OA協同辦公平臺的建設及實踐思考論文
OA協同辦公平臺的建設及實踐思考論文
摘 要：針對中海油氣（泰州）石化有限公司目前企業資訊化現狀，本文提出在企業管理中引入OA協同管理平臺，並探討了整合流程、提升管理效益的資訊化OA平臺建設思路和應用，以及帶來的企業效益的提升。
關鍵詞：OA協同辦公平臺，整合應用，管理思想
一、 企業背景與資訊化現狀
1.1
中海油氣（泰州）石化有限公司以煉製中海油重質原油為主，現有150萬噸/年重交瀝青-環保燃料油裝置一套，主要生產燃料油中間產品、潤滑油、重交瀝青等，主要產品市場立足華東、華南地區，並向全國範圍輻射。公司註冊資本2.21億元，隸屬中國海洋石油總公司全資子公司中海油氣開發利用公司，公司總資產11.63億元，佔地面積16萬平方米，規劃用地80萬平方米，現有員工200人。
公司加強資訊化建設，以資訊化帶動產業化，加速新型工業化的步伐。現裝置生產採用DCS集散控制系統操作。2011年初成功上線了ERP系統，為公司人力、財務、物料、裝置管理、銷售等生產控制方面的管理帶來了質的改變。公司另外還有裝置管理系統、影片監控系統、巡檢系統等，透過資訊化的系統管理，有效提高了公司執行效率。從公司目前資訊化發展前景來看，現需要一個平臺能有效的將現有系統整合，同時對公司工作流程進行梳理，更好的促進公司又好又快發展。
二、 OA協同管理平臺建設思路
針對以上提出的資訊化建設中存在的問題，有針對性的開發建設企業OA協同管理平臺，建設基於Web的企業級協同管理平臺軟體系統，則能夠克服目前企業資訊化建設中所存在的弊端。以精確管理思想為核心，針對各類企業在內部基礎管理出現的各種問題和現象，透過對這些問題和現象的精確管控，實現企業內部基礎管理的有效性，解決企業管理資訊孤島問題，從而提高工作效率，全面提升企業管理水平，為企業帶來更大的經濟效益。
本次協同管理平臺建設思路考慮將專案目標定位在解決無紙化辦公、遠端辦公及一定程度上的移動辦公，提升各級部門、人員對計劃以及上級佈置任務的執行力，解決對日常事務管理、行政人事管理等，併為日後可能出現的整合業務系統（ERP、財務系統、檔案系統及未來可能上線的其他系統）資料的需求搭建基礎平臺，使協同管理平臺與業務系統達到功能互補、業務促進的作用，彌補業務系統中可能出現的斷層、解決資訊系統分散、資訊不集中的'問題。同時規範中海油氣管理行為。透過OA協同辦公系統的資訊流程約束，規範管理過程，追求理想管理結果。實現管理規範化，流程制度化。
具體內容有：1、建立企業門戶，根據部門以及不同業務方向建立不同門戶進行資訊的展示；2、實現企業工作流程的發起與審批，實現流程的無紙化審批，提升工作效率；3、建立單位、個人收、發文管理流程；4、建立檔案歸檔、檔案管理流程，實現檔案管理；5、建立電子公告，釋出公共資訊，創造良好的企業文化；6、實現事務管理，例如會議安排、日程安排、工作安排等；7、實現對公司資產、用品以及對於人事檔案方面的管理；8、對公司的專案進行管控瞭解專案的進度、人力資源的調配等；9、實現企業資訊交流，保證資訊傳遞的及時性、真實性和有效性。
三、 OA協同管理平臺的整合應用
建設企業級的OA協同管理平臺，需要在平臺上整合諸多應用，故而必須具備多種整合應用效能：
* 基於SOA外掛式的整合平臺
基於SOA架構設計的協同管理平臺，具備元件式整合理念，它將平臺中包含的分散功能組織為可互操作的基於標準的服務元件，這些服務元件可按照業務需求快速組合和重用。平臺可將Portal門戶服務、工作流引擎、短訊息服務、文件管理等作為基礎服務，使用者可以根據自身業務需要進行重新組合。同時還可以將使用者已有的和將來的資訊系統作為特定的服務一同整合到綜合資訊平臺上來。
* 靈活的工作流程引擎
平臺的工作流程管理需要符合WFMC標準，支援圖形化方式定義方式，支援靈活的流程繫結表單方式可以滿足不同企業流程的需要，同時提供流程效率的監控分析統計功能，幫助企業梳理流程，提高企業內部辦公效率。
* 強大的自定義表單工具
對於企業個性化的管理需求，當系統的標準功能模組不能滿足的情況下，還可以利用平臺的自定義表單工具幫助使用者快速設計滿足應用的業務表單，表單可以繫結任意流程，也可以作為獨立的功能模組部署到系統中，還可以透過自定義的查詢和統計功能來分析已發生的業務資料。
* 良好的系統開放性
系統開放性主要表現為兩個重要方面：系統的業務擴充套件能力和後端業務的整合能力。需要系統系統提供豐富的二次開發介面，支援使用者快速擴充套件新的業務模組；整合能力包括與第三方後端業務系統的整合，將企業的所有IT資源協同起來。
* 靈活多樣的部署方式，支援集團化企業應用
對於多法人、多組織的集團公司，可以根據分公司業務設定門戶，促使集團公司總部的管理模式扁平化、開放化；對於非集團性公司，根據不同的業務結構設定資訊門戶，實現真正的資訊共享管理和組織協同，管理趨向集約化，精確化和規範化。適應從單一企業，多點企業到集團型企業不同型別使用者的實際需求，可支援集團企業總部和分子公司的公文交換、資訊交流、資訊共享等業務。
* 外部元件標準整合介面
可整合多種第三方的工具元件，如視訊會議、手寫批註、簡訊平臺、電子簽章、RTX、CA安全認證、E-pass身份認證卡等，輔助使用者以更高效、更安全、更科學的方式應用協同管理平臺。
* 支援移動客戶端應用體驗
隨著經濟全球化競爭越來越激烈，市場環境瞬息萬變，要求企業能夠快速響應市場的變化，加上3G等移動技術標準在中國的推廣和應用，企業移動辦公的需求應運而生。協同管理平臺與移動技術、安全技術相結合，支援多種移動客戶端，遠端審批，將移動辦公特性新增到企業運營管理中，很好地實現企業對資訊變化的快速響應。
* 支援多種外設硬體裝置
OA平臺所展示的門戶資訊，個人資訊可以透過和如觸控一體機等外設硬體的整合對接，由許可權控制在觸控一體機上進行資訊展示，進而方便員工進行登入操作，可在一線員工、人流量大的區域設定透過一體機隨時進入企業內網和辦公平臺進行查詢，瞭解公司動態，處理相關流程事務，瀏覽相關技術知識檔案、公司制度、操作規程等資訊，並進行工作的彙報，可以極大的方便員工參與使用OA系統，提升員工登入OA進行辦公的積極性，提升企業運作效率，提升管理效益。
至此，中海油氣（泰州）石化有限公司在實施OA自動化辦公平臺之前，對公司流程、執行表單進行了梳理，優化了工作流程，整合了資訊資源，在進行了周密的策劃和佈署之後，構建了一個集自動化辦公、資訊交流等為一體的綜合平臺。平臺建設完成後，由資訊釋出、流程審批、檔案管理、黨建班組建設等模組組成。為了能使所有員工更好的利用平臺有效提高工作效率，專案實施完成後組織所有管理人員進行了培訓與交流，從系統的應用情況來看，OA平臺的實施己達到了預期的效果。
四、 小結
綜上所述，我們可以看到，透過企業級OA協同管理平臺的建設實施，企業可以在以下幾個方面獲益：
1、面向企業運營管理的協同軟體平臺
規範管理，提高工作效率，支援企業重新組合業務流程，打破部門間的壁壘實現高效協同，企業各級管理者及時掌握各維度決策資訊，支援企業在快速發展的過程中順利變革。節省運營成本，實現無紙化辦公，無紙化辦公節約了大量的紙張及表格印刷費用；工作審批流程的規範可為員工節省大量工作時間；完善的資訊交流渠道甚至可以大幅降低電話費及差旅費用。
2、精確管理：規範和管控全面運營過程
透過融入管理思想的系統應用對企業的戰略分解、計劃執行、業務活動、經營過程和員工工作進行全面管控，堅持資訊量化、細節控制和過程控制，保證企業的精確執行力。提高企業競爭力、凝聚力，員工與上級溝通很方便，資訊反饋暢通，為發揮員工的智慧和積極性提供了舞臺，企事業單位的內部凝聚力將大大增強.
3、全面協同：打造柔性化的全面協同企業
基於中國的柔性管理文化和資訊扁平、立體溝通的全新團隊協同模式，彌補金字塔組織結構的管理缺陷，全面提高企業的決策、執行、協作、反饋和應變效率.消除資訊孤島、資源孤島：協同辦公平臺的協同性可以徹底消除由於企業內部各業務系統相互獨立、資料不一致，資訊共享程度不高、管理分散，管理維護工作量大等因素形成的一個個“資訊孤島”、“資源孤島”。
4、環境驅動：建立長效治本的管理環境
強調“以人為本”，在日常的協同工作環境中進行自然而然的團隊管理，知識積累與轉移，並完成團隊的激勵、獎懲、學習和改進，在組織運營效率提高的同時保持組織中成員的快樂與和諧，為企業長久發展營造一個積極良好的管理文化和管理環境，做到“基業長青”。