電子通訊要審慎的禮儀

電子通訊要審慎的禮儀

　　除非你的電子資訊（如傳真、電子郵件）經過加密處理,收信人可能是並非惟一讀到這份訊息的人。因此,以此方式傳遞敏感性資訊時必須躊躇再三,以審慎為上策。你應加以取捨其中許多注意要項,一方面顧及禮法,另一方面亦向對方展現你對正當程式的掌握。近來出現了一個新名詞"網路禮儀",就是指網際網路電子通訊的相關禮儀,明示我們企業界人士利用尖端通訊科技傳遞資訊之際,尤應留意其中亦有正確與錯誤的作業格式。讀者請檢閱下述清單,依切身需要善加運用。

　　基本要項

　　1.資訊中應辨明收信人與自己的身分，以利彼此聯絡。除了傳真號碼外，你還應提供電話號碼或地址，或二者兼具。

　　約翰準備傳真給一名供應商時,不慎把傳真號碼按錯了,竟傳到一名毫不相干的'會計師辦公室。會計師的秘書收到這份檔案,即使想通知約翰也一籌莫展,因為約翰的檔案上並未提供充分的通訊資訊。她當然無法與約翰的供應商聯絡,因為不知道對方的傳真號碼，這也是檔案誤傳到會計師事務所的

　　首因。

　　2.撰寫電子信件就彷彿你在和對方面對面談話一般，如果你寫得過分晦澀。或文句過於簡略。對方可能會產生錯誤的印象，馬丁十萬火急地向外市行銷中心倉儲經理催件，卻未如預

　　期地得到對方快速的回應。這位經理向來精明幹練，效率十足，令馬丁納悶不已。一週後，馬丁所催檔案終於到達，但卻是經由郵遞寄出。

　　到底馬丁在發給那名經理的電訊裡寫了什麼？

　　“需月中產品存貨清單報告，機密傳遞為上，儘速。”

　　“儘速”意旨可能含糊不清，是不是應該更精確點，如註明時限？至於“機密傳遞”的指示也可能有多種詮釋，倉儲經理並沒有電子加密編碼設定，因此他選擇交託郵局傳遞資訊，他確實顧及了機密性，但是卻延遲了許多時間。

　　3.仔細檢查拼法、文法和資訊的一般外觀，縱然你使用的是現代科技。切不可因此疏忽了傳統規格和禮法，

　　4.字型過小可能會傳達不清。提醒對方若碰到資訊模糊的狀況儘速與你聯絡，如有任何疑慮。不妨使用快遞服務或限時郵件來傳遞該項資料，無論如何。你為對方設想和防患未然的態度定能贏得對方的欣賞與感謝。

　　5.在資訊上方應先註明檔案主題。讓對方一眼就能預知端倪。即使事情繁多。也可將事件排定優先處理程式，公司商號倘若生意鼎盛。事務繁忙。通訊可能無法得到即時處理，如果每項資訊都標明第一優先。碰到真正緊急時刻也就缺乏衝擊力了。

　　電子通訊禁忌

　　1.別以為你收到的任何要求都貨真價實。如有疑慮，務必詳查！

　　2.別冒犯任何人，你聽到一則粗鄙的笑話，即使當時贏得你莞爾一笑，別忙不迭地透過電子郵件和你所有的同業或同事分享。在業界尚有助理及秘書負責收件，你的電訊可能在無意中觸犯了他人。

　　3.別以為大寫格式打出所有的電子資訊，網友之間謔稱此為"號叫"，閱讀起來相當吃力，常會惹惱讀信人。

　　4.別忘了電子郵件已行之有年，舉例來說，“先此致謝”是TIA，“順便一提”是BTW。如果你是位生手，認不清通行的十幾二十個縮寫，別居然控訴那些使用它們的人傲慢無禮。

　　5.傳真資訊篇幅過長時，別忘了加上頁碼。如此一來，收件人按頁裁釘時易於辨明紙張順序，以便閱讀及存檔。