公司檔案管理制度（精選15篇）
公司檔案管理制度
公司檔案管理制度（精選15篇）
在學習、工作、生活中，需要使用制度的場合越來越多，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。擬定製度需要注意哪些問題呢？以下是小編收集整理的公司檔案管理制度（精選15篇），希望能夠幫助到大家。
公司檔案管理制度1
1目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的格式、編制、編號、審批、釋出、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用範圍
適用於公司各類檔案的起草、審查、審批、釋出、執行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
3.2受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的檔案。
3.3非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。
3.4外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門產生的內部使用的檔案由部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
4.3檔案編制、審批、釋出的權責
4.3.1各部門負責制定部門職責範圍內的制度檔案。
4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系檔案、程式檔案、管理檔案。
4.3.3人事行政部為公司檔案規範化統籌管理部門，負責公司檔案立、改、廢的稽核(核稿)、釋出、彙總。
5檔案分級分類
5.1檔案分級
5.1.1一級檔案：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行為的概述性檔案或制度彙編類檔案等的系統檔案。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。
5.1.2二級檔案：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的檔案。
5.1.3三級檔案：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術檔案、操作規定、規範、專案管理檔案、公文等，包括具體的作業方法和標準。
5.1.4四級檔案：表格、表單類檔案，凡記錄作業結果所用的表格等。
6檔案編號、標識與控制
6.1檔案編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+檔名稱+檔案順序號+時間
注：各部門代號
部門程式碼部門程式碼部門程式碼部門程式碼
6.2檔案的標識與控制
檔案分受控與非受控兩種,在管理體系執行的有關場所應用的檔案及提供給稽核機構的檔案為受控檔案,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的檔案為非受控檔案，不作標識;
長期有效的檔案予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;
一次性或短時間有效的檔案過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
7檔案編制、稽核、批准和釋出
7.1行政檔案與管理性檔案的編制與審批
(1)公司級行政性檔案：公司組織機構設定、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性檔案：如人力資源管理制度、技術檔案管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門行政性檔案：各部門因部門管理及工作開展所需求釋出的通知/通告，由相關職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性檔案稽核由人事行政部填寫《公司內部業務便籤》，部門負責人稽核，常務副總批准、審閱和簽發。
(5)公司及各部門所有管理性檔案的稽核由人事行政部填寫《檔案審閱簽發單》，部門負責人稽核，常務副總批准、審閱和簽發。
7.2檔案歸檔、發放、保管
7.2.1檔案歸檔
(1)經審批後的檔案，人事行政部負責填寫“檔案/記錄目錄”，並且將電子檔和紙張檔案同時歸檔。
(2)各部門收到的檔案由部門負責人或指定人員保管。各部門的“檔案/記錄目錄”應定期予以更新，並將影印件交人事行政部編制/更新公司《受控檔案清單》。
7.2.2檔案發放
公司受控檔案、記錄由人事行政部負責按以下範圍發放：
(1)管理手冊、程式檔案和公司管理檔案下發至各部門;
(2)作業檔案、記錄下發至使用檔案的相關部門;
(3)各個部門都要使用相應檔案、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢檔案;行政辦公室擬定《檔案發放登記表》按上述規定範圍發放檔案,並註明發放數量，填寫發放編號，並由領用者簽名。
(4)檔案接收部門應指定人員接收檔案，收文者要在《檔案發放登記表》中籤名。
7.2.3檔案保管與借閱
(1)檔案保管：所有經批准釋出的檔案皆應登記編目並歸檔保存於檔案的歸口部門，檔案持有者使用有效版本，並確保檔案清晰易於識別。
a、行政檔案正本、管理檔案存放在人事行政部。
b、技術檔案正本按檔案歸口存放於檔案產生的技術部門。
c、外來檔案正本依檔案分類存放於檔案室及相應的檔案接收部門。
(2)各部門需要借閱檔案時可向檔案歸口部門辦理借閱手續，各部門檔案管理人員應建立“檔案借閱登記表”，管理檔案的借出和歸還。
(3)存放與硬碟和軟盤的檔案應有備份，並作出版本標識，採用密碼進行保護，限定查閱及使用範圍，由授權使用的人員進行操作。
(4)檔案的持有者若跨部門調動或離職，應辦理檔案交接、歸還手續。
7.3檔案的更改與回收作廢
7.3.1檔案更改
(1)當檔案不適應需要更改時，由檔案歸口部門提出，並實施具體更改工作，檔案更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的檔案應進行同步更改。
(2)檔案更改的起草、稽核、批准由原檔案起草、稽核、批准部門/人員按負責填寫《檔案更改/評審單》並實施更改。
(3)檔案修改內容較少時，可以採用劃改、換頁的方式進行更改;單檔案更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。
(4)公司檔案更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關係為：每版檔案同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，檔案換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)檔案更改內容必須及時到達檔案使用場所，對檔案的宣貫、實施情況有檔案歸口部門進行檢查，並確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用檔案時及時發現檔案的問題，提出檔案更改意見。
7.4檔案的作廢與銷燬
(1)各部門使用中的檔案已被更改且有新版檔案釋出時，原檔案應作廢收回，作廢的原版檔案由人事行政部按原發放數量回收，並登記標明回收日期。
(2)檔案作廢或換頁換版時，對已回收的作廢檔案由行政辦公室及時銷燬，並記錄在《檔案銷燬(留用)記錄表》中，若需保留作廢檔案時要在檔案上標註“作廢”字樣。
(3)各類檔案的儲存期按《檔案管理制度》的規定執行。
7.5外來檔案管理
7.5.1外來檔案接收與歸口
(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來檔案，由人事行政部統一收集管理，並建立《外來檔案清單》。
(2)外來檔案由接收部門或形成檔案部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執行的檔案由公司總經理審批後，交由相關部門傳閱執行，履行完畢後，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。
7.6保密檔案的管理
7.6.1保密檔案及保密資訊在形成後、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密資訊以載體形式歸檔後，交由檔案室負責管理。
7.6.2保密檔案的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：
檔案密級發放、傳閱範圍
絕密公司核心領導、絕對資訊形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的物件
機密公司部門負責人以上人員，機密資訊形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的物件
秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的物件
公司檔案管理制度2
一、總則及範圍
為了保持公司技術部的技術檔案；專案資料；專案預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用於技術部的技術檔案；專案資料；專案預算單、決算單的管理。
二、管理業務與分工
1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術檔案各項管理業務的審批及有關事項的確定。
2.技術員。負責總則中所述檔案的保管、收發及按本制度進行技術檔案的管理工作。
三、管理內容與要求
1.技術檔案的種類
（1）技術類檔案
由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。
（2）管理類檔案
由技術部負責的專案的合同；專案資料；專案預算單、決算單等。
2.檔案登記
（1）技術部必須建立《技術檔案管理臺賬》，掌握技術部全__檔案的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數量、檔案編制時間。
（2）檔案接收後，技術員應及時對檔案進行分類編號並作記錄。
3.檔案的歸檔及保管
技術檔案的保管由技術員按檔案型別進行保管。
4.檔案的借用
（1）檔案的借閱應開具借條並由技術部領導批准，方可借閱。
5.檔案的修改與審批
（1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落後的技術檔案時，由技術部該專業的工程師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。
（2）技術檔案確定修改後，由技術部該專業工程師（或專業的業務負責人）填寫《設計更改單》。
《設計更改單》應包括下列內容：
（a）技術檔名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；
（b）更改理由；
（c）會審意見、會審簽名；
（d）設計、工藝負責人簽名；
（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文件形式表現）。
（3）技術檔案的xx與批准
一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批准即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議透過審定後，由技術部負責人簽字後交公司批准。
（4）技術員接到《設計更改單》後，應立即著手工作，更改時，必須把已發出和儲存、儲備的技術檔案一次全部修改完畢以保證技術檔案的統一性（圖紙更改後的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回並登記）。
（5）技術檔案的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。
公司檔案管理制度3
一、總則
1、技術檔案是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展並在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術檔案屬於公司所有。
2、為規範本公司技術檔案的管理，確保檔案編制的正確性、完整性，明確技術檔案的編制、簽署、更改、儲存等相關的資料，確保技術檔案的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用範圍：適用於本廠的技術檔案的管理。
二、技術檔案的編制
1、技術檔案包括：技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括：
1)開發計劃階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。
2)開發設計階段：原理圖、印製版圖、產品程式設計手冊、機械結構圖、程式設計器件燒寫檔案、可程式設計器件原始碼、硬體程式設計手冊、軟體安裝包、驅動程式、設計評審記錄表。
3)產品除錯階段：產品除錯手冊、產品焊裝明細表、產品除錯記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段：設計開發總結、軟體使用手冊、產品使用手冊。
2、技術檔案的技術要求和資料等必須貼合國家相關標準和規定要求。
3、技術檔案由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術檔案的準確性、合理性負責。
三、技術檔案的提交
1、在產品開發的整個週期中，設計人員必須按照技術檔案規範認真進行各項檔案的編寫工作，以保證技術檔案的完整性。
2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計檔案，並儲存在公司的伺服器中。每當設計檔案發生重大更改後，設計人員都必須重新提交檔案，以便更新伺服器中的檔案，保證開發工作的可靠性。
3、設計檔案的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的檔案類別提交到starteam相應的目錄。
4、對於已提交的檔案，任何人員不得故意在伺服器上進行刪除。
四、技術檔案的歸檔
1、各相關負責人負責技術檔案的稽核和批准；技術檔案的編制必須嚴格執行編制、校對、稽核三級把關制度；明確各級的責、權、利。
2、技術檔案應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、稽核、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術檔案不得用於歸檔。
3、檔案簽署分為紙質檔案簽署、電子檔案簽署和光碟簽署。其中，紙質檔案簽署須在紙質檔案上手寫簽署，電子檔案簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光碟簽署則在光碟封面的標籤上進行總體簽署。
4、各類歸檔檔案經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔檔案要求一式兩套：一套存放在公司伺服器上，供查閱使用；一套刻錄成光碟，做封存保管。
5、用來儲存歸檔檔案的光碟或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光碟的大致資訊，如名稱、編號、簽署資訊等。
6、歸檔檔案時，須填寫《設計專案歸檔資料清單》，並對歸檔檔案進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。
五、技術檔案的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術檔案，不得非法堅持不具許可權的檔案。
2、若因工作需要，須借閱技術檔案，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可經過獲得的授權從公司伺服器上下載相應的檔案進行查閱。
3、對於借閱的檔案，不得私自列印、傳閱，不得洩露借閱檔案的秘密。
4、如有特殊情景需要將檔案轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。
5、檔案閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱檔案，並補充完整《借閱檔案記錄表》。
六、職責追究
各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者洩漏公司的技術檔案，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
公司檔案管理制度4
一、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種檔案，具體由辦公室負責。
二、對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、機要編號的核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人儲存，如職工工作需要借閱的可影印或借用。
四、凡正式檔案在經登記後由辦公室主任（或副主任）根據檔案內容和性質閱籤後，分送領導和承辦部門閱辦，重要檔案或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
五、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
公司檔案管理制度5
1、目的
為規範本公司檔案分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的檔案管理工作。
2、職責
2.1總經理負責公司所有對外發文審批。
2.2管理中心經理負責管理中心檔案的審批。物業部負責管理中心檔案的列印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門檔案的擬製與稽核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的檔案移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司檔案格式、文號及資料的稽核，用印管理、歸檔管理工作。
3、檔案種類
3.1上行文：請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文：批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文：信函，會議紀要。
4、檔案格式
4.1發文統一使用以上檔案類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定檔案傳送方式及辦理速度，統一在檔案的左上角位置加註。
4.3收文單位。是指用來處理或答覆檔案中有關問題和有關事項的單位。
4.4正文。是檔案的主體部分。檔案制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：
4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料：如果該檔案有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明"附件：xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；檔案無附件的，無須註明；
4.8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名：落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關於書信中具名的位置；如果正文恰好佔滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，並在其上頭加註一行"(此頁無正文)"字樣；落款字型與正文相同。
4.9日期：
4.9.1一般應寫發文日期；
4.9.2制度或會議經過的檔案應寫經過的日期；
4.9.3重要的檔案寫簽發的日期；
5、文號
5.1根據檔案類別、發文日期、發文單位及發文順序對檔案進行統一編號；具體文號編制規則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；
5.3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。
6、用印
6.1用印是發文單位對檔案負責的標誌，是檔案合法生效的標誌，對外發文或內部重要檔案都應加蓋印章。
6.2檔案列印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、檔案管理
7.1包括撰寫、稽核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作：
7.2正規檔案應儘量列印，並由擬文人仔細校對稽核。
7.3簽發。簽發人對簽發的檔案負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要檔案還須加蓋騎縫印。
7.5發放。由發文部門填寫《檔案發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的檔案，還要填寫《檔案處理單》，夾在檔案前面，一併送有關人員或部門辦理。
7.6收文。檔案管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的檔案登記在《收文登記表》內，資料包括：流水號、收文日期、發文單位、收文標題、檔案編號、發文日期、份數、處理情景、備註等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。
7.8儲存。檔案辦理完畢後，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的檔案匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8、相關文件
8.1文號編碼規則
8.2《檔案編號使用登記表》
8.3《對外發文登記表》
8.4《對內發文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《檔案處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發文格式
8.10對內發文格式
8.11報告總結格式
8.12會議紀要格式
8.13會議記錄格式
9、修訂及實施
9.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。
9.2本規定修訂權在公司。
公司檔案管理制度6
一、一般
1.技術檔案是我們公司的核心秘密，是我們公司持續發展和在市場上堅持強勢競爭力的有力保證，公司的技術檔案歸公司所有。
2、為規範公司技術檔案管理，明確檔案編制的準確性、完整性、技術檔案編制、簽名、變更、儲存等相關資料，確保技術檔案的準確性和有效管理，特制定本制度。
3、適用範圍：適用於本廠技術檔案管理。
二、技術檔案的編制
1、技術檔案包括：技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括：
1)開發計劃階段：計劃設計、質量保證概述、設計開發計劃書、檢查要求
2)開發設計階段3360原理圖、列印佈局、產品程式設計手冊、機械原理圖、程式設計裝置燒錄檔案、可程式設計裝置原始碼、硬體程式設計手冊、軟體安裝包、驅動程式、設計審查記錄表
3)產品除錯階段3360產品除錯手冊、產品焊接明細表、產品除錯記錄、產品驗證記錄
4)產品維護階段3360設計開發摘要、軟體使用手冊、產品使用手冊
2、技術檔案的技術要求和資料等必須遵守國家相關標準和規定要求。
3.技術檔案由技術開發部等相關部門編制，各部門要對技術檔案的準確性、合理性負責。
三、提交技術檔案
1.在產品開發的整個週期內，設計師應根據技術文件規範認真完成各文件的編寫工作，以確保技術文件的完整性。
2.在產品開發的每個階段，設計師都必須及時提交設計檔案並儲存在公司的伺服器上。每當設計檔案發生重大更改時，設計師都必須重新提交檔案，更新伺服器上的檔案，確保開發工作的可靠性。
3、設計檔案的提交以starteam為準，設計師應根據提交的檔案類別提交到starteam的相應目錄。
4.對於提交的檔案，任何人都不能故意從伺服器中刪除。
四、技術檔案的保管
1、各相關負責人負責技術檔案的審查和批准。技術檔案編制必須嚴格執行編制、校對、審查三級把關制度。明確各級責任、權利、利益。
2、技術文件必須在標題欄的編號、名稱、日期、設計、校對、審計、批准等欄中籤名完備，簽名不完善的技術文件不能用於存檔。
3.檔案簽名分為紙質檔案簽名、電子檔案簽名、光碟簽名。其中紙質文件簽名必須用手寫在紙質文件上，電子文件簽名必須作為註釋簽署starteam，光碟簽名必須作為一個整體簽署光碟封面上的標籤。
4、各種存檔檔案確認後，簽名完成後才能進行存檔工作。歸檔檔案應在公司伺服器上保留1套2套3360套以供審閱。把一套烤成光碟保管。
5.應在用於儲存歸檔檔案的光碟或其盒子上貼上標籤，標籤上應顯示光碟的大致資訊(如名稱、編號、簽名信息等)。
6.歸檔檔案時要填寫《設計專案歸檔資料清單》，對歸檔檔案進行實際完整的規範性檢查，合格後才能歸檔。
五、技術檔案貸款
1.任何職員不得個人傳閱技術檔案，不得非法堅持未經授權的檔案。
2.如果工作需要，需要借用技術檔案，請要求相關領導批准，並填寫《借閱登記表》。然後，您可以獲得相應的批准，從公司伺服器下載該檔案並進行審閱。
3.對借來的檔案不能私自印刷、傳閱，不能洩露借來的檔案的秘密。
4.如果有特殊情況，需要將檔案轉交他人或攜帶，必須得到相關領導的批准。
5.查閱檔案後，應在相關人員監督下徹底刪除貸款檔案，並補充整個《借閱檔案記錄表》。
六、追究責任
各部門要嚴格遵守上述規定，如果因不遵守上述規定而丟失或洩露公司技術檔案，公司將根據相關秘密規定受到罰款處罰和公司內部處罰，情節嚴重的人將保留追究法律責任的權利。
公司檔案管理制度7
為了更好地規範各類檔案的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。
一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登入清楚，其次填寫好檔案閱辦卡並貼上於原文上面，並送總經理批示，總經理批示後送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，並將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將檔案收回，分類別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類檔案包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業檔案由各部門專業人員保起草，凡以檔案或紀要簡報名義上報或下發的檔案均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發後，並詳細填寫發文登記簿方可影印並存檔，沒有總經理簽發的檔案不能發出和存檔。
三、上報和發往其他單位的檔案應填寫檔案送達登記簿，由接收檔案人簽字後方可，否則，不能擅自將檔案交予他人，而不辦理簽收手續。
四、報告、請示、彙報、制度、規定等均應以檔案形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每週例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況彙報應以檔案形式上報。
五、凡列印的錯檔案應及時銷燬，以免機密外洩。
六、借閱檔案超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱檔案者只限本單位人員，重要檔案的借閱均由總經理批准。
公司檔案管理制度8
1、對機動車進行二級維護、總成修理、整車維修的，資料管理人員須及時建立維修檔案。
2、維修檔案內容主要包括：維修合同、維修專案、具體維修人員及質量檢驗人員、檢驗單、竣工出廠合格證（存根）及結算清單等。
3、檔案存放要有序，查詢方便，並應做好六防工作，即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛生。
4、不準損毀、塗改、偽造、出賣檔案，檔案資料如有損壞應及時修補。
5、各班組負責人要對本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負責，在現場不得存有或使用失效的檔案、資料。
6、根據檔案的內容、性質和時間等待徵，對檔案進行分類整理、存放、歸檔，電子檔案要及時備份。
7、各班組每年對檔案進行一次核對清理，並將所儲存的`檔案整理後交辦公室統一歸檔。已經到保管期限的檔案資料，由辦公室按規定處理。
8、檔案的借閱必須辦理規定手續，借閱者對檔案的完整、清潔負責，未經許可不得擅自轉借、影印。
9、機動車維修檔案儲存期兩年。
公司檔案管理制度9
一、編制目的
為維護公司檔案收發和輪閱的規範性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。
二、適用範圍
本制度適用於公司檔案收發和輪閱的管理。
三、相關職責
1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發和輪閱檔案。
2.綜合辦公室負責檔案收發和輪閱管理制度的管理。
四、檔案收發程式
1.凡上級和有關部門發、送本公司的檔案,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。
2.收到檔案要及時拆封,及時分送。綜合辦公室檔案收發每天不少於一次,對需送閱的檔案應登記後及時送閱。時效性較強的會議通知和檔案等,應立即交總經理閱籤。
3.各類檔案送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,並提出擬辦意見。
4.經總經理批辦的檔案,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需影印、列印的檔案,則由承辦部門按規定辦理。
5.各職能部門需要發文件,先由各職能部門自行擬稿,經部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經理稽核,最後由總經理簽發。
6.收到已簽發的檔案後,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印製份數,並逐項將檔案標題、文號、發文日期、印編份數等記入發文登記簿。同時,留二份與底稿一併歸檔。
7.檔案材料一般由各職能部門裝訂封發,送綜合辦公室郵寄。機密和掛號檔案在封發時需註明,由綜合辦公室按有關規定辦理。
五、檔案輪閱程式
1.檔案輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱檔案一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將檔案送回,待後補閱。
2.輪閱時不得擅自將有關輪閱檔案取走。確因工作需要借閱的,應經辦公室負責人同意,辦理有關登記手續,借閱時間一般不超過五天,影印件應妥善保管。
3.檔案輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,並按規定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發之日起執行。
2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。
公司檔案管理制度10
一、目的
為了規範安全生產檔案檔案的管理，確保檔案檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今後工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
二、適用範圍
本制度適用於與公司安全生產有關的檔案檔案的管理。
三、職責
1、安保部負責制定本制度，並負責綜合監督管理。
2、各部門負責本部門檔案檔案的管理，並負責監督檢查和考核；
3、各部門安全員負責本部門檔案檔案的收集、歸檔和保管，並適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。
四、內容
1、檔案資料的收集
安全生產檔案檔案內容如下：
（1）國家有關安全生產法律法規、標準規範及其它要求；
（2）上級主管部門安全生產檔案、批覆文、領導指示材料及會議資料等；
（3）公司安全生產檔案、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；
（4）安全生產工作計劃、總結、報告等；、
（5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；
（6）供應商、承包商、施工單位相關材料等；
（7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；
（8）食品安全、職業衛生評價報告等；
2、立卷歸檔
（1）、檔案資料應根據其相互聯絡、儲存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用；
（2）、應根據檔案資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；
（3）、安保部在每年1月份前對上年度的檔案資料進行歸檔，統一儲存；
（4）、各種檔案資料按一定特徵進行排列和系統化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內檔案資料目錄；
（5）、不同價值、不同性質的檔案資料應當區別管理，單獨立卷；
3、檔案保管
（1）、檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆紮堆放；
（2）、應採取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；
4、檔案借閱
（1）、檔案資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，並辦理續借手續；
（2）、借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人；
（3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閱登記本上登出；
5、檔案銷燬
對於過期並失去儲存價值的檔案資料，經單位領導批准，可以定期銷燬，必要時做好銷燬記錄；
五、相關記錄
《檔案檔案清單》
公司檔案管理制度11
第一條 管理要點
1、 為使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。
2、 檔案管理的範圍包括：上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類合同檔案等。
3、 制度類檔案按照公司文件統一格式進行編寫，統一頁首、頁尾，寫明公司全稱及檔案性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等資訊;措辭規範，表達無歧義。
4、 根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規範
1、 檔案的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、 公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
3、 公司對內公開檔案由行政人事部負責起草和稽核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政人事部負責稽核，稽核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。
4、 凡寄至公司的檔案、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、 機密檔案由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、 辦公室管理人員對檔案借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。
第三條 檔案管理流程設計
1、 內部檔案管理流程：起草檔案→審查編號→審批、簽發→列印檔案→下發檔案→檔案存檔
2、 外部檔案管理流程：外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷燬
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷燬
公司檔案管理制度12
檔案資料的歸檔應做到分類儲存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應做到字跡工整、簽字齊全、規範,內容正確。
1、收發檔案管理制度
1)對外發文應由部門負責人或專案負責人審批簽發,做好收發文記錄,接收人簽字。
2)檔案包括公司外發檔案、公司內發或傳閱檔案兩部分。
3)外發檔案的具體要求
公司外發檔案在發放記錄上註明原件存放處,辦公司室統一標識發放檔案編號。
4)公司內發或傳閱檔案的具體要求
(1)公司內發或傳閱檔案在收發、傳閱記錄上簽字,註明原件存放處。
(2)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對公司的發文,由辦公室統一接收,並及時上報公司經理,由公司經理簽署意見。
(3)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對專案部的發文,由專案部接收,由專案負責人簽署意見,專案負責人根據具體情況上報公司。
(4)專案發放施工隊的檔案規定:
發放施工隊的檔案、通知(不含技術交底),均在專案備案,同時由發放責任人儲存原件和發放記錄。
2、竣工資料
1)專案經理部按竣工驗收條件的規定,認真整理工程竣工資料。
2)竣工資料的內容應包括:工程技術檔案、工程質量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,規定的其它應交資料。
3)竣工資料的整理應符合下列要求:
(1)工程技術檔案的整理應始於工程開工,終於工程竣工,真實記錄施工全過程,可按形成規律收集,採用表格方式分類組卷。
(2)工程質量保證資料的整理應按專業特點,根據工程的內在要求,進行分類組卷
(3)工程檢驗評定資料的整理應按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序,進行分類組卷。
(4)竣工圖的整理應區別情況按竣工驗收的要求組卷。
4)交付竣工驗收的施工專案必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發包人移交由分包人提供的竣工資料時,檢查驗證手續必須完備。
3、檔案、資料保密規定
1)公司全體員工要樹立愛護公司資料,保守公司秘密的觀念。
2)未經公司領導同意,任何人不得私自拷備或影印資料,轉借他人使用酌情給予處罰。
3)歸檔的公司檔案未經公司經理同意不得外借;
公司檔案管理制度13
一、總經辦設專人負責檔案的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般檔案收到後應在當日內或次日中午前送批，緊急檔案或會議通知收到後立即拆封送閱。
二、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其餘檔案均應交公司領導批示後，再由總經辦專人按批示範圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦後的公文（包括按檔案要求報出的詳細資料、附件等）應及時主動地退給總經辦，以做好檔案歸檔工作。
三、凡本公司外發的檔案，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、列印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規範，嚴禁多頭主送，並由總經辦統一進行登記編號。
四、部門或個人借閱檔案，應辦理借閱手續，總經辦定期做好檔案的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的檔案按文書檔案管理有關規定分類整理，裝訂成冊，歸檔。
五、嚴格遵守保密制度，對有密級的檔案應嚴加管理，辦理完畢後應立即退回，並核點份數，隨時存檔。絕密檔案，僅限於直接有關人員經領導批准後在檔案保管處閱讀。
六、如檔案丟失或違反保密制度，發生洩密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。
公司檔案管理制度14
一、適用範圍
1、 企業營業執照，稅務登記證，組織機構程式碼證等政府有關部門核發的各類證書原件
2、 對外簽訂的協議、合同、標書、承諾書、智慧財產權等法律文書的原件
3、 公司的公章、合同章、法人章、財務章等
二、 檔案的保管
所有在適用範圍內的檔案資料物品最終由總經理室保管，存放至總經理室保險櫃內；
三、 借用歸還制度
1、 借用制度
需借用以上物品人員至內控填寫借用申請單，內控主管稽核過後交總經理室，總經理室核准，由總經理室從保險櫃中取出申請人所需物品，物品給到內控（接收人簽字，備註時間），內控給到申請人（接收人簽字，備註時間）；歸還時也遵循此步驟，接收人實行簽名制。
2、 歸還制度
所借物品需按期及時歸還，如有逾期，將視實際情況給予警告、處罰。
3、 物品丟失
所借物品若有遺失，將由最後接收人全權承擔其後果，公司有權要求該員工承擔因此所造成的經濟損失。
公司檔案管理制度15
為了控制公司檔案發放的適當範圍、作廢檔案的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司檔案的有效性，特制定本規定。
1、檔案的發放：
（1）財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄範圍內發放的檔案，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的檔案，由辦公室安排專人統一發放和回收。
（2）各部門需辦公室安排發放檔案時，必須將檔案列印並影印好，由部經理書面寫明發放範圍、發放時間並簽名後送綜合管理部，由辦公室主任安排檔案發放人予以發放。
（3）任何檔案，發放人須建立“檔案發放回收登記表”。發放到各部門的所有檔案，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將檔案轉給部門負責人。需個人接收的檔案由部門內部建立“檔案發放回收登記表”，並由個人親自簽字接收。
（4）需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的檔案（包括學習材料等），發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。
2、檔案的更改：
（1）任何原因造成檔案的個別字句需要更改，且更改後不影響整個檔案版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（資料性或原則性的須報直屬部經理簽字認可），連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放範圍及存檔予以更改。
（2）檔案發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回後予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，並在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。
3、檔案的換頁：
（1）任何原因造成檔案單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改並列印、影印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況（屬資料性、原則性修改須部經理簽字認可）送原檔案發放人，由原檔案發放人根據原發放範圍予以換頁。
（2）所有需換頁的檔案，由檔案發放人統一換頁並註明執行時間，將原頁銷燬。
4、檔案的回收、作廢：
（1）因公司制度彙總、部門調整、規劃變化等原因，造成原檔案內容與新檔案內容重複、衝突而失效的，由彙總部門或新檔案編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。
（2）檔案發放人在回收檔案時，必須持“檔案發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名後回交。
（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一回收的檔案、報表等無效材料清理回收一次。
（4）所有回收的檔案均於回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷燬。
5、其它規定：
（1）任何部門以公司名義形成的檔案討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保介面部門的相互配合。
（2）無論部門或公司發放的檔案在發放前都必須在檔案室存檔備案。
（3）任何檔案相關部門負責人接收後必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要影印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門影印按發放程式予以發放。不得私自影印下發，避免檔案使用範圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
（4）所有換頁或作廢檔案屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢檔案”檔案欄目登記註明，妥善保管，以便備查。
（5）發放檔案屬討論稿的，討論人組織討論結束後須按時交檔案編制形成部門。
（6）檔案發放人必須將已使用的“檔案發放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。儲存期限為三年。
6、任何人未經總經理批准，不得將公司檔案私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切後果負責。