醫院辦公室電子檔案歸檔管理論文

　　【關鍵詞】電子檔案;檔案

　　近年來，隨著電子資訊科技的飛速發展和辦公自動化的逐步完善，電子計算機已被越來越廣泛地應用於辦公室的日常工作。以往手續繁雜的辦公行文、來往函件等都可以透過網路直接在計算機上辦結。檔案從產生到處理結案几乎不使用紙和筆，由此而產生了大量的電子檔案。這些電子檔案以其快捷、方便等的優越性大大地提高了工作質量與效率，給我們的工作帶來了極大的便利。然而，如果一旦操作不當或染上病毒，後果不堪設想。因此，探討研究電子檔案歸檔的方法，確保電子檔案的安全，是當前醫院資訊化建設的一項重要內容，也是檔案管理工作中一個急需解決的課題。

　　1 電子檔案在歸檔方面的現狀與分析

　　1.1 從目前來看，電子檔案在歸檔管理等方面還存在的問題

　　1.1.1 原稿被忽視，隨意遭刪改

　　在電子計算機上起草、製作檔案，這是辦公室的常事。然而，一旦檔案定稿列印在紙上後，作為草稿性的電子檔案經常被忽視。這些電子檔案絕大多數未被保留，它不是被清除就是被新檔案覆蓋。許多單位對電子檔案沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔儲存的意義。

　　1.1.2 歸檔程式不明確，存貯載體不安全

　　電子檔案的歸檔就是依據歸檔的範圍，透過計算機對處理完畢的有價值的檔案進行收集、篩選、分類並使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子檔案的歸檔程式不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔檔案只是簡單地儲存在計算機硬碟儲存器上，這樣，一旦資訊系統出現問題，電子檔案就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁碟作為電子檔案存貯的介質，由於軟磁碟極易遭到損壞，其儲存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。

　　1.1.3 歸檔不鑑定，真偽不辨別電子檔案的鑑定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑑定的一項工作

　　對於電子檔案收集歸檔階段的鑑定工作來說，就是解決檔案的去留問題。然而，現在有些單位對歸檔電子檔案的真假與價值，既不做辨別，又不做鑑定，只是將計算機上所有的檔案都存到光碟上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的檔案湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。

　　1.1.4 人員素質低，專業人才缺

　　電子檔案的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機資訊處理的複合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機裝置，但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。

　　1.2 造成上述問題的原因主要有兩個方面

　　1.2.1 思想認識問題

　　傳統的檔案工作是以紙質檔案材料為主要工作物件，自從計算機應用於檔案管理後，電子檔案以其自身獨特的優勢正在逐步地取代以往的紙質檔案。電子檔案是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案資訊化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子檔案的優點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子檔案的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。

　　1.2.2 管理工作滯後問題

　　目前，計算機軟體的開發很快，五花八門，日新月異。

　　然而，國家對電子檔案的'歸檔管理還沒有具體法律法規，許多單位對電子檔案歸檔工作的管理只停留在以前對紙質檔案管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子檔案歸檔進行規範化管理的規章制度。有的單位雖然有規章制度，但其工作程式、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯後於計算機應用軟體的發展，這是影響電子檔案歸檔的原因之二。

　　2 對電子檔案歸檔的幾點建議

　　電子檔案歸檔的目的就是要使人類活動的真實歷史記錄在電子資訊時代更好的、更完整的、長期的儲存下去。為此，筆者建議要做好如下幾個方面的工作。

　　2.1 更新觀念，適應形勢

　　做好電子檔案的歸檔管理工作，既是資訊化建設的必然要求，也是檔案資訊化建設的重要組成部分。目前，發達國家已有60%以上的政府行政工作是透過因特網和其他電子通訊方式實現的。因此，作為當今資訊時代的一名檔案工作者，要把檔案資訊化建設提高到為經濟建設服務和促進檔案事業發展的高度來認識。要緊跟形勢、更新觀念、接受新事物，積極參加專業技術培訓，熟練掌握各種操作技能，以適應新時期檔案管理工作的需要。

　　2.2 認真收集，保護原稿

　　不論紙質檔案或是電子檔案，收集工作總是第一關，是做好歸檔管理工作的基礎。收集工作是否到位，對後續各環節有著很大的影響。如果該收集歸檔的檔案沒有收集，不僅影響到檔案的完整性，更不用說開發與利用。對檔案在處理過程中曾修改的，在附件上要有該文稿歷次修改的標記，各種修改資訊應予以保留，不可任意進行刪除，要保護好原稿。

　　2.3 做好鑑定，確定價值

　　電子檔案在歸檔之前，鑑定小組要對電子檔案的真實性、完整性和有效性進行鑑定。第一要辨別電子檔案的真偽;第二要確定電子檔案的價值;第三要確定電子檔案的完整性。只有真實的、有價值的電子檔案才有儲存的必要。

　　2.4 按照程式，做好歸檔

　　電子檔案的歸檔，必須按照程式進行。首先，對應歸檔的電子檔案進行收集、分類和整理;其次，對電子檔案進行鑑定，確定其去留問題;再次，將電子檔案離線儲存在可靠的載體上並送交檔案室歸檔。設有虛擬電子檔案室的，可用郵件的形式傳遞到檔案室。在格式上，一般採用通用格式。如文件檔案採用doc格式，資料檔案採用dbf檔案等。在時間上，由各單位自定，按期限進行歸檔。在儲存數量上，一般儲存兩套以上同版本的電子檔案，其中一套由檔案管理部門統一保管，另一套由相關業務部門異地保管。對網路環境下生成的大量的業務電子檔案也要做好備份，但不要將備份檔案和原電子檔案存放在同一臺伺服器上。

　　2.5 加強防患，確保安全

　　儲存載體的安全與否，關係到電子檔案歸檔工作的成敗。因此，對歸檔的電子檔案，要採取可靠的措施，確保電子檔案儲存的安全。及時修補管理軟體的安全漏洞，對防火牆和防毒軟體實現全天候自動升級，做好檔案上傳、下載安全等和訪問許可權等的防患工作。控制環境的溫度和溼度，及時升級伺服器主機和資料庫的硬體設施，確保檔案電子資訊資料在儲存和傳輸過程中的安全與穩定。

　　2.6 加強培養，提高素質

　　電子檔案是一種新型的資訊載體，其歸檔技術、編排技術、資訊保安保護技術、毒防治技術等都是醫院資訊化建設的重要內容。因此，培養和造就一大批具備檔案管理專業知識和計算機操作技能的人才是當務之急。解決人才問題，一方面可以直接吸納檔案管理、電子計算機或數字通訊等專業技術專業人員，另一方面是加強在職人員的業務培訓，選送進修學習，使他們迅速掌握檔案管理知識和計算機操作技能，以解決目前人才缺乏的難題。

　　綜上所述，電子檔案作為一種新型的資訊載體，它以其自身獨特的記錄形式和與紙質檔案無可比擬的優越性使工作質量和效率大大提高。它的產生給傳統的檔案工作理念、技術和方法帶來嚴峻的挑戰，是檔案管理工作的一場新的變革。儘管電子檔案也存在某些不足與缺點，然而，其利遠遠大於弊。因此，只要我們辯證地分析問題，有針對性地採取有效措施，不斷地改進和完善各項管理工作，電子檔案的歸檔工作就一定能夠做好。