公司行管檔案發文管理制度（通用11篇）
公司行管檔案發文管理制度
一、管理制度主要特徵
1、權威性。管理制度由具有權威的管理部門制定，在其適用範圍內具有強制約束力，一旦形成，不得隨意修改和違犯;
2、完整性。一個組織的管理制度，必須包含所有執行事項，不能有所遺漏，如發現或新的執行事項產生，應相應的制定管理制度，確保所有事項“有法可依”；
3、排它性。某種管理原則或管理方法一旦形成制度，與之相牴觸的其他做法均不能實行; 特定範圍內的普遍適用性。各種管理制度都有自己特定的適用範圍，在這個範圍內，所有同類事情，均需按此制度辦理;
4、可執行性。組織所設定的管理制度，必須是可執行的，不能偏離組織本身事務，成為一紙空文；
5、相對穩定性。管理制度一旦制定，在一般時間內不能輕易變更，否則無法保證其權威性。這種穩定性是相對的，當現行制度不符合變化了的實際情況時，又需要及時修訂。
6、社會屬性。因而，社會主義的管理制度總是為維護全體勞動者的利益而制定的。
7、公平公正性。管理制度在組織力對每一個角色都是平等的，任何人不得在管理制度之外。
二、公司行管檔案發文管理制度（通用11篇）
在當下社會，制度使用的頻率越來越高，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。到底應如何擬定製度呢？下面是小編精心整理的公司行管檔案發文管理制度（通用11篇），歡迎大家借鑑與參考，希望對大家有所幫助。
公司行管檔案發文管理制度1
第一章總則
一、為規範公司行管檔案發文，進一步提高行政管理類檔案建設的科學性及有效性，特制定本制度。
二、本制度所稱行管檔案，是指公司各部門在職責範圍內依照本制度制定的具有約束力的規範性檔案。
三、本制度中的行管檔案分為通知、規定、辦法、制度四種檔案。
（一）通知是指向特定受文物件告知或轉達有關事項或檔案，讓物件知道或執行的公文。在本公司通知用於受文物件在單個部門、多個部門或全公司的範圍。
（二）規定指標對某一具體事物做出關於方式、方法或數量、質量的要求；在本公司規定受文物件在單個部門內部的範圍
（三）辦法指標對某一項工作或問題提出具體做法和要求的檔案，辦法可以包含規定，但規定不能包含辦法，規定及辦法可以是臨時性的，如暫行規定、試行辦法等；在本公司辦法用於受文物件在多個部門或全公司的範圍。
（四）制度指長期要求大家共同遵守的辦事標準或行為準則。制度可以包含辦法，但辦法不能包含制度。在本公司制度用於受文物件在多個部門或全公司的範圍。
四、行管檔案正式釋出前需經過：起草、稽核、會籤、合法性審查、修訂、審批等程式。
第二章起草
一、公司行管檔案建設應當符合國家法律法規和政策規定，並透過公司法務進行合法性審查。
二、公司行管檔案建設應當切實保障公司、員工及相關利益者的合法權益，體現科學發展觀，實事求是地規範公司經營管理行為，促進公司各項工作向科學、規範、高效轉變。
三、行管檔案撰寫人應按如下規範起草檔案送審稿：
（一）行管檔案抬頭標題下方應填寫送審稿抬頭資訊；
（二）行管檔案編號規則為：公司及部門字母簡寫-年號-XG/檔案序號-檔案版本修訂號。
（三）字型規定：
3、檔案正文：宋體黑色五號字；條目章節序號需加粗；
4、檔案頁首：左上角統一高0.5釐米企業LOGO，右側行管檔案編號黑體黑色小五號字
5、檔案頁尾：黑體黑色小五號字；
四、行管檔案用語應當準確簡潔，條文內容明確、具體、無歧義，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短具有可操作性。
五、列入年度建設計劃的行管檔案，由相應職能委員會或部門負責起草或修訂。起草或修訂過程中應廣泛徵求意見，徵求意見由起草委員會或部門組織。尤其有關酬勞、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、員工培訓、勞動紀律等涉及員工切身利益的檔案，應當充分徵求職工代表意見後，再寫入檔案條款。
第三章稽核
一、部門起草的檔案，須撰寫人須將送審稿及“送審意見會籤表”（詳見附樣表一）提交給所在二級部門的負責人稽核；委員會起草的檔案，須撰寫人須將送審稿及“送審意見會籤表”提交給所在委員會組長稽核；稽核流程如下：
（一）是否與有關規定、辦法、制度相協調銜接；
（二）是否目的明確，各條款切實可行；
（三）是否深入徵求有關部門或員工意見；
（四）對送審稿無異議且符合本制度第二章的規定的，在“送審意見會籤表”稽核意見一欄中提出“同意”意見；
（五）對送審稿有異議或不符合本制度第二章規定的，在“送審意見會籤表”稽核意見一欄中提出修改意見；
（六）部門起草的送審稿內容涉及多個部門的，撰寫人需將送審稿送至相關二級部門負責人會籤；並將所有會籤人姓名填入送審稿抬頭檔案資訊中的稽核人一欄；
二、二級部門負責人經審閱後在5個工作日內向撰寫人反饋稽核意見；撰寫人應按照二級部門負責人的稽核意見，對行管檔案送審稿進行修改，修改完成後再次送交所在二級部門負責人稽核，直至透過。
三、透過稽核的行管檔案，由撰寫人或稽核人送交公司法務進行合法性審查。透過合法性審查後僅涉及單個部門內部的通知、規定，可在部門內部直接釋出。
第四章審批
一、部門起草的檔案發文範圍涉及兩個或兩個以上部門的通知、辦法、制度在透過稽核及合法性審查後，由撰寫人或稽核人將送審稿及“送審意見會籤表”（詳見樣表一）提交給分管副總經理或總經理審批；委員會起草的檔案透過稽核和合法性審查後，由撰寫人或稽核人將送審稿及“送審意見會籤表”（詳見樣表一）提交給委員會主任審批；審批流程如下：
（一）對送審稿無異議且送審稿符合本制度中第三章規定的，在“送審意見會籤表”審批意見一欄中提出“同意”意見。
（二）對送審稿有異議或送審稿不符合本制度中第三章規定的，在“送審意見會籤表”審批意見一欄中提出修改意見；
（三）對於相關人員對主要內容存在較大爭議或沒有徵求主要相關人員稽核意見的，提出補辦意見；
（四）有關內容涉及重大事宜的，需透過審議會研究審批的，應邀請相關人員參與審議會決定審批意見或將送審稿傳送有關部門和職工代表再次徵求意見。
二、審批人經審閱後在10個工作日內向撰寫人反饋審批意見；撰寫人應按照審批意見，對檔案送審稿進行修改，修改完成後再次按本制度第三章及本章條款提交稽核、審批，直至透過才可釋出。
第五章發文
一、對於僅涉及單個部門內部的通知、規定，透過稽核及法務合法性審查後，可在該部門內部發布；涉及兩個或兩個以上部門的通知、辦法、制度透過審批後，由起草部門或委員會將送審稿抬頭檔案資訊填寫完
二、發文可直接用送審稿格式釋出，涉及兩個或兩個以上部門的通知、辦法、制度也可選用紅色文頭髮文格式釋出，紅色文頭格式規範如下（詳見附樣表六）：
（一）紅色文頭：公司全稱黑體紅色小初號字加粗。
（二）發文號：紅頭文頭標題下方居中，黑體黑色五號字，格式：XX（XXXX）XXX號
1、格式中，XX為發文部門規範簡稱；
2、格式中，（XXXX）為所發文件的年份號。
3、格式中，XXX號為年度該部門所發文件的流水號，其中-1XX為通知流水號， -2XX為制度
流水號， -3XX為辦法流水號，-4XX為規定流水號
（三）檔案正文：宋體黑色四號字；條目章節序號需加粗
（四）發文紙張一般採用A4紙；面頁設定：上頁邊距2.0CM、下頁邊距1.5CM、左頁邊距2.0CM、右頁邊距1.5CM。電子發文統一以PDF檔案格式傳送。
三、發文部門或發文委員會要指定專人做好檔案歸檔工作，對於電子文件應分年度建立資料夾，並按所發文件的檔案編號建立電子文件；對於所有發放檔案應儲存一份書面文件，於每個年度結束時按順序裝訂存檔。
四、行管檔案釋出後，相關部門負責組織學習，並貫徹。相關部門負責人對檔案執行情況進行監督、檢查、評估，並及時向上一級領導反饋執行效果。
五、行管檔案釋出後由起草部門或委員會負責最終解釋。
第六章修改
一、公司總經理、副總經理及各委員會、各部門負責人根據對相關規定、辦法、制度的執行情況進行分析，實時根據公司發展情況提出修改建議。
二、相應人員接到修改意見後根據實際情況組織修改，修改後按本制度第三章、第四章條款提交稽核、審批。
三、修改後的送審稿，鬚髮布部門更新發布日期、版本、修訂號等資訊，並註明廢止所替代的原檔名稱、版本、修訂號及釋出日期。
第七章廢止
一、規定、辦法、制度釋出註明廢止的檔案為廢止檔案，不再另行釋出通知。
二、僅涉及單個部門內部發布的規定可由所在二級部門負責人自行決定是否廢止，如廢止透過釋出通知予以廢止。
三、辦法、制度在公司實際運營中超過兩年以上未執行的，由起草部門或委員會向行政辦提出申請廢止，行政辦報分管副總經理或總經理意見後決定是否廢止，如廢止透過釋出通知予以廢止。
第八章附則
一、公司各委員會、各部門行管檔案建設程式參照本制度執行，具體格式可參照本制度附樣表二、三、四、五、六，由各委員會、各部門內部制定相關工作計劃。
二、本制度自20XX年9月1日起執行，原相關檔案在本制度執行之日起廢止。
公司行管檔案發文管理制度2
一、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種檔案，具體由辦公室負責。
二、對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、機要編號的核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人儲存，如職工工作需要借閱的可影印或借用。
四、凡正式檔案在經登記後由辦公室主任（或副主任）根據檔案內容和性質閱籤後，分送領導和承辦部門閱辦，重要檔案或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
五、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
公司行管檔案發文管理制度3
第一條管理要點
1、為使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。
2、檔案管理的範圍包括：上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類合同檔案等。
3、制度類檔案按照公司文件統一格式進行編寫，統一頁首、頁尾，寫明公司全稱及檔案性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、資料等資訊；措辭規範，表達無歧義。
4、根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條制度規範
1、檔案的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
3、公司對內公開檔案由行政人事部負責起草和稽核，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政人事部負責稽核，稽核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。
4、凡寄至公司的檔案、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、機密檔案由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、辦公室管理人員對檔案借閱狀況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。
第三條檔案管理流程設計
1、內部檔案管理流程：起草檔案→審查編號→審批、簽發→列印檔案→下發檔案→檔案存檔
2、外部檔案管理流程：外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷燬
3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷燬
公司行管檔案發文管理制度4
第一章 公文、檔案審批管理
第一條 公司的各類公文、檔案、傳真、報告和資料，由公司行政部負責管理。
第二條 收文、發文的籤批管理
(一)收文：各級政府下發的公文、檔案，政府和行業主管部門發來的公文、檔案及與公司有業務往來的企事業單位的信函等，應由公司文員進行收文登記，並填寫《收文處理單》，由行政部部長簽署批轉意見後，呈送公司主管領導閱示，文員按主管領導的批示，轉送有關部門或相關人員傳閱辦理。
(二)發文：公司對外發出的檔案、報告、請示、信函等正式公文，應由與擬發文件內容相關的部門負責起草文稿，經主管領導審閱籤批後，傳至公司行政部列印、備檔和傳送。
(三)凡公司對外發出的正式公文、檔案、報告、請示、信函等，以及公司下發的各種公文、檔案，須由總經理、董事長籤批才能生效。
(四)公司傳真件的接收和發出，均應由文員負責並做好記錄，對以公司名義發出的傳真件，將底稿存檔；接收的傳真件，要及時進行登記，收件人簽字並存檔。
第三條 公文列印的管理
(一)公司公文、檔案的列印，由文員負責。
(二)公司各部門需列印以公司名義傳送的正式公文，須按程式填寫《發文審批單》；文員依據《發文審批單》中總經理的籤批，進行列印和發放。
(三)凡經行政部列印的公文、檔案，必須預留一份與原稿一起，統一存檔。 第四條 檔案借閱和複製的管理
公司各部門管理人員，因工作需要借閱或複製公司存檔的各類檔案時，按檔案管理中“檔案的借閱與複製”的規定執行。
第二章 檔案管理
第五條 歸檔範圍
(一)上級政府和相關主管部門下發的檔案、通知及相關許可證批件，企業上呈的報告、請示，企業發出的信函。
(二)公司近遠期規劃、工作計劃、各類統計報表、規章制度、專案可行性研究報告。
(三)公司各類會議記錄、紀要、決議等檔案。
(四)業務往來信函、合同、協議、專案工程內業資料等。
(五)人事勞資檔案、企業營業執照、企業程式碼證、資質證書等。
第六條 歸檔要求
(一)凡屬應歸檔範圍的收文，均應及時辦理歸檔手續。
(二)相關業務部門獲得的批件手續，要及時登記歸檔，如要使用，可辦理正常借用手續；專案工程施工內業資料、檔案(竣工批件)，在工程結束後，由相關責任部門進行裝訂整理，並將其完整歸檔，同時辦理交接手續。
(三)公司的檔案由檔案員負責整理歸檔，並按照檔案管理的有關規定，進行檔案的密級及類別劃分，針對不同密級的劃分，進行相應的檔案管理。
第七條 檔案的借閱與複製
(一)公司董事會成員、經理班子成員需借閱檔案、檔案時，在填寫《檔案借閱、複製記錄表》後，可透過檔案員辦理借閱手續，提檔或複製，閱後返還。
(二)公司其它人員因工作或業務活動需要借閱公司檔案時，在填寫《檔案借閱、複製記錄表》、經行政部部長批准後，公司檔案員方可辦理檔案的借閱、提檔或複製手續。
(三)公司檔案、檔案的借閱人，應當愛護並保持借閱檔案的整潔和完整，嚴禁私自塗改、外借、翻印和抄錄，杜絕遺失現象的發生。如確屬工作或業務活動需要，對檔案檔案進行摘錄和複製的，必須經行政部長批准後，方可由公司檔案員進行摘錄或複製。
第八條 檔案的標識
對於失效或已更改的檔案如：公司有關規定、制度、管理及辦法等，公司檔案員要標識明確並做明顯的標記，以防止誤用。
第九條 檔案的銷燬
(一)公司的任何人未經總經理授權允許，無權隨意銷燬公司儲存檔案資料。 (二)對於超過規定儲存期限無儲存價值的檔案資料，應當按規定的時限予以銷燬。銷燬檔案資料時，應當由公司檔案員，提交檔案銷燬報告並附銷燬檔案資料明細表，經行政部長稽核簽字，呈報副總經理批准，方可組織銷燬。銷燬的全過程至少應由兩人參加。
第三章 介紹信和印鑑管理
第十條 公司印信是指公司的印章、公司法定代表人的名章、財務專用章及公司的介紹信、證明信、營業執照、資質證書等。
第十一條 公司印信由某某公司辦公室統一保管。
第十二條 除公文外，需加蓋公司公章的檔案、資料，由使用人提出申請，填寫印信申請單，經副總經理授權或批准，方可用印。 申請單應註明資料名稱、份數、經手人批准人。
第十三條 公司的重大經濟合同須加蓋公章，應由主辦部門提出申請，報董事長批准後，方可加蓋公章。
第十四條 公司所有需要加蓋印鑑的介紹信、合同文字、協議文字，及以公司名義對外發出的所有公文，必須經行政部稽核，並進行統一編號登記、存檔備查。
第十五條 行政部應建立印信臺帳，每一個印信都應預留樣式，並存檔。
第十六條 公司印鑑的使用，應當按公司發文的審批程式規定進行稽核批准，公司文員方可蓋章。對於不屬於公司正式發文審批程式的，對公司利益會產生重要影響的檔案的簽章，要透過主管副總經理的批准方可進行；如果違反此項規定而造成的後果，由違反規定的直接責任人負責。印信管理人員不得在稽核手續不完備的文字上加蓋印章。
第十七條 介紹信的`填寫，必須註明辦事人、去往單位、辦理事由、時間等，不允許攜帶空白介紹信。嚴禁在空白介紹信和空白紙上加蓋印章。
第十八條 公司印章除特殊規定外，一律用紅色印泥。
第十九條 印信管理人員應在每年的三月前將上一年的介紹信存根歸檔，一本介紹信不得跨年度使用。
第二十條 經公司加蓋印鑑的公文，如出現意外情況或不利後果時，應當由公文批准人和直接責任人承擔相應責任。
第二十一條 使用公司法定代表人名章、財務負責人名章時，須徵得公司法定代表人及財務負責人本人的同意。
第二十二條 公司印章因特殊原因借出使用，需要報董事長批准，並認真填寫公司印章借據，印章借據應註明資料名稱、份數、經手人、批准人及借出時間和歸還時間，印章歸還後，該借據不得消毀，存檔備查。
第二十三條 經董事長批准方可銷燬印章，銷燬時必須有兩人監督，並做好登記。
第四章 會議管理
第二十四條 公司召集的會議，由行政部負責通知並組織人員準時到會。
第二十五條 公司級的會議只設有公司例會、專題例會和總經理辦公會。
第二十六條 行政部負責上述會議的會務工作，必要時負責形成會議紀要。
第二十七條 公司例會和總經理辦公會形成的決定，由行政部負責督辦和檢查落實情況；專題例會所做出的決定，由主管領導負責落實。
第二十八條 公司例會是公司行政、業務及其他事務管理的會議，會議由總經理主持或授權主持，全體員工參加，主要是報告和處理公司臨時性重要問題，一週召開一次。
第二十九條 專題例會是根據部門業務上的關係而召開的業務工作會議，由主管領導主持，對生產經營過程進行階段性分析和總結，並做出決定，報告董事長。
第三十條 總經理辦公會不定期召開，會議主要討論、決定公司的發展規劃、年度及月工作計劃及其他有關公司重大問題的會議。
第三十一條 公司任何級別的會議，均要經過周密的準備工作，準備好議題、提案，不開無準備的會議。
第五章 固定資產及設施裝置管理
第三十二條 為加強對公司固定資產及設施裝置的管理，特制定如下規定：
(一)公司固定資產及裝置設施，由行政部指定專人負責，統一進行管理。
(二)公司固定資產及裝置設施，必須建立《固定資產管理臺帳》及《裝置設施(辦公裝置)登記表》。
(三)固定資產除不動產之外，均應建立實物負責人制度，由責任人對所負責的裝置設施定期提出保養和維護維修計劃，經行政部長稽核，副總經理批准後，按計劃安排專業人員進行維修和修養，確保裝置設施的完好。
(四)因工作業務的需要，需更換或新增辦公裝置設施的，應由各部門按規定填寫《設施配置申請單》，報經副總經理批准後，由行政部負責組織安排採購；日常辦公用品和低值易耗品，由副總經理批准後按需購買；
(五)各部門責任人要認真管理和維護好本部門使用的資產裝置，部門間不得隨意調換辦公裝置，不得隨意把辦公所用的桌椅、沙發等搬出辦公樓外。
(六)作好辦公樓外(如施工現場、售樓處等)的裝置設施、辦公傢俱的管理，如因階段性工作結束而對裝置設施及辦公傢俱停止使用時，應負責與行政部進行交接，或以其它方式妥善保管以備再用。
第六章 保密管理
第三十三條 保密範圍和密級確定
(一) 公司秘密包括下列秘密事項。
1. 公司重大決策中的秘密事項。
2. 公司正在決策中的秘密事項。
3. 公司內部掌握的客戶、意向客戶資料，合同、協議、意向書及可行性報告、主要會議記錄。
4. 公司財務預算報告及各類財務報表、統計報表。
5. 公司計劃開發的的、尚不宜對外公開的專案資訊。
6. 公司職員人事檔案、工資性、勞務性收入及資料。
7. 其他經公司確定應當保密的事項。
一般性決定、決議、通知、行政管理資料等內容檔案不屬於保密範圍。
(二) 公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級
絕密是最重要的公司秘密，洩露會使公司的權力和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，洩露會使公司權力和利益遭到嚴重的損害；秘密是一般的公司秘密，洩露會使公司的權力和利益遭受損害。
(三)公司密級的確定
1. 公司經營發展中，直接影響公司權益的重要決策、檔案資料和正在洽談的尚未公開的新專案為絕密級。
2. 公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級。
3. 公司人事檔案、合同、協議、員工工資收入的各類資訊為秘密級。
4. 屬於公司秘密的檔案、資料，應當依據規定標明密級，並確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。
第三十四條 保密措施
(一) 屬於公司秘密的檔案、資料和其他物品的製作、收發、傳遞、使用、複製、摘抄、儲存和銷燬，由主管經理委託專人執行。
(二) 對於密級的檔案、資料和其他物品，必須採取以下保密措施
1. 未經總經理或主管副總經理批准,不得複製和摘抄.
2. 收發、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔任，並採取必要的安全措施。
3. 儲存在裝置完善的保險裝置內。
(三)屬於公司秘密的，由公司指定專門部門負責執行，並採用相應的保密措施。
(四)在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經總經理批准。
(五) 具有屬於公司秘密內容的會議和其他活動，主辦部門應採取下列保密措施：
1. 選擇具備保密條件的會議場所。
2. 根據工作需要，限定參加會議人員的範圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定。
3. 依照保密規定使用會議裝置和管理會議檔案。
4. 確定會議內容是否傳達及傳達範圍。
(六)不準在私人交往和通訊中洩露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準透過其他方式傳遞公司秘密。
(七) 公司工作人員發現公司秘密已經洩露或者可能洩露時，應當立即採取補救措施並及時報告總經理；總經理接到報告，應立即做出處理。
第三十五條 責任與處罰
(一) 出現下列情況之一者，給予警告。
1. 洩露公司秘密，尚未造成嚴重後果或經濟損失的。
2. 違反本制度規定的秘密內容的。
3. 已洩露公司秘密但採取補救措施的。
(二)出現下列情況之一的，予以辭退並酌情賠償經濟損失，情節嚴重者，直至追究其法律責任
1. 故意或過失洩露公司秘密，造成嚴重後果或重大經濟損失的。
2. 違反本保密制度規定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。
3. 利用職權強制他人違反保密規定的。
第七章 公務車輛管理
(一)公務車輛由行政部負責管理，統一排程。
(二)公務車輛負責公司組織的大型活動、對外接待、招待、財務部存取款(現金)及各部門公務用車。
(三)各部門用車必須填寫《用車記錄》，經部門負責人審批後報行政部派車。
(四)公務車輛的所需費用，如：保險費、養路費、車船使用稅、車輛檢驗費、小修、正常保養、道橋和停車費，以及因工作需要駕車到外省市往返費用由公司承擔。
(五)建立車輛臺帳，實行單車百公里耗油考核，單車核算，節約用油。
(六)外單位需借用公司車輛的，必須經主管經理批准後方可安排。
(七)要加強對車輛的定期保養和維護，保證車輛的正常運轉和完好，正常保養按車輛行駛公里數的標準進行，需修理的填寫《車輛維修單》，按審批程式得到批准後，由行政部統一安排維修，並填寫《車輛保養記錄》。
(八)司機必須遵紀守法，按章行駛，確保安全。如因其違章駕駛、亂停亂放、酒後駕車、私自出車被取締、罰款、吊扣等一切後果，均由司機自己承擔。公司將根據情節輕重對其進行扣發獎金、取消駕駛公司車輛資格、直至辭退等處理。
(九)公司車輛配備專職司機，其他人不準駕駛公司車輛，否則發生事故均由駕車人承擔，並視情節輕重追究司機責任。
公司行管檔案發文管理制度5
1.技術檔案分為“受控”個“非受控”檔案兩大類。“受控”檔案指與質量管理體系執行的有關檔案。
2.檔案的更改須填寫《檔案更改申請單》由負責人簽字後方可更改並標識，檔案更改幅度較大時，予以換版。換版檔案下發後，必須將原檔案由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.檔案領用者，因檔案丟失或者損壞需要領用新檔案時，到行政部填寫《檔案處理單》，經常務副總稽核、批准後方可領用。
4.檔案管理者、檔案持有者要派專人管理檔案，並保持文字清晰，外來借閱者需填寫《檔案借閱登記表》，經常務總經理批准後方可借閱。
5.作廢檔案銷燬時，由該部門填寫《檔案處理單》，由總經理稽核、批准後統一銷燬。需要留用的加蓋“作廢留用章”後方可保留。
6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批准，統一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。
7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、資料準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改並簽名。
8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經常務副總批准後辦理借閱手續借閱，公司人員經行政部部長批准後，辦理借閱手續。
9.質量記錄的管理和儲存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、儲存期按《質量記錄清單》的要求實施。
10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類並裝訂，行政部負責歸檔並規定期限儲存。
11.質量記錄銷燬：對於超過儲存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總稽核批准後，進行銷燬並填寫《質量記錄銷燬清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章後由行政部統一儲存。
12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。並留有記錄，填寫《監督檢查記錄》，發現問題及時進行糾正。
公司行管檔案發文管理制度6
1、目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的體例格式、編制、編號、審批、釋出、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2、適用範圍
適用於公司及各部門檔案和外來檔案的管理。
3、職責
3.1 公司總經辦是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性檔案、法律法規檔案、政府相關外來檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門產生的內部使用的檔案有部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.4 檔案編制、審批、釋出的權責
3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等檔案。
3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度檔案。
3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度檔案。
3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度檔案。
3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系檔案、產品認證檔案，並負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等檔案。
3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規範、產品技術標準、產品設計開發輸出檔案（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規範測試）等檔案。
3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝檔案、操作規程、生產作業指導書等檔案（由打樣工廠負責）。
3.4.8 公司及各部門檔案制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人稽核，總經理批准。
3.4.9 公司及各部門檔案分發布前，應向總經辦提交電子/紙張檔案稽核備案，並獲得檔案號。
3.5 質量體系檔案的編制、稽核、批准、釋出，依《質量手冊》和《檔案控制程式》的規定執行。
4、定義
4.1 檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
4.2 受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的檔案，
4.3 非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。
4.4 外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案。(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等）
5、工作程式
5.1 檔案的分類
5.1.1 檔案屬性分類
（1）質量體系檔案：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程式檔案、質量計劃及質量體系執行過程中形成的檔案。
（2）行政性檔案：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性檔案：公司管理規章制度、工作流程、規範/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。
（4） 技術性檔案：產品標準、設計圖樣、工藝檔案、操作規程、檢驗規程等。
（5） 外來檔案：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供檔案、裝置文件等。
5.1.2 檔案階層分類
（1) 一階檔案：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。
（2) 二階檔案：公司經營管理活動開展所有過程控制的程式檔案。
（3) 三階檔案：管理制度、規範/規定、設計檔案、技術規程、作業指導書、外來檔案等。
（4) 四階檔案：各記錄表單、報表等。
公司行管檔案發文管理制度7
第一章總則
第一條為加強公司法律風險防範與控制，維護公司及其股東合法權益，促進公司依法經營與管理，把公司的各項經營管理活動納入法制化管理軌道，規範公司法律顧問（以下簡稱法律顧問）工作，根據國家有關法律法規的規定，結合公司實際情況，制定本規定。第二條法律工作任務是建立和健全公司法律風險防範體系與機制，促進依法經營管理，依法維護股東和公司合法權益，確保公司經濟建設健康、安全和可持續發展。
第三條法律工作應當遵循以下原則：
（一）依據國家法律法規和有關規定，開展工作；
（二）依法維護公司和公司股東合法權益；
（三）以事前防範法律風險和事中法律控制為主、事後法律補救為輔。
第四條公司應當擁有常年法律顧問，法律顧問包括法律事務顧問和外聘法律顧問，二者應緊密配合，以確保公司法律事務工作的順利開展。
第五條法律顧問履行職責享有下列權利：
（一）根據工作需要查閱公司有關檔案、資料，詢問有關人員；
（二）對損害公司合法權益、損害出資人合法權益和違反法律法規的行為，提出意見和建議；
（三）法律、法規、規章和公司授予的其他權利。
第六條法律顧問應當履行下列義務：
（一）遵守國家法律法規和有關規定以及企業規章制度，恪守職業道德和執業紀律；
（二）依法履行法律顧問職責；
（三）對所提出的法律意見、起草的法律文書以及辦理的其他法律事務的合法性負責；
（四）保守國家秘密和公司商業秘密；
（五）法律、法規、規章和公司規定的應當履行的其他義務。
第七條公司內設法律事務顧問，由公司職員擔任。法律事務顧問負責承擔公司法律事務，向公司分管領導負責和報告工作。法律事務顧問應對公司在經營、管理及其決策中的.法律風險及時提出法律意見與建議。
第八條法律事務顧問的職責是：
（一）正確執行國家法律、法規，對公司重大經營決策提出法律意見；
（二）起草或者參與起草、稽核公司重要規章制度；
（三）稽核公司合同，參加重大合同的談判和起草工作；
（四）參與公司的分立、合併、破產、解散、投融資、擔保、租賃、產權轉讓、招投標及改制、重組等重大經濟活動，處理有關法律事務；
（五）協助辦理企業工商登記以及商標、專利、智慧財產權保護、公證、鑑證等有關法律事務；
（六）配合公司有關部門對職工進行法制宣傳教育；
（七）提供與公司生產經營有關的法律諮詢；
（八）受公司法定代表人的委託，參加公司的訴訟、仲裁、行政複議和聽證等活動；
（九）辦理公司交辦的其他法律事務。
第九條下列規章、合同、協議、洽談紀要和意向書，應當經法律事務顧問稽核：
（一）公司的規章，包括具有規範性的決議、決定、通知或指導意見；
（二）分立、合併、改制重組協議；
（三）設立、變更、終止（解除）勞動關係的通知、協議，經濟補償協議；
（四）重要投資協議、合作合同和其他經濟合同；
（五）公司認為應當法律稽核的其他法律文書。
第十條公司應當聘請專業律師事務所作為外聘法律顧問，公司在作出下列事項決定前，應當由外聘法律顧問提出法律意見書：
（一）公司的基本制度；
（二）公司的分立、合併、破產、解散、投融資、擔保、租賃、產權轉讓、招投標及改制、重組等；
（三）公司重要投資專案、合作及信託、委託貸款等；
（四）公司認為的其他事項。
第十一條公司併購、對外擔保、對外投資等事項，應由法律事務顧問和外聘法律顧問共同組織對目標企業展開法律盡職調查，進行風險分析和評估。
第十二條法律工作經費由公司撥付，進入公司預算管理。涉及公司或職能部門的事務，其費用在法律顧問經費中開支；涉及直屬單位的事務，其費用由該直屬單位開支。
第二章合同管理
第十三條本規定所稱合同指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關係的協議。
公司與平等主體簽署的協議及合同性檔案均按照本規定進行管理。
第十四條公司與其他平等主體間設立、變更、終止民事權利義務關係應當採取書面形式的，不得以口頭合同形式或事後補籤合同。
第十五條公司可以推行格式合同。格式合同文字經法律事務顧問稽核，凡使用公司制訂的格式合同的可以不再經法律稽核程式，但是需要改變格式合同文字內容的除外。
由締約相對方提供格式合同文字的，需在法律事務顧問或外聘法律顧問的指導下籤署。
第十六條經簽署的合同正式文字需保留一式兩份以上，承辦部門或人員應當將合同原件分別提交公司行政辦公室和財務部備案，其他需要的部門可以留存影印件；以傳真形式簽訂的合同，原件存行政辦公室，影印件存法律事務顧問和財務部。財務部憑備案合同辦理結算業務。
第十七條涉及商業秘密的保護措施，專利、註冊商標申請檔案，智慧財產權貿易等事項的合同及相關檔案應當經法律事務顧問稽核，必要時可要求外聘法律顧問稽核並出具合同審查意見書。
第十八條為避免合同執行過程中出現的法律風險，法律事務顧問應當實行事中控制制度，即對合同（專案）的執行（履行）過程實施的法律監督與審查，避免因情況的變化而產生新的法律風險。
第十九條下列合同（專案）的執行過程應當實施事中法律風險控制：
（一）分立、合併、投資、擔保、重要資產租賃、產權轉讓、招投標及改制、重組等重大經濟活動；
（二）重大投資、合作、信託及金融專案；
（三）公司認為應當事中控制的其他合同（專案）。
第二十條合同（專案）的承辦部門和人員應當將合同（專案）執行過程中的變化情況，及時反饋法律事務顧問；法律顧問也應當跟蹤、詢問執行情況，遇有變化足以形成新的風險的，應當及時採取相應措施；必要情況下，經公司領導同意，可以要求外聘法律顧問對專項問題出具法律意見書。
第二十一條變更、解除或終止合同（專案）的協議，或主張事實與權利、承認事實與義務的檔案應當經法律事務顧問或外聘法律顧問稽核。
第三章企業內部諮詢制度
第二十二條為協調公司各部門的法律事務，為公司經營管理提供法律保障，公司實行內部諮詢制度；公司的內部諮詢工作由法律事務顧問負責。
第二十三條法律事務顧問可以採取書面或口頭方式回覆各部門提出的諮詢；但對各部門以書面形式作出的且要求書面答覆的諮詢，法律事務顧問必須以書面形式作出回覆。
第二十四條法律事務顧問應當在合理的期限內對各部門提出的諮詢作出回覆，一般不得超過七個工作日；特殊情況下，對必須書面回覆的諮詢可以先行口頭答覆，並在事後出具書面回覆意見。
第二十五條各部門的書面諮詢及法律事務顧問的書面回覆均應當一式兩份，法律事務顧問及各部門各留存一份。
第四章訴訟與仲裁管理
第二十六條涉及公司的下列案件由外聘法律顧問負責承辦，由法律事務顧問負責協助和管理：
（一）民事案件；
（二）行政複議與訴訟案件；
（三）勞動爭議仲裁案件；
（四）商業仲裁案件。
第二十七條公司有關部門或人員接到訴訟、仲裁的法律檔案，或者行政處罰決定書，應當及時報送法律事務顧問處理。
第二十八條遇有糾紛或其他事項需要起訴、申請仲裁的，當事部門應當向法律顧問提交下列材料，並經部門負責人和公司分管負責人簽署意見：
（一）糾紛或其他事項的基本情況；
（二）有關證據材料；
公司行管檔案發文管理制度8
一、公司行文是企業請示、報告、商洽工作、向下傳達決定、批覆處理問題、指導工作的重要形式。
二、公司行文要做到規範、準確、及時，並實行統一管理。
三、公司行文的程式為：擬搞、稽核(部門領導)、簽發(公司領導)、列印、分發、登記、歸檔、銷燬。
四、行文與列印管理
1、公司行文由業務承辦人起草，在發文稿申請表中須有檔案標題、傳送範圍、印製份數、擬稿單位與擬稿人，部門負責人簽名、標定日期和密級；部門負責人審定，總經理簽字同意後打印發文。
2、經總經理批准簽發的文稿交行政部統一編號列印，由起草人校對(對文稿內容、質量負責)修正後，及時送交給有關部門和人員，或由行政部發出。
3、列印人員不得截留檔案，或將列印、影印、傳真等行文中的有關商業秘密或企業管理規定中須保密的事項透露給他人。
五、發文管理
1、公司發文由行政部統一編號、存檔。有領導批示的`，還應附批示件。
2、部門和個人收文應在行政部發文登記冊中籤名。
3、公司制度、規定、決定、決議、紀要、任命以及向政府有關部門的請示、報告等以紅標頭檔案印發，其他檔案通常用普通紙印發。
4、公司內部檔案，各部門應妥善保管，年終由行政部統一收回處理。
六、收文管理
1、公司收文的處理程式為：收文、分文、記錄、傳送、歸檔。
2、公司收文由行政部統一負責：收到發來檔案後，應先做好歸類、登記，根據檔案的內容，分送有關領導閱示和主辦部門處理後，收回歸檔。
3、急件或涉及商業機密的傳真應由專人處理。
七、所有檔案收取發放，必須有登記、簽收手續。
公司行管檔案發文管理制度9
為了更好地規範各類檔案的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。
一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登入清楚，其次填寫好檔案閱辦卡並貼上於原文上面，並送總經理批示，總經理批示後送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，並將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將檔案收回，分類別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類檔案包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業檔案由各部門專業人員保起草，凡以檔案或紀要簡報名義上報或下發的檔案均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發後，並詳細填寫發文登記簿方可影印並存檔，沒有總經理簽發的檔案不能發出和存檔。
三、上報和發往其他單位的檔案應填寫檔案送達登記簿，由接收檔案人簽字後方可，否則，不能擅自將檔案交予他人，而不辦理簽收手續。
四、報告、請示、彙報、制度、規定等均應以檔案形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每週例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況彙報應以檔案形式上報。
五、凡列印的錯檔案應及時銷燬，以免機密外洩。
六、借閱檔案超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱檔案者只限本單位人員，重要檔案的借閱均由總經理批准。
公司行管檔案發文管理制度10
一、總則
第一條、為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。
第二條、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種檔案、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收後分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，並登記差錯檔案的文號。
第四條、公文的閱批與分轉
1、凡正式檔案均需由秘書根據檔案內容和性質閱籤後分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送總經理親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。
2、一般函、電單據等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦部門聯絡後再分轉處理。
3、為加速檔案運轉，秘書應在當天或第二天將檔案送到總經理辦公室，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、檔案的傳閱與催辦
1、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借給其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
2、閱讀檔案應抓緊時間，當天閱讀完後應在下班前將檔案交秘書處，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按檔案所提要求和總經理批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。
4、檔案閱完後應送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得秘書同意予以影印或摘抄，原件應及時週轉歸檔。
三、檔案借閱和清退
第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的檔案須秘書同意後方可借閱。
第七條、借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾畫等。
第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責檔案收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、檔案的立卷與歸檔
第九條、檔案的歸檔範圍
凡下列檔案統一由行政秘書歸檔：
1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等。
2、各種專業例會記錄。
3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等。
4、有儲存價值的客戶資料及處理結果。
5、企業日誌和大事記。
第十條、立卷要求
1、檔案的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
五、檔案的銷燬
第十一條、對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，秘書應定期清理造冊並按行政有關規定，辦理申請銷燬手續。
六、附則
第十二條、本制度解釋權歸行政部。
第十三條、本制度自公佈之日起執行。
公司行管檔案發文管理制度11
1、目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的格式、編制、編號、審批、釋出、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2、適用範圍
適用於公司各類檔案的起草、審查、審批、釋出、執行、修改、廢止和備案。
3、定義
3.1檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
3.2受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的檔案。
3.3非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。
3.4外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等)。
4、職責
4.1公司人事行政部是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門產生的內部使用的檔案由部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
4.3檔案編制、審批、釋出的權責
4.3.1各部門負責制定部門職責範圍內的制度檔案。
4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系檔案、程式檔案、管理檔案。
4.3.3人事行政部為公司檔案規範化統籌管理部門，負責公司檔案立、改、廢的稽核(核稿)、釋出、彙總。
5、檔案分級分類
5.1檔案分級
5.1.1一級檔案：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行為的概述性檔案或制度彙編類檔案等的系統檔案。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。
5.1.2二級檔案：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的檔案。
5.1.3三級檔案：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術檔案、操作規定、規範、專案管理檔案、公文等，包括具體的作業方法和標準。
5.1.4四級檔案：表格、表單類檔案，凡記錄作業結果所用的表格等。
6、檔案編號、標識與控制
6.1檔案編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+檔名稱+檔案順序號+時間
注：各部門代號
部門程式碼部門程式碼部門程式碼部門程式碼
6.2檔案的標識與控制
檔案分受控與非受控兩種,在管理體系執行的有關場所應用的檔案及提供給稽核機構的檔案為受控檔案,以編號為受控標識；如因其他目的提供給客戶的檔案為非受控檔案，不作標識；
長期有效的檔案予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本；
一次性或短時間有效的檔案過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
7、檔案編制、稽核、批准和釋出
7.1行政檔案與管理性檔案的編制與審批
(1)公司級行政性檔案：公司組織機構設定、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性檔案：如人力資源管理制度、技術檔案管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門行政性檔案：各部門因部門管理及工作開展所需求釋出的通知/通告，由相關職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性檔案稽核由人事行政部填寫《公司內部業務便籤》，部門負責人稽核，常務副總批准、審閱和簽發。
(5)公司及各部門所有管理性檔案的稽核由人事行政部填寫《檔案審閱簽發單》，部門負責人稽核，常務副總批准、審閱和簽發。
7.2檔案歸檔、發放、保管
7.2.1檔案歸檔
(1)經審批後的檔案，人事行政部負責填寫“檔案/記錄目錄”，並且將電子檔和紙張檔案同時歸檔。
(2)各部門收到的檔案由部門負責人或指定人員保管。各部門的“檔案/記錄目錄”應定期予以更新，並將影印件交人事行政部編制/更新公司《受控檔案清單》。
7.2.2檔案發放
公司受控檔案、記錄由人事行政部負責按以下範圍發放：
(1)管理手冊、程式檔案和公司管理檔案下發至各部門；
(2)作業檔案、記錄下發至使用檔案的相關部門；
(3)各個部門都要使用相應檔案、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢檔案；行政辦公室擬定《檔案發放登記表》按上述規定範圍發放檔案,並註明發放數量，填寫發放編號，並由領用者簽名。
(4)檔案接收部門應指定人員接收檔案，收文者要在《檔案發放登記表》中籤名。
7.2.3檔案保管與借閱
(1)檔案保管：所有經批准釋出的檔案皆應登記編目並歸檔保存於檔案的歸口部門，檔案持有者使用有效版本，並確保檔案清晰易於識別。
a、行政檔案正本、管理檔案存放在人事行政部。
b、技術檔案正本按檔案歸口存放於檔案產生的技術部門。
c、外來檔案正本依檔案分類存放於檔案室及相應的檔案接收部門。
(2)各部門需要借閱檔案時可向檔案歸口部門辦理借閱手續，各部門檔案管理人員應建立“檔案借閱登記表”，管理檔案的借出和歸還。
(3)存放與硬碟和軟盤的檔案應有備份，並作出版本標識，採用密碼進行保護，限定查閱及使用範圍，由授權使用的人員進行操作。
(4)檔案的持有者若跨部門調動或離職，應辦理檔案交接、歸還手續。
7.3檔案的更改與回收作廢
7.3.1檔案更改
(1)當檔案不適應需要更改時，由檔案歸口部門提出，並實施具體更改工作，檔案更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的檔案應進行同步更改。
(2)檔案更改的起草、稽核、批准由原檔案起草、稽核、批准部門/人員按負責填寫《檔案更改/評審單》並實施更改。
(3)檔案修改內容較少時，可以採用劃改、換頁的方式進行更改；單檔案更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。
(4)公司檔案更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關係為：每版檔案同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，檔案換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)檔案更改內容必須及時到達檔案使用場所，對檔案的宣貫、實施情況有檔案歸口部門進行檢查，並確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用檔案時及時發現檔案的問題，提出檔案更改意見。
7.4檔案的.作廢與銷燬
(1)各部門使用中的檔案已被更改且有新版檔案釋出時，原檔案應作廢收回，作廢的原版檔案由人事行政部按原發放數量回收，並登記標明回收日期。
(2)檔案作廢或換頁換版時，對已回收的作廢檔案由行政辦公室及時銷燬，並記錄在《檔案銷燬(留用)記錄表》中，若需保留作廢檔案時要在檔案上標註“作廢”字樣。
(3)各類檔案的儲存期按《檔案管理制度》的規定執行。
7.5外來檔案管理
7.5.1外來檔案接收與歸口
(1)國家法律、法規；國家、行業、地方標準；上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來檔案，由人事行政部統一收集管理，並建立《外來檔案清單》。
(2)外來檔案由接收部門或形成檔案部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執行的檔案由公司總經理審批後，交由相關部門傳閱執行，履行完畢後，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。
7.6保密檔案的管理
7.6.1保密檔案及保密資訊在形成後、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密資訊以載體形式歸檔後，交由檔案室負責管理。
7.6.2保密檔案的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：
檔案密級發放、傳閱範圍
絕密公司核心領導、絕對資訊形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的物件
機密公司部門負責人以上人員，機密資訊形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的物件
秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的物件