限定查閱及使用範圍，由授權使用的人員進行操作。
(4)檔案的持有者若跨部門調動或離職，應辦理檔案交接、歸還手續。
7.3檔案的更改與回收作廢
7.3.1檔案更改
(1)當檔案不適應需要更改時，由檔案歸口部門提出，並實施具體更改工作，檔案更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的檔案應進行同步更改。
(2)檔案更改的起草、稽核、批准由原檔案起草、稽核、批准部門/人員按負責填寫《檔案更改/評審單》並實施更改。
(3)檔案修改內容較少時，可以採用劃改、換頁的方式進行更改;單檔案更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。
(4)公司檔案更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關係為：每版檔案同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，檔案換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)檔案更改內容必須及時到達檔案使用場所，對檔案的宣貫、實施情況有檔案歸口部門進行檢查，並確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用檔案時及時發現檔案的問題，提出檔案更改意見。
7.4檔案的作廢與銷燬
(1)各部門使用中的檔案已被更改且有新版檔案釋出時，原檔案應作廢收回，作廢的原版檔案由人事行政部按原發放數量回收，並登記標明回收日期。
(2)檔案作廢或換頁換版時，對已回收的作廢檔案由行政辦公室及時銷燬，並記錄在《檔案銷燬(留用)記錄表》中，若需保留作廢檔案時要在檔案上標註“作廢”字樣。
(3)各類檔案的儲存期按《檔案管理制度》的規定執行。
7.5外來檔案管理
7.5.1外來檔案接收與歸口
(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來檔案，由人事行政部統一收集管理，並建立《外來檔案清單》。
(2)外來檔案由接收部門或形成檔案部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執行的檔案由公司總經理審批後，交由相關部門傳閱執行，履行完畢後，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。
7.6保密檔案的管理
7.6.1保密檔案及保密資訊在形成後、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密資訊以載體形式歸檔後，交由檔案室負責管理。
7.6.2保密檔案的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：
檔案密級發放、傳閱範圍
絕密公司核心領導、絕對資訊形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的物件
機密公司部門負責人以上人員，機密資訊形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的物件
秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的物件
公司的檔案管理制度7
一、總則及範圍
為了保持公司技術部的技術檔案；專案資料；專案預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用於技術部的技術檔案；專案資料；專案預算單、決算單的管理。
二、管理業務與分工
1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術檔案各項管理業務的審批及有關事項的確定。
2.技術員。負責總則中所述檔案的保管、收發及按本制度進行技術檔案的管理工作。
三、管理內容與要求
1.技術檔案的種類
（1）技術類檔案
由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。
（2）管理類檔案
由技術部負責的專案的合同；專案資料；專案預算單、決算單等。
2.檔案登記
（1）技術部必須建立《技術檔案管理臺賬》，掌握技術部全部檔案的情況。應包括：編號、名稱、數量、檔案編制時間。
（2）檔案接收後，技術員應及時對檔案進行分類編號並作記錄。
3.檔案的歸檔及保管
技術檔案的保管由技術員按檔案型別進行保管。
4.檔案的借用
（1）檔案的借閱應開具借條並由技術部領導批准，方可借閱。
5.檔案的修改與審批
（1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落後的技術檔案時，由技術部該專業的工程師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。
（2）技術檔案確定修改後，由技術部該專業工程師（或專業的業務負責人）填寫《設計更改單》。
《設計更改單》應包括下列內容：
（a）技術檔名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；
（b）更改理由；
（c）會審意見、會審簽名；
（d）設計、工藝負責人簽名；
（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文件形式表現）。
（3）技術檔案的xx與批准
一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批准即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議透過審定後，由技術部負責人簽字後交公司批准。
（4）技術員接到《設計更改單》後，應立即著手工作，更改時，必須把已發出和儲存、儲備的技術檔案一次全部修改完畢以保證技術檔案的統一性（圖紙更改後的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回並登記）。
（5）技術檔案的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。
公司的檔案管理制度8
1 目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的體例格式、編制、編號、審批、釋出、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2 適用範圍
適用於公司及各部門檔案和外來檔案的管理。
3 職責
3.1 公司總經辦是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性檔案、法律法規檔案、政府相關外來檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門產生的內部使用的檔案有部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.4 檔案編制、審批、釋出的權責
3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等檔案。
3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度檔案。
3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度檔案。
3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度檔案。
3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系檔案、產品認證檔案，並負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等檔案。
3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規範、產品技術標準、產品設計開發輸出檔案（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規範測試）等檔案。
3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝檔案、操作規程、生產作業指導書等檔案（由打樣工廠負責）。
3.4.8 公司及各部門檔案制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人稽核，總經理批准。
3.4.9 公司及各部門檔案分發布前，應向總經辦提交電子/紙張檔案稽核備案，並獲得檔案號。
3.5 質量體系檔案的編制、稽核、批准、釋出，依《質量手冊》和《檔案控制程式》的規定執行。
4.定義
4.1 檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
4.2 受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的檔案，
4.3 非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。
4.4 外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案。(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等）
5.工作程式
5.1 檔案的分類
5.1.1 檔案屬性分類
（1）質量體系檔案：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程式檔案、質量計劃及質量體系執行過程中形成的檔案。
（2）行政性檔案：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性檔案：公司管理規章制度、工作流程、規範/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。
（4） 技術性檔案：產品標準、設計圖樣、工藝檔案、操作規程、檢驗規程等。
（5） 外來檔案：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供檔案、裝置文件等。
5.1.2 檔案階層分類
（1) 一階檔案：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。
（2) 二階檔案：公司經營管理活動開展所有過程控制的程式檔案。
（3) 三階檔案：管理制度、規範/規定、設計檔案、技術規程、作業指導書、外來檔案等。
（4) 四階檔案：各記錄表單、報表等。
公司的檔案管理制度9
一、編制目的
為維護公司檔案收發和輪閱的規範性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。
二、適用範圍
本制度適用於公司檔案收發和輪閱的管理。
三、相關職責
1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發和輪閱檔案。
2.綜合辦公室負責檔案收發和輪閱管理制度的管理。
四、檔案收發程式
1.凡上級和有關部門發、送本公司的檔案,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。
2.收到檔案要及時拆封,及時分送。綜合辦公室檔案收發每天不少於一次,對需送閱的檔案應登記後及時送閱。時效性較強的會議通知和檔案等,應立即交總經理閱籤。
3.各類檔案送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,並提出擬辦意見。
4.經總經理批辦的檔案,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需影印、列印的檔案,則由承辦部門按規定辦理。
5.各職能部門需要發文件,先由各職能部門自行擬稿,經部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經理稽核,最後由總經理簽發。
6.收到已簽發的檔案後,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印製份數,並逐項將檔案標題、文號、發文日期、印編份數等記入發文登記簿。同時,留二份與底稿一併歸檔。
7.檔案材料一般由各職能部門裝訂封發,送綜合辦公室郵寄。機密和掛號檔案在封發時需註明,由綜合辦公室按有關規定辦理。
五、檔案輪閱程式
1.檔案輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱檔案一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將檔案送回,待後補閱。
2.輪閱時不得擅自將有關輪閱檔案取走。確因工作需要借閱的,應經辦公室負責人同意,辦理有關登記手續,借閱時間一般不超過五天,影印件應妥善保管。
3.檔案輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,並按規定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發之日起執行。
2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。
公司的檔案管理制度10
檔案資料的歸檔應做到分類儲存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應做到字跡工整、簽字齊全、規範,內容正確。
1、收發檔案管理制度
1)對外發文應由部門負責人或專案負責人審批簽發,做好收發文記錄,接收人簽字。
2)檔案包括公司外發檔案、公司內發或傳閱檔案兩部分。
3)外發檔案的具體要求
公司外發檔案在發放記錄上註明原件存放處,辦公司室統一標識發放檔案編號。
4)公司內發或傳閱檔案的具體要求
(1)公司內發或傳閱檔案在收發、傳閱記錄上簽字,註明原件存放處。
(2)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對公司的發文,由辦公室統一接收,並及時上報公司經理,由公司經理簽署意見。
(3)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對專案部的發文,由專案部接收,由專案負責人簽署意見,專案負責人根據具體情況上報公司。
(4)專案發放施工隊的檔案規定:
發放施工隊的檔案、通知(不含技術交底),均在專案備案,同時由發放責任人儲存原件和發放記錄。
2、竣工資料
1)專案經理部按竣工驗收條件的規定,認真整理工程竣工資料。
2)竣工資料的內容應包括:工程技術檔案、工程質量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,規定的其它應交資料。
3)竣工資料的整理應符合下列要求:
(1)工程技術檔案的整理應始於工程開工,終於工程竣工,真實記錄施工全過程,可按形成規律收集,採用表格方式分類組卷。
(2)工程質量保證資料的整理應按專業特點,根據工程的內在要求,進行分類組卷
(3)工程檢驗評定資料的整理應按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序,進行分類組卷。
(4)竣工圖的整理應區別情況按竣工驗收的要求組卷。
4)交付竣工驗收的施工專案必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發包人移交由分包人提供的竣工資料時,檢查驗證手續必須完備。
3、檔案、資料保密規定
1)公司全體員工要樹立愛護公司資料,保守公司秘密的觀念。
2)未經公司領導同意,任何人不得私自拷備或影印資料,轉借他人使用酌情給予處罰。
3)歸檔的公司檔案未經公司經理同意不得外借;
公司的檔案管理制度11
一、目的
為了規範安全生產檔案檔案的管理,確保檔案檔案的完整性、合理性、科學性,使其為今後工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
本制度適用於公司與安全生產有關的檔案檔案的管理。
二、職責
2.1 安全環保部負責制定本制度,並負責綜合監督管理。
2.2 各部門負責本部門檔案檔案的管理,並負責監督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負責本單位檔案檔案的收集、歸檔和保管。
三、內容
3.1檔案資料收集,安全生產檔案檔案內容如下:
3.1.1國家有關安全生產法律法規、標準規範及其他要求。
3.1.2上級主管部門安全生產檔案、批覆文、領導指示材料及會議資料等。
3.1.3公司安全生產檔案、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。
3.1.4安全生產工作計劃、總結、報告等。
3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6供應商、承包商相關材料。
3.1.7安全設施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8安全、職業衛生評價報告。
3.2立卷歸檔
3.2.1檔案資料應根據其相互聯絡、儲存價值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產主要情況,以便保管和利用。
3.2.2應根據檔案資料的重要性,按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理,分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的檔案資料進行歸檔,統一儲存。
3.2.4各種檔案資料按一定特徵進行排列和系統化,應層次分明,編寫頁碼,填寫卷內檔案資料目錄。
3.2.5不同價值,不同性質的檔案資料應當區別管理,單獨立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應入櫃上架,科學排列,避免暴露和捆紮堆放。
3.3.2應採取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1檔案資料檔案借閱,必須辦理借閱手續,借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、塗改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,並辦理續借手續。
3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經許可,不得隨意公開、發表或轉借他人。
3.4.3歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,並在借閱登記本上登出。
3.5檔案銷燬
對於過期並失去儲存價值的檔案資料,經單位領導批准,可以定期銷燬,必要時做好銷燬記錄。
四、本制度由安全環保部制定並負責解釋,自發布之日起實施。
公司的檔案管理制度12
1、檔案的發放：
（1）財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄範圍內發放的檔案，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的檔案，由辦公室安排專人統一發放和回收。
（2）各部門需辦公室安排發放檔案時，必須將檔案列印並影印好，由部經理書面寫明發放範圍、發放時間並簽名後送綜合管理部，由辦公室主任安排檔案發放人予以發放。
（3）任何檔案，發放人須建立“檔案發放回收登記表”。發放到各部門的所有檔案，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將檔案轉給部門負責人。需個人接收的檔案由部門內部建立“檔案發放回收登記表”，並由個人親自簽字接收。
（4）需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的檔案（包括學習材料等），發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。
2、檔案的更改：
（1）任何原因造成檔案的個別字句需要更改，且更改後不影響整個檔案版面的.整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（資料性或原則性的須報直屬部經理簽字認可），連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放範圍及存檔予以更改。
（2）檔案發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回後予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，並在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。
3、檔案的換頁：
（1）任何原因造成檔案單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改並打英影印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況（屬資料性、原則性修改須部經理簽字認可）送原檔案發放人，由原檔案發放人根據原發放範圍予以換頁。
（2）所有需換頁的檔案，由檔案發放人統一換頁並註明執行時間，將原頁銷燬。
4、檔案的回收、作廢：
（1）因公司制度彙總、部門調整、規劃變化等原因，造成原檔案內容與新檔案內容重複、衝突而失效的，由彙總部門或新檔案編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。
（2）檔案發放人在回收檔案時，必須持“檔案發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名後回交。
（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一回收的檔案、報表等無效材料清理回收一次。
（4）所有回收的檔案均於回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷燬。
5、其它規定：
（1）任何部門以公司名義形成的檔案討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保介面部門的相互配合。
（2）無論部門或公司發放的檔案在發放前都必須在檔案室存檔備案。
（3）任何檔案相關部門負責人接收後必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要影印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門影印按發放程式予以發放。不得私自影印下發，避免檔案使用範圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
（4）所有換頁或作廢檔案屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢檔案”檔案欄目登記註明，妥善保管，以便備查。
（5）發放檔案屬討論稿的，討論人組織討論結束後須按時交檔案編制形成部門。
（6）檔案發放人必須將已使用的“檔案發放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。儲存期限為三年。
6、任何人未經總經理批准，不得將公司檔案私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切後果負責。
7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。
公司的檔案管理制度13
一、總則
第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。
第二條 檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種檔案、資料。
二、收文的管理
第三條 公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收後分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，並登記差錯檔案的文號。
第四條 公文的閱批與分轉
1、凡正式檔案均需由秘書根據檔案內容和性質閱籤後分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送總經理親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。
2、一般函、電單據等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦部門聯絡後再分轉處理。
3、為加速檔案運轉，秘書應在當天或第二天將檔案送到總經理辦公室，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條 檔案的傳閱與催辦
1、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借給其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
2、閱讀檔案應抓緊時間，當天閱讀完後應在下班前將檔案交秘書處，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按檔案所提要求和總經理批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。
4、檔案閱完後應送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得秘書同意予以影印或摘抄，原件應及時週轉歸檔。
三、檔案借閱和清退
第六條 各部門有關人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的檔案須秘書同意後方可借閱。
第七條 借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾畫等。
第八條 各部門應具體指定責任心強的主管負責檔案收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、檔案的立卷與歸檔
第九條 檔案的歸檔範圍
凡下列檔案統一由行政秘書歸檔：
1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等；
2、各種專業例會記錄；
3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
4、有儲存價值的客戶資料及處理結果；
5、企業日誌和大事記。
第十條 立卷要求
1、檔案的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的`檔案材料，要及時立卷歸檔。
五、檔案的銷燬
第十一條 對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，秘書應定期清理造冊並按行政有關規定，辦理申請銷燬手續。
六、附則
第十二條 本制度解釋權歸行政部。
第十三條 本制度自公佈之日起執行。
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（一）總則
第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條 檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種檔案、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類檔案分別由黨委辦公室和厂部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條 公文的簽收
1、凡來廠公啟檔案（除廠領導訂啟的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要檔案除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯檔案的文號。
第五條 公文的編號保管
1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上檔案處理傳閱單，並分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟檔案，廠領導啟封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2、本廠外出人員開會帶回的檔案及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人儲存。
第六條 公文的閱批與分轉
1、凡正式檔案均需分別由兩辦主任（或副主任）根據檔案內容和性質閱籤後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦單位聯絡後再分轉處理。
3、為加速檔案運轉，機要秘書應在當天或第二天將檔案送到廠領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條 檔案的傳閱與催辦。
1、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
2、閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交機要室，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。
4、檔案閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得兩辦同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。
6、按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
（三）發文的管理
第八條 發文的規定
1、全廠上報下發正式檔案的權力分別集中黨委和厂部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
2、各群眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向黨委、厂部提出發文申請，並將檔案底稿分別交兩辦稽核。黨委、厂部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設定與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體檔案由黨委批轉。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的檔案，須由黨委書記或廠長批准簽發。其餘檔案均由分管廠領導批准簽發。
第九條 發文的範圍：
1、凡是以黨委、厂部名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2、黨委、厂部下發檔案主要用於：
（1）公佈全廠規章制度；
（2）轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的工廠檔案；
（3）公佈工廠體制機構變動或幹部任免事項；
（4）公佈全廠性的重大生産、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）釋出有關獎懲決定和通報；
（6）其他有關全廠的重大事項；
3、黨委、厂部上行文、外發文主要用於：
（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯絡有關工廠重大生産、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批准後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用厂部檔案釋出。
5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
6、各業務科室與外單位發生的一般業務聯絡，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用厂部名義發文。
（四）發文程式與要求
第十條 發文程式規定：
1、各單位元需要發文，應事先分別向黨委、厂部提出申請；
2、黨委、厂部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據黨委、厂部的要求和上級有關指示精神，有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
7、對稽核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經會籤的文稿，應在交付列印前送會籤部門會籤；
9、文稿稽核會籤後，按批准許可權的規定分別呈送黨委、厂部領導審定批准簽發；
10、經領導批准簽發後的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室列印；
11、檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
12、檔案打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的檔案，機要秘書應拒絕蓋印分發。
（五）檔案的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的檔案須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條 借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責檔案收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）檔案的立卷與歸檔
第十五條 檔案的歸檔範圍：
1、凡下列檔案統一分別由兩辦負責歸檔：
（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批覆；
（2）黨委、厂部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生産經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；
（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄；
（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
（5）有儲存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
（6）叄加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本廠在會上彙報表言材料等；
（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行彙報的提綱和材料；
（8）反映本廠生産、經營活動、先進人物事蹟及廠領導工作等的音、像攝製品；
（9）工廠日誌和大事記；
（10）工廠向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
2、業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1、檔案立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的檔案材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）檔案的銷燬
第十七條 對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，兩辦機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。
第十八條 經稽核同意銷燬的檔案，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷燬。
公司的檔案管理制度15
第一章 總則
第一條 為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特制定本規定。
第二條 負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統和部門在工作活動中形成的各種有儲存價值的檔案資料，都要按照本制度的規定分別立卷歸檔。
第三條 堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統和部門負責人均應指定專人負責收集保管本系統或部門的檔案資料並督促其及時歸檔。名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。
第二章 文書檔案立卷歸檔方法
第一節 檔案資料的收集管理
第四條 凡公司繕印發出的公文一律由辦公室統一收集保管。
第五條 一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的檔案資料，由主辦部門收集保管。會議檔案由會議召集部門收集保管。
第六條 公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的檔案資料向本部門檔案員辦理交接手續，檔案員簽字認可後會計部才給予核報差旅費。
第七條 各系統、部門檔案員的職責：
（一） 瞭解本部門的工作業務，掌握本部門檔案資料的歸檔範圍，收集保管本部門的檔案資料。
（二） 認真執行定期歸檔制度。對本部門承辦的檔案資料平時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔檔案資料歸檔完畢，並向檔案員辦好交接簽收手續。
（三） 承辦人員借用檔案資料時，應積極地做好服務工作，並辦理臨時借用檔案資料登記手續。
第二節 歸檔範圍
第八條 重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。
第九條 上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等檔案資料。
第十條 公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
第十一條 公司的請示與上級機關的批覆；公司反映主要工作活動的報告、總結。
第十二條 公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、統計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。
第十三條 信訪工作資料。
第十四條 公司與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案資料。
第十五條 公司管理人員任免的檔案資料以及關於員工獎勵、處分的檔案資料。
第十六條 公司的各種規章制度、實施細則、程式檔案。
第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。
第十八條 公司保密制度中規定的保密範圍材料。
第十九條 公司重要裝置檔案、財會檔案材料。
第三節 平時歸卷
第二十條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的檔案資料，由檔案員集中統一保管。
第二十一條 各部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編制平時檔案資料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，並編上條款號。
第二十二條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的檔案資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。
第二十三條 檔案員應及時將已歸卷的檔案資料，按照"案卷類目"條款，放入平時儲存檔案卷夾內"對號入座"，並在檔案處理登記薄上註明。
第四節 立卷
第二十四條 立卷工作由相關部門檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。
第二十五條 案卷質量總的要求是：遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同的價值，便於保管和利用。
第二十六條 歸檔的檔案資料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。
第二十七條 在歸檔的檔案資料中，應將每份檔案的正件與附件、草稿與定稿、請示與批覆、轉發檔案與原件、多種文字形成的同一檔案，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯絡，也可隨同絕密文電立卷。
第二十八條 不同年度的檔案一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批覆，放在覆文年立卷；沒有覆文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在會議開幕年，其它檔案的立卷按照有關規定執行。
第二十九條 卷內檔案資料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案資料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；草稿在前，定稿在後；其它檔案資料依其形成規律或特點，應保持檔案之間的密切聯絡並進行系統的排列。
第三十條 卷內檔案資料應按排列順序，依次編寫頁號。
第三十一條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內檔案目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。
第三十二條 有關卷內檔案資料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十三條 案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
（一） 案卷裝訂。裝訂前，卷內檔案資料要去掉金屬物，對破壞的檔案資料應按裱糊技術要求託裱，字跡已擴散的應複製並與原件一併立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
（二） 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內檔案目錄）一檔案一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置於檔案櫃內儲存。