公司檔案控制管理制度（通用12篇）
公司檔案控制管理制度
公司檔案控制管理制度（通用12篇）
在生活中，我們每個人都可能會接觸到制度，制度泛指以規則或運作模式，規範個體行動的一種社會結構。到底應如何擬定製度呢？以下是小編精心整理的公司檔案控制管理制度（通用12篇），僅供參考，大家一起來看看吧。
公司檔案控制管理制度1
1 目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的體例格式、編制、編號、審批、釋出、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2 適用範圍
適用於公司及各部門檔案和外來檔案的管理。
3 職責
3.1 公司總經辦是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性檔案、法律法規檔案、政府相關外來檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門產生的內部使用的檔案有部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.4 檔案編制、審批、釋出的權責
3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等檔案。
3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度檔案。
3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度檔案。
3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度檔案。
3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系檔案、產品認證檔案，並負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等檔案。
3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規範、產品技術標準、產品設計開發輸出檔案（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規範測試）等檔案。
3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝檔案、操作規程、生產作業指導書等檔案（由打樣工廠負責）。
3.4.8 公司及各部門檔案制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人稽核，總經理批准。
3.4.9 公司及各部門檔案分發布前，應向總經辦提交電子/紙張檔案稽核備案，並獲得檔案號。
3.5 質量體系檔案的編制、稽核、批准、釋出，依《質量手冊》和《檔案控制程式》的規定執行。
4.定義
4.1 檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
4.2 受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的檔案。
4.3 非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。
4.4 外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案。(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等）
5.工作程式
5.1 檔案的分類
5.1.1 檔案屬性分類
（1）質量體系檔案：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程式檔案、質量計劃及質量體系執行過程中形成的檔案。
（2）行政性檔案：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性檔案：公司管理規章制度、工作流程、規範/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。
（4） 技術性檔案：產品標準、設計圖樣、工藝檔案、操作規程、檢驗規程等。
（5） 外來檔案：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供檔案、裝置文件等。
5.1.2 檔案階層分類
（1) 一階檔案：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。
（2) 二階檔案：公司經營管理活動開展所有過程控制的程式檔案。
（3) 三階檔案：管理制度、規範/規定、設計檔案、技術規程、作業指導書、外來檔案等。
（4) 四階檔案：各記錄表單、報表等。
公司檔案控制管理制度2
1.目的
2.範圍
適用於被列入公司保密範圍的文書、資料、檔案以及涉密的部門或個人。
3.職責
3.1總公司綜合管理部
1）為全公司保密工作的歸口管理部門；
2）負責制定公司的保密辦法，並對公司的秘密檔案、資料等檔案進行管理；
3）監督、指導各部門、各子（分）公司的保密工作，並對洩密事件進行查處。
3.2各子（分）公司綜合管理部
1）為所屬公司保密工作的歸口管理部門；
2）負責貫徹執行公司的保密辦法，並對所屬公司的秘密檔案、資料等檔案進行管理；
3）監督、指導所屬公司各部門的保密工作，並對洩密事件進行查處。
3.3各部門負責人
1）為本部門保密工作第一責任人；
2）負責貫徹落實本辦法，並對本部門發生的洩密事件負領導責任。
3.4全體員工都有義務和責任保守公司秘密。
4.方法和過程控制
4.1保密範圍
公司秘密是指一切關係公司安全和利益，在一定時間內只限一定範圍內的人員知悉的事項。具體包括：
1）公司的發展方向、戰略規劃、經營目標以及投資計劃。
2）公司經營管理重大決策中的秘密事項。
3）公司新專案規劃及其實施的進展情況。
4）公司研究掌握的市場動態和資訊。
5）公司財務預決算報告以及各類財務報表。
6）顧客的檔案和資料。
7）員工的檔案、薪酬和福利。
8）外事活動中的涉密事項。
9）公司內部的重要檔案，包括管理方案、招投標檔案、體系檔案、內部管理制度、員工手冊、經濟合同、談判記錄、會議記錄、裝置資料以及其它與公司經營活動有關的資料。
10）其它需保密的事宜，如規定、命令中特別指定事項等。
4.2保密密級
公司的保密密級分絕密、機密、秘密三級，具體如下：
1）絕密是指與本公司生存、生產、經營、服務、人事有重大利益關係，洩露會使公司的安全和利益遭受特別嚴重損害的事項，主要包括：公司股份構成、投資情況、總體發展規劃、經營戰略、營銷策略、商務談判內容及載體、獲得競爭對手情況的方法與渠道、招投標檔案、正式合同和協議文書以及重大經營與管理決策。
2）機密是指與本公司生存、生產、經營、服務、人事有重要利益關係，洩露會使公司安全和利益遭到嚴重損害的事項，主要包括：專案規劃、管理方案、體系檔案、顧客檔案與資料、員工檔案與資料、財務預決算報告、財務報表與統計報表、薪酬制度與員工工資、保險櫃密碼與計算機密碼、尚未確定的公司重要人事調整及安排情況、人力資源部門對幹部的考評材料、外事活動中內部掌握的原則和政策、重要的會議記錄（紀要）、公司領導幹部的通訊電話等。
3）秘密是指與本公司生存、生產、經營、服務、人事有較大利益關係，洩露會使公司的安全和利益遭受損害的事項，主要包括消費層次調查情況、市場潛力調查預測情況、顧客投訴與回訪記錄、工程圖紙、維修記錄、檢查記錄與結果、計劃總結、收發檔案（如通知、通告等）、會議紀要（重要會議紀要除外）、員工手冊等普通性檔案。
4.3保密措施
1）公司員工應具有保密意識，必須做到不該問的絕對不問，不該說的絕對不說，不該看的絕對不看。
2）接觸公司秘密的部門或人員範圍，由產生涉密事項的部門負責人或上報總經理限定。涉密人員的範圍應嚴格控制在直接人員範圍內，從事區域性工作的人員只能接觸直接相關的部分內容，無關人員不得接觸保密事宜。
3）公司所有保密文書、資料、檔案均由綜合管理部門負責註明保密密級，確定傳遞範圍及查閱許可權。借閱、查閱保密文書、資料、檔案時，必須履行相關手續，並按檔案的查閱許可權進行。
4）外來秘密檔案、資料由行政文秘根據公司領導確定的閱讀範圍送閱文人傳閱後及時將原件歸檔儲存，並確保只在行政文秘與閱文人之間直傳。需承辦的秘密檔案將影印件（1—2）份登記後交相關人員限期承辦，並在承辦完畢之後及時收回與原件一併儲存。
5）公司保密文書、資料、檔案由綜合管理部門進行統一管理（特殊檔案資料除外，如財務、人事等則由檔案歸口管理部門進行管理），指定專人負責集中指定地點儲存，並按類上架進櫃，注意防盜、防火、防潮、防蟲、防洩密等事件的發生，要經常對檔案材料進行檢查。發現異常或被盜，丟失等情況，及時向領導反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關人員的責任。
6）長期大量接觸公司秘密的員工，在與公司簽訂勞動合同或聘用協議時，應當專門簽訂保密協議。不得擅自提供、翻印、影印、抄錄、攜帶、銷燬屬於公司秘密的檔案材料。
7）在公司對外交往與合作中，對方以正當理由和途徑要求提供涉及公司秘密的檔案資料時，應當在不損害公司利益的前提前下，報公司領導批准後提供，並要透過書面形式要求對方承擔保密義務。
8）調職或離職員工必須將自己保管的保密檔案或其它東西，上交部門負責人，不得隨意移交給其他人員。調職或離職後仍應繼續承擔保守公司秘密的義務，三年內不得利用在本公司所獲得的技術成果，所掌握的市場資訊、顧客資料從事與本公司經營範圍相同的工作。
4.4員工保密守則
1）嚴守秘密，不以任何方式向公司內外無關人員散佈、洩漏公司秘密。
2）不向其他部門員工窺探、過問非本人工作職責內的公司秘密。
3）秘密檔案應存放在有保密設施的檔案櫃內，不得帶有秘密性質的檔案到無關的場所。
4）計算機中的保密檔案必須設定口令，並將口令報告部門負責人。
5）不在公共場所談論公司保密事項或交接保密檔案。
6）保密檔案、資料不準私自翻印、影印、複製、摘錄、借閱和外傳；因工作需要翻印、複製時，需經部門負責人批准後辦理相關手續，報所屬公司綜合管理部備案。
7）凡召開重要會議，與會人員不得隨意洩露會議內容，會議記錄要集中管理。
8）公司的保密檔案作廢時應及時銷燬，不得亂扔亂丟。
9）不得將公司的秘密資料作廢品、廢紙出售。
10）員工離開辦公場所時，必須將檔案資料放入抽屜或檔案櫃中。
11）參與外事活動的員工必須遵守本辦法，不得隨意洩漏公司秘密。
12）部門負責人對本部門的保密工作負責。
4.4保密獎懲規定
1）對於忠於職守，堅持原則，對維護公司秘密做出成績的，或有效地制止重大洩密事件者，將根據公司獎懲制度的有關規定給予表彰和獎勵。
2）過失洩露公司秘密，尚未造成嚴重後果的，給予警告或降職降級處分，並處以100元至1000元的經濟處罰。
3）以謀取個人私利為目的，故意洩露公司秘密或利用職權強制他人違反本辦法的，公司將根據《勞動合同法》第三十九條第二、三款之規定與其解除勞動合同，並處以1000元以上的經濟處罰，同時保留追究其法律責任的權利。
公司檔案控制管理制度3
第一章 總則
第一條 為了維護公司利益，特制訂本規定，公司全體員工必須嚴格遵守。
第二條 秘密分為三等級：絕密、機密、密。
第二章 細則
第三條 嚴守秘密，不得以任何方式向公司內外無關人員散佈、洩漏公司機密或涉及公司機密。
第四條 不得向其他公司員工窺探、過問非本人工作職責內的公司機密。
第五條 嚴格遵守檔案（包括傳真、計算機碟片）登記和保密制度。秘密檔案存放在有保密設施的檔案櫃內，計算機中的秘密檔案必須設定口令，並將口令報告公司總經理。不準帶機密檔案到與工作無關的場所。不得在公共場所談論秘密事項和交接秘密檔案。
第六條 嚴格遵守秘密檔案、資料、檔案的借用管理制度。如需借用秘密檔案、資料、檔案，須經總經理批准。並按規定辦理借用登記手續。
第七條 秘密檔案、資料不準私自翻印、影印、摘錄和外傳。因工作需要翻印、複製時，應按有關規定經辦公室批准後辦理。複製件應按照檔案、資料的密級規定管理。不得在公開發表的文章中引用秘密檔案和資料。
第八條 會議工作人員不得隨意傳播會議內容，特別是涉及人事、機構以及有爭議的問題。會議記錄（或錄音）要集中管理，未經辦公室批准不得外借。
第九條 調職、離職時，必須將自己經管的秘密檔案或其他東西，交至公司總經理，切不可隨意移交給其他人員。
第十條 公司員工離開辦公室時，必須將檔案放入抽屜和檔案櫃中。
第三章 責任
第十一條 發現失密、洩密現象，要及時報告，認真處理。對失密、洩密者，給予50-100元扣薪；視情節輕重，給予一定行政處分；造成公司嚴重損失的，送有關機關處理。
公司檔案控制管理制度4
第一條 管理要點
1、 為使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。
2、 檔案管理的範圍包括：上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類合同檔案等。
3、 制度類檔案按照公司文件統一格式進行編寫，統一頁首、頁尾，寫明公司全稱及檔案性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等資訊;措辭規範，表達無歧義。
4、 根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規範
1、 檔案的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、 公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
3、 公司對內公開檔案由行政人事部負責起草和稽核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政人事部負責稽核，稽核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。
4、 凡寄至公司的檔案、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、 機密檔案由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、 辦公室管理人員對檔案借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。
第三條 檔案管理流程設計
1、 內部檔案管理流程：起草檔案→審查編號→審批、簽發→列印檔案→下發檔案→檔案存檔
2、 外部檔案管理流程：外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷燬
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷燬
公司檔案控制管理制度5
一、總經辦設專人負責檔案的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般檔案收到後應在當日內或次日中午前送批，緊急檔案或會議通知收到後立即拆封送閱。
二、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其餘檔案均應交公司領導批示後，再由總經辦專人按批示範圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦後的公文（包括按檔案要求報出的詳細資料、附件等）應及時主動地退給總經辦，以做好檔案歸檔工作。
三、凡本公司外發的檔案，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、列印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規範，嚴禁多頭主送，並由總經辦統一進行登記編號。
四、部門或個人借閱檔案，應辦理借閱手續，總經辦定期做好檔案的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的檔案按文書檔案管理有關規定分類整理，裝訂成冊，歸檔。
五、嚴格遵守保密制度，對有密級的檔案應嚴加管理，辦理完畢後應立即退回，並核點份數，隨時存檔。絕密檔案，僅限於直接有關人員經領導批准後在檔案保管處閱讀。
六、如檔案丟失或違反保密制度，發生洩密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。
公司檔案控制管理制度6
一、目的
為了規範安全生產檔案檔案的管理，確保檔案檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今後工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
二、適用範圍
本制度適用於與公司安全生產有關的檔案檔案的管理。
三、職責
1、安保部負責制定本制度，並負責綜合監督管理。
2、各部門負責本部門檔案檔案的管理，並負責監督檢查和考核；
3、各部門安全員負責本部門檔案檔案的收集、歸檔和保管，並適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。
四、內容
1、檔案資料的收集
安全生產檔案檔案內容如下：
（1）國家有關安全生產法律法規、標準規範及其它要求；
（2）上級主管部門安全生產檔案、批覆文、領導指示材料及會議資料等；
（3）公司安全生產檔案、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；
（4）安全生產工作計劃、總結、報告等；、
（5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；
（6）供應商、承包商、施工單位相關材料等；
（7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；
（8）食品安全、職業衛生評價報告等；
2、立卷歸檔
（1）檔案資料應根據其相互聯絡、儲存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用；
（2）應根據檔案資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；
（3）安保部在每年1月份前對上年度的檔案資料進行歸檔，統一儲存；
（4）各種檔案資料按一定特徵進行排列和系統化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內檔案資料目錄；
（5）不同價值、不同性質的檔案資料應當區別管理，單獨立卷；
3、檔案保管
（1）檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆紮堆放；
（2）應採取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；
4、檔案借閱
（1）檔案資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，並辦理續借手續；
（2）借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人；
（3）歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閱登記本上登出；
5、檔案銷燬
對於過期並失去儲存價值的檔案資料，經單位領導批准，可以定期銷燬，必要時做好銷燬記錄；
五、相關記錄
《檔案檔案清單》
公司檔案控制管理制度7
1目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的格式、編制、編號、審批、釋出、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用範圍
適用於公司各類檔案的起草、審查、審批、釋出、執行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
3.2受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的檔案。
3.3非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。
3.4外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門產生的內部使用的檔案由部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
4.3檔案編制、審批、釋出的權責
4.3.1各部門負責制定部門職責範圍內的制度檔案。
4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系檔案、程式檔案、管理檔案。
4.3.3人事行政部為公司檔案規範化統籌管理部門，負責公司檔案立、改、廢的稽核(核稿)、釋出、彙總。
5檔案分級分類
5.1檔案分級
5.1.1一級檔案：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行為的概述性檔案或制度彙編類檔案等的系統檔案。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。
5.1.2二級檔案：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的檔案。
5.1.3三級檔案：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術檔案、操作規定、規範、專案管理檔案、公文等，包括具體的作業方法和標準。
5.1.4四級檔案：表格、表單類檔案，凡記錄作業結果所用的表格等。
6檔案編號、標識與控制
6.1檔案編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+檔名稱+檔案順序號+時間
注：各部門代號
部門程式碼部門程式碼部門程式碼部門程式碼
6.2檔案的標識與控制
檔案分受控與非受控兩種,在管理體系執行的有關場所應用的檔案及提供給稽核機構的檔案為受控檔案,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的檔案為非受控檔案，不作標識;
長期有效的檔案予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;
一次性或短時間有效的檔案過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
7檔案編制、稽核、批准和釋出
7.1行政檔案與管理性檔案的編制與審批
(1)公司級行政性檔案：公司組織機構設定、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性檔案：如人力資源管理制度、技術檔案管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門行政性檔案：各部門因部門管理及工作開展所需求釋出的通知/通告，由相關職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性檔案稽核由人事行政部填寫《公司內部業務便籤》，部門負責人稽核，常務副總批准、審閱和簽發。
(5)公司及各部門所有管理性檔案的稽核由人事行政部填寫《檔案審閱簽發單》，部門負責人稽核，常務副總批准、審閱和簽發。
7.2檔案歸檔、發放、保管
7.2.1檔案歸檔
(1)經審批後的檔案，人事行政部負責填寫“檔案/記錄目錄”，並且將電子檔和紙張檔案同時歸檔。
(2)各部門收到的檔案由部門負責人或指定人員保管。各部門的“檔案/記錄目錄”應定期予以更新，並將影印件交人事行政部編制/更新公司《受控檔案清單》。
7.2.2檔案發放
公司受控檔案、記錄由人事行政部負責按以下範圍發放：
(1)管理手冊、程式檔案和公司管理檔案下發至各部門;
(2)作業檔案、記錄下發至使用檔案的相關部門;
(3)各個部門都要使用相應檔案、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢檔案;行政辦公室擬定《檔案發放登記表》按上述規定範圍發放檔案,並註明發放數量，填寫發放編號，並由領用者簽名。
(4)檔案接收部門應指定人員接收檔案，收文者要在《檔案發放登記表》中籤名。
7.2.3檔案保管與借閱
(1)檔案保管：所有經批准釋出的檔案皆應登記編目並歸檔保存於檔案的歸口部門，檔案持有者使用有效版本，並確保檔案清晰易於識別。
a、行政檔案正本、管理檔案存放在人事行政部。
b、技術檔案正本按檔案歸口存放於檔案產生的技術部門。
c、外來檔案正本依檔案分類存放於檔案室及相應的檔案接收部門。
(2)各部門需要借閱檔案時可向檔案歸口部門辦理借閱手續，各部門檔案管理人員應建立“檔案借閱登記表”，管理檔案的借出和歸還。
(3)存放與硬碟和軟盤的檔案應有備份，並作出版本標識，採用密碼進行保護，限定查閱及使用範圍，由授權使用的人員進行操作。
(4)檔案的持有者若跨部門調動或離職，應辦理檔案交接、歸還手續。
7.3檔案的更改與回收作廢
7.3.1檔案更改
(1)當檔案不適應需要更改時，由檔案歸口部門提出，並實施具體更改工作，檔案更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的檔案應進行同步更改。
(2)檔案更改的起草、稽核、批准由原檔案起草、稽核、批准部門/人員按負責填寫《檔案更改/評審單》並實施更改。
(3)檔案修改內容較少時，可以採用劃改、換頁的方式進行更改;單檔案更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。
(4)公司檔案更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關係為：每版檔案同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，檔案換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)檔案更改內容必須及時到達檔案使用場所，對檔案的宣貫、實施情況有檔案歸口部門進行檢查，並確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用檔案時及時發現檔案的問題，提出檔案更改意見。
7.4檔案的作廢與銷燬
(1)各部門使用中的檔案已被更改且有新版檔案釋出時，原檔案應作廢收回，作廢的原版檔案由人事行政部按原發放數量回收，並登記標明回收日期。
(2)檔案作廢或換頁換版時，對已回收的作廢檔案由行政辦公室及時銷燬，並記錄在《檔案銷燬(留用)記錄表》中，若需保留作廢檔案時要在檔案上標註“作廢”字樣。
(3)各類檔案的儲存期按《檔案管理制度》的規定執行。
7.5外來檔案管理
7.5.1外來檔案接收與歸口
(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來檔案，由人事行政部統一收集管理，並建立《外來檔案清單》。
(2)外來檔案由接收部門或形成檔案部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執行的檔案由公司總經理審批後，交由相關部門傳閱執行，履行完畢後，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。
7.6保密檔案的管理
7.6.1保密檔案及保密資訊在形成後、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密資訊以載體形式歸檔後，交由檔案室負責管理。
公司檔案控制管理制度8
為使公司安全生產檔案管理制度化、規範化、科學化，使得每次安全生產檢查能夠有確切可以查閱的資料和記錄，充分發揮各項安全記錄檔案在安全生產中的`重要作用，根據國家相關規定，結合公司實際情況，特制定本制度。
安全檔案管理目標及內容：
1、 安全管理各項臺賬要有專門的存放地點，並由專門人員進行管理。
2、 要對檔案的內容、份數、標題等逐一核對，如發現不符應及時向上級報告。
3、 應及時送交領導，不要擠壓。
4、 應及時登記編號、分類整理並存檔，做好詳細記錄。
5、 儲存時，要保持檔案的完整性。
6、 需上報的檔案必須經過負責人及法人的稽核、簽字批准後方可上報，檔案上必須詳細寫明檔案標題、主送單位、經辦人等。
7、 存檔人員應及時分類整理、存檔，並統計編號、編制目錄等，以方便查閱。
8、 存檔時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
9、 傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和詳細規定，不得將有密級檔案帶回家裡閱讀或隨身攜帶到公共場所。
10、 借閱時要明確責任人借閱時間和歸還時間。借閱人必須做好保密工作，不得翻印和影印，不能轉借他人。
11、 對於不具備存檔和存查價值的檔案應填寫《檔案銷燬清單》，經安全科長批准後，可以銷燬。
公司檔案控制管理制度9
1、目的
為規範本公司檔案分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的檔案管理工作。
2、職責
2.1總經理負責公司所有對外發文審批。
2.2管理中心經理負責管理中心檔案的審批。物業部負責管理中心檔案的列印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門檔案的擬製與稽核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的檔案移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司檔案格式、文號及資料的稽核，用印管理、歸檔管理工作。
3、檔案種類
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文:批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文:信函，會議紀要。
4、檔案格式
4.1發文統一使用以上檔案類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定檔案傳送方式及辦理速度，統一在檔案的左上角位置加註。
4.3收文單位。是指用來處理或答覆檔案中有關問題和有關事項的單位。
4.4正文。是檔案的主體部分。檔案制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料:如果該檔案有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；檔案無附件的，無須註明；
4.8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關於書信中具名的位置；如果正文恰好佔滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，並在其上頭加註一行"(此頁無正文)"字樣；落款字型與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應寫發文日期；
4.9.2制度或會議經過的檔案應寫經過的日期；
4.9.3重要的檔案寫簽發的日期；
5、文號
5.1根據檔案類別、發文日期、發文單位及發文順序對檔案進行統一編號；具體文號編制規則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；
5.3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。
6、用印
6.1用印是發文單位對檔案負責的標誌，是檔案合法生效的標誌，對外發文或內部重要檔案都應加蓋印章。
6.2檔案列印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、檔案管理
7.1包括撰寫、稽核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規檔案應儘量列印，並由擬文人仔細校對稽核。
7.3簽發。簽發人對簽發的檔案負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要檔案還須加蓋騎縫印。
7.5發放。由發文部門填寫《檔案發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的檔案，還要填寫《檔案處理單》，夾在檔案前面，一併送有關人員或部門辦理。
7.6收文。檔案管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的檔案登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、檔案編號、發文日期、份數、處理情景、備註等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。
7.8儲存。檔案辦理完畢後，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的檔案匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8、相關文件
8.1文號編碼規則
8.2《檔案編號使用登記表》
8.3《對外發文登記表》
8.4《對內發文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《檔案處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發文格式
8.10對內發文格式
8.11報告總結格式
8.12會議紀要格式
8.13會議記錄格式
9、修訂及實施
9.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。
9.2本規定修訂權在公司。
9.3本規定從二零零四年五月一日實行。
公司檔案控制管理制度10
1.技術檔案分為“受控”個“非受控”檔案兩大類。“受控”檔案指與質量管理體系執行的有關檔案。
2.檔案的更改須填寫《檔案更改申請單》由負責人簽字後方可更改並標識，檔案更改幅度較大時，予以換版。換版檔案下發後，必須將原檔案由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.檔案領用者，因檔案丟失或者損壞需要領用新檔案時，到行政部填寫《檔案處理單》，經常務副總稽核、批准後方可領用。
4.檔案管理者、檔案持有者要派專人管理檔案，並保持文字清晰，外來借閱者需填寫《檔案借閱登記表》，經常務總經理批准後方可借閱。
5.作廢檔案銷燬時，由該部門填寫《檔案處理單》，由總經理稽核、批准後統一銷燬。需要留用的加蓋“作廢留用章”後方可保留。
6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批准，統一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。
7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、資料準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改並簽名。
8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經常務副總批准後辦理借閱手續借閱，公司人員經行政部部長批准後，辦理借閱手續。
9.質量記錄的管理和儲存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、儲存期按《質量記錄清單》的要求實施。
10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類並裝訂，行政部負責歸檔並規定期限儲存。
11.質量記錄銷燬：對於超過儲存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總稽核批准後，進行銷燬並填寫《質量記錄銷燬清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章後由行政部統一儲存。
12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。並留有記錄，填寫《監督檢查記錄》，發現問題及時進行糾正。
公司檔案控制管理制度11
一、總則
1、技術檔案是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展並在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術檔案屬於公司所有。
2、為規範本公司技術檔案的管理，確保檔案編制的正確性、完整性，明確技術檔案的編制、簽署、更改、儲存等相關的資料，確保技術檔案的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用範圍:適用於本廠的技術檔案的管理。
二、技術檔案的編制
1、技術檔案包括:技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。
2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品程式設計手冊、機械結構圖、程式設計器件燒寫檔案、可程式設計器件原始碼、硬體程式設計手冊、軟體安裝包、驅動程式、設計評審記錄表。
3)產品除錯階段:產品除錯手冊、產品焊裝明細表、產品除錯記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段:設計開發總結、軟體使用手冊、產品使用手冊。
2、技術檔案的技術要求和資料等必須貼合國家相關標準和規定要求。
3、技術檔案由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術檔案的準確性、合理性負責。
三、技術檔案的提交
1、在產品開發的整個週期中，設計人員必須按照技術檔案規範認真進行各項檔案的編寫工作，以保證技術檔案的完整性。
2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計檔案，並儲存在公司的伺服器中。每當設計檔案發生重大更改後，設計人員都必須重新提交檔案，以便更新伺服器中的檔案，保證開發工作的可靠性。
3、設計檔案的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的檔案類別提交到starteam相應的目錄。
4、對於已提交的檔案，任何人員不得故意在伺服器上進行刪除。
四、技術檔案的歸檔
1、各相關負責人負責技術檔案的稽核和批准；技術檔案的編制必須嚴格執行編制、校對、稽核三級把關制度；明確各級的責、權、利。
2、技術檔案應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、稽核、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術檔案不得用於歸檔。
3、檔案簽署分為紙質檔案簽署、電子檔案簽署和光碟簽署。其中，紙質檔案簽署須在紙質檔案上手寫簽署，電子檔案簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光碟簽署則在光碟封面的標籤上進行總體簽署。
4、各類歸檔檔案經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔檔案要求一式兩套:一套存放在公司伺服器上，供查閱使用；一套刻錄成光碟，做封存保管。
5、用來儲存歸檔檔案的光碟或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光碟的大致資訊，如名稱、編號、簽署資訊等。
6、歸檔檔案時，須填寫《設計專案歸檔資料清單》，並對歸檔檔案進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。
五、技術檔案的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術檔案，不得非法堅持不具許可權的檔案。
2、若因工作需要，須借閱技術檔案，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可經過獲得的授權從公司伺服器上下載相應的檔案進行查閱。
3、對於借閱的檔案，不得私自列印、傳閱，不得洩露借閱檔案的秘密。
4、如有特殊情景需要將檔案轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。
5、檔案閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱檔案，並補充完整《借閱檔案記錄表》。
六、職責追究
各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者洩漏公司的技術檔案，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
公司檔案控制管理制度12
一、目的
為保守公司商業秘密，維護公司的合法權益，特制定本制度。
二、範圍
本制度適用於公司全體員工。
三、商業秘密的範疇
（一）技術秘密和資訊，包括但不限於：
1、工程設計、電路設計等各類設計圖紙及設計說明、技術方案、製造方法、製造程式、製造工藝、工藝流程、產品配方、計算機軟體、資料庫等技術資料。
2、術專案調研報告、可行性報告、除錯報告、測試報告等技術資訊。
3、專案進展報告、質量反饋、投訴處理等質量控制相關資料及檔案。
4、研發日誌、實驗資料、實驗結果、樣品、樣機、模具、模型等中間過程產品和檔案。
5、技術培訓資料、操作維護手冊、技術說明書等技術說明性檔案。
6、其它與生產、開發、技術相關的、經公司確定應當保密的事項。
（二）經營管理秘密，包括但不限於
1、經營戰略、經營方向、經營決策、經營品種，與經營相關的管理策略、管理方式、管理方法、管理訣竅。
2、相關合同、意向書及可行性報告。
3、招投標中的標底及標書內容等資訊。
4、公司會議記錄中的秘密事項。
5、公司營銷計劃、採購資料、定價政策、進貨渠道、產品供應和銷售的客戶名單。
6、財務預決算報告、各類財務報表及各類統計報表。
7、公司員工人事檔案、工資性、勞務性收入及內部檔案和資料。
8、法律事務中有關公司商業秘密的事項和仲裁、訴訟中的有關事項。
9、其它與經營和管理相關、經公司確定應當保密的事項。
四、商業秘密資料的保密管理
（一）公司商業秘密分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內部”四個保密級別
1、“絕密”是最重要的公司商業秘密，洩露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害。
2、“機密”是重要的公司商業秘密，洩露會使公司的權益和利益遭受嚴重的損害。
3、“秘密”是一般的公司商業秘密，洩露會使公司的權益和利益遭受損害。
4、“內部”是不宜公開對外的，公開後會對公司的形象、權益和利益產生不利後果的公司一般檔案、資訊和材料。
（二）密級的確認
商業秘密的保密級別，由接受或發出該商業秘密的部門的第一負責人確定。一經確定，應即時在相關商業秘密的載體上明示其密級及保密期限。
（三）需進行保密管理的商業秘密資料的保管和借閱及檢閱
1、有商業秘密及其密級都必須在A部門登記備案，機密及絕密資料則必須提交A部門密封后統一保管，秘密和內部資料則由部門第一負責人負責保管。
2、所有商業秘密資料僅有被授權職員才有權取閱。申請借閱機密和絕密資料，必須填寫申請表格並交部門第一負責人簽字同意後，向A部門辦理借閱手續。絕密資料借閱期限不得超過X天。特殊情形需報批准。
3、凡在公司對外交往與合作過程中，需要提供公司所掌握的商業秘密資料的，應事先報部門第一負責人批准。
4、A部門應定期檢閱商業秘密資料是否已過保密期限，對臨近保密期限的資料，會同提交該保密資料的部門決定是否延長保密期限或將該資料內容公開或刪除該檔案。
五、辦公區域及實驗室保密管理
（一）員工進入辦公區需佩戴工牌。
（二）在具備合理懷疑理由前提下，公司有權對出入包裹進行檢查，員工有義務進行配合；非因執行職務需要，不得將非私人物品帶出辦公區域，一經發現，視情形嚴重，對違紀員工作出相應紀律處分。
（三）外部人員來訪，被訪者應在指定洽談室接待，非有必要之理由（例如外賓參觀、審計師作審計等）不得進入辦公區：
（四）實驗室安裝門禁系統並定時更換密碼，非相關人員嚴禁進入。
（五）實驗室用品和裝置應有專門責任人負責保管、清點，不能遺失，裝置報廢應有確認的銷燬記錄。
六、洩密補救
員工發現公司商業秘密已經洩露或者可能洩露時，應當立即採取補救措施，並及時報告本部門第一負責人；部門第一負責人接到報告後，應立即作出處理，以免商業秘密進一步洩漏及損失的擴大，並對相關人員給予懲罰或獎勵。
七、保密協議
員工入職時須同時與公司簽訂《員工保密協議》，協議內容與本制度具同等效力。
八、責任與賠償
（一）出現下列情況之一，給公司造成損失的，給予警告處分；並根據公司損失狀況，要求違紀員工向公司作出相應經濟賠償：
1、洩露公司商業秘密，尚未造成嚴重後果或經濟損失的。
2、已洩露公司商業秘密但及時採取補救措施的。
3、未執行相關保密措施，而有可能造成洩密的。
（二）出現下列情況之一，予以辭退，並根據《員工保密協議書》約定支付違約金；並根據損失情況，要求違紀員工賠償相應經濟損失
1、故意或過失洩露公司商業秘密，造成嚴重後果或重大經濟損失的。
2、利用職權強制他人違反保密制度的。
3、竊取公司商業秘密的。
九、附則
（一）本制度所稱的商業秘密，是指在一定時間內不為公眾所知悉、能為公司帶來經濟利益的，具有實用性並經公司採取保密措施的技術資訊和經營資訊。
（二）本制度所稱的洩密行為是指：
1、使公司商業秘密被不應知悉者知悉的。
2、使公司商業秘密超出了限定的接觸範圍，而可能被不應知悉者知悉的。