資訊化協同辦公,推動管理創新論文

　　摘要：為了透過資訊化協同辦公，推動管理創新，貴陽市測繪院著手建設本單位的測繪管理資訊系統。本文簡述了貴陽市測繪院建設開發測繪管理資訊系統的技術過程，並闡述了資訊化協同辦公對於管理創新的推動作用。

　　關鍵詞：協同辦公，測繪資訊管理，工作流

　　1.背景

　　貴陽市是貴州的省會城市，是貴州政治.經濟和文化的中心，近年來隨著“二環四路城市帶”的建設，預計在五年後貴陽核心區將拓展到近200平方公里，涉及全市7個區.包涵15個城市功能板塊，比原有老城區擴大近5倍。

　　在這樣一個發展機遇下，貴陽市測繪院以“規劃是龍頭.測繪是基礎”宗旨，抓住歷史發展的機遇，為了給城市規劃管理提供有力的測繪基礎保障，也依託於新設立的七個規劃管理分局相應的組建了七個分院。隨著我院測繪服務範圍由點到面的拓寬，我院從2008起我院的產值逐年遞增，既創造了不錯的經濟效益也創造了良好的社會效益。

　　但是由於分院的成立，我院機構在地理位置上由集中變為分散，同時測繪業務量也迅速增加。隨之而來就出現了這樣一些問題：

　　1.測繪生產辦手工管理，管理效率低下；

　　2.ISO9000質量體系貫徹不到位，管理不規範，執行力不高；

　　3.各種資源分散，透明度不高，不能相互共享；

　　4.院領導缺少必要的資料分析支援管理決策；

　　5.同時各部門之間.部門和領導之間資訊溝通不及時。

　　為此，自2009年開始，在院領導的高度重視下，我院結合院發展的實際情況，依託資訊化管理，進行管理創新，改變原來傳統的生產管理模式，透過工作流程化實現企業的客戶.專案.人員.生產.辦公與管理間的整合，逐步完成從傳統管理模式到現代化管理模式的轉變，實現了管理創新。

　　2.資訊化協同辦公

　　資訊化協同管理的本質就是打破資源（人.財.物.資訊等）之間的各種壁壘和邊界，使它們為共同的目標而進行協同運作，透過對各種資源的最大開發.利用和增值以充分達成共同的目標。因此我們就針對我院的實際情況以及測繪生產作業的特點，開始著手建設測繪管理資訊化系統，從而在現資訊化協同辦公的'基礎上實現資訊化協同管理。

　　3.測繪管理資訊系統的實現

　　我院特點是各個測繪生產部門在地域上的分散，但各部門之間又要相互協作，為了提高工作效率，解決好前面出現的各種問題，我們深入細緻地研究了本院的業務流程和資料流程，設計業務流程圖和資料流程圖，與各專業設計人員.管理人員廣泛交流意見，本著簡便精確.提高效率的原則，並嚴格按照我院ISO9000質量管理體系檔案的管理要求，構建整體系統構架，經過八次稽核修正，並最終制定了系統建設的技術方案。

　　3.1系統架構

　　B/S模式是隨著Internet迅速發展起來的一種技術，客戶端是一個標準瀏覽器，伺服器端是Web Server。B/S結構以WEB瀏覽器作為客戶端，將系統功能實現的核心部分集中到伺服器上，簡化了系統的開發.維護和使用。客戶機上只要安裝一個瀏覽器（Browser），使用者就可以透過WEB瀏覽器同WEB伺服器進行資料互動。

　　鑑於以上分析，我院的測繪管理資訊系統基於微軟公司的開發平臺APS.NET技術，以B/S（Browser/Server，瀏覽器/伺服器模式）架構進行開發建設。具體情況如下：

　　1）作業系統：Windows 2008 企業版

　　2）資料庫軟體：ORACLE 10G

　　3）開發工具：Mricrosoft Visual 2008

　　3.2系統功能模組

　　資訊化協同辦公系統涉及的面較廣，且影響到長期形成的工作習慣，所以在系統設計的過程中要儘可能的適應大多數人的習慣，應用模組應該以易於維護.易於擴充和修改.易於使用為準則，同時要緊密聯絡本單位的實際工作和業務流程，儘可能的使系統功能涵蓋單位的各個應用領域，保證系統具備較強的實用性和生命力。同時，透過靈活的技術措施，保證系統能夠滿足具體的應用，並具備良好的通用性。

　　所以，我們的系統功能設計覆蓋了我院測繪生產經營管理.測繪成果管理.資產管理.人事管理.檔案管理.財務管理.內部溝通等眾多方面，實現了高度整合的.一體化的管理創新。系統主要的功能模組設計如下：

　　1）生產經營管理子系統主要功能：

　　測繪生產專案登記辦理.專案實時監控.專案財務監控.顧客滿意度調查.經營狀況的統計分析.按照ISO9001質量體系，實行生產部門.技術質量部門兩級質量檢查。

　　2）日常辦公子系統主要功能：

　　通訊交流（包含新聞.通知.投票.電子郵件.電腦簡訊.手機簡訊等）.收發文管理。

　　3）人力資源管理主要功能：

　　員工基本資訊動態管理.考勤管理.員工生日提醒。

　　4）資產管理子系統主要功能：

　　固定資產管理（含車輛違章及年審）.耗材管理及耗材成本核算.測繪儀器定期檢校.裝置採購及維修.按照ISO9001質量體系進行合格供方管理。

　　5）檔案管理子系統主要功能：

　　以知識共享為目的包括黨政文件管理.產品技術文件管理.工程圖檔管理及資訊查詢。

　　6）系統管理配置主要功能：

　　使用者許可權分配.工作流程制定.資料字典管理.資料備份及恢復.管理日誌記錄等。

　　3.3關鍵環節

　　除上述功能模組的設計之外，我們還重點把握了以下幾個方面的關鍵環節：

　　1）工作流引擎，流程建模工具

　　工作流引擎作為應用系統的核心，提供對各應用系統有決定作用的根據角色.分工和條件的不同決定資訊傳遞路由.內容等級的核心解決方案。流程建模工具的主要功能如下：

　　①實現圖形化的流程設計，所見即所得，流程設計全部在Web瀏覽器中進行；便利的流程模板編輯功能；

　　②支援多路由流轉，系統自動根據業務文件的內容自動選擇路由；

　　③精細的流程控制。每個環節的辦理人員.可編輯欄位.可檢視內容.可進行的操作等等均可進行使用者自定義控制；

　　④先進的流程模板錯誤檢測功能，幫助檢測所設計的流程模板是否正確，並明確指出錯誤之處；

　　⑤支援流程模板的匯出.匯入功能；

　　3）流程管理框架：提供流程除錯.流程監控等管理；

　　4）嚴格按照ISO9001質量體系，準確記錄各個工作流程，保證質量管理可追溯性了；

　　4）實時訊息平臺：實時獲取待辦工作項，傳送客戶端實時流程執行訊息；

　　5）實現電子簽名，真正做到無紙化辦公。

　　4.結束語

　　一個現代化企業管理關鍵在管理現代化與資訊化，關鍵在於管理創新，因此我院選擇建立一個高度整合的.一體化的資訊化協同辦公系統。本測繪管理資訊系統針對我院自身的特點來設計，其最終目的就是要在不斷的應用過程中形成我院有序而高效的生產與管理，爭取在同行業中處於一種領先的地位，提高企業的綜合競爭能力。“服務政府.服務社會；致力於創造一流的產品和服務”，是我院不斷的追求。只要我們持之以恆，不斷髮展，必將帶來我院測繪事業新的輝煌！

　　參考文獻

　　[1] 李維剛，伍小明，自適應辦公自動化系統的設計與實現[J]，計算機應用，2003,（1）：84～88

　　[2] 吳紫標，夏榕，淺議在Internet環境下的辦公自動化[J]，科技管理研究，2004（3）:111～113

　　[3] 李建華，企業辦公自動化系統初探[J]，山西建設，2007（2）：357～358

　　[4] 張淑玲，試論中小企業辦公自動化的升級與實現[J]，中國科技博覽 2010（7）：234～235