公司的電子檔案管理制度（通用5篇）
公司的電子檔案管理制度
電子檔案的兩個基本特徵：
第一，電子檔案是由電子計算機生成和處理，其資訊以二進位制數字程式碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字檔案”。這是電子檔案與以往所有其他形式檔案的基本區別，也是電子檔案資訊與其他數字資訊的共同點。數字資訊使用0和1兩種兩種數碼的組合來記錄資訊，每一個0或1叫做1個位元，需要記錄的資訊用一串位元儲存於計算機儲存器（包括記憶體儲器和各種外儲存器）中，並可透過通訊網路進行傳輸。
第二，電子檔案是檔案的一種型別，應該具有檔案的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子檔案與其他數字資訊的基本區別，也是電子檔案與其他形式檔案的共同點。 從邏輯上說，電子檔案是“數字資訊”和“檔案”兩個概念的交集，它是具有檔案特徵的數字資訊，又是以數字資訊為特徵的檔案。
公司的電子檔案管理制度（通用5篇）
在不斷進步的社會中，制度起到的作用越來越大，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。什麼樣的制度才是有效的呢？以下是小編收集整理的公司的電子檔案管理制度（通用5篇），僅供參考，大家一起來看看吧。
公司的電子檔案管理制度1
一、目的
適應資訊化建設的需要，規範公司在各項工作中所產生的電子檔案與電子檔案的管理工作，保障電子檔案的真實性、完整性、有效性、安全性。
二、範圍
適用於公司在各項工作過程處理活動中產生的電子檔案和電子檔案管理。
三、定義
電子檔案：指在數字裝置及環境中生成，以數碼形式儲存於磁帶、磁碟、光碟等載體，依賴電腦等數字裝置閱讀、處理，並可在通訊網路上傳達的資料夾。
電子檔案：指經過鑑定，具有儲存價值的已歸檔的電子檔案及相應的支援軟體產品和軟、硬體說明。
四、管理要求
1、公司透過使用防火牆、工作人員密碼及防病毒軟體，保護其IT系統免遭破壞和非法使用。
2、工作人員不得向計算機中新增任何軟體，未經管理員允許不得解除安裝辦公軟體，
3、存放伺服器的房間要上鎖，伺服器和裝置要有專人管理。
4、電子文件更新必需複製文件保持一致，並且所有的檔案發放記錄應保留書面簽字不得以電子形式保留。
5、必須備份資料，確保即使主要IT系統癱瘓，記錄不丟失。
6、資料可以用不同的方式備份，如光碟、可行動硬碟。
7、計算機系統每日建立或更新的關鍵資料應每日備份。
8、所有軟體都應至少進行一次完整備份以作出保護。
9、系統資料應至少每月備份一次。
10、每日備份應在辦公時間以後，計算機使用率較低的情況下進行，備份資料應儲存在大容量硬碟中。
11、備份資料應由子系統管理員放在安全可靠的地點，所有軟體完整備份和每月備份媒體應存放在異地備份檔案室。
12、工作人員定期更改密碼。
13、除非授權，否則不能隨意新增員工進入IT系統。
公司的電子檔案管理制度2
一、電子文件是具有重要憑證性、依據性和參考利用價值的磁帶、磁碟、光碟等載體，並作為檔案向檔案部門移交儲存的電子檔案檔案。
二、本單位應明確電子的文件管理的分管領導和部門職責，責任到人；加強對電子文件的承辦、運轉、移交、整理、監督、指導、保管、開發、利用工作，更好為部門各項工作服務。
三、本單位在對電子檔案計算機邏輯歸檔的同時，應搞好相應的紙質檔案的物理歸檔。
四、本單位向檔案館移交的電子檔案一式三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地儲存；接收入庫的電子檔案，每兩年抽檢一次，抽檢率不低於40%，發現問題及時補救，確保電子文件的絕對安全。
五、加強電子文件的保管、保密防範措施，銷燬歸檔的電子文件，需經本單位領導批准，有關業務部門和檔案部門稽核，編制銷燬清冊，確保載體與資訊徹底銷燬。
公司的電子檔案管理制度3
1
4.3.1
公司的電子檔案管理制度4
電子檔案的整理是指按照一定的原則和方法，將收集積累的電子檔案分門別類進行清理，為歸檔做好準備的工作。電子檔案整理包括兩個層次：
1、對分類、排序的組織。
就是按照電子檔案的管理標準將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子檔案透過分類、標引、的合，使電子檔案儲存格式處於一種有序狀態。檔名稱、檔案號、分類和隸屬編號等電子檔案的著錄標引應由歸檔人員來完成。著錄標引在整理工作中佔有重要地位，其質量好壞，將直接影響未來的電子檔案管理和利用。在整理過程中，可能會遇到檔案格式重新編排和重新組合。這種格式轉換有可能損傷資料，損害作為證據的電子檔案的真實性。因此保證電子檔案的真實性、完整性，是歸檔人員和檔案管理部門整理電子檔案的一項重要內容。
2、組織建立資料庫。
首先是對電子檔案進行分類和編號。一個單位的電子檔案類別是多種多樣的，對這些電子檔案要進行分門別類地管理，就要進行科學的分類。要按門類劃分要求，結合本單位的專業和電子檔案內容制定分類編號方案。分類編號就是按照分類編號方案的規定對電子檔案進行劃分，並給每份電子檔案一個固定的唯一的號碼，從而使全部電子檔案成為一個有機的整體。其次對電子檔案的登記。電子檔案的整理是電子檔案管理和利用等工作的基礎。
與紙質檔案相比較，電子檔案在資料庫中是以虛擬形式存在的，經過對電子檔案的科學整理、構成有序的虛擬狀態，透過檢索，可以提取電子檔案並在計算機螢幕上顯示出來，資料庫是存、取電子檔案的“虛擬檔案庫”。無論在任何條件環境下，都要做好備份工作。
公司的電子檔案管理制度5
電子檔案的歸檔是將應歸檔的經過整理的電子檔案，確定檔案屬性後，從計算機或網路的存貯器上複製或刻錄到可移動的磁、光介質上以便長期儲存的工作過程。不同環境條件產生的電子檔案其歸檔的方法是不同的，如果是網路，可按要求轉到檔案資料庫或記有歸檔的標識。如果是載體傳遞迴檔就要做一些輔助和認證工作，要與紙標識件結合歸檔。歸檔工作的主要內容有：
1、確定電子檔案的歸檔範圍。
這是歸檔的首要任務，也是保證電子檔案質量的關鍵。按國家檔案局的規定，電子檔案歸檔範圍與紙質檔案歸檔範圍相同。目前，鶴山市檔案局制訂的《電子檔案管理辦法》規定：機關、企事業單位、團體在工作制訂成的，有儲存價值的電子檔案都要整理歸檔，列出了文字類、圖表類、聲像類等電子檔案的收集內容和質量要求，確保電子檔案的齊全與完整，為電子檔案管理提供了最可靠的基礎保證。
2、規定歸檔時間。
電子檔案的歸檔一般在年度或任務完成後，或一個階段之後的一段時間內進行歸檔(稱階段歸檔)，可視其具體情況而定。目前，鶴山市規定科技檔案要在工程竣工驗收後一個月內歸檔，其它門類檔案一年歸檔一次，電子檔案的歸檔應與紙質檔案歸檔同期進行。