企業檔案管理規章制度範本
企業檔案管理規章制度範本
在快速變化和不斷變革的今天，人們運用到制度的場合不斷增多，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。什麼樣的制度才是有效的呢？下面是小編整理的企業檔案管理規章制度範本，希望能夠幫助到大家。
企業檔案管理規章制度1
人力資源檔案管理已經成為現代企業管理方式之一，儲存了有關企業人員全面的個人情況和個人掌握的知識技能等綜合資訊。目前，現代企業基本實現了辦公自動化，提出對人力資源檔案管理與計算機技術結合的要求，將其轉化為直接利用的數字資訊。但現代企業人力資源管理平臺的構建目的將不僅僅是對個人資訊和知識情況的儲存，更是需要以人所掌握的知識作為管理單位，把這類資訊及時、準確地釋出出來，滿足企業不同層級的人員對知識共享、快捷及利用的需求。
1、系統平臺需求分析
基於現代企業人力資源系統平臺的構建，必須從企業全域性角度來著眼，以目前企業已擁有的管理系統的硬體裝置與軟體系統的相容性作為開發基礎。實現人力資源檔案資訊的科學管控與組織知識的充分共享，使人力資源檔案管理思想與現代企業管理文化進行接壤，提高企業人才的整體協作性和團隊人才意識。因此，系統必須考慮以下幾個方面：首先，系統建設需要以檔案法律法規為準繩，保障企業人員對檔案資訊的隱私權和知情權；人力資源檔案系統資訊的收集符合法律法規的要求，滿足企業員工自願參與的原則。
其次，系統建設必須以目前企業管理系統的特性作為參照，主要體現在系統平臺必須與企業管理系統具有良好的互動性、相容性以及技術的融合性上，為系統平臺與企業對接減少阻礙。再次，系統平臺的功能設計必須從雙方面的利用角度進行考慮，不僅對企業管理者提供幫助，更要肩負起對企業員工利用需求的責任；建立專人專用賬戶的使用者許可權，方便管理、利用和消除資訊不安全等因素的考慮。此外，對於企業核心價值的技術資訊必須進行嚴格保密。資料儲存必須考慮到突發狀況和外在環境改變等因素，保持資訊資料的安全性和完整性。最後，以企業利益最大化為根本目標，縮減到企業投入最低成本。
2、系統功能設計
現代人力資源管理平臺主要包含三部分功能：使用者個人資訊認證、企業員工知識共享、系統管理三個模組。以上三種功能透過B/S網路模式可以實現：普通使用者登陸後經過系統的授予許可權，可以對個人的身份相關資訊進行校對，個人有關資訊如果有誤，可以向系統管理人員提供機構證明，管理人員對系統個人資訊進行修改、刪除、增加新錄入，並且該使用者可以利用賬號分享本人或所在機構所掌握的技能知識，平臺提供多使用者進行線上交流等功能；系統管理員按照企業內的層級和不同部門分類設定不同使用者許可權，使用者可以透過賬號查詢企業知識資訊庫；系統管理人員不僅具有普通使用者的許可權，還可以對系統的管理模組進行管理，對使用者許可權進行系統設定，同時還必須肩負起對知識庫的更新和資訊稽核的責任。
現代企業人力資源檔案管理平臺頁面是與員工直接對話的視窗，必須為企業員工提供多分類頻道，幫助其獲得最新資訊，建立如分類導航、知識庫查詢、業務查詢、資訊反饋、即時資訊釋出、使用者線上交流等等功能。知識資訊庫錄入與最新知識釋出只向管理人員賬戶許可權開放，普通賬戶對知識資訊的更改或增加，可以透過資訊反饋系統對系統管理人員提出申請，得到及時回覆。
3、現代企業人力資源檔案管理平臺的技術架構
結合現代企業人力資源檔案平臺的功能分析，筆者提出了對系統平臺的主站點及其各有關站點設計方式，包括充分考量了現代企業在實踐應用所需欄目，藉此確定新增哪些欄目的功能最為有效、欄目如何設定更為合理、欄目可以對哪些使用者可以公開，以及人力資源檔案平臺資訊庫需要建立檔案資源資訊和知識庫資訊內容等。因為知識庫與人力資源檔案資訊庫處於系統平臺的後臺位置，並且與平臺的表層頁面相對分開。基於以上特點，現代企業人力資源系統平臺主要採用普遍應用的三層式B/S系統結構。
第一，企業人力資源檔案管理系統表示層。表示層是應用於系統儲存的資料與企業使用者的直接介面，擔負起將系統儲存的.資料轉化為使用者最易於接受的表現形式。此外，現代人力資源檔案系統表示層不僅對系統內資訊進行轉化，而且該系統將員工所掌握的知識、技術方法以及管理方法進行形式轉化儲存到系統資料庫中。
第二，企業人力資源檔案系統邏輯層。系統邏輯層作為儲存資源庫的實踐應用，管理儲存系統平臺對資訊的收集與邏輯儲存資料庫並接受使用者各類訪問。邏輯層依照使用者對資訊的需求進行分析、對平臺進行設計。設定以下模組如個人人力資源檔案資訊、部門資訊、資訊反饋、個人知識釋出、知識庫查詢、系統管理等，相應的登入使用者分為一般使用者和管理人員賬戶對系統進行相關操作。
個人人力資源檔案資訊管理主要針對企業員工個人資訊的全面概括，可以透過資訊反饋模組對資訊中存在的偏差與系統管理員進行溝通，對身份資訊進行修改和新增；系統管理包括使用者許可權管理、線上反饋、知識稽核、知識線上釋出、登入日誌等；許可權管理主要對系統登入賬戶根據所處部門和級別進行合理授權；知識資訊釋出管理是根據使用者透過賬號主動分享的知識透過管理員進行稽核，一方面按照資訊收集準則進行分類入庫；另一方面透過員工登入日誌，對高頻的搜尋話題進行彙總，來對資訊進行即時釋出；系統維護透過管理人員賬戶對系統進行定期日常維護。
4、系統管理平臺安全保障制度的建立
企業人力資源檔案管理平臺獲得企業員工信賴的基礎，是以保障該系統提供安全、高效、準確的資訊作為前提。因此，根據資訊庫的資訊內容特徵，本系統可以採用以下的技術安全手段與安全制度，保持資訊系統的安全化管理以及知識資訊的安全。
第一，唯一的身份賬號。系統管理人員在企業員工應聘進入企業工作時，就針對其職能身份進行了認定，分配了一個專用賬號，此種方式可以防止員工進行多次註冊，避免伺服器的過重負擔和多使用者身份混亂帶來不安全因素，使系統平臺的使用者操作限定在特定物件，幫助系統平臺在日後利用資訊統計與訪問追蹤統計提供了真實資料。
第二，對所有員工賦予特定的身份許可權與核心技術知識進行加密處理。企業員工獲得的許可權，必須進行分級設定，保障系統平臺多種功能得到準確與高效的發揮。處於企業內不同職位的員工，對系統可以進行不同操作。沒有得到管理人員對相關許可權的審批，普通使用者是無法對系統進行越權操作。因此，許可權設定不僅使系統平臺管理更為便捷，也為系統平臺操作安全提供保障。其次，人力資源管理平臺的資料庫還為企業儲存相關核心技術資料，不同密級的知識需要核心人員掌握，而並非可以對所有人員開放利用。基於以上因素，員工的身份與核心知識加密設定不同進入許可權，可以根據其不同部門的職能屬性與層級職務大小進行科學的許可權分配，時刻保持資訊庫內的知識資訊處於穩定與可控中。
第三，為保證整個系統的資訊保安，必須對原有系統資料庫進行定期的備份，嚴格編制系統操作守則，並要求所有員工嚴格遵守，保證資訊系統得到安全操作。
企業檔案管理規章制度2
第一章總則
第一條為規範企業境外檔案管理，維護國家利益和企業合法杈益，滿足境外資產監管需要，根據《中華人民共和國檔案法》和有關法律法規，制定本辦法。
第二條本辦法適用於中華人民共和國境內企業作為投資主體或母公司在境外設立的全資企業、控股企業、專案部、辦事機構等(以下統稱境外單位)的檔案工作。
第三條本辦法所稱的境外檔案是指境外單位在研發、生產、經營、管理或專案合作等活動中形成的，具有儲存價值的各種形式的檔案材料。
第四條境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區法律法規的基礎上，本著有利於維護國家利益和企業合法權益、有利於工作、有利於保密、有利於應對突發事件的原則，以企業資產關係為紐帶，實行統一領導、統一管理，確保境外檔案完整、準確、有效、系統和安全。
第五條投資主體或母公司在設立境外單位時應當在公司章程或協議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權益。
第二章管理職責與人員
第六條各級檔案行政管理部門根據職責負責境外檔案工作的監督、指導;外交部和我駐外使領館按照工作職責，結合實際情況，為境外檔案的應急管理提供必要協助;國家商務主管部門、發展改革部門、國有資產監督管理部門應當將境外檔案工作納入境外投資、資產、合作專案管理內容;海關為境外檔案出入境提供通關便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會同海關總署共同制定並實施。
第七條投資主體或母公司負責本企業境外單位檔案工作監督、指導。
第八條境外檔案工作應當有明確的分管領導、歸口管理部門、專職檔案人員。
第九條境外檔案工作主要內容：
(一)編制檔案工作發展規劃和年度工作計劃;
(二)制定檔案材料歸檔和檔案管理制度;
(三)指導檔案材料形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)負責檔案收集、整理、保管、鑑定、統計、利用和資訊化等工作;
(五)組織檔案宣傳、培訓、研究和業務交流工作;
(六)負責境外檔案移交工作。
第十條境外檔案管理人員應當具備相應的檔案專業知識和技能，定期接受檔案業務培訓;一般選用中方員工。
第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務。崗位變動時，應當及時辦理檔案材料移交手續，並清退借閱未還的檔案。
第三章檔案材料的形成與歸檔
第十二條境外單位檔案材料形成、積累、整理和移交工作應當納入業務工作流程，納入業務工作或專案計劃，納入業務部門職責範圍和業務人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度。
第十三條境外檔案材料歸檔範圍和保管期限表依據所在國家、地區及中華人民共和國法律法規，結合境外業務實際制定，並報投資主體或母公司審批。資本結構或主營業務發生較大變化的，應當及時修訂完善。
第十四條境外檔案材料應當按照歸檔範圍及時收集整理，按規定期限向檔案部門移交進行集中管理。任何個人不得將應歸檔的檔案材料據為己有或拒絕歸檔。
第十五條歸檔檔案材料應當符合如下要求：
(一)歸檔檔案材料形成符合有關技術標準，完整、準確、系統，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式
(二)歸檔檔案材料為原件;因故無原件的，將具有憑證作用的複製件歸檔並作出說明。
(三)電子檔案與其元資料一併歸檔，檔案格式符合電子檔案歸檔和電子檔案管理有關要求。
(四)非紙質檔案與其文字說明一併歸檔;外文檔案材料若有中文譯文的，應當一併歸檔;沒有中文譯文的，譯出標題和目錄後歸檔。
(五)歸檔檔案材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。
第十六條管理、建設專案、裝置儀器、科研開發、產品及業務、會計、人事等各類檔案材料，參照國內同類檔案材料的歸檔時間並結合境外業務實際定期歸擋。
歸檔檔案目錄在歸檔完成後1個月內報投資主體或母公司備案。
第十七條境外單位業務資訊系統應當具備電子檔案歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。
企業檔案管理規章制度3
檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。
2、凡屬歸檔範圍的檔案資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處儲存影印件。
4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔;以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批覆，屬付款性質的，由財務處儲存原件;屬人事問題的，由勞資員儲存原件;屬工程專案的，由工程處儲存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔範圍內的，連同有關資料由經辦人整理後移交檔案室。歸檔範圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理儲存一份，財務處及業務處室各儲存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處儲存原件。
7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求儲存的記錄、檔案均按規定儲存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據儲存檔案數量，設定存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久儲存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
檔案借閱制度
1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批准。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批准;借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批准。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批准。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批准。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或影印、不得拆卸、損汙檔案，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。