公司共享資料夾管理制度（精選6篇）

公司共享資料夾管理制度

　　在充滿活力，日益開放的今天，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。那麼擬定製度真的很難嗎？下面是小編為大家整理的公司共享資料夾管理制度（精選6篇），歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　公司共享資料夾管理制度1

　　1 目的

　　為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的體例格式、編制、編號、審批、釋出、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2 適用範圍

　　適用於公司及各部門檔案和外來檔案的管理。

　　3 職責

　　3.1 公司總經辦是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對本制度執行的指導及監督。

　　3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性檔案、法律法規檔案、政府相關外來檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　3.3 各部門產生的內部使用的檔案有部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　3.4 檔案編制、審批、釋出的權責

　　3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等檔案。

　　3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度檔案。

　　3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度檔案。

　　3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度檔案。

　　3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系檔案、產品認證檔案，並負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等檔案。

　　3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規範、產品技術標準、產品設計開發輸出檔案（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規範測試）等檔案。

　　3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝檔案、操作規程、生產作業指導書等檔案（由打樣工廠負責）。

　　3.4.8 公司及各部門檔案制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人稽核，總經理批准。

　　3.4.9 公司及各部門檔案分發布前，應向總經辦提交電子/紙張檔案稽核備案，並獲得檔案號。

　　3.5 質量體系檔案的編制、稽核、批准、釋出，依《質量手冊》和《檔案控制程式》的規定執行。

　　4.定義

　　4.1 檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

　　4.2 受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的檔案，

　　4.3 非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。

　　4.4 外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案。(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等）

　　5.工作程式

　　5.1 檔案的分類

　　5.1.1 檔案屬性分類

　　（1）質量體系檔案：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程式檔案、質量計劃及質量體系執行過程中形成的檔案。

　　（2）行政性檔案：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

　　（3）管理性檔案：公司管理規章制度、工作流程、規範/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。

　　（4） 技術性檔案：產品標準、設計圖樣、工藝檔案、操作規程、檢驗規程等。

　　（5） 外來檔案：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供檔案、裝置文件等。

　　5.1.2 檔案階層分類

　　（1) 一階檔案：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。

　　（2) 二階檔案：公司經營管理活動開展所有過程控制的程式檔案。

　　（3) 三階檔案：管理制度、規範/規定、設計檔案、技術規程、作業指導書、外來檔案等。

　　（4) 四階檔案：各記錄表單、報表等。

　　公司共享資料夾管理制度2

　　1目的

　　為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的格式、編制、編號、審批、釋出、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2適用範圍

　　適用於公司各類檔案的起草、審查、審批、釋出、執行、修改、廢止和備案。

　　3定義

　　3.1檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

　　3.2受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的檔案。

　　3.3非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。

　　3.4外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等)。

　　4職責

　　4.1公司人事行政部是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。

　　4.2各部門產生的內部使用的檔案由部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　4.3檔案編制、審批、釋出的權責

　　4.3.1各部門負責制定部門職責範圍內的制度檔案。

　　4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系檔案、程式檔案、管理檔案。

　　4.3.3人事行政部為公司檔案規範化統籌管理部門，負責公司檔案立、改、廢的稽核(核稿)、釋出、彙總。

　　5檔案分級分類

　　5.1檔案分級

　　5.1.1一級檔案：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行為的概述性檔案或制度彙編類檔案等的系統檔案。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。

　　5.1.2二級檔案：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的檔案。

　　5.1.3三級檔案：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術檔案、操作規定、規範、專案管理檔案、公文等，包括具體的作業方法和標準。

　　5.1.4四級檔案：表格、表單類檔案，凡記錄作業結果所用的表格等。

　　6檔案編號、標識與控制

　　6.1檔案編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+檔名稱+檔案順序號+時間

　　注：各部門代號

　　部門程式碼部門程式碼部門程式碼部門程式碼

　　6.2檔案的標識與控制

　　檔案分受控與非受控兩種,在管理體系執行的有關場所應用的檔案及提供給稽核機構的檔案為受控檔案,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的檔案為非受控檔案，不作標識;

　　長期有效的檔案予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;

　　一次性或短時間有效的檔案過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。

　　7檔案編制、稽核、批准和釋出

　　7.1行政檔案與管理性檔案的編制與審批

　　(1)公司級行政性檔案：公司組織機構設定、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

　　(2)公司級管理性檔案：如人力資源管理制度、技術檔案管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。

　　(3)各部門行政性檔案：各部門因部門管理及工作開展所需求釋出的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

　　(4)公司及各部門所有行政性檔案稽核由人事行政部填寫《公司內部業務便籤》，部門負責人稽核，常務副總批准、審閱和簽發。

　　(5)公司及各部門所有管理性檔案的稽核由人事行政部填寫《檔案審閱簽發單》，部門負責人稽核，常務副總批准、審閱和簽發。

　　7.2檔案歸檔、發放、保管

　　7.2.1檔案歸檔

　　(1)經審批後的檔案，人事行政部負責填寫“檔案/記錄目錄”，並且將電子檔和紙張檔案同時歸檔。

　　(2)各部門收到的檔案由部門負責人或指定人員保管。各部門的“檔案/記錄目錄”應定期予以更新，並將影印件交人事行政部編制/更新公司《受控檔案清單》。

　　7.2.2檔案發放

　　公司受控檔案、記錄由人事行政部負責按以下範圍發放：

　　(1)管理手冊、程式檔案和公司管理檔案下發至各部門;

　　(2)作業檔案、記錄下發至使用檔案的相關部門;

　　(3)各個部門都要使用相應檔案、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢檔案;行政辦公室擬定《檔案發放登記表》按上述規定範圍發放檔案,並註明發放數量，填寫發放編號，並由領用者簽名。

　　(4)檔案接收部門應指定人員接收檔案，收文者要在《檔案發放登記表》中籤名。

　　7.2.3檔案保管與借閱

　　(1)檔案保管：所有經批准釋出的檔案皆應登記編目並歸檔保存於檔案的歸口部門，檔案持有者使用有效版本，並確保檔案清晰易於識別。

　　a、行政檔案正本、管理檔案存放在人事行政部。

　　b、技術檔案正本按檔案歸口存放於檔案產生的技術部門。

　　c、外來檔案正本依檔案分類存放於檔案室及相應的檔案接收部門。

　　(2)各部門需要借閱檔案時可向檔案歸口部門辦理借閱手續，各部門檔案管理人員應建立“檔案借閱登記表”，管理檔案的借出和歸還。

　　(3)存放與硬碟和軟盤的檔案應有備份，並作出版本標識，採用密碼進行保護，限定查閱及使用範圍，由授權使用的.人員進行操作。

　　(4)檔案的持有者若跨部門調動或離職，應辦理檔案交接、歸還手續。

　　7.3檔案的更改與回收作廢

　　7.3.1檔案更改

　　(1)當檔案不適應需要更改時，由檔案歸口部門提出，並實施具體更改工作，檔案更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的檔案應進行同步更改。

　　(2)檔案更改的起草、稽核、批准由原檔案起草、稽核、批准部門/人員按負責填寫《檔案更改/評審單》並實施更改。

　　(3)檔案修改內容較少時，可以採用劃改、換頁的方式進行更改;單檔案更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。

　　(4)公司檔案更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關係為：每版檔案同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，檔案換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

　　(5)檔案更改內容必須及時到達檔案使用場所，對檔案的宣貫、實施情況有檔案歸口部門進行檢查，並確認更改效果。

　　(6)公司鼓勵各部門及人員在使用檔案時及時發現檔案的問題，提出檔案更改意見。

　　7.4檔案的.作廢與銷燬

　　(1)各部門使用中的檔案已被更改且有新版檔案釋出時，原檔案應作廢收回，作廢的原版檔案由人事行政部按原發放數量回收，並登記標明回收日期。

　　(2)檔案作廢或換頁換版時，對已回收的作廢檔案由行政辦公室及時銷燬，並記錄在《檔案銷燬(留用)記錄表》中，若需保留作廢檔案時要在檔案上標註“作廢”字樣。

　　(3)各類檔案的儲存期按《檔案管理制度》的規定執行。

　　7.5外來檔案管理

　　7.5.1外來檔案接收與歸口

　　(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來檔案，由人事行政部統一收集管理，並建立《外來檔案清單》。

　　(2)外來檔案由接收部門或形成檔案部門歸口管理。

　　(3)外來的一般性通知、公告等需執行的檔案由公司總經理審批後，交由相關部門傳閱執行，履行完畢後，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。

　　7.6保密檔案的管理

　　7.6.1保密檔案及保密資訊在形成後、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密資訊以載體形式歸檔後，交由檔案室負責管理。

　　7.6.2保密檔案的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：

　　檔案密級發放、傳閱範圍

　　絕密公司核心領導、絕對資訊形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的物件

　　機密公司部門負責人以上人員，機密資訊形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的物件

　　秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的物件

　　公司共享資料夾管理制度3

　　一、總則

　　第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。

　　第二條 檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種檔案、資料。

　　二、收文的管理

　　第三條 公文的簽收

　　1、凡接收公文均由秘書登記簽收後分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對政府部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，並登記差錯檔案的文號。

　　第四條 公文的閱批與分轉

　　1、凡正式檔案均需由秘書根據檔案內容和性質閱籤後分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送總經理親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。

　　2、一般函、電單據等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦部門聯絡後再分轉處理。

　　3、為加速檔案運轉，秘書應在當天或第二天將檔案送到總經理辦公室，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

　　第五條 檔案的傳閱與催辦

　　1、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借給其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。

　　2、閱讀檔案應抓緊時間，當天閱讀完後應在下班前將檔案交秘書處，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按檔案所提要求和總經理批示辦理有關事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。

　　4、檔案閱完後應送交秘書，切忌橫傳。

　　5、行政秘書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得秘書同意予以影印或摘抄，原件應及時週轉歸檔。

　　三、檔案借閱和清退

　　第六條 各部門有關人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的檔案須秘書同意後方可借閱。

　　第七條 借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾畫等。

　　第八條 各部門應具體指定責任心強的主管負責檔案收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　四、檔案的立卷與歸檔

　　第九條 檔案的歸檔範圍

　　凡下列檔案統一由行政秘書歸檔：

　　1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等；

　　2、各種專業例會記錄；

　　3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

　　4、有儲存價值的客戶資料及處理結果；

　　5、企業日誌和大事記。

　　第十條 立卷要求

　　1、檔案的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。

　　五、檔案的銷燬

　　第十一條 對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，秘書應定期清理造冊並按行政有關規定，辦理申請銷燬手續。

　　六、附則

　　第十二條 本制度解釋權歸行政部。

　　第十三條 本制度自公佈之日起執行。

　　公司共享資料夾管理制度4

　　第一章 總則

　　第一條 為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特制定本規定。

　　第二條 負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統和部門在工作活動中形成的各種有儲存價值的檔案資料，都要按照本制度的規定分別立卷歸檔。

　　第三條 堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統和部門負責人均應指定專人負責收集保管本系統或部門的檔案資料並督促其及時歸檔。名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。

　　第二章 文書檔案立卷歸檔方法

　　第一節 檔案資料的收集管理

　　第四條 凡公司繕印發出的公文一律由辦公室統一收集保管。

　　第五條 一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的檔案資料，由主辦部門收集保管。會議檔案由會議召集部門收集保管。

　　第六條 公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的檔案資料向本部門檔案員辦理交接手續，檔案員簽字認可後會計部才給予核報差旅費。

　　第七條 各系統、部門檔案員的職責：

　　（一） 瞭解本部門的工作業務，掌握本部門檔案資料的歸檔範圍，收集保管本部門的檔案資料。

　　（二） 認真執行定期歸檔制度。對本部門承辦的檔案資料平時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔檔案資料歸檔完畢，並向檔案員辦好交接簽收手續。

　　（三） 承辦人員借用檔案資料時，應積極地做好服務工作，並辦理臨時借用檔案資料登記手續。

　　第二節 歸檔範圍

　　第八條 重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。

　　第九條 上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等檔案資料。

　　第十條 公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　第十一條 公司的請示與上級機關的批覆；公司反映主要工作活動的報告、總結。

　　第十二條 公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、統計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。

　　第十三條 信訪工作資料。

　　第十四條 公司與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案資料。

　　第十五條 公司管理人員任免的檔案資料以及關於員工獎勵、處分的檔案資料。

　　第十六條 公司的各種規章制度、實施細則、程式檔案。

　　第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。

　　第十八條 公司保密制度中規定的保密範圍材料。

　　第十九條 公司重要裝置檔案、財會檔案材料。

　　第三節 平時歸卷

　　第二十條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的檔案資料，由檔案員集中統一保管。

　　第二十一條 各部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編制平時檔案資料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，並編上條款號。

　　第二十二條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的檔案資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。

　　第二十三條 檔案員應及時將已歸卷的檔案資料，按照"案卷類目"條款，放入平時儲存檔案卷夾內"對號入座"，並在檔案處理登記薄上註明。

　　第四節 立卷

　　第二十四條 立卷工作由相關部門檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。

　　第二十五條 案卷質量總的要求是：遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同的價值，便於保管和利用。

　　第二十六條 歸檔的檔案資料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。

　　第二十七條 在歸檔的檔案資料中，應將每份檔案的正件與附件、草稿與定稿、請示與批覆、轉發檔案與原件、多種文字形成的同一檔案，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯絡，也可隨同絕密文電立卷。

　　第二十八條 不同年度的檔案一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批覆，放在覆文年立卷；沒有覆文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在會議開幕年，其它檔案的立卷按照有關規定執行。

　　第二十九條 卷內檔案資料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案資料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；草稿在前，定稿在後；其它檔案資料依其形成規律或特點，應保持檔案之間的密切聯絡並進行系統的排列。

　　第三十條 卷內檔案資料應按排列順序，依次編寫頁號。

　　第三十一條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內檔案目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

　　第三十二條 有關卷內檔案資料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

　　第三十三條 案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

　　（一） 案卷裝訂。裝訂前，卷內檔案資料要去掉金屬物，對破壞的檔案資料應按裱糊技術要求託裱，字跡已擴散的應複製並與原件一併立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

　　（二） 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內檔案目錄）一檔案一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置於檔案櫃內儲存。

　　公司共享資料夾管理制度5

　　（一）總則

　　第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條 檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種檔案、資料。

　　第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類檔案分別由黨委辦公室和厂部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。

　　（二）收文的管理

　　第四條 公文的簽收

　　1、凡來廠公啟檔案（除廠領導訂啟的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要檔案除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對上級機要部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯檔案的文號。

　　第五條 公文的編號保管

　　1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上檔案處理傳閱單，並分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟檔案，廠領導啟封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。

　　2、本廠外出人員開會帶回的檔案及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人儲存。

　　第六條 公文的閱批與分轉

　　1、凡正式檔案均需分別由兩辦主任（或副主任）根據檔案內容和性質閱籤後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。

　　2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦單位聯絡後再分轉處理。

　　3、為加速檔案運轉，機要秘書應在當天或第二天將檔案送到廠領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

　　第七條 檔案的傳閱與催辦。

　　1、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。

　　2、閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交機要室，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。

　　4、檔案閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

　　5、兩辦機要秘書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得兩辦同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。

　　6、按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

　　（三）發文的管理

　　第八條 發文的規定

　　1、全廠上報下發正式檔案的權力分別集中黨委和厂部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。

　　2、各群眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向黨委、厂部提出發文申請，並將檔案底稿分別交兩辦稽核。黨委、厂部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設定與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體檔案由黨委批轉。

　　3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的檔案，須由黨委書記或廠長批准簽發。其餘檔案均由分管廠領導批准簽發。

　　第九條 發文的範圍：

　　1、凡是以黨委、厂部名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

　　2、黨委、厂部下發檔案主要用於：

　　（1）公佈全廠規章制度；

　　（2）轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的工廠檔案；

　　（3）公佈工廠體制機構變動或幹部任免事項；

　　（4）公佈全廠性的重大生産、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　（5）釋出有關獎懲決定和通報；

　　（6）其他有關全廠的重大事項；

　　3、黨委、厂部上行文、外發文主要用於：

　　（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

　　（2）同兄弟單位聯絡有關工廠重大生産、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。

　　4、在工廠日常生産、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批准後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用厂部檔案釋出。

　　5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　6、各業務科室與外單位發生的一般業務聯絡，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用厂部名義發文。

　　（四）發文程式與要求

　　第十條 發文程式規定：

　　1、各單位元需要發文，應事先分別向黨委、厂部提出申請；

　　2、黨委、厂部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿；

　　3、草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

　　4、文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　5、兩辦應根據黨委、厂部的要求和上級有關指示精神，有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

　　7、對稽核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

　　8、需經會籤的文稿，應在交付列印前送會籤部門會籤；

　　9、文稿稽核會籤後，按批准許可權的規定分別呈送黨委、厂部領導審定批准簽發；

　　10、經領導批准簽發後的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室列印；

　　11、檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

　　12、檔案打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的檔案，機要秘書應拒絕蓋印分發。

　　（五）檔案的借閱和清退

　　第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的檔案須兩辦主任同意後方可借閱。

　　第十二條 借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。

　　第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。

　　第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責檔案收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　（六）檔案的立卷與歸檔

　　第十五條 檔案的歸檔範圍：

　　1、凡下列檔案統一分別由兩辦負責歸檔：

　　（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批覆；

　　（2）黨委、厂部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生産經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；

　　（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄；

　　（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

　　（5）有儲存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

　　（6）叄加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本廠在會上彙報表言材料等；

　　（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行彙報的提綱和材料；

　　（8）反映本廠生産、經營活動、先進人物事蹟及廠領導工作等的音、像攝製品；

　　（9）工廠日誌和大事記；

　　（10）工廠向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。

　　2、業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　　第十六條 立卷要求

　　1、檔案立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。

　　4、上年度形成的檔案材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

　　（七）檔案的銷燬

　　第十七條 對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，兩辦機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。

　　第十八條 經稽核同意銷燬的檔案，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷燬。

　　公司共享資料夾管理制度6

　　1、目的

　　為了更好的規範公司各類檔案的發放與存檔管理，樹立公司正規嚴謹的良好形象。

　　2、適用範圍

　　公司及公司各部門、各門店對內發文。

　　3、標準

　　結合公司實際要求，在遵循檔案格式及標準的前提下，對其格式及標準進行了靈活運用。

　　4、內容

　　4.1公司常用檔案

　　4.2規格:統一使用a4紙張，上下邊距2.54㎝，左右邊距3.17㎝。

　　4.4保密等級:公司檔案管理分a、b、c、d、e五個保密等級

　　a級:機密檔案，限總經理、董事會等以上成員知悉；

　　b級:高階檔案，限部門經理以上管理成員知悉；

　　c級:中級檔案，限相關部門內部成員及經理以上管理成員知悉； d級:普通檔案，限公司內部所有成員知悉；

　　e級:一般檔案，限公司內部及門店所有成員知悉。

　　5、檔案的擬稿、審批、發放與簽收

　　5.1擬稿

　　5.1.1各部門檔案的草擬由各部門負責起草，起草應做到符合國家法律法規及公司相關管理制度，部門負責人負責檔案稽核。

　　5.1.2正文要情況清楚、觀點明確、表述準確、結構嚴謹、條理清楚、直述不曲，字詞規範、標點正確、篇幅力求簡短。

　　5.2審批

　　5.2.1公司級所有發文、制度由公司總經理審批後，方可用印並流轉；

　　5.2.2如未經審批進行發文或發文中存在明顯錯誤，造成不良後果的將追究相關負責人責任。

　　5.2.3考慮到公司實際情況，公司對內緊急公文先以總經理確認後的電子版上傳到共享並以電話通知方式先行*作，後補發紙質版並簽收。

　　5.2.4公司職能部門對部門的通知等不需上升至公司級檔案的無需以此檔案要求執行。

　　5.3發放與簽收

　　5.3.1公司檔案發放/流轉/存檔均由人事部負責

　　5.3.2公司的檔案均由各部門負責人在原稿上簽收，同時部門負責人好做部門內其他員工的檔案流轉工作。

　　6、生效日期

　　6.1本管理制度自20xx年xx月xx日起實施。

　　6.2本制度最終解釋權歸人事部負責。