會計檔案管理標準

會計檔案管理標準

　　《會計法》第23 條規定：“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管，會計檔案的保管期限和銷燬辦法，由國務院財政部門會同有關部門制定。”

　　1 、充分認識會計檔案的重要性，加強醫院會計檔案的規範化管理工作

　　會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，加強會計檔案管理對於一個單位乃至整個社會來說都是非常重要的。首先，加強會計檔案管理可以推動檔案管理工作的發展。會計檔案是一個單位檔案的重要組成部分，只有會計檔案管理工作做好了，整個檔案管理工作才有可能做好。其次，加強會計檔案管理可以促進一個單位財務管理工作的提高。會計檔案管理工作是財務管理工作的最後一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響整個財務管理工作的質量水平。第三，加強會計檔案管理可以促進會計人員素質的提高。檔案管理是一門學問，裡面有很多新的東西需要會計人員去學習、去探索。

　　2 、加強醫院會計檔案規範化管理的內容

　　2.1 會計檔案的收集整理

　　會計檔案的整理一般採用“三統一”的辦法，即：分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，並分門別類按各卷順序編號。

　　2.2 會計檔案的歸檔

　　會計檔案的裝訂包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。

　　2.2.1 會計憑證的歸檔

　　會計憑證的歸檔應按日期順序、會計記賬憑證及時裝訂，裝訂的順序以憑證排列先後次序為準進行歸檔。

　　2.2.2 會計賬簿的歸檔

　　賬簿是由帳頁組成的簿籍。它全面、理想、系統、綜合記錄著單位的資金運動的發生。它是將單位的會計憑證日期、編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料逐項記入帳內，做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。各會計事項一方面要記入有關的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細帳。賬簿記錄中的日期，應該填寫記賬憑證上的日期。單位的會計賬簿與會計記賬憑證應同時歸檔。

　　2.2.3 會計報表的歸檔

　　會計人員都必須全面熟練地操作單位的會計報表處理方法。單位的會計報表應按月、季、年上報及時歸檔。

　　2.2.4 其他相關會計資料的歸檔

　　單位會計人員調動的交接手續、會計檔案向本單位或上級部門的檔案室移交歸檔的會計檔案的移交手續等，這都是單位會計資料歸檔中不可缺少的。

　　2.4 會計檔案的銷燬

　　保管期滿的會計檔案，由本單位檔案機構會同會計機構提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限已保管期限、銷燬時間等內容。單位負責人在會計檔案銷燬清冊上籤署意見。

　　銷燬會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案；銷燬後，應當在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告單位負責人。

　　保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的`會計檔案，應當在會計檔案銷燬清冊和會計保管清冊中列明。

　　正在專案建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷燬。

　　3 、加強領導

　　會計檔案管理工作也與其他工作一樣，領導重視是關鍵。一是明確專人管理。二是加大資金投入，搞好會計檔案管理必備的設施建設。三是應把會計檔案管理工作納入單位年度目標考核之中，與其他工作一樣明確獎懲。

　　4、 加強檔案人員的業務素質

　　加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規範化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案管理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規範工作。