檔案管理規章制度
檔案管理規章制度
在不斷進步的時代，制度使用的情況越來越多，制度泛指以規則或運作模式，規範個體行動的一種社會結構。擬定製度需要注意哪些問題呢？下面是小編精心整理的檔案管理規章制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
檔案管理規章制度1
第一條 為加強企業安保臺帳資料檔案管理，夯實安全管理基礎工作，合理利用安保臺帳資料檔案資訊資源，根據《中華人民共和國安全生產法》、國務院《企業事業單位內部治安保衛條例》和《廣東安全生產條例》等法律法規，按照《廣東××安保檔案管理辦法》的要求，結合我市××企業實際，特制定本管理細則。
第二條 安保檔案是指將企業安全保衛、安全生產管理工作，用文字、圖表、聲像等不同形式的載體，進行收集、歸納和存放保管，即將安保工作臺帳資料收集整理歸檔。內容包括：依據國家安全保衛、安全生產的法律法規，結合企業特點制訂的安全保衛、安全生產規章制度和安全操作規程，安防和消防設施狀況、安全檢查、培訓教育、發破案、事故調查和處理、經警和槍zhi管理等。
第三條建立健全市、縣（市、區）局以及支局（班組）三級安保臺帳資料檔案管理制度，並作為工作考核內容之一。市、縣（市、區）局安全主管部門以及支局（班組）應明確管理人員（臺帳檔案管理責任人），對本單位安全生產、安全保衛臺帳、檔案資料的收集、登記、整理，規範管理臺帳資料檔案。
第四條安保檔案管理工作實行統一領導，分級管理。在省局和地方政府主管部門指導下，市局監督保障部負責對全市××企業安保檔案實施監督考評管理。
第六條市、縣（市、區）局安全管理部門應依據有關規定將安保臺帳資料檔案管理工作納入評選安全保衛、安全生產先進單位或個人的條件之一。
第七條安保臺帳資料檔案歸檔的範圍：
一、市、縣（市、區）局和市局直屬單位範圍：
（一）安全管理機構，包括：機構設定；安全責任人、專（兼）職安全管理人員（含註冊安全主任）名冊。
（二）安全責任制，包括：各級領導、職能部門和各崗位的安全職責；領導履行安全職責考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責任書；本單位與所管轄的二級單位簽訂的安全責任書。
（三）各級領導對安全保衛、安全生產工作的批示、講話的文書或聲像。
（四）安全保衛、安全生產的管理規章制度；槍zhi、裝置等安全操作規程。
（五）日常工作臺帳記錄，包括：工作計劃和總結；消防設施（裝置）、經警、槍zhi、金庫、倉儲等安全檢查；安全教育、隱患整改、事故調查和處理等記錄。
（六）安全教育，包括：安全教育的年度計劃；參加地方政府有關部門組織的安全培訓、知識競賽活動記錄；安全責任人、安全管理人員參加安全培訓、持證記錄；職工安全教育記錄；特種作業人員培訓、考核、持證上崗記錄等。
（七）工程建設專案中安防設施審查（驗收），包括：新建、改建、擴建和技術改造等工程專案的安全設施“三同時”報建與審批資料，各種證照領取資料。
（八）安全檢查記錄，包括：歷次（本單位和上級單位）安全檢查記錄；重點部位、專項安全檢查記錄。
（九）事故隱患整改，包括：事故隱患登記；應急防範措施；整改要求、計劃措施；整改結果等記錄。
（十）事故調查和處理，包括：事故上報、登記記錄，事故調查報告、處理結案材料和防範措施等。
安全檢查和事故隱患整改的記錄必須有被檢查（隱患整改）單位負責人和檢查（負責隱患整改）人員簽名。
（十一）發破案記錄，包括：發案報告、破案經過、處理結果等。
各單位可根據上述範圍結合本單位管理權屬範圍進行安保檔案材料收集歸檔。
二、支局（班組）範圍：
（一）安全管理機構，包括：上級安全機構設定檔案和本支局安全工作分工；安全責任人、兼職安全員（副支局長擔任，無設副支局長的由支局長負責）及支局人員分工名冊。
（二）安全責任制，包括：上級下發的各級領導、職能部門和各崗位的安全職責檔案和本單位負責人、各崗位職工安全工作職責；上級對本單位履行安全職責考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責任書；本單位與崗位職工簽訂的安全責任書。
（三）各級領導對安全保衛、安全生產工作的批示、講話的檔案材料；上級下發的安全工作總結、工作要點；本單位工作計劃和總結；
（四）安全保衛、安全生產的管理規章制度、檢查規範；各種裝置的安全操作規程；上級制訂以及本單位結合實際制訂的遇突發事件的應急處置的救援預案和防範措施，包括如：遇盜搶、詐騙、火災、洪澇、地震等突發事件的應急處置預案、辦法。
（五）日常工作記錄臺帳，包括：有關消防設施（裝置）、電源線路及電器、物品堆放、門（鎖）重點部位等上級安全檢查隱患及整改（必須有被檢查單位檢查人員簽名）、本支局（班組）每日班前班後自查整改隱患等記錄；網點（金庫）出入登記簿、值守登記簿；防入侵報警設（撤）防登記簿（卡）等。
（六）安全教育臺帳，包括：上級下發的教育的年度計劃和本單位年度安全教育學習安排表；參加上級組織的安全培訓、知識競賽活動記錄；本單位組織進行的職工安全教育學習記錄簿；案例通報等有關學習資料。
（七）案件、事故及事故隱患自查情況上報登記記錄，案件、事故（隱患）報告材料（上報後自留一份存檔）。
第八條 安保檔案工作實行“同步”管理，即：下達任務與提出安全工作要求的文書材料的形成、積累、整理和歸檔同步；檢查工作與檢查記錄材料的形成、積累、整理和歸檔同步；鑑定、驗收安防設施與鑑定、驗收建設工程檔案材料的立卷和歸檔同步；發案（事故）情況、調查處理、結案和歸檔同步。
第九條安保臺帳檔案資料的歸檔應在以下時間內完成：
(一)文書和聲像檔案由經辦部門或者經辦人員在每一項工作任務完成後移交檔案管理人員歸檔；
(二)工程建設專案中安防設施檔案，在工程任務下達後安全主管部門督促承建單位在工程驗收後兩個月內，影印一分交安全部門歸檔，週期過長的可以按形成階段分期歸檔；
（三）重要的安全工作會議、專業性技術會議和學術會議的檔案材料，在會議結束後一個月內整理、立卷，並移交檔案管理人員歸檔。
（四）帶有密級的安全管理檔案材料，應由經辦人隨時形成隨時歸檔。
（五）破案和事故處理後即將材料整理歸檔，隨後將對責任人的處理結果也一併歸檔。
第十條收集安保檔案材料時，應保證安保檔案材料的完整。整理材料時，應遵循檔案材料的形成規律，保持材料之間的有機聯絡，便於保管和使用。
第十一條安保檔案材料整理過程中，應根據不同內容和載體分別進行立卷。對未完成的檔案材料，整理時應單獨存放，等完成後組卷歸檔。
第十二條對錄音帶、錄影帶、照片、唱片、光碟等非紙質載體的安保檔案材料進行歸檔時，應將每一單項（盒或盤）作為一個保管單位，單獨編排檔號，並採取按年度結合內容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯絡的應編寫互見號或互見卡。
第十三條反映和記錄本單位在安全管理或活動中並對以後有重要參考借鑑作用的安保檔案材料，應永久儲存。在本單位組織或參與的重大的安全活動中形成的，並具有一定參考價值的檔案材料，應長期儲存。
第十四條 在職務活動中形成的檔案材料，必須定期移交檔案管理人員集中管理，任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。
第十五條因機構調整安全部門變動時，應當妥善保管安保檔案，整理登記後向接收部門移交，不得散失。
檔案管理人員調動時，屬於歸檔範圍的檔案材料必須全部上交，並辦理移交手續，不得擅自帶走或譭棄。
第十六條 安全部門儲存的檔案主要供本單位使用。外單位的工作人員查閱檔案時，需說明使用其目的和使用範圍，並經安全部門負責人批准後方可查閱。
第十七條借用安保檔案者應負責所借檔案的安全和保密，不得擅自轉借，不得摺疊、剪貼或抽取、拆散檔案，嚴禁在安保檔案上勾畫、塗抹、填注、加字、改字或以其他方式損害檔案的原有狀態。
第十八條重要和密級的安保檔案，需要向外單位或個人交換、複製時，須報請單位主管領導批准。
第十九條 安保檔案的儲存價值應定期進行鑑定。對保管期限的變動、密級調整和需要銷燬的檔案，必須經安全部門負責人批准。
第二十條 安保檔案的銷燬由檔案管理人員執行，並經安全部門負責人批准。銷燬檔案時，由檔案管理人員和安全部門指派人員監督銷燬並在銷燬清冊上簽字。
檔案銷燬後及時調整檔案櫃架，並在目錄及檢索工具中做出相應的註明。
庫存檔案未經鑑定並履行批准手續的，嚴禁銷燬。
第二十一條 凡有下列事蹟之一的，應給予獎勵。
（一）安保檔案的收集、整理或者開發利用方面做出成績的；
（二）對安保檔案的保護和現代化管理做出成績的；
（三）執行國家檔案法律、法規和企業檔案管理制度表現突出的。
第二十二條 違反本辦法有下列行為之一的，由所在單位對直接責任人員給予行政處分，造成損失的可以根據檔案的價值和數量，按有關規定責令賠償。
（一）損毀、丟失或擅自銷燬具有儲存價值的或者應當保密的安保檔案；
(二) 將職務活動中形成的應當歸檔的檔案、資料據為己有或者拒絕向檔案管理人員移交的；
(三)擅自提供、抄錄或者公佈有密級檔案的；
（四）塗改、偽造檔案的；
（五）檔案工作人員翫忽職守，造成檔案損失的。
第二十三條 本管理細則適用於各縣（市、區）××局、市局直屬單位，各單位可根據本管理細則，結合本單位實際情況制定實施細則。
第二十四條 本辦法自公佈之日起施行。
檔案管理規章制度2
第一章總則
第一條為加強平江縣非國有企業檔案的科學管理，有效地保護和開發利用，更好地為非國有企業服務，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、《檔案法實施辦法》和有關法律、法規，結合平江縣非國有企業實際情況，制定本辦法。
第二條本辦法主要適用於本縣行政區域內一切個人所有和經營的各類生產、經營性企業、私營有限責任公司（如汽車、建築、裝修、商貿等行業）以及非國家控股的股分制（合作制）企業。
第三條本辦法所稱的非國有企業檔案是指非國有企業在生產、經營、科研、基本建設以及各項管理等活動中形成的，對本企業具有儲存和查考利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄；是維護非國有企業歷史真實面貌、合法權益的歷史憑證，是提高產品質量、增長經濟效益的重要條件。
第四條非國有企業對本企業檔案依法享有所有、使用和依據國家法規進行處置的權利，並有保護檔案的義務。
第五條非國有企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，在企業內實行集中統一管理，維護檔案的完整、準確、系統和安全，便於企業各方面利用的原則。
第六條縣以上地方人民政府檔案行政管理部門負責對本區域非國有企業檔案工作的監督和指導，制定相關業務規範和技術標準。
第二章檔案機構與人員
第七條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
（一）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業檔案材料歸檔和檔案保管、利用、鑑定、銷燬、移交等有關規章制度；
（二）統籌規劃並負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用工作；
（三）指導本企業各部門檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作；
（四）監督、指導本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。
第八條企業檔案工作人員應當忠於職守，遵紀守法，應具備檔案專業知識，並經過檔案管理專業培訓，熟悉企業職能任務，並保持相對穩定。
第九條企業各部門負責歸檔檔案材料的收集和整理，並定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第三章檔案材料的形成與歸檔
第十條非國有企業紙質檔案材料的歸檔範圍，主要有以下幾方面：
（一）黨群類：包括黨務、工會、青年團、婦女、紀檢、商會、協會、群眾團體等方面形成的檔案材料；
（二）行政管理類：包括行政管理、勞動人事、後勤福利、外事工作、員工聘用、解聘、工資管理、安全保衛、社會保障、勞動者維權以及法律、法規、規章制度、章程等方面的檔案材料；
（三）經營管理類：包括非國有經濟實體設立、變更、破產、出資證明、驗資證明、股權證明、經營決策、企業改革、計劃、統計、資產管理、商務合同、產品銷售、經營信譽、清產核資、財務管理等方面的檔案材料；
（四）生產技術管理類：包括生產管理、技術引進、技術革新、能源管理、計量、環保、企業資訊化建設、標準化、質量管理等方面的檔案材料；
（五）產品類：包括產品設計、製造、工藝、工裝、檢測、鑑定、評優、質量管理、認證等方面的檔案材料；
（六）科學技術研究類：包括新開發的專案建議書、可行性研究方案、試驗記錄、成果申報、總結、鑑定、推廣應用、專利技術轉讓、技術革新檔案、圖紙、科研專案的報獎、推廣應用等方面的檔案材料；
（七）基本建設類：包括土地、房屋證明、基建專案設計、施工、監理、竣工驗收、投入使用、維修、改擴建等方面的檔案材料；
（八）裝置儀器類：包括購進裝置儀器的全套隨機檔案、安裝除錯、檢查維修、裝置臺帳等方面的檔案材料；
（九）會計檔案類：包括財務報表、帳簿、憑證、財務報告、審計等方面的檔案材料；
（十）職工檔案類：包括幹部職工、離退休人員、死亡人員、職工鑑定、考核、獎勵與處分、技能評定、工資、保險、福利等方面的檔案材料；
其他載體歸檔範圍：
（一）電子檔案；
（二）錄音帶、錄影帶；
（三）獎盃、獎狀、錦旗、證書；
（四）照片。
第十一條凡歸檔的檔案材料，必須字跡工整，影象清晰，簽字等手續完備，便於長期儲存。
第十二條歸檔時間
（一）各項管理方面的檔案材料，在形成的次年六月底前組成保管《平江縣非國有企業檔案管理暫行辦法》出自：
單位，由產生檔案的職能部門負責人審定簽字後歸檔；
（二）產品、裝置、基建、科研等方面的檔案材料，在任務完成後或告一段落時組成保管單位，由專案負責人簽字後歸檔；
（三）產權方面的檔案材料，在工作進行完畢或檔案正式生效後歸檔；
（四）會計核算方面的檔案材料，由財會部門整理立卷，保管一年後向檔案部門移交。如有特殊情況，也可以分階段歸檔。
第十三條建立檔案材料的形成、積累、整理和歸檔制度，並列入管理工作程式，列入企業有關部門的職責範圍和有關人員的崗位責任制。
第十四條檔案人員應參加產品試製定型、創優、科研成果鑑定或評審、基建工程竣工驗收，以及引進技術資料驗收、裝置開箱驗收等活動，指導、監督檔案材料歸檔工作。
第十五條企業工作人員因公外出參觀學習、考察和參加會議獲得的檔案材料，按照歸檔範圍的規定，及時交檔案部門歸檔。
第四章檔案的管理與利用
第十六條建立健全各類檔案的登記、交接、保管、統計、保密、利用、鑑定、銷燬及圖紙更改補充等管理制度。
第十七條編制檔案及其有關圖書、資料、資訊等總目錄、分類目錄和底圖目錄等檢索工具，完善資訊查詢體系。
第十八條企業採取有效措施對檔案進行安全保管，並切實加強對智慧財產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。
第十九條開發檔案資訊資源，實行檔案、有關圖書資料和資訊一體利用，為改善企業經營管理、提高產品質量、降低物質消耗、提高經濟效益等各項活動提供檔案資訊服務；積極配合技術部門參與資訊市場和技術市場交流。
第二十條企業檔案現代化應與企業資訊建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。
第二十一條企業提供利用、公佈檔案，不得侵犯國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第五章非國有企業檔案的歸屬與流向
第二十二條非國有企業檔案由本單位妥善保管，原則上不向國家檔案館移交。
非國有企業可委託當地國家綜合檔案館代管其檔案，接受委託的國家綜合檔案館可按約定收取整理、鑑定、保管等所需的費用。
第二十三條非國有企業解散、破產時，其檔案可以向國家綜合檔案館寄存、捐贈或轉讓。
第二十四條外商投資企業終止、解散後，中外合資經營企業、中外合作經營企業的檔案交由原中方合資、合作者妥善儲存，或向當地國家綜合檔案館移交。除法律法規另有規定外，外商獨資企業的檔案應留在中國境內，向當地國家綜合檔案館移交。
第六章獎勵與懲罰
第二十五條企業對管理、保護和開發利用檔案工作做出突出貢獻的人員，應當予以表揚和獎勵；企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成檔案材料損失的，或對檔案進行塗改、抽換、偽造、盜竊、隱慝和擅自銷燬而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依據《檔案法》進行處理。
第二十六條違反本辦法，有下列行為之一的，由縣級人民政府檔案行政管理部門給予警告，並對該非國有企業及相關責任人員依法給予行政處分或罰款；構成犯罪的，依法追究刑事責任；
（一）擅自提供、抄錄、公佈屬於保密範圍的檔案的；
（二）明知本單位儲存的檔案面臨危險而不採取措施，造成檔案損失的；
（三）塗改、偽造檔案的；
（四）向外國人和外國組織出賣或者贈送涉及國家利益、人民生命財產安全，對國家和社會具有現實和長遠利用價值的檔案；
（五）擅自非法攜帶檔案及其複製件出境的。
第二十七條當事人對行政處罰不服的，可依法申請行政複議或提起行政訴訟。
第七章附則
第二十八條各非國有企業行政管理部門可根據本辦法，結合本企業實際情況，制定實施細則。
第二十九條本辦法由平江縣檔案局負責解釋。
第三十條本辦法自20xx年7月1日起執行。
檔案管理規章制度3
1.目的作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
2.管理職責
2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。
2.2各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。
2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：
2.3.1制定或參與制定關於文秘檔案管理方面的規章制度。
2.3.2協助行政管理部長對各職能部門檔案資料歸檔管理的指導監督。
2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。
2.3.4總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。
3.歸檔資料的範圍、內容
3.1計劃性檔案資料
包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。
3.2批示性檔案材料
包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、排程記錄等。
3.3法規性檔案
包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等檔案;公司內部制定的各類規章制度。
3.4公司的重大決議
包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的檔案和會議材料、會議記錄等。
3.5總結性檔案
包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。
3.6憑證性材料
包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、裝置保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文字。
3.7彙報性材料
包括公司向各上級主管單位的彙報材料、統計報表、財務報表等;公司領導在外部公共場所發言或釋出的各類文書資料等
3.8勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。
3.9調研性資料
包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。
3.10聲像製品資料
包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。
3.11證件性文書資料
包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建築等批文證照。
3.12饋贈行資料
包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝製品等。
4.檔案資料的立卷歸檔
4.1檔案的收集
4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的檔案資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結後，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。
4.1.2銀行票據由財務部立卷留存;各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閱後由專人回收並即刻銷燬，只財務部立卷留存。
4.1.3業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。
4.1.4各類外來檔案、資料由總經理辦公室負責立卷留存;內部檔案原則上各部門傳閱後，即由總經理辦公室回收立卷留存。
4.1.5公司員工應注意隨時收集各種資訊資料，並及時彙總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司後，應將相關資料全部移交檔案管理員。
4.2立卷歸檔的時間
4.2.1凡已辦理完畢的具有儲存價值的各種檔案資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2對於某些專門檔案，或駐地分散在外的個別業務單位的檔案，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
4.3立卷歸檔的要求
4.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字後各執一份。
4.3.3歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，請示和批覆、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
4.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把檔案的`作者、標題、日期等專案填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然後還要填寫備考表，註明保管期限。
4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
4.3.6立卷應以本單位形成的檔案為主，根據檔案形成的特點，保持檔案間的歷史聯絡，適當照顧檔案的儲存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和麵貌。
4.3.7立卷應以同類問題為主，結合其他特徵的方法組卷，把有密切聯絡的檔案組合在一起。
4.3.8立卷應把上級檔案於本公司檔案(除請示、批覆外)按保管期限和檔案年限分開立卷。
4.3.9立卷歸檔後，發現還有需立卷的檔案資料，可按立卷原則進行插卷。
4.3.10檔案組成案卷後，卷內檔案應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查詢方便。
4.3.11各種實物檔案(獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件，並保持其完好無損。
4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘檔案的借閱
5.1文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，並經公司領導批准，可查閱無密級檔案。
5.2各部門工作人員可直接查閱屬於本部門業務工作範圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要檔案和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批准，方可借閱。
5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、影印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、汙損、加註標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
5.4對珍貴或易損的檔案，應制成複製品提供使用。複製可採取影印、照片、重印副本、摘錄等方式。複製檔案應仔細校對，與原稿無誤後，註明檔案編號，然後提供使用。如有必要，給複製件加蓋公章，以示覆製件不會有誤。
5.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好後應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章後才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。
5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批准並辦理借閱手續。如延期借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批准後，責令其賠償一切損失。
6.文秘檔案保密要求
6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。
6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案複製時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批准。
6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批准。
6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑑定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
6.6外來參觀人員，統一由負責接待人答覆問題和辦理所需材料。
6.7檔案管理員丟失或擅自提供洩漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
6.8企業在職工工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的檔案材料，並退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字後，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之後，方能調離。
7.超期檔案的銷燬
7.1對超過儲存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑑定，報分管副總批准後，按規定銷燬。
7.2經批准銷燬的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷燬，以免誤毀。
7.3銷燬檔案必須在指定地點進行，並指派專人監銷，嚴禁將銷燬的檔案作為它用，或作廢紙出售。檔案銷燬後，監銷人應在銷燬註冊上簽字。
檔案管理規章制度4
為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規範化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：
一、檔案管理的範圍
本公司所有需要歸檔的檔案資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、後勤服務、外事工作等有儲存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產排程、裝置工裝（模具）管理、能源管理等方面有儲存價值的原始材料。
二、檔案的管理部門
公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔範圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的檔案資料，原件移交檔案室，使用部門留存影印件。接收檔案必須認真驗收，並辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。
三、檔案的分類
在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：
1、行政管理。
2、人事管理。
3、財會檔案。
4、生產經營管理。
5、技術質量安全管理。
6、基建檔案。
7、外來檔案。
8、聲像檔案。
9、實物檔案。
10、其他檔案。
財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。
實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎盃獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。
四、歸檔要求
1、歸檔的檔案材料要完整、系統、準確。
2、歸檔的檔案材料必須是原件。如是傳真件等不易儲存的檔案材料，應留影印件，並將影印件與原件一起存檔，並加以說明。
3、存檔的檔案、材料應按照自然形成、保持歷史聯絡的原則，並按立卷要求特徵及檔案內容進行科學分類、立卷和編目編號。
4、檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內檔案的內容和成份，並區分保管期限。卷內檔案應按問題或檔案形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。
5、檔案盒（袋）內檔案的排列：檔案袋內檔案應區分不同情況進行排列，密不可分的檔案依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後；正本在前，附件在後；印件在前，定稿在後；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它檔案按檔案的重要程度或形成時間先後排列。
6、檔案歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的檔案歸檔2份或3份。對無儲存價值和重複檔案，需要辦理銷燬手續。
7、歸檔時間：部門或責任人應於相關工作結束後立即（最遲一週內）將應立卷歸檔的檔案整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。
五、檔案的查閱和借閱
1、查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱後及時歸還。
2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須複製的，應填寫檔案資料複製申請單，經所在部門經理簽署意見後方可複製。
3、原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請並由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關許可權。借閱檔案時應做到以下幾點：
（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自開啟檔案櫃翻閱查詢。
（2）按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱。
（3）要愛護檔案，不得丟失，並注意保密，不得擅自轉借他人。
（4）所借檔案不得隨意摺疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、塗寫。
（5）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。
（6）檔案如有丟失、損壞或洩密，要立即追究當事人責任。
（7）調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案檔案後方可辦理調離手續。
六、檔案的移交
檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。
七、檔案的保管
1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。
2、檔案櫃所在辦公室嚴禁吸菸。
3、檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，並採取補救措施。
4、對於不易繼續儲存的檔案資料，應及時予以複製；對於已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有檔案資料均應按照其分類組卷，並按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。
5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。
八、檔案的銷燬
公司對各類檔案每二年進行一次鑑定。對超過保管期並經鑑定無保留價值的檔案做出銷燬處理意見，報總經理批准後予以銷燬。
檔案管理規章制度5
一、本辦檔案材料（包括音像檔案資料，下同）由綜合科和有關業務科集中統一管理，任何個人不得私自存放。
二、檔案的收集、整理、移出、銷燬必須按《檔案法》和上級檔案管理部門有關規定辦理，嚴禁擅自銷燬或出售檔案。
三、凡是調閱檔案，一律憑單位介紹信，經檔案管理人員稽核後，方可提供查閱。
四、檔案必須在檔案所在科室內查閱，不得出借，如有特殊情況需出借、影印、抄錄等，須經分管副主任同意後方可進行。
五、嚴禁檔案使用者私自抄錄、影印、塗改、拆開、撕毀檔案。檔案管理人員應當在調閱者歸還檔案時進行必要的檢查，確保檔案完好無損。
六、本局全體工作人員必須嚴格執行黨和國家的保密、保衛制度，杜絕檔案中機密檔案和材料遺失、洩密事故的發生，確保檔案安全。
七、檔案存放處要保持清潔衛生，存放檔案要井然有序，排列有系統化，以便調閱。
八、檔案管理人員因工作調動，須按規定辦理交接手續。
檔案管理規章制度6
教師業務檔案是教師教學工作基本情況的重要歷史記錄，其主要內容有：教師登記表；統計考核鑑定（包括：考核鑑定表；教學檢查聽課評議情況等）；學術水平包括：論文；教材編寫；科研成果等；專業技術職務動態及獎懲情況等，是教學管理工作中的重要檔案之一。
1、教師業務檔案由教務處統一管理，每到學期、學年末，根據責任制考核情況，結合教師的工作實際進行全面考核，分別由教務處長、教學部填寫相應部分。填寫力求實事求是，公正確切。
2、查閱和摘抄教師業務檔案需經領導批准，管理員不得洩露檔案中的有關內容。
3、核籤的教師業務檔案所載內容，任何人不得隨意塗改和更換。
4、教師調離學校時其業務檔案併入本人人事檔案隨調，學校教務處可保留其業務檔案的影印件作為教學資料妥善儲存。若有單位外調情況時，憑介紹信允許抄錄。
5、教師業務檔案屬永久性儲存，必須妥善保管，防止蛀爛，填寫時一律用鋼筆或毛筆，字跡清楚工整。
6、教師業務檔案是記載衡量教師教學工作實績和水平的原始資料，也是教師晉級、提幹、職稱評定的重要依據，應嚴格手續，認真對待，不得弄虛作假、含糊敷衍或丟失。
檔案管理規章制度7
檔案保管制度
一、綜合檔案室負責全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關部門按規定立卷後向綜合檔案室移交。
二、實行科學管理，檔案庫房內櫥具、裝置放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統，編號科學規範、查詢方便。
三、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。
四、檔案的接收和移出都必須手續完備，室藏檔案必須賬物相符。
檔案借閱制度
一、查閱檔案時，首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。
二、查閱檔案只限於有關內容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。
三、如因工作需要借出檔案時，要辦理借閱手續，用完後按期歸還，不得轉借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、塗改和對外傳播。如需複製，要經檔案室同意，重要內容須經院辦公室主任批准。在借閱期間發生的一切問題，一律由借閱人負責。
四、醫院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應持介紹信，重要內容的材料需經院辦公室主任批准後，方可查閱。
檔案立卷歸檔制度
一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日後查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔範圍。
二、各部門兼職檔案員應根據歸檔範圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查後，再編排頁號，填寫卷內目錄，擬出案卷標題，裝訂。
三、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內內容，由檔案室統一書寫。
四、凡立卷材料必須紙質優良，規格統一，書寫規範，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用複寫紙複寫。對不符合要求的要返工重製。
五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務。
檔案鑑定與銷燬制度
一、對檔案要認真進行鑑定，確無儲存價值或保管期滿的檔案，可確定銷燬。
二、檔案的鑑定、銷燬工作必須有組織、有領導地進行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關立卷單位人員組成檔案鑑定、銷燬小組，負責檔案的鑑定、銷燬工作。
三、經過鑑定，需要銷燬的檔案，必須編造銷燬清冊，經院有關領導批准後，方可銷燬。
四、銷燬檔案時，必須由二人以上在指定地點監銷，監銷人員必須在銷燬清冊上簽名蓋章，並註明銷燬方式和日期。
五、銷燬檔案清冊要妥善保管，並將所銷燬檔案在目錄中登出。
檔案庫房管理制度
一、檔案庫房門窗牢固，及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。
二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同。
三、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內嚴禁吸菸和存放易燃易爆物品及其他物品。
四、庫房內櫥具排列要整齊合理，要經常打掃和擦拭，保持室內清潔衛生。
五、做好室內外溫溼度記錄，除溼，降溫。