檔案資訊化管理問題及建議論文
檔案資訊化管理問題及建議論文
第一篇：院校基建檔案資訊化管理對策及建議
摘要：隨著我國城鎮化程序的加速，院校對基建檔案資訊使用率的提高，多年的資訊化建設，顯著提高了我國院校基建檔案管理水平，保證發揮其應有的作用，表明了在院校基建檔案管理過程中若能夠合理、科學運用先進的計算機軟體，對院校基建檔案資訊化建設具有重要意義。本文試闡述院校基建檔案資訊化的作用，並提出了可行的對策建議。
關鍵詞：院校；基建檔案；資訊化管理
隨著網路化的日益完善，在院校基建檔案管理中應充分利用先進的計算機軟體，這是資訊時代對院校基建檔案管理工作提出的要求。基建檔案能夠如實記錄院校工程建設情況，在整個院校檔案管理中有著重要地位，主要服務於院校的整合、發展、建設、管理、維修及改擴建。因此，需要提高重視並綜合採用多種措施提高院校基建檔案資訊化管理水平。
一、院校基建檔案資訊化的作用
（一）提高管理人員工作效率
以前，檔案實體管理是院校基建檔案管理的重點，基建檔案的收集、整理、管理和利用都靠人工完成，管理人員工作量很大，效率也不高。而透過實行基建檔案的資訊化管理，能夠實現檔案管理的網路化、實時化和自動化，在錄入資料後能夠多次反覆利用，並在檔案管理內部得到共享。透過建立基建檔案資訊資料庫，可以讓檢索查詢利用更加簡便。以往的檢索方式為管理人員在目錄中尋找，然後根據目錄記錄到庫房中查詢，費時又費力，院校基建檔案資訊化後，能夠利用網路實現即時的檢索查詢。院校各部門若是需要某些建築專案的資訊，可以直接進入校園網，按照規定許可權來檢索查詢，不必透過檔案管理員，減少了管理員的工作量。此外，還可以提升基建檔案的利用效率，為院校決策機構提供準確可靠的依據。
（二）提高管理人員業務水平
服務是檔案管理工作的關鍵，因為院校服務物件主要為行政人員、教師和學生，所以這對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。檔案管理人員要加強學習，掌握更多新的技術，緊跟時代發展的步伐。院校基建檔案管理工作的準確性、嚴密性、知識性和服務性，要求管理人員要具備較強的服務意識，積極開拓創新，運用更加科學、更先進的管理手段，實行科學的、標準化的管理模式，實現檔案管理工作水平的提升。院校基建檔案資訊化後，能夠減輕管理人員的工作量，節省大量的時間，使檔案管理人員有足夠的時間鑽研業務，學習先進的管理知識，提升管理能力。
（三）保護基建檔案紙質載體
作為原始的證據材料，基建檔案紙質載體客觀性極強。院校對基建檔案的利用率極高，很多時候都要對某項工程的建築施工圖紙、立體圖和平面圖等進行查閱，因為圖紙尺寸大小不同，幅度尺寸普遍很大，必須摺疊存放，多次反覆查閱，這樣容易損壞圖紙，不利於圖紙檔案的完整性，也無法滿足院校對圖紙檔案的利用。而在實現基建檔案的資訊化後，改變了以往紙質檔案分散存放的管理模式，而是按照基建檔案管理要求，在資料庫中統一存放，讓基建檔案管理更加科學，確保了檔案的安全和完整。此外，還避免了管理人員和借用者直接接觸原始材料，有效地保護了基建檔案紙質載體。
二、提高院校基建檔案資訊化管理水平的對策建議
（一）建立基礎資料，完善數字資訊資源庫
在建設院校基建檔案基礎資源時，重點是資訊資料庫的建設，這是實現基建檔案資訊化管理的基礎。要根據實際情況有步驟、有層次地建設資料庫：第一，建立院校單體建築內的子要素資料庫。將院校單體建築作為基本單位，逐一統計建築內各種建設資訊，小到每個房間中的最小建設單位，大到整個建築的總體建設資訊，都需要做好統計入庫工作。第二，建立院校建築構成的子要素資料庫。根據統一的標準規範，做好對院校建築所有構成要素的統計入庫工作，主要內容應有整個院校建築的歷史變遷、院校古今佈局變化、校舍功能變更的前後變化等。在建立這兩個資料庫後，才能確保整個系統能夠順利執行，並充分發揮出其應有作用。
（二）重視網路環境建設，實現上下一體化
要重視網路環境的建設，讓各院校和教育行政部門的資訊更加通暢，只有這樣才能將基建檔案資訊化管理的作用真正發揮出來，讓檔案資訊資源得到共享。網路環境建設是指藉助網路交換機，將處理檔案資訊的計算機與網路伺服器進行連線，把軟體資料庫集合為統一的系統，這樣能夠在許可權內共享檔案資源，實現資料通訊。要將本地區全部院校當成網路終端，在系統開發的時間範圍內，在系統中錄入院校基本建設資訊和維修、改造、擴建等資訊，並由相應的教育主管部門審查檢驗，然後進入系統之中，為今後檔案資訊檢索、利用、統計等日常工作提供基礎資料。此外，還能夠為上級部門及時提供第一手材料，便於其做出決策，從而加強對重要資料的管理，也有利於後續工作的順利開展。
（三）加強業務流程建設，促進管理標準化規範化
在應用資訊科技的過程中，能夠讓業務流程重組得以實現，這不只是對已有流程的修補，同時還是更深層次的再造與變革。在業務流程重組中，標準化是主要應該解決的問題，是管理資訊化應該堅持的原則。要想讓檔案資訊資源得到共享，標準化是基礎，缺少標準化則資訊化就不存在。在基建檔案資訊化建設過程中，應該堅持的標準包括管理性標準、業務性標準和技術性標準，必須將這些標準落到實處，才有利於業務流程重組，實現整個系統效率與效能的提升。若是缺乏統一的標準，則無法實現資訊資源共享，容易出現資訊化建設重複浪費的問題，不能提高效率。再者，在業務流程建設過程中，還要堅持辦公自動化建設標準，在設計檔案檔案工程流程及管理模式時，要將全面建設資訊管理的思想體現出來。
（四）重視檔案人員的素質培養
在院校基建檔案網路化和資訊化的發展過程中，需要不斷提高管理人員的業務水平，當前，傳統檔案資訊服務水平無法滿足時代發展要求，主要體現在檔案管理人員缺乏較強的資訊化管理意識，管理理念十分落後，很少深入鑽研業務、開拓創新，這樣會造成硬體裝置的現代化與管理人員觀念落後相互並存的情況。在院校基建檔案管理中，裝置越來越現代化、檔案種類和載體也更加多樣，對檔案管理水平的要求也日益提升，這需要檔案管理人員具備豐富的科學技術知識、檔案管理知識以及較強的業務技能和綜合素質。院校基建檔案管理人員不僅要具備豐富的知識，還要掌握一定的檔案保護技術、檔案學、檔案管理學等專業知識。此外，在電子檔案等各種新型載體出現之後，檔案管理人員還要具備計算機、光碟存貯、縮微技術及網路技術等先進管理手段，如此方可讓院校基建檔案管理從經驗管理逐步轉變為現代化管理。所以，要進一步提升院校基建檔案管理人員的素質，滿足資訊化建設的要求。總之，近年來隨著城鎮化程序的加快，各院校招生規模不斷擴大，加快了校內的基本建設，由此形成了大量的基建檔案，這是院校基本建設的歷史記錄，是院校發展過程中的寶貴財富，同時也能夠將院校基礎設施建設水平反映出來。院校基建檔案工作任務重，事項多，其資訊化管理水平關係著自身現代化程度。因此，要重視對資訊科技的應用，不斷提高院校基建檔案管理的資訊化水平，從而滿足新形勢發展的需要，推動院校更快、更好地發展。
第二篇：人事檔案的資訊化管理策略
摘要：人事檔案是個人的成長經歷記錄，對於用人單位而言，有著重要的指導和參考作用。隨著資訊化技術的發展，傳統的檔案管理方式也在發生改變。但是，由於一些觀念的影響，資訊化管理的開展進度緩慢。本文就透過探討檔案管理工作資訊化過程中遇到的問題，提出一些改進策略。
關鍵詞：人事檔案；資訊化管理；改進策略
隨著社會的發展，規範化和誠信化是當今社會人事工作的兩大標準，人事檔案作為人力資源的憑證和依據，已經為社會和個人所重視。因為人事檔案是個人情況的真實記錄，能夠清楚地反映個人的經歷和背景，這對於用人單位而言，是最直接有效的衡量憑據。但是，目前我國大多數用人單位的人事檔案還是傳統的紙質材料，而且由於紙質檔案的缺點，丟失檔案、遺漏檔案的情況時有發生。這樣不僅給個人帶去一些不必要的麻煩，而且用人單位也無法全面掌握人員情況，給管理帶來困難。所以為了解決紙質檔案的明顯缺陷，數字化的檔案已經是許多用人單位所倡導的一種方式，那麼如何加強這些檔案的資訊化管理，已經成為用人單位必須探究的新問題。
一、人事檔案管理資訊化的重要性
（一）提升檔案管理工作效率
因為人員流通的關係，人事檔案的管理工作也變成了一項動態性的工作，所以對於檔案管理人員而言，對人員檔案的變更及時進行記錄和修改是一項看似輕鬆卻很繁瑣的一件事。而且由於傳統的紙質文件，檔案的錄入還需花費管理人員的大量時間，所以工作效率想提高卻找不到法門。同時，一個單位的人員數量不少，管理人員不可能將每個人的人事資訊都爛熟於心。但如果實現檔案管理資訊化，一旦出現人事變動，管理人員可以透過管理軟體的強大功能來減少檔案變更所花費的時間，就可以大大提升工作效率。
（二）確保人事資訊的及時更新
人事檔案管理一旦實現資訊化，管理系統的相關功能就可以對新錄入的人事資訊自動進行分門別類，保證人事資訊的及時更新。作為實現資訊化管理最重要的功能之一，資訊的及時更新能夠幫助用人單位在作出相關人事決策時，不會因為遺漏而作出錯誤的決定，從而保證了職工的切身利益。
（三）保證人事的管理合法化
人事糾紛是現在許多用人單位比較頭疼的問題，而且也讓許多人的利益得不到保障。特別是有些單位在辭退員工的工作上不規範處理，由此產生人事檔案資訊不全的問題，造成許多勞動糾紛。因此，使一些簡單問題複雜化，導致雙方都要花費大量精力去完善人事資訊，影響日常工作的順利進行。而如果實現人事檔案的資訊化，及時更新資訊系統，就可以保證人事資訊的準確和全面性。因此，只要管理人員不出現人為疏漏，檔案資訊會一直存在系統中，為個人和單位提供最有效的憑證，從而減少勞動糾紛，並催生出一系列人事管理的合理制度，保證人事管理的合法化。
（四）保證人事檔案資訊的秘密性
人事檔案管理工作具有很強的保密性質，傳統的紙質檔案發生篡改、塗改的事件不在少數，而實現資訊化之後，系統的保密性增加了檔案的安全性，只要加強管理系統的密碼保護，人事檔案資訊的秘密性就可以得到保證，當然還要注意網路h客的攻擊等特殊情況的出現，及時進行檔案備份，以確保資訊保安。
二、人事檔案資訊化的問題與不足
（一）對人事檔案工作本身缺乏重視
人事檔案管理工作是每一個用人單位的重點工作，但是不少單位的人事檔案管理存在一個“雷聲大、雨點小”的情況，其根本原因就是沒有對人事管理工作形成一個正確的認識。大部分人認為該項工作只是輔助性質工作，因而放鬆了對其的管理力度，造成檔案管理工作遠遠落後於單位的其他工作，而也正是對人事檔案管理工作的不重視，提出資訊化就顯得有些困難。因為資訊化就意味著要更新一整套硬體設施，這筆經費投入在許多用人單位看來，有些不值得，這也是人事檔案管理資訊化推進困難的原因之一。
（二）人事管理檔案的資訊化水平不高
管理手段上的傳統。現在許多用人單位提供的人事檔案還侷限在紙質檔案上，管理的中心點依舊是實體檔案，沒有跟上電子化檔案的大潮。所以在利用效率上依舊很低，而且檔案管理的材料無論是從管理還是保管，都依舊是人工操作。在工作量巨大的檔案管理工作面前，無疑使得許多工作人員感覺力不從心。
（三）專業管理人才缺乏
檔案管理工作雖然不是一項新工作，但是隨著資訊化的推進，這項工作也開始慢慢發生蛻變。使得檔案管理不再是一項人人都可以“兼職”的輕鬆活。因此，檔案管理資訊化過程中的尷尬就出現了，沒有專業的管理人才，使得檔案管理工作出現高屬性低配置的情況，影響了檔案管理工作的發展程序。
三、人事檔案資訊化的改進策略
（一）提升人員對檔案管理資訊化的認識
資訊化建設已經是人事檔案管理工作的一個主要方向，但是許多人對於這一點還沒有一個充分清醒的認識，對於資訊化建設持觀望態度，造成資訊化程序緩慢。所以，要實現人事檔案資訊化，就要改變人員的態度。首先，對檔案管理人員，要求必須是積極上進，擁有良好的學習態度，能夠快速接受資訊化管理過程中的新知識。其次，提高管理人員的檔案意識，實現在做好本職的管理工作時，能夠認識到自身工作的重要性，這樣才不至於產生懈怠，影響自身工作的積極性。最後，要讓檔案管理人員認識到，這項工作是不能夠一蹴而就的，需要其能夠在不斷地學習中，循序漸進地摸索，這樣才能做好檔案管理工作；
（二）建立完善的人事檔案管理制度
人事檔案關係到單位人員的切身利益，所以對於管理人員而言必須要細心認真。而針對檔案資訊化的新要求，管理制度的重要性更加凸顯，所以必須堅持制度改革的要求，從實際出發，根據單位自身的特點，制定一套完善的管理制度。該制度應該明確檔案管理資訊化過程中的人員職責和工作要求，管理人員應該做到在工作中遇到問題，能夠及時反應，保證事態不惡性發展。而對人事檔案的提取和查閱，應該有相關的手續流程，保證檔案管理工作的嚴謹性。
（三）注重專業管理人才的培養
人事檔案的資訊化管理是一項專業性較強的工作，所以傳統認為的檔案管理是人人都可兼職的看法是錯誤的，在倡導資訊化管理時，一支高素質的管理隊伍是必不可少的。管理人員在完成本職工作時，除了具有較強的專業知識外，還要根據資訊化的發展程度，掌握更為先進的管理方法和電腦操作技術。因此，用人單位在建設檔案資訊化時，應該加大對相關人員的培訓力度，組織學習相關的知識技能，對於特殊的技能，有必要邀請專業老師進行培訓，這樣才能達到資訊化管理要求。
（四）完善檔案管理的相關硬體設施
檔案管理工作的資訊化，意味著要更新一大批硬體設施，比如必備的電腦、印表機等，而對於一些特殊檔案的日常安全保護，滅火器以及除溼機也是必不可少的。因為人事檔案如果出現損毀，補救工作會相當困難。所以除了及時備份，日常硬體的維護工作也非常重要。因為相關裝置的添置，防盜也成為必須注意的問題。人事檔案是重要的社會資源，對於個人和用人單位都極其重要，因為現代社會對人才的要求越來越高，人事檔案作為最重要的憑證，加強對檔案的管理是必然的。而資訊化的手段，可以更好地進行檔案管理。所以，只有轉變觀念、合理利用資訊化平臺、充分發揮資訊化技術，才能真正提高檔案管理工作的水平。
第三篇：檔案資訊化管理發展趨勢
摘要：資訊科技的產生，逐漸滲透到社會生活的方方面面，社會生產形式發生變化，時代要求也在改變。為了順應時代潮流，建設社會主義現代化，檔案資訊化逐漸成為了促進檔案管理發展的重要手段。本文分析了檔案管理的現狀，要實現檔案管理的長遠發展，檔案的資訊化管理是必然趨勢，同時提出促進檔案資訊化管理的建議和方法。
關鍵字：檔案管理；發展趨勢；資訊化
一、檔案資訊化管理的內涵
檔案管理是指對資料資訊的收集、儲存、管理利用的工作。科技資訊化時代的產生與發展，要求檔案的管理方式也要做出相應的調整。傳統的檔案管理方式已經不能滿足現代化發展的需求，資訊化檔案管理模式應運而生。檔案的資訊化管理是指利用數字化的檔案資訊資源和網路化的檔案管理特性，透過資訊系統平臺對檔案資訊進行整理、傳輸之後，實現檔案資訊的資源整合，合理配置以及有效利用，最終實現檔案資訊資源的共享。
二、資訊化管理的必然趨勢
1、與時俱進的時代要求
資訊科技的到來，促進社會各項活動逐漸步入電子資訊時代。傳統的檔案管理已經無法適應當今時代的需求，檔案管理工作必須進行內部的整體改革。電子檔案便於儲存、整理和查詢利用的特點，已經意味著它可以取代紙質檔案時代，加速促進檔案管理的發展。電子檔案的應用，是檔案管理資訊化的一個重要標誌。
2、資訊化管理有利於對傳統檔案的管理與儲存
傳統的檔案管理，是利用紙質檔案進行整合與利用。一方面，紙張不易儲存，並且查詢工作量大而繁瑣，很多檔案部門都無法避免地會存在檔案資源的人為損壞或自然老化的問題，不利於檔案的保護。目前，檔案資訊保護的最好辦法就是利用資訊科技進行檔案的電子化處理，使得檔案資訊化。既利於儲存，查詢便捷，也可以提高管理工作的效率，降低檔案資源的丟失和損壞風險。除此之外，資訊化的檔案管理相較於傳統的紙質管理能夠節省更多的資源和管理空間。小小的儲存光碟就能夠燒錄大量的資料資訊，最佳化儲存裝置，節省空間，也節約了整理管理時間，減輕管理工作人員的負擔，有利於建立安全有序、規範穩定、利用便捷的檔案管理系統，進而實現資訊化檔案的共享。
3、網路技術為檔案資訊化提供有效的管理路徑
網路技術的發明與發展，各種電子產品的誕生，為檔案資訊化管理提供了有利的硬體裝置基礎。手機、電腦、印表機、相機等已經普及到全世界，每一個電子裝置都是一個資訊儲存共享工具。隨時隨地查詢資訊已經成為了時代的需求。現在每一個檔案管理工作人員不用每日在龐大的檔案管理室穿梭，整理、查詢，這些工作都極為繁雜。給每一個人都配置電腦裝置，擁有相應的資訊系統平臺管理許可權，直接在平臺上進行相關檔案資訊的管理工作。簡化了檔案管理流程，加速了檔案管理資訊化的程序，更加符合現代化社會的科學發展觀。
三、推動檔案資訊化管理的方法
1、從理念上深刻認識，重視人才的培養
要推動檔案資訊化管理，就必須從傳統的管理觀念上進行轉變。正確認識到資訊化管理是檔案管理適應時代變化的必然發展趨勢，培養檔案資訊資源共享的意識。檔案管理人員應該從傳統的管理模式中走出來，樹立檔案管理的資訊化思想，注重自身的檔案管理素養、綜合素質以及資訊化檔案管理下所需要的新的技術能力培養。檔案部門也需要加強員工專業技能的培訓和指導，加速檔案的資訊化管理程序，儘快實現檔案資源的資訊化和資源共享。
2、從基礎設施建設加強資訊化管理
資訊化管理過程中，基礎設施建設是管理工作順利進行的前提保障。資訊化裝置與資訊化方式不匹配，無法實現資訊相容，直接會造成檔案管理工作的混亂、無法進一步開展。所以，資訊化管理必須注重基礎設施的建設，建立一個整體、專業統一的裝置體系，進行統一的數字化管理，對檔案管理軟體進行及時完善最佳化，實現檔案的資訊一體化管理。
3、在管理制度上提高資訊化管理水平
檔案管理能夠穩定、健康地發展離不開健全的管理機制的制約。無論是檔案管理工作本身的操作規範，還是檔案管理員工的行為規範，都需要制定一套科學合理的管理機制，符合資訊化管理的要求。對檔案的收集、分類管理、歸檔工作都需要依照管理規定進行合理的操作，工作人員也必須遵照管理機制的行為準則，進行正確的管理流程，保證管理工作的順利開展、檔案資訊化的建設。處理問題的時候也必須按照統一的標準進行判斷與解決，真正提高檔案資訊化管理水平，有序維護整個檔案資訊系統，更快更好地實現檔案資訊的共享。
第四篇：高校後勤檔案資訊化管理研究
一、大資料背景下高校後勤檔案管理工作新的特點
大資料統計分析應用技術是對量級資料流進行集中的統計分析處理，特別是針對多元化的資料來源，非結構化資料越來越多，透過清洗，整理，篩選轉化為結構資料。當資料流量達到規模，可以透過更多的資料達到更加真實、全面的反饋。大資料資訊科技的應用，改變了檔案管理的傳統管理理念，同時也促進高校後勤工作者對資訊資料資源的利用方式和加強後勤檔案管理資訊化建設的認識觀念得以增強。對後勤檔案管理的數字技術手段應用和提升也提出了新的要求。在高校後勤推動資訊化建設的過程中，高校後勤各個業務服務保障部門都開發了相應的業務系統，這些業務資料產生的終端資料量和型別發生了變化，也使得高校後勤檔案管理工作呈現了新的特點
(一)形成電子檔案的資料量逐漸增大
高校後勤檔案由後勤保障部門在各項服務保障工作中的原始資訊資料形成。後勤各個部門都依據本部門的業務內容建立相應的業務系統，如節能維修系統、庫房管理系統、安防管理系統等。按照大資料技術應用的標準，這些業務系統產生資料檔案、流媒體檔案、圖片檔案都屬於後勤檔案收集範圍，具有很高的儲存、利用價值。目前，各類服務保障專案的增加、驗收流程的嚴謹，使得資料儲存的作用和價值愈發凸顯，加強“痕跡管理”直接導致了巨大的資料量。不僅如此，電子檔案資料還包括檔案本身的數字轉化，透過人工方式生成新的資料型別也成為主要的資料增長來源。
(二)後勤檔案資料型別多源異構
高校後勤檔案涉及後勤行政管理、財務管理、工程管理等多項服務保障專案，檔案資料囊括辦公檔案、專案合同、宣傳資料等，各個業務管理系統也產生不同型別的資料檔案，形成非結構化資料、半結構化資料、結構化資料共同存在、交叉聯絡的現象，造成了檔案資料多源異構的新特點。
(三)後勤檔案的利用需求更加多樣化
大資料的應用背景下，高校後勤各個部門的業務系統不僅是是資料的產生者，同時也是資料的利用者。在利用檔案資料方面涉及後勤制度建設、文化建設等方面的工作。後勤利用統計後的大資料進行分析學校師生對後勤服務保障的需求、滿意度，作為不斷改善、提升後勤服務保障工作的依據;同時高校後勤的功能較傳統後勤有了更加豐富的內容，後勤社會化程度不斷提高對後勤文化建設也提出了更高的要求，後勤內涵建設、文化宣傳活動產生的流媒體資料、圖片資料、特色資料檔案也在不斷增多。因此，後勤檔案的利用手段、方式也隨著需求的豐富變得更加多樣化。
(四)大資料分析提升後勤檔案利用價值
高校後勤檔案是後勤一線服務保障工作最直接、最真實的資訊記錄，並且在推動後勤檔案資訊化管理向大資料技術應用過渡的程序中，各個服務保障業務產生的各種中間資料、重點資料均有其利用價值。因此，利用大資料統計分析功能對不同業務系統、工作過程產生的大量初級的、多樣的、碎片化的資料進行深入地分析挖掘，才能真正激發後勤檔案的寶貴利用價值。
二、大資料背景下高校後勤檔案資訊化管理面臨的問題
隨著大資料、雲計算技術的應用，特別是後勤社會化改革的需要，也對高校檔案資訊化管理提出了更高的要求。但是，受到檔案收集、整理、歸納的傳統方式影響和缺乏資訊化技術應用的限制，後勤檔案管理仍停留在對紙質檔案的初級管理層次，尚存在以下幾個問題:
(一)後勤檔案管理方式傳統粗放，檔案資訊決策功能受到限制
目前，後勤檔案管理缺乏對檔案中記錄的各類資料進行深層次地統計、分析，忽視對各類分散資訊的整理，缺乏對大資料環境下動態資料流的前端控制和全程管理的能力，使檔案管理整體結構不合理，容易導致重要資訊資料的價值被忽視，無法充分發揮後勤檔案在服務保障專案推進過程中的指導作用，制約了利用檔案中的資訊資料開展推動服務保障工作的決策作用。
(二)檔案資訊化管理機制建設不健全，缺乏制度依據
高校後勤檔案管理主要依靠兼職人員進行管理，缺乏相應的統一管理機制，後勤檔案管理的制度建設還需完善。由於後勤檔案管理組織的缺失和機制建設不完善，直接造成後勤各類檔案管理工作相對滯後，檔案的保管、保密等工作都沒有相關的制度參照執行，容易造成資料流失，嚴重影響檔案應用效率。
(三)後勤檔案資訊管理風險增加，存在安全漏洞
資訊科技的推廣和應用，增加了後勤檔案資訊化管理工作的風險，直接給資訊保安帶來隱患。目前後勤檔案管理主要人員屬於兼職，由於工作量大，工作內容繁瑣，因此容易忽略檔案資訊保安管理。同時由於管理人員資訊化技術水平的限制，對資訊保安的管理存在不足，易造成檔案資訊的丟失或洩露。
(四)後勤資訊檔案資訊化技術應用率低，容易形成“資訊孤島”
在大資料資訊科技應用背景下時代下，複雜多樣的資料型別和儲存格式使電子檔案檔案的統一收集難度增加，同時對檔案利用的方式過於傳統，缺乏多元化的利用手段，容易使各類檔案形成“資訊孤島”，難以發揮其真正的資訊支援功能。
三、大資料背景下高校後勤檔案資訊化管理的工作思路
針對目前高校後勤檔案資訊化管理存在的問題，在大資料背景下，尚無法完全體現後勤檔案的利用價值，實現檔案的有效管理。因此，高校後勤需要透過設計建設檔案資訊化管理平臺，並推動應用大資料統計分析技術與檔案資訊化管理工作相結合，實現數字化管理方式，進一步推進高校後勤檔案資訊化管理工作改革。
(一)樹立後勤檔案大資料資訊化管理工作理念，為數字化管理奠定管理基礎
要利用大資料資訊化技術充分實現高校後勤檔案利用價值，必須轉變高校後勤“重藏輕用”的管理觀念。明確建立檔案數字化管理是必要手段，實現資料決策支援才是檔案管理工作的最終目的。透過創新建立相應的資訊化管理機制，才能更好地發揮大資料技術在檔案資訊化管理中的作用。
(二)建立高校後勤檔案大資料資訊化管理工作機制，確保管理工作規範、安全、高效
伴隨高校後勤大資料資訊管理工作的推進，應及時建立配套的管理制度，明確檔案收集、處理、使用的工作標準和管理責任，透過制度建設規範後勤檔案管理工作。在建立完善制度的同時，明確細化檔案管理工作的具體要求，配合檔案大資料管理建設需求，確保後勤檔案數字化管理工作實現精細化、規範化。並透過制度規範做好檔案使用要求和保密制度，保證後勤檔案安全管理，實現資料高效利用。
(三)建立高質量的檔案管理人才隊伍，提高檔案數字化管理工作效率
目前高校後勤檔案管理工作主要由後勤內部的非專業或兼職人員進行管理。這些人員缺乏專業的檔案管理知識，數字化、資訊化管理技術的掌握和使用也受到學歷、年齡的限制，極大地影響了檔案管理工作效率。因此，在大資料技術背景下，要建立專業的檔案資訊化管理隊伍。透過引進專業人員或加強本單位專業人才培養，培養和提高管理人員的專業技術能力和綜合管理水平。同時，還要全面加強檔案管理人員的職業素養，從安全意識、資訊風險意識以及保密意識等，提高檔案管理工作人員的責任感，最佳化管理人員內部結構，有效提高後勤檔案管理工作效率。
作者:呂麗 華于濤 單位:天津職業大學
第五篇：高校檔案資訊化管理探索
高校檔案是高校從事科研教學、黨政管理及其餘各項活動過程中形成的對社會和學校具有一定儲存價值的各種文字記錄、影像資料、圖示資料等不同儲存型別的歷史記錄，是高校進步發展的歷史見證，也是衡量一所高校教育教學質量是否提高、科研學術水平和管理水平是否取得長足進步的重要尺度，在高校發展中起著舉足輕重的作用。隨著高校無紙化辦公、數字化教學以及科技網路技術的迅猛發展，資訊科技在高校檔案管理過程中發揮了極其重要的作用，加之數字化校園建設的提出，也要求高校充分利用資訊科技，不斷獲取資訊、更新資訊、及時有效的傳遞資訊和應用資訊，不斷向社會提供更多具有重要意義的檔案資訊。高校檔案管理實現網路化、數字化，無疑能有效快捷、保質保量地為我國高等教育科研管理事業服務。
1高校檔案管理工作中存在的不足
1．1管理形式落後、意識淡薄
現如今我國諸多高校的高層管理者認為高校的當務之急是緊抓、狠抓教育教學質量和科研學術水平，忽視檔案管理工作，致使高校檔案管理工作地位不高、責任不明，在一定程度上影響了高校檔案管理工作的順利開展，甚至滯緩了學校的高效建設與快速發展。一些管理者認為檔案管理就是簡單的記錄和保管，工作任務簡單，無需專業人士負責管理，採取其他工作人員兼職或改行或者聘用離退休人員從事檔案管理，致使管理人員素質參差不齊，專業知識水平欠佳，工作中疏漏百出，如各類檔案分類不清、歸檔範圍不明，導致各類檔案收集不齊全;加之，缺乏檔案管理的理論指導，使得整理檔案時檔案先後順序顛倒，案卷標題擬定不準確，保管期限寬嚴劃分不一，組卷水平整體不高，嚴重影響高校檔案管理質量。更有甚者，很多高校在檔案管理與建設過程中投入資金不足，使得創新管理工作開展受阻，庫房和辦公設施落後，加之長年累積在檔案管理上的故步自封，使得繁雜工作得不到最佳化，形成惡性迴圈進而阻礙了檔案管理的建設發展［1］。
1．2管理制度不完善、體制不健全
普通高等學校檔案管理工作起步較晚，制度不完善，體制不健全，對檔案的日常管理與建設工作不重視，以致檔案資料建設不齊全，相當一部分檔案存於個人或者沒有及時收集整理歸檔。如各學院每學期都有教師外出培訓學習，卻無具體實施過程中的文字記錄，也無培養計劃與總結;各院系實驗室每天對學生開放實驗，但沒有詳細的使用記錄和改進意見統計，均對高校的教育改革和建設形成一定阻礙。在教學和科研工作中，雖然各職能部門管理者傾注了大量的心血，細緻工作，詳實記錄，但部分工作出於種種原因當時未能全面、及時的記錄或材料零星記錄或分散存放，加上無專業人士管理負責，幾經易手容易導致資料丟失、混亂。這樣一來，在日後學校建設或改革中需要相關材料時，不得不重新添補、整理，花費大量的人力、物力和財力，造成了巨大損失的同時給學校的日常教學管理和教學工作帶來一定程度上的影響。
1．3檔案使用效率低下、功能單一
高校檔案是高校發展歷程的見證，也是高校改革發展的寶貴財富。但是，檔案只有經過開發利用才能成為有效資源，其價值才能被很好地發掘和利用，才能很好的服務於高校的建設發展中。然而，當前高校由於疏忽了檔案管理工作，缺乏檔案宣傳，使得檔案資訊資源的重要性得不到重視。而且，檔案檢索系統缺乏或不完善、不科學，不能及時準確地為使用者提供嚮導和查詢所需資料;檔案編研工作力度不足，不能及時有效的對資訊進行編輯加工或形成各種編研成果，資訊分散削弱了檔案資訊資源的高效性;硬體建設不足，裝置更新緩慢也是阻礙檔案利用效率的重要因素。因此，高校管理者需提高檔案管理意識，加強檔案管理制度建設，保障檔案設施的先進性，只有這樣才能使得檔案資訊資源在科研教學、行政管理等工作中得到很好的利用。
2檔案資訊化管理建設的必要性
高校是一個資訊化高度發展及應用極為普遍的教育機構，網路技術在這裡得到快速發展和應用，並給日常教學科研及行政管理等工作中帶來極大的便利。作為高校資源建設的重要部分，檔案的資訊化管理也受到越來越多的關注和支援，從而開展檔案資訊化管理也是響應學校資訊化發展號召的需求，保障學校資訊資源及時有效地記錄、更新及傳播［2］。
2．1檔案業務發展的需求
高等學校是傳播文化、傳承文明的文化事業機構，它的文化沉積與文化理念是高等學校發展和辦學的重要內涵。檔案管理部門是負責收集、記載、保管和研究並提供這些相關資料、資訊的部門，在高等學校文化底蘊與文化積累過程中，具有舉足輕重的.作用。教育體制的不斷深入革新，高校的全面快速發展使得交往活動與教學科研管理等相關工作門類眾多、內容多彩，相應的檔案門類和資訊資料急劇增長;另外一方面，隨著網路技術的快速發展，高校發展也進入資訊化時代，電子政務使辦公自動化程度得到提高及普及，檔案載體型別也由最初單一的紙質檔案發展成為圖片、聲像、光碟、行動硬碟等多種載體檔案，載體資訊容量大，不穩定因素多，因此，需要對載體資訊實施資訊化管理。
2．2檔案工作人員素質提升的需求
隨著教育事業的快速發展，科技的迅猛進步，高校教育越來越綜合性與專業化，齊頭並進，互為推動，使得教育人才更加特色化和精英化。這也就意味著從事檔案管理的工作者知識結構專一、管理模式獨具特色，才能更好的順應高校獨具特色的資訊化快速發展的需要。此外，無紙化自動辦公也加快了檔案管理工作現代化程序，電子檔案等新載體檔案已取代了傳統的紙質檔案，也就使得傳統的紙質檔案管理模式已經不能滿足新載體檔案管理的需求，也對新時期高校檔案管理人員的知識水平和專業技能提出新的要求。更具專業特色和管理技能的檔案管理人員的出現也必然會除舊革新，使得檔案管理進入資訊化時代。
2．3檔案資訊資源開發利用的需求
隨著高校資訊化的深入發展，檔案資訊資源備受人們的廣泛關注，學校師生及社會人士對檔案資訊的依賴程度也日趨漸長，這就要求更加系統、更加完善和更加精準的檔案資訊服務。檔案資訊化本來就是一項全新的工作，是一個極其系統的工程，也是檔案管理模式一次質的飛躍。電子檔案以其輕巧便捷、儲存容量大、使用壽命長、易傳播複製等特點已逐步取代了過去的紙質檔案。加之，網路技術及資訊化時代的發展，人們對檔案資訊的系統全面、及時有效的更新服務提出了更高的要求。檔案管理者就要在門類眾多、內容多彩、資訊量龐大的檔案資訊資源中精簡加工、汲取精華，及時有效的提供資訊化服務。
3檔案資訊化管理舉措
高校檔案資訊化是以國家資訊化建設和檔案事業發展要求為導向，以檔案網路建設為基礎，資訊資源建設為核心，擴大檔案資訊資源開發和利用為目標，同時以檔案資訊化人才隊伍為依託，以政策法規、標準規範、管理制度等為保障體系的資訊化工作。
3．1檔案管理的標準化與規範化建設
檔案資訊化管理離不開規範化和標準化的要求，只有規範管理形式，將管理模式形成制度化標準，才能逐漸向現代化資訊管理方向發展。高校檔案資訊內容豐富、形式多樣，應建立統一科學的檔案管理目錄標準和規範的檔案管理規章制度，合理應用網路管理和查詢規範等方式快捷準確的為查詢者提供檔案資料。甚至可以結合各大高校的自身情況，建立符合自身發展的資訊資源庫，在符合國家資訊化和檔案管理的有關方針政策下，兼具綜合性、可操作性和嚮導性，區分不同情況，科學、有序地制定檔案資訊化標準體系和完善的管理和執行制度［3］。
3．2檔案資訊資源的數字化建設與管理軟體應用
全球資訊化建設加快各大高校之間資料庫的銜接，使得各大高校之間的資訊資源共享更為便捷快通。傳統的紙質檔案資訊在數字化和資訊化的發展模式下，已經嚴重滯後於高校的發展需求，各大高校就必須借鑑成功高校的辦學理念和經驗，結合自身發展特點，建立極具特色的、同時附有專業性、共享性、規律性和多樣性的數字化檔案資料庫，以便於各大高校之間的網路交流和資源共享。在數字化檔案建設與管理中，遵循“規範、先進、實用”的原則，加大檔案管理軟體的實施力度，努力提高檔案管理技術與操作應用水平，確保為檔案資訊交換和資源共享提供便利條件［4］。
3．3檔案管理人員自身素質的專業化建設
隨著高校教育事業的現代化和資訊化的逐步推進，高校檔案資訊化管理工作需要必須注重引進或培養一批專業知識技能過硬、計算機操作及相關軟體應用嫻熟的複合型人才。同時注重營造學習高新技術知識的良好環境，加強檔案工作人員的專業素質和職業道德培訓，逐步提高現有管理人員的資訊意識、專業知識和管理技能，確保高校檔案資訊化工作管理的順利推進。另外，高校加強對檔案資訊化管理建設工作過程中的指導和監督工作，同時要求各部門各院系在紙質檔案歸檔的時候也應完成電子檔案的歸檔任務，確保紙質檔案與電子文件的齊全完整，從而更好地為高校師生服務［5］。
作者:王莉娜 蘇穎超 張海峰 單位:榆林學院銅陵學院
參考文獻:
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［2］梁晶晶．淺談檔案資訊化管理的必要性［J］．辦公室業務，2015(6):38．
［3］張學．淺談高校檔案管理資訊化建設［J］．辦公室業務，2013(21):145－146．
［4］譚春霞．高校檔案管理資訊化建設現狀及對策研究［J］．科技資訊，2015(11):144．
［5］王豔玲．淺談高校檔案管理資訊化建設［J］．現代情報，2007(6):63－67．
第六篇：單位人事檔案資訊化管理淺談
人事檔案是對個人經歷、工作業績、家庭情況等方面的記載，是較為完整的個人資訊的儲存庫，是單位選拔人才、個人晉級晉升等人力資源管理與開發的重要依據。隨著人事制度改革不斷深入，傳統的紙質人事檔案管理已不能滿足新形勢下人事管理的高效化要求。人事檔案的資訊化管理，已成為人事檔案管理研究的新課題。
一、人事檔案管理的現狀和問題
1.人事檔案基礎工作投入不足，單位重視度有待提高。目前，對人事檔案管理工作有些單位還不夠重視，認為人事管理出不了大效益，沒必要投入太多，致使檔案的基礎工作薄弱，人事檔案管理制度形同虛設，制約了人事檔案功能的最大發揮。
2.檔案管理人員業務素質不高，專業化資訊化程度低。人事檔案管理隊伍中，有的年齡偏大，有的屬照顧性調入，沒有經過專業培訓，業務素質較低；老一代管理人員傳統思想嚴重，對檔案資訊化缺乏必要認識，不懂資訊科技，而年輕人員雖懂得資訊科技，但對檔案管理的基礎知識、原則和流程等卻懂得不多，複合型人才少，導致人事檔案資訊化管理難以開展。
3.管理手段落後，管理方法有待創新。在資訊科技飛速發展的今天，很多單位人事檔案管理工作還侷限於紙質檔案的建立和保管層面上，雖然配備了計算機，也僅侷限於列印檔案目錄，不能進行人事資訊的查詢和檢索，沒有形成紙質檔案和電子檔案並存共用的管理機制，跟不上時代發展對檔案工作管理的要求，致使檔案管理效率不高，檔案利用率低。
4.缺乏統一標準和規範。目前，許多單位在建設檔案資訊化過程中，往往只重視發展先進通訊裝置和購置高檔計算機系統，卻忽視檔案資訊資源標準規範化建設。如計算機等裝置型號各異，檔次參差不齊，檔案資訊的分類編碼標準不完善、不統一等等，都制約著資訊交流的範圍和程度，影響著檔案資訊化建設的步伐。
5.人事檔案資訊化管理制度不健全。人事檔案資訊化管理上仍照搬套用原有制度，沒有根據工作的發展以及資訊化的要求，制定完善、符合實際需要的資訊化檔案管理制度，致使人事檔案資訊化管理工作缺少規範，容易出現各種紕漏，可能出現資訊被竊取、伺服器被h客和病毒攻擊等問題。
二、新形勢下人事檔案資訊化管理的意義
1.極大提升人事檔案管理工作的效率。實行人事檔案資訊化管理後，可以依據資訊化技術對人事檔案進行資訊採集、確認、生成、歸檔、利用，以完整的資訊化流程實現對人事檔案的實時化和網路化管理，實現了資料錄入一次就可以在檔案管理內部實行資源共享，即時查詢，既可避免手工抄寫失誤,又將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，更好地收集和編研檔案，提高了工作效率。
2.有利於對人事紙質檔案的保護。傳統檔案大多是紙質材料，是最原始的證明材料，經常查詢，增加磨損，影響儲存壽命。實行資訊化管理後，檔案資訊可以從資料庫中直接查詢，減少與紙質檔案的直接接觸，有利於對原始檔案的保護。
3.促進單位用工管理水平的發展。人事檔案資訊化管理，可以將人事資訊及時、高效地運用於單位日常運作中，使管理者能實時掌握本單位的人力資源情況，便於更好地最佳化人員配置，促進發展；還可有效提升人事檔案管理質量，可便利為職工辦理各種手續，如根據個人人事檔案辦理社會保險和醫療報銷手續，在進行工資調整和計算工齡時提供準確、有效的證明材料等。
三、人事檔案資訊化管理對策
1.強化對人事檔案資訊化管理重要性的認識。人事檔案管理資訊化建設的成功開展，單位重視是一個必不可少的條件。單位領導和工作人員都要正確認識新形勢下人事檔案資訊化管理工作的重要地位和作用，轉變傳統觀念，緊跟時代潮流，充分利用現代資訊化技術對人事檔案進行管理，使人事檔案管理工作更加規範、高效，促進單位管理的科學化和現代化。
2.加大對檔案管理資訊化系統建設的投入，加快檔案管理現代化基礎設施建設。資訊化基礎設施是人事檔案資訊化管理的基礎和前提，關係著檔案資訊化建設的成敗和整體水平。在充分認識人事檔案資訊化管理重要意義的基礎上,要加大對檔案資訊化建設的投入，配備必要的硬體和軟體設施，為人事檔案資訊化管理提供硬體、技術保障，使人事檔案管理工作真正實現現代化和資訊化。
3.加強資訊化培訓，提升人事檔案管理人員的綜合素質。人事檔案資訊化建設，人才是關鍵。應儘快建立起一支以管理型人才為基礎，複合型人才為重點，高科技專門人才為骨幹的人事檔案管理隊伍，以滿足檔案管理資訊化建設的需要。在一時難以引進新型人才的形勢下，要加強對現職人員的培訓，分期分批參加有關資訊化管理知識的培訓，開展多種形式的技術交流，並大膽啟用現有技術骨幹，給他們壓擔子，使他們在實踐中成長，成為既熟悉傳統業務知識、又懂資訊科技的雙重知識結構的複合型人才。
4.加強人事檔案資訊資源建設和日常維護。人事檔案資訊化管理的核心問題是檔案資訊資源建設，如果沒有可提供利用的人事檔案資訊資源為基礎，檔案資訊化的速度與效率均無從談起。檔案資訊資源建設的主要內容是建立人事電子檔案，在保管好紙質檔案的基礎上，對人事檔案資料按照類別，逐頁掃描，全部錄入計算機，實現人事檔案的電子化。在錄入資料庫的基礎上，建立每個人的個人檔案資訊平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要資訊作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目連結。同時，個人的基本情況、人事變動、工作調動、考核、獎懲、教育、成果等資料資料也要透過計算機及時進行更新，實現人員資訊日常管理的動態化和科學化，達到人員資訊資料新、資料全、準確無誤的工作標準，為單位日常人力資源管理提供高效及時的服務。
5.建立健全人事檔案資訊化管理制度，使人事檔案資訊化管理更加科學、規範、合理。任何一項工作的持續開展，都離不開制度的保障。人事檔案資訊化管理也是如此。由於缺乏完善的人事檔案資訊化管理制度，致使人事檔案資訊化管理過程中出現諸多不規範的問題，如人事檔案資訊胡亂編入、檔案資訊的儲存和保管沒有統一方式，易使人事檔案資訊丟失，在檢索、呼叫時出現困難。因而在資訊化建設的過程中必須結合單位人事檔案資訊化管理的實際情況制定相應的規章制度，使人事檔案資訊化管理工作有章可循、有據可依，促使檔案管理工作規範化、制度化，確保人事檔案資訊化管理的各個環節順暢，更具實效和活力。
6.加強人事檔案的保密和安全工作，確保檔案資訊化管理有效執行。資訊科技為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來安全隱患。人事檔案資訊的安全主要是檔案資訊儲存安全和利用安全。在管理中，要高度重視安全保密工作，牢固樹立安全保密意識，一定要對人事檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種資訊資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對通用資料庫的資料根據使用許可權進行系統的分類加密。要正確處理好檔案資料的保密與利用的關係，既要克服求穩怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設界限、隨隨便便的麻痺思想。要採取有效措施和技術手段，建立檔案資料備份和恢復機制。在技術安全管理方面，做到檔案內部區域網不與外網連線，積極預防電腦h客、病毒和計算機的故障對檔案資訊保安和保密帶來的威脅。要制定資訊錄入、資訊維護、裝置管理、網路維護等系列管理辦法和規定，確保系統的安全性、可靠性和可控性，以科學、規範、嚴密的制度來確保檔案資訊化管理安全可靠執行。
作者:陶俊秀 單位:榮成人事考試中心
第七篇：醫保檔案資訊化管理工作研究
摘要：醫保檔案管理資訊化建設是非常重要和必要的，這裡分析了新時期醫保檔案資訊化管理工作有效開展的策略，對於實現醫保檔案的資訊化管理，推動醫保事業的健康快速發展具有積極的作用。
關鍵詞：醫保；檔案管理；資訊化；建設
隨著我國醫保體系和相應法律制度和政策的完善發展，對醫保檔案管理工作質量和效率要求更高了。醫保檔案能夠完整地記錄相關參保人員的醫保資訊，能夠清楚地反映出醫保基金的主要流向，因此，醫保檔案管理能夠為醫保研究和醫保事業的發展提供寶貴的資訊資料依據，加強醫保檔案管理是很重要的。
一、醫保檔案管理資訊化建設的必要性
1.推動檔案管理工作的規範化和高效發展
在傳統的醫保檔案管理中，都是採用手工管理的方式進行檔案的收集、整理、管理利用的，但目前，這種醫保檔案管理手段不能滿足現實的需要。現在，我國醫保參保人數非常龐大，傳統的手工檔案管理方式很難滿足需要，檔案管理的作用受到抑制。在資訊化時代，如果加強醫保檔案管理的資訊化建設，實現檔案管了的自動化、網路化、資訊化發展，工作人員只需要在電腦中進行相關大資料的錄入就可以實現檔案資訊資料的共享，可以對檔案資訊資料精心有效管理。利用資訊化手段，可以根據需要自動進行檔案庫資訊建設，並統計製作成各類資料報表，還可以在檔案資訊系統中進行高效的檢索，查詢和閱讀，能夠有效節約時間，提高檔案管理工作的效率。
2.提升檔案管理水平
醫保檔案實現資訊化管理，管理人員能夠從繁重的資訊管理中解放出來，能夠有時間做好檔案的收集和編輯研究工作。在傳統的檔案管理中，手動方式管理，管理人員每天的主要工作是進行目錄的編寫整理，進行檔案資訊的整理、保管。管理人員沒有時間和精力搞檔案收集與檔案研究，這樣，不利用醫保檔案的有效開發，不利用實現醫保檔案管理的價值。而實現資訊化建設，檔案管理工作內容不斷豐富，研究工作做的更為紮實，這對於提升檔案管理工作的水平與質量，促進徵繳擴面工作的發展，有效地進行基金安全保護，以及完善醫保制度具有積極的作用，對於凸顯檔案管理的價值具有積極的促進作用。3.有利於更好地服務群眾，服務領導決策工作醫保檔案管理人員透過對業務檔案的分類編碼，透過整理，可以為各級領導者進行醫保政策的制定，為領導決策工作提供重要的資料資訊知識。檔案管理實現資訊化後，相關領導可以透過計算機手段，在第一時間內就能快捷準確地掌握相關檔案資訊，為其制定決策提供依據。同時，醫保機構透過資訊化手段開展檔案管理工作，可以為群眾提供相關醫保的歷史資產，能夠為群眾提供更為優質的服務，滿足群眾參保的需求。
二、新時期醫保檔案資訊化管理有效實施策略
1.強化檔案管理的組織領導
要有效推進醫保檔案管理的現代化、資訊化、數字化建設，就必須要強化檔案管理的組織領導工作。要能夠成立專門的領導機構，對檔案管理資訊化建設工作進行領導。單位領導要作為檔案管理資訊化建設的主要負責人，能夠負責檔案管理資訊化建設的總體工作規劃，要設定專門的副職對檔案管理的資訊化建設工作進行分管，配置專職人員進行檔案的資訊化管理。另外，要完善檔案資訊化管理的各項規章制度，對相關資訊根據制度要求進行及時、準確、完整、齊全的歸檔處理，要透過加強管理方式保證檔案的完整性。要保障檔案管理組織領導工作的有效落實，必須要保證相關方面的工作經費的落實，要加強資訊化硬體環境和軟體環境的建設，加強裝置的投入建設，這樣，才能有效推進檔案資訊化建設工作的發展。
2.強化檔案管理先進的辦公意識
醫保檔案管理的數字化資訊化建設是資訊時代對檔案管理工作的基本要求，也是檔案管理工作者努力學習的方向。當前，我國醫保參保人數非常龐大，而傳統的手動檔案管理方式已經嚴重落後於形勢發展的需要，造成醫保管理效率不高，醫保檔案管理的價值很難得到發揮。在這種形勢下，迫切需要做好醫保檔案管理的資訊化建設工作，要做好這項工作，必須要引入現代化的辦公手段，引入先進的辦公意識。作為醫保管理人員，要具有先進的辦公管理意識，要積極引入現代化辦公手段提升醫保檔案管理的重要性。在醫保檔案管理工作中，要積極引入現代化辦公設裝置，用電腦手段，網路數段進行檔案的管理。以這種方式替代傳統的手動操作模式。要積極利用其網頁、電子郵件等網路技術進行管理，透過網路手段開展相關檔案的起草、修改、刪減、列印、登記、統計等工作，能夠在檔案管理的各個環節中實現辦公的自動化，這樣，才能真正的提升醫保檔案管理工作的質量和效率。
3.規範統一醫保檔案的數字化管理
實現醫保檔案管理的的資訊化建設，必須要嚴格按照相關標準進行資訊化建設，要實現檔案管理的制度化建設，完善規範相關程式，使醫保檔案資訊化管理能夠實現規範化發展。要做好這個工作，首先，需要建立檔案資訊資料庫。要在相關標準和規範體系的指導下進行檔案資訊化管理的資料庫建設，保障檔案的資訊化管理能夠有效有序地推進，要保障醫保檔案資料與相關資料的相互相容，實現醫保檔案資料的資源共享，為檔案數字化資訊化的規範管理提供支援。另外，還需要積極落實對相關紙質檔案的數字化轉換工作，利用掃描器，對紙質檔案進行數字化處理，並進行紙質檔案的二次儲存，透過這個工作，建立高效的醫保檔案的資訊化管理系統。需要注意的是，在進行相關數字資訊轉化過程中，要保障醫保檔案自己的連續性和完善性，只有這樣，才能保障對醫保檔案的有效管理。規範統一醫保檔案的數字化管理還需要完善相關管理制度，透過制度管理保障醫保檔案管理資訊化的規範化和科學化發展。
4.加強醫保檔案管理隊伍建設
目前，我國醫保事業發展迅速，醫保工作產生了大量文書，財會和計算機光碟，隨身碟等特殊載體形式的檔案，這些檔案所承載的資訊量非常大，並且這些資訊是一個有機的系統，對這些檔案資訊進行有效管理，必須要具有較強的專業素養的人才才能完成。因此，培養一支高素質的、具有專業水平的醫保檔案管理隊伍是推進醫保檔案資訊化管理工作發展的重要保障。醫保部門要認識到資訊化醫保檔案管理對人才要求標準更高了，要積極加強相關方面的人才培養，能夠定期組織檔案管理人員進行學習培訓，透過再培訓的方式提升檔案管理人員的資訊化素養和專業素養。相關檔案管理人員也需要具有學習意識和創新意識，要不斷拓展自己的知識面，尤其是要提高自己的資訊科技水平，提升自己的管理技能。這樣，才能滿足檔案管理工作資訊化建設的需要，管理人員才能勝任工作，不被時代所淘汰。總之，在資訊化環境下，醫保檔案管理工也需要實現管理模式和手段的突破創新，要能夠充分利用現代資訊科技手段，與時俱進，實現檔案的資訊化管理。相關領導要重視檔案管理的資訊化建設工作，要支援檔案管理的資訊化建設工作，為這項工作提供必要的人力支援和資金支援。要透過推進醫保檔案管理的資訊化建設，更好地為醫療保險事業提供服務與支援，促進我國醫保事業的健康快速發展。
參考文獻:
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[2]鄭克惠.淺談醫療保險存在的問題及建議[J].中國外資,2014(3)