公司檔案管理制度「彙編」
公司檔案管理制度「彙編」
一個公司對於各個員工都會有完善的檔案管理制度，那麼，下面是小編給大家分享的公司檔案管理制度【彙編】，供大家參考。
公司檔案管理制度【彙編】1
一、人事檔案管理範圍：專業技術幹部、管理幹部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。
二、除人事檔案管理人員外，無關人員不得進入檔案庫。
三、檔案的管理
(1)根據氣候的不同變化，經常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記註冊。
(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發現編錯或放錯位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發現漏缺檔案需查詢。
(4)任何人不得私自儲存他人的檔案材料，對私自儲存他人檔案材料拒不交出者，應追究其責任。
(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現檔案管理的科學化。
四、人事檔案是全面反應幹部、工人歷史和現實情況的實物材料，構成包括下列十項內容。
(1)履歷表及其他簡歷材料等。
(2)自傳材料;報告個人有關事項的材料。
(3)各種鑑定;審計工作中形成的材料;
(4)各類考核、評價材料及畢業成績單、學歷證明等。
(5)政治歷史審查材料及甄別複查材料，更改或姓名認定材料等。
(6)黨、團組織建設工作中形成的材料。
(7)表彰獎勵材料
(8)執紀執法部門形成的涉及個人的材料。
(9)任免呈報表，確定或晉升技術職務、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。
(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。
五、查閱和借用人事檔案，應遵守下列規定：
(1)不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關人員檔案情況，需辦理借閱手續由檔案管理人員提供。
(2)必須查閱檔案時，只限於組織、人事部門派出的中共黨員幹部到檔案室查閱所需情況。
(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
(4)查閱檔案者，必須填寫對查閱問題，查閱日期等逐項進行登記。
(5)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內塗改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關人員洩漏被查檔案內容，違者應追究責任。
(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內容，如特殊情況，須經人事部門負責人允許後方可抄錄，抄錄的材料應儘快送回檔案室處理。
(7)外調人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，並有兩名正式黨員方能查閱。
(8)檔案在特殊情況下，經批准可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。
六、轉遞檔案應遵守下列規定：
(1)檔案要透過機要交通或派專人轉遞，不能公開郵寄或本人自帶。
(2)檔案轉出要及時追收回執，以防檔案丟失。
(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差後，在回執上簽名蓋章後退回回執。
七、凡歸檔的材料，均應經過認真的鑑別;屬於歸檔的材料，必須手續完備，完整無缺把好"入口關";需經組織審查蓋章和本人簽字的，應蓋章簽字後才能歸檔。
八、凡歸入檔案的材料，均應按照中央組織部《關於幹部檔案材料收集，歸檔的暫行規定》整理，不應歸入幹部檔案的材料，不得入檔;
九、保管檔案工作人員守則如下：
(1)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或洩露檔案內容。
(2)嚴禁在檔案庫吸菸，保護檔案安全，經常打掃和保持檔案室的清潔衛生。
(3)不得擅自轉移、分散和銷燬檔案材料。
(4)熱愛本職工作，忠於職守，刻苦鑽研業務，努力提高業務水平和工作能力。
(5)堅持黨的原則，認真貫徹執行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。
公司檔案管理制度【彙編】2
第一條 為了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。
2、凡屬歸檔範圍的檔案資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部儲存影印件。
4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔;以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部儲存原件;屬於人事方面的資料，由人力資源部儲存原件;屬於工程建設方面的，由規劃建設部儲存原件。以上部門應將涉外事務的影印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部儲存一份，財務部及合同執行(或簽訂)部門各儲存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部儲存原件。
7、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可影印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據儲存檔案數量，設定存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查詢。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案儲存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久儲存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的`地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或影印、不得拆封、損汙檔案，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。
第六條 二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的儘量留影印件，其餘資料交綜合管理部統一儲存。
第七條 本制度從二O xx年十月一日起執行。
公司檔案管理制度【彙編】3
一、總則
1、為加強本公司檔案工作,充分發揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發展服務,特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦檔案的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案後及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷燬。
二、檔案材料的收集管理
1、公司指定專人負責檔案材料的管理。
2、檔案材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,交總經理審閱後歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的檔案材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議檔案由行政部收集。
三、歸檔範圍
1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的檔案材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。
四、歸檔要求
1、檔案質量總的要求是:遵循檔案的形成規律和特點,保持檔案之間的有機聯絡,區別不同的價值,便於保管和利用。
2、歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。
3、在歸檔的檔案材料中,應將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、轉發檔案與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。
4、不同年度的檔案一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最後一年立卷;跨年度的會議檔案放在會議開幕年。
5、檔案檔案材料應區別不同情況進行排列,密不可分的檔案材料應依序排列在一起,即批覆在前,請示在後;正件在前,附件在後;印件在前,定稿在後;其它檔案材料依其形成規律或特點,應保持檔案之間的密切聯絡並進行系統的排列。
6、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關規定做好檔案材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔範圍、要求,將檔案材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠於職守,努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批准後,方可借閱,其中非受控文件的借閱要由部門經理簽字批准,受控文件的借閱要由總經理簽字批准。
2、檔案借閱的最長期限為兩週;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。
3、必須嚴格保密,不準洩露檔案材料內容,如發現遺失必須及時彙報,追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內檔案或剪貼塗改其字句等;不得任意摘抄或複製案卷內容,如確有需要,必須經領導批准才能摘抄或複製。
5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉借,必須專人專用。
7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
七、本制度即日起開始執行。