公司檔案審批管理制度（精選5篇）
公司檔案審批管理制度
在不斷進步的社會中，越來越多人會去使用制度，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。我敢肯定，大部分人都對擬定製度很是頭疼的，以下是小編精心整理的公司檔案審批管理制度（精選5篇），歡迎大家分享。
公司檔案審批管理制度1
為了使公司公文處理工作規範化、制度化，結合本公司的實際情況，特制定本規定。 各部門的公文審批、管理工作，必須實行嚴格的保密制度。
一、公文處理程式
(一) 收文處理
1、 上級發來的檔案及注有密級的簡報、資料和平級發來的檔案，均由人事部 統一簽收、開封、登記、呈閱、轉發並按不同類別進行分類處理。其中內容重要的急件，及時呈送領導閱批。
2、 人事部應根據檔案規定的傳閱範圍或領導指示，安排傳閱或辦理。
3、 凡需辦理的公文，應先送總經理籤批意見，再分送給有關部門辦理;人事 部經理在籤批公文時，可根據公文內容和性質直接批有關部門閱辦。
4、 各部門收到急件時，應在2天內答覆並退回檔案;一般要辦理的檔案，
5 天內應辦理並回覆文件。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面簡要回復。
5、 加強公文檢查催辦工作。人事部人員對有領導批示的公文及本公司發出的 檔案，要登記備案，認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。
6、 領導參加重要會議帶回的檔案，在彙報和傳達後，應將會議檔案交人事部 人員立卷歸檔。
(二) 發文處理
1、 公司的文稿在送領導簽發前，應由起草檔案部門負責人稽核後書面形式送 人事部核稿交由總經理。
2、 檔案的簽發。公司人事公文，由總經理簽署意見後，由人事部收發。
3、 簽發後的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送籤。
4、 公文簽發後，由人事部負責列印、蓋章、裝訂、登記、分發。
5、 公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。
6、 公文處理完畢後要及時送交人事部整理立卷，不得私自洩露相關檔案。
7、 公司內部非公文性的檔案，交人事部稽核，人事部根據檔案具體事項交總 經理審閱，由人事部負責逐級送達，並按照領導批示，交經辦人辦理。
(三) 傳遞過程中檔案的管理
1、 人事部由專人負責檔案的處理管理工作，建立嚴格的管理制度，加強對相 關人員大的`保密紀律教育，做好檔案的管理工作。嚴禁將秘密檔案帶往公共場所或家中。
2、 檔案傳遞過程中，必須辦理登記、簽收登出等手續，並按照收文登記簿檢 查歸檔，以防遺漏。
二、檔案的立卷歸檔管理
(一) 立卷歸檔的範圍
1、 各類公文、收文、各部門工作中形成的文書，包括檔案、會議記錄、決議、 照片、圖表、及音像資料等有儲存價值的資料，由經辦人收集齊全，分類整理，移交人事部整理核對後，於次月送交人事部檔案室立卷歸檔。各部門、各經辦人不得越期自行留存應該歸檔的檔案。
2、 沒有存檔價值和存查必要的公文，由人事部鑑別登記後銷燬。
3、 人力資源部及財務部的重要檔案資料由本部門自行保管。
(二) 檔案的借閱、複製
1、 一般性歸檔檔案的借閱、複製均需經過登記後方可進行。
2、 秘密檔案必須由公司主管領導書面同意後，方可登記並借閱、影印。
公司檔案審批管理制度2
1 總則
為了進一步提升體系檔案的管理水平，規範檔案的制訂、稽核和批准流程，明確職責，使檔案管理過程規範化、制度化，促進綜合管理體系的有效執行，制定本制度。
2 使用範圍
2.1適用於公司一體化管理體系中一級、二級、三級檔案的控制。
2.2 適用的範圍為一體化管理體系檔案的編制、稽核、批准及檔案管理的部門或人員。
3 編制、稽核、批准許可權
3.1 一級檔案 —《一體化管理手冊》
管理者代表組織人員編制;
管理者代表稽核;
總經理批准。
3.2 二級檔案 —《一體化管理程式檔案》
管理者代表組織各專業人員編制;
專業主管副總經理稽核;
管理者代表批准。
3.3 三級檔案 — 管理類檔案、技術類檔案
3.3.1 跨部門檔案 專業管理部門組織編制;
主管副總經理稽核; 管理者代表批准。
3.3.2 部門檔案 使用部門編制; 部門主管領導稽核; 主管副總經理批准。
3.4 體系檔案格式按《檔案控制程式》執行。
公司檔案審批管理制度3
一、總則
為更好的提升我公司檔案質量，規範檔案格式，加強檔案的可操作性，使檔案稽核過程規範化、制度化，有效的促進工作開展，嚴防各類失誤和錯誤的發生而給公司造成的不必要性損失，特制定本辦法。
二、適用範圍
(一)檔案適用範圍
本制度所指檔案為雲南華特節能環保投資有限公司(以下統稱為“公司”)所起草的一切檔案。檔案型別包括業務檔案、行政檔案及其他檔案三類。
1、業務檔案
業務檔案是指公司以其營業範圍承攬的相應業務所應向委託方提交的一切技術成果，其中包括文字、圖件等紙質圖件以及對應的電子版資料。
2、行政檔案
行政檔案是指標對公司內部管理和外部協調等事宜所起草的檔案，其中包括公司內部管理制度、辦公室提交有關部門的相關檔案、人員勞動合同等檔案。
3、其他檔案
其他檔案是指公司內部出具的除業務檔案和行政檔案以外的檔案。
(二)人員適用範圍
本制度適用的人員範圍為一切參與檔案稽核的人員。
三、稽核流程
專案的基本稽核流程按稽核級別劃分如下：
1、總經理
2、副總經理
3、部門經理
4、部門主管
5、起草人/責任人
(一)業務檔案
稽核按照檔案版本和各級別人員對應填寫檔案稽核登記表(附件二)，終審人員簽字確認後方可列印、申請蓋章。
(二)行政檔案
1、合同類檔案
具體包括辦公室儀器裝置相關協議、公司檔案列印相關協議、公司招待相關協議等檔案，文字起草人稽核完畢後，報上級分管領導處，涉及款項較大的，需上報總經理處稽核。填寫檔案稽核登記表(附件二)，稽核無誤後申請蓋章並執行。
2、申報類檔案
具體包括工商稅務類申報、資質申報、公司相關榮譽申報等檔案，文字起草人稽核無誤後，上報分管副總經理處稽核，填寫檔案稽核登記表(附件二)，終審人員簽字確認後方可申請蓋章並執行。
3、公司管理性檔案
具體包括公司內部發布的各種制度、通知、任命等檔案，起草人稽核無誤後，上報總經理處稽核，填寫檔案稽核登記表(附件二)，稽核通過後申請蓋章並執行。
(三)其他檔案
具體包括員工個人需要等特殊情況所需公司出具的各類證明等材料，檔案起草人稽核無誤後，上報分管領導處稽核，稽核通過後申請蓋章並執行。
四、稽核標準
稽核標準以不出現文字性錯誤為基本原則。其中包括以下幾點：
1、所有檔案中不得出現錯別字，語句不通，標點誤用的情況，技術資訊資料等必須準確無誤。
2、檔案編制人員要對自己的勞動成果負責，所提交稽核的資料必須是可稽核狀態，沒有重大偏差、無技術資訊資料錯誤。
3、提交所有檔案必須符合國家法律法規和技術標準。
4、嚴格遵守稽核流程。
公司檔案審批管理制度4
第一章：總則
一、為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規範化，結合實際情景，特制訂本制度。
二、本制度適用於公司所有成員並嚴格遵守各項規定。
三、切合公司實際，根據不一樣的制度資料編寫相應的規範化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。
四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每週有計劃、每月有總結的工作目標。
第二章：職責範圍
一、辦公室管理人員直理解行政人事主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。
二、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理彙編、資料資訊收集編撰等文字工作。
三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。
四、協調各部門之間的行政關係，為各部門工作開展供給相應的服務。
五、負責公司對內、對外公共關係的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。
六、收集各部門反饋資訊和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。
七、協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如:名片印製、收發傳真等。
第三章：工作規範
一、辦公室工作規範包括儀容儀表規範、禮儀規範、言語規範、行為規範，相關規定按照員工守則細則執行。
二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的`要求規範開展工作。
第四章：辦公室事務管理
一、文書管理制度
檔案是文書的重要組成部分，檔案是各部門根據自我的職責範圍所制發的具有執行效力的並設有特定版頭的文書。本制度中，檔案特指公司內外部發文檔案；而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上構成的，檔案是文書的延續。現把檔案、文書、檔案統歸於文書管理，並對文書管理制度做以下規定。
(一)檔案管理制度
第一條：管理要點
1、為使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。
2、檔案管理的範圍包括:上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類合同檔案等。
3、制度類檔案按照公司文件統一格式進行編寫，統一頁首、頁尾，寫明公司全稱及檔案性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、資料等資訊；措辭規範，表達無歧義。
4、根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條：制度規範
1、檔案的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
3、公司對內公開檔案由行政人事部負責起草和稽核，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政人事部負責稽核，稽核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。
4、凡寄至公司的檔案、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、機密檔案由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、辦公室管理人員對檔案借閱情景進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。
第三條：檔案管理流程設計
1、內部檔案管理流程:起草檔案→審查編號→審批、簽發→列印檔案→下發檔案→檔案存檔
2、外部檔案管理流程:外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷燬
3、借閱流程:提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷燬
(二)文書管理制度
第一條：管理要點
1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、文書管理範圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁首頁尾，文字資料可根據文書具體資料進行調整。
4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，堅持紙質文件與電子文件的同步更新。
第二條：制度規範
1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。
2、按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表；閱讀者需認真學習並簽名備註。
4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、根據文書的時效性和儲存的價值性，對文書進行整理銷燬；須上級審批同意，方可銷燬。
6、辦公室負責人為第一職責人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條：流程設計
起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷燬
(三)檔案管理制度
第一條管理要點
1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。
2、檔案管理範圍:公司各類證照及各類檔案、文書資料、其他應存檔的資訊資料。
3、根據文書整理和檔案整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案檔案櫃保管。
第二條：制度規範
1、應歸檔的檔案、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批覆、定稿等。
2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一專案文書材料集中整理，並貼上標籤。
3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，稽核經過後方可借閱，不得抄錄、複製或借出。
5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，異常是員工個人資訊、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條：流程設計
根據檔案、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
二、辦公用品管理制度
第一條：管理要點
1、為了加強辦公用品管理，規範辦公用品管理各項程式，節儉辦公經費，提高利用效率。
2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。
3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。
4、辦公用品的採購，應進行多方比較，保證價效比和質量，擇優選用，合理開支。
第二條：制度規範
1、公司辦公用品的採購、保管、發放和辦公裝置的入庫登記由行政辦公室全權負責。
2、辦公用品購置應遵循以下程式:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出採購計劃，經部門主管批准，財務部簽字後方可採購。對急用品的採購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管批准。
3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，註明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。
4、各部門申領的辦公用品需及時發放，並做好填表記錄；因特殊情景急需領用未填表登記，事後須及時補填。
5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。
6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。
7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次彙總普查。
8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。
第三條管理流程設計
編制《需求計劃表》審批採購入庫登記發放
編制需求計劃統計申購情景月末清算彙總出庫登記
三、圖書管理制度
第一條：管理要點
1、為了讓大家有一個良好的借閱環境、快捷的辦理手續，規範圖書管理工作。
2、圖書管理人員嚴格按照制度中規定準時到崗，服務到位，保證借還流程有序進行。
3、根據圖書類別，對圖書進行編號，並製作目錄卡以備員工查閱。
第二條：制度規範
1、各部門可根據實際工作需要，申請申購圖書。
2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責採購圖書1-2次。
3、對所有圖書進行分類整理，貼上類別標籤並編號登記，註明購進日期、作者、出版社及其他有必要的專案。
4、按照規定時間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未按時辦理續借手續經通知仍未還書者，按照規定進行懲處。
5、借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、塗寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書者全額賠償。
6、圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。
第三條：管理流程設計
1、申購流程:填寫申購單→審批→採購→圖書入庫登記
2、借還流程:查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續借圖書，再次填寫圖書借閱單
四、會議管理制度
第一條：管理要點
1、為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動本事，進而規範會議管理。
2、根據公司實際及具體的情景，確定會議召開的必要性。
3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。
4、會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制會議程序的本事與水平，保證會議實效。
5、按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，並遵守會議紀律。
6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。
第二條：制度規範
1、收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。
2、會議主持人負責會議的召開並負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。
3、行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，列印並張貼。
4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理並歸檔。
5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外洩。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。
第三條：管理流程設計
會前:確定議題、會上所需資料準備、通知→會中:積極參與，做好會議記錄→會後:整理會議記錄→張貼→歸檔整理
五、清潔衛生管理制度
第一條：管理要點
1、為了營造一個良好的工作環境，樹立公司形象，保證清潔衛生管理工作順利進行。
2、按照規定，清潔人員完成所有規定專案，併到達相應潔淨標準。
3、辦公室管理人員為第一職責人，管理所有清潔專案並不定時對衛生進行堅持與維護。
第二條：制度規範
1、清潔區域包括:辦公區域、衛生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。
2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衛生檢查工作。
3、清潔衛生實行衛生職責制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生，當日值日生按時做好所有的清潔，監督者及時做好相應的督察。
4、由辦公室管理員不定時對清潔衛生進行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。
5、值日生在規定時間內做好所有清潔專案，填寫《清潔衛生值日表》，監督員認真核實，並填寫《清潔衛生監督表》。
6、未按要求清潔者，按照規定予以處罰。
第三條：流程設計
安排清潔排班→完成清潔專案→填值日表→監督檢查→填寫監督表→辦公室人員執行維護→發現問題→執行處理
六、日常事務管理
(一)接待管理
第一條來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規範有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。
第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自我要求，做到言行、禮儀規範。
第三條接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，並奉上茶水，做好一系列的後續工作。
第四條流程設計:接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走後清潔
(二)報刊收發整理
第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。
第二條辦公室管理人員負責每日收取報紙並整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。
第三條任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。
第四條：報紙每週更換一次，所有報紙每季度處理一次。
第五條：流程設計:收發報刊→整理→放置資料架→定期清理
(三)後勤管理
第一條：為了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調動員工的進取性和主動性，根據實際嚴格制度。
第二條：後勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記彙總管理工作。
第三條：辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時提醒值日生和監督者做好相應工作。
第四條：根據外出工作人員情景，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。
第五條：辦公室人員每週進行一次外出工作時間統計，每兩週進行一次考勤彙總統計，月末根據外出工作時間登記進行總的考勤彙總。
第六條：流程設計:監督→如實稽核→彙總登記→報表
(四)文化宣傳管理
第一條：負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。
第二條：根據需要，及時收集資訊、加工資訊，做好資訊傳遞工作。
第三條：關注國家政策法規，及時記錄政策動向，製作簡報以供學習。
第四條：收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上籤閱單進行進度跟蹤。
第五條：流程設計:獲取資訊來源→修改整理→張貼→學習→存檔
(五)其他事務
第一條：名片製作、收發傳真等其他事務。
第二條：負責公司文書的列印影印工作。
第三條：負責樹木花卉的養護工作。
第四條：協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。
六、附則
第一條：本制度由行政辦公室制定，解釋權歸辦公室。
第二條：本辦法由總經理核准後實施，修改時亦同。
公司檔案審批管理制度5
1.目的
為規範本公司檔案分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的檔案管理工作。
2.職責
2.1總經理負責公司所有對外發文審批。
2.2管理中心經理負責管理中心檔案的審批。物業部負責管理中心檔案的列印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門檔案的擬製與稽核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的檔案移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司檔案格式、文號及資料的稽核，用印管理、歸檔管理工作。
3.檔案種類
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文:批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文:信函，會議紀要。
4.檔案格式
4.1發文統一使用以上檔案類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定檔案傳送方式及辦理速度，統一在檔案的左上角位置加註。
4.3收文單位。是指用來處理或答覆檔案中有關問題和有關事項的單位。
4.4正文。是檔案的主體部分。檔案制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料:如果該檔案有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明"附件:..."字樣；如果附件較多，還須編上序號；檔案無附件的，無須註明；
4.8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關於書信中具名的位置；如果正文恰好佔滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，並在其上頭加註一行"(此頁無正文)"字樣；落款字型與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應寫發文日期；
4.9.2制度或會議經過的檔案應寫經過的日期；
4.9.3重要的檔案寫簽發的日期；
5.文號
5.1根據檔案類別、發文日期、發文單位及發文順序對檔案進行統一編號；具體文號編制規則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；
5.3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。
6.用印
6.1用印是發文單位對檔案負責的標誌，是檔案合法生效的標誌，對外發文或內部重要檔案都應加蓋印章。
6.2檔案列印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7.檔案管理
7.1包括撰寫、稽核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規檔案應儘量列印，並由擬文人仔細校對稽核。
7.3簽發。簽發人對簽發的檔案負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要檔案還須加蓋騎縫印。
7.5發放。由發文部門填寫《檔案發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的檔案，還要填寫《檔案處理單》，夾在檔案前面，一併送有關人員或部門辦理。
7.6收文。檔案管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的檔案登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、檔案編號、發文日期、份數、處理情景、備註等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。
7.8儲存。檔案辦理完畢後，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的檔案匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。