學校檔案管理制度15篇
學校檔案管理制度15篇
在當今社會生活中，很多情況下我們都會接觸到制度，制度是指在特定社會範圍內統一的、調節人與人之間社會關係的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實施機制三個部分構成。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編為大家收集的學校檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
學校檔案管理制度1
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委託者，還須出具他人上述任一證件（含影印、傳真件）及委託查閱申請書。
二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職範圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批准；查閱珍貴檔案時，以影印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，()須經辦公室負責人或學校分管領導批准，並辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。
四、提供利用檔案時，按學校有關規定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意塗改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。
七、未經主管校領導批准或辦公室授權，任何單位、個人無權公佈檔案內容。
學校檔案管理制度2
一、檔案建立
（一）建立健全學校各類檔案，為學校各級領導，上級有關領導部門分析、總結、部署、排程學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據。並確定一名副職校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。
（二）學校建立檔案資料室，由人事秘書專職管理，按《中學檔案資料收集範圍細目》（附後）建立檔案。教導處、總務處等行政職能部門和團委設檔案櫃分別管理。
（三）全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案，學校檔案按類以時間為序建立，教師的一般人事檔案，一般職務檔案和業務檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆，按班分類建立。
二、檔案立卷
（一）檔案人員應按資料收集範圍及時收集各種檔案資料，並將篩選後的資料分類裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋，檔案卷的規格要符合上級有關部門的統一要求。
（二）卷宗必須註明儲存的期限。凡註明“暫存”的資料一般以一年為期限；註明“短期”的一般以五年為期限；註明“長期”的由學校根據實際需要決定儲存期限。
（三）凡檔案資料收集範圍細目中未編入，照片檔案盒，但確有使用、儲存價值的其它資料，學校可根據需要自行決定是否保留。
三、檔案補充
（一）教職工任免、考核、晉升專業技術職務、調資、入黨、入團、獎懲等材料要及時收入個人檔案。
（二）外來檔案、函件由收文員（或人事秘書）統一分類編號登記，()交校有關領導閱後，即立卷歸檔。
（三）校內印發的檔案是檔案補充的重點，平時校長室、教導處、教科室、總務處、團支部、少先隊部應將此類檔案分類儲存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案轉遞
教職工因工作調動，需要轉遞檔案，必須按上級有關部門通知的轉遞專案逐項登記，文書檔案盒，嚴密包封，並加蓋密封章，透過機要轉遞，不得公開郵寄或交本人自帶。
五、檔案查閱
（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要領導批准後方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務檔案；未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料須經檔案資料室人員仔細核對並簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出資料室。
（二）校內人員借閱業務檔案、學生學籍檔案必須經有關領導同意後方可借閱，並要辦理登記手續，會計檔案盒，在規定期限內完好無損地歸還。
六、檔案安全保密
（一）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔、乾燥，自然通風，嚴禁吸菸和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
（二）檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室，不得外洩檔案中的機密，檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂仍亂拋，應將保密紙處理或銷燬。
學校檔案管理制度3
一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規和制度。
二、查閱涉密檔案或內部材料，須經有關部門和辦公室負責人批准，必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續，註明查閱目的和內容。
三、未經批准，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、複製、傳播具有保密性質的檔案內容 。
四、因需要經批准摘錄或複製涉密檔案材料的，須妥善保管，用後銷燬，如發生涉密問題，後果由利用者負責。
五、不歸檔的重份檔案及內部材料，須交由學校集中銷燬。
六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規定的，視情節輕重按有關規定處理。
學校檔案管理制度4
1、檔案室是機要重地，非檔案管理人員嚴禁入內。
2、檔案庫房必須堅固，採取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，並經常檢查各項措施是否有效。
3、對庫房內各種檔案進行科學分類、排列、編號，分別上架入櫃，櫃架排列科學、合理。
4、庫房內嚴禁存放與儲存檔案無關的非檔案物品。
5、經常清理環境衛生保持庫房整潔美觀。
6、庫房內建放溫、溼度檢測設定，定期檢查、記錄、分析，庫內溫度應經常保持在l4—24攝氏度，相對溼度保持在45%-60%。
7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發現破損和字跡模糊及時修補、複製。
8、檔案管理人員離開時應熄燈、關好門窗。
學校檔案管理制度5
檔案庫房應貫徹“以防為主、防治結合”的原則，限制和克服不利於檔案安全的因素做到最大限度地延長檔案壽命，便於檔案的提供利用。
一、 檔案專用庫房箱櫃、設施、裝具及防護措施腰腹和業務部門的統一要求，庫房內箱櫃的擺放、案卷的存放要從左至右，規範有序，有固定位置，存取方便，並有箱櫃、檔案示意圖。
二、 庫房設有保險裝置：做到八防：防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防曬、防汙染。滅火器要放在顯著位置，易取易放。根據需要配備加溼器、去溼器、吸塵器、空調裝置和計算機等裝置。
三、 每日堅持庫房溫溼度記錄，並採取必要措施調節庫房內溫溼度。溫度和溼度分別控制在14-25度和45-60%，利於提高各類檔案的保管質量和壽命。
四、 每年檢查箱櫃內防蟲藥品，及時置放，每週進行衛生掃除，保持整潔。
五、 庫房內外要有明顯的“嚴禁煙火”標誌，任何人不準在庫房內吸菸。
六、 庫房內非工作人員禁止入內，如工作需要進入時，必須有檔案管理人員一同前往。
七、 每日下班時做好安全檢查，關窗、斷電、鎖門，節假日貼好封條。
學校檔案管理制度6
校舍檔案是維護學校權益，查勘維修房屋，合理使用校舍，反映學校建設歷史的重要資料。為了加強校舍檔案管理，更好地為學校教育教學工作服務，根據上級有關規定，特制定本制度:
一、檔案的收集
要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視採取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔範圍、時間、要求。
2、應有積極態度和主動精神，不能坐門等客。
3、一式二份，正本放教育委員會，副本存學校。
4、當撤銷學校的校舍檔案，應全部移交給市教育委員會。
二、校舍檔案管理
1、邊鑑定邊整理，按要求進行分類、組卷，檔案排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。
2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持檔案之間的歷史聯絡，利用原有基礎，便於保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎。
4、檔案的整理必須便於保管和利用。
三、檔案的保管
按要求設立庫房，庫房的要求達到“十防”，按要求設定保管裝置，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數量、名稱。
四、檔案的移交
交接雙方必須根據案卷目錄清點核對，並在交接收據上簽名蓋章，其收據一式三份，交接雙方各一份，會計一份。
五、查閱和借閱
1、首先辦理查閱或借閱手續，外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批准手續。
2、查閱或借閱，只允許在檔案室進行。
3、查閱或借閱不允許摺疊、塗改、轉讓他人閱覽、缺頁等，嚴守保密規定，歸還時清點清楚。
4、查閱或借閱時，嚴禁吸菸、桌上放水杯、量水瓶等，以防汙染檔案。
六、檔案保密
檔案室必須有安全保證，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱後不能亂說，閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊，經領導審批後，二人以上人員監銷。
七、清銷
1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統計，如發現確實因汙染、損壞等原因造成無使用保留價值，經鑑定小組的鑑定同意後方可清銷。
2、清銷應有二人以上人員監銷，以防失洩機密。
3、要遵守保密規定，堅持杜絕任意和自銷燬檔案或賣給廢物收購站。
學校檔案管理制度7
1、學校安全工作建立安全檔案，並設專人管理，由李媛媛老師負責。
2、上級主管部門關於學校安全工作下發的檔案、通知、通報、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。
3、學校制定的安全管理計劃各種安全管理制度，突發安全事故應急預案和組織領導機構等材料都要裝訂歸檔。
4、學校自查安全隱患、整改措施、落實情況等材料必須及時歸檔。
5、對於突發安全事故，應同步介入收集相關材料歸檔備查。
6、學校和各部門及每一個教職員工層層簽訂的責任書，學校和家長簽訂的安全責任書都要裝訂歸檔管理。
7、學校每週的安全值班記錄要裝訂好後歸檔管理。
8、學校安全工作檔案實行借還登記制度，按檔案管理條例進行管理。
9、管理人員隨時搞好安全檔案的`保管，注意防盜、防火、防蛀、防潮溼、防遺火。
10、管理人員隨時注意收集整理安全管理材料並及時歸檔。若發生遺漏和失誤要追究管理者的責任。
11、管理人員有權向安全事故處理小組提供有關方面的材料依據和被認可的證明材料。
學校檔案管理制度8
一、檔案工作是學校工作的重要組成部分，學校所有工作部門均應按照上級教育部門和的規定進行檔案的收集、整理、歸檔等工作。
二、凡本學期的檔案，原則上由行政、德育、教學、總務、安全辦分塊建檔，每學期末，統一彙總交學校檔案室歸檔管理。學校檔案室工作目前由辦公室分管。
三、行政辦公室、教務處和政教處必須明確專人分管本部門工作。如有人員調動，必須做好移交工作，檔案管理員和各處、室負責檔案工作的人員，應熟悉有關檔案工作的規定的業務，及時、認真、規範地做好檔案工作，並做好歸檔記錄。
四、學校檔案室的檔案材料原則上不得外借，查閱檔案必須在檔案室內進行。特殊情況須經校長同意才能借出檔案室外，並於當天歸還。
五、借閱檔案要履行借閱登記手續。檔案必須整本借閱，不得散借，摘錄檔案內容需徵得管理員同意。
學校印章管理辦法
一、印章是學校各項管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理關係到學校各項管理活動的開展，為規範和加強對各類印章的管理，特制定本辦法。
二、凡冠有“深圳市龍崗區xxxx初級中學”字樣的各部門印章和各種業務專用章，以及校領導的簽名章，均適用本辦法。
三、印章的刻制統一由學校辦公室稽核、辦理、備案、保留印模、發文啟用並監督使用。
四、學校印章是學校職權的合法代表，主要使用在學校對外出示的證明、證書、合同、公文（函）等文書上。
五、印章是行使組織權力的外在表現形式，學校任何部門必須嚴格在本部門的許可權範圍內使用印章，不得越權用印。
六、學校各部門印章使用，應經本部門領導審批同意後方可用印。
七、經學校研究決定撤銷的部門，應將原有印章交由學校辦公室統一歸檔。
八、“深圳市龍崗區xxxx初級中學”印章和校領導簽名章統一由學校辦公室負責管理，學校各部門的印章由本部門負責管理。
九、各部門領導對印章的管理負責，並指定政治上可靠，有高度組織性、紀律性的人作為部門的監印人，負責管理本部門印章。
十、監印人必須親自用印，用印前必須按各級用印負責人的審批意見，審查用印檔案的內容、格式，確認無誤後方可用印。蓋印時要求圖章清晰、端正，位置適當（一般應蓋在檔案的落款與日期之間，跨年壓月處），蓋印後要儲存好用印依據材料，並做好詳細登記，以備查考。
十一、監印人對印章必須妥善保管，不準隨便將印章放在桌子上，監印人不在時必須把印章鎖好，以防丟失，如有丟失要立即報失。
十二、各部門越權用印，監印人不按規定用印及因監印人管理不善造成印章丟失的，屬工作失職行為並追究當事人責任；嚴重越權用印行為或造成學校重大損失的，按嚴重失職和重大責任事故處理，追究當事人的行政責任和經濟責任。
對於未經、公章的，學校將追究部門領導的行政責任，對因此造成損失的，學校還將追究其經濟責任或法律責任。
學校檔案管理制度9
一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主，防治結合”的原則，做好檔案室的管理工作，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。
二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度，堅持每天下班前檢查門窗是否關好，電源開關是否關閉。對所保管的案卷，半年進行一次抽查，年終進行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽菸、吐痰。外來人員未經許可不得進入檔案室。
三、新接收的檔案資料，必須經過嚴格核查和消毒處理後才能進庫上架
四、值班人員必須做好檔案室內外溫溼度記錄，做好溫溼度的調節工作（標準溫度為攝氏14—24℃，相對溼度為45%—60%）。
五、檔案室設施要經常進行檢查，壞了要及時報告或維修，保證各項設施完整正常。
六、保持檔案室的清潔衛生，堅持做到每週一小掃，每月一大掃。
學校檔案管理制度10
一、安全檔案建立
建立健全學校安全檔案，目的主要在於為學校各級領導，上級有關領導部門分析、總結、部署、排程學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據。校領導對此應高度重視，並確定一名校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。
二、安全檔案立卷
檔案人員應按安全工作的具體要求收集各種安全檔案資料，並將篩選後的資料分類入檔。檔案袋，檔案卷的規格要符合上級有關部門的統一要求。
三、安全檔案的保管
由專門負責安全工作的校領導指導安排檔案保管工作，確保檔案詳實有效，便於安全工作的開展
四、安全檔案的整理
定期對安全檔案進行整理，完善安全工作制度體制，分析安全工作的不足，及早提出整改備案。
學校檔案管理制度11
一、學校的各種教育教學、管理檔案都要分別有專人管理。
二、檔案管理人員對檔案資料分類存放，在存放中要做到防火、防潮、防黴變、防盜、防鼠防蛀。
三、檔案的調閱要嚴格執行制度，辦理必要的借閱手續。不經有關領導同意，任何人不得借用。
四、根據檔案保密程度進行保密，對有關洩露檔案機密的情況酌情追究其責任。
五、對檔案資料根據儲存期的不同，進行定期整理。對過期已無存檔價值的資料進行清除時，必須經領導同意，否則追究當事人的責任。
六、檔案管理人員要嚴格履行自己的職責，對檔案管理不當造成損失的，進行必要處罰。
學校檔案管理制度12
第一條 安全工作檔案是學校檔案的重要組成部分，反映了當時學校安全工作情況，為今後開展工作提供參考資料和文獻。建立學校安全工作檔案管理制度，完善學校安全工作檔案，對於促進學校安全工作規範化、制度化具有重要意義。
第二條 學校安全工作檔案臺帳堅持實事求是原則，客觀全面地反映本單位安全工作的開展情況。
第三條 學校安全工作檔案管理由安全領導小組辦公室負責。各部門組織開展的安全工作必須做好記錄，並及時上交學校安全領導小組辦公室，學年末統一交檔案室整理保管。
第四條 安全工作檔案要有統一的分類標準，將檔案材料分門別類歸檔。
第五條 學校安全工作檔案一般應儲存三年，重要的作長期儲存。
第六條 學校安全工作檔案內容主要包括：
（一）學校安全工作組織機構及人員；
（二）學校安全工作規章制度；
（三）學期安全工作計劃和總結；
（四）學校簽訂的安全工作責任書留底以及教職工安全工作考核情況；
（五）有關安全工作的各類檔案；
（六）研究安全工作的會議記錄；
（七）學校安全法制宣傳教育活動的方案、實施過程記錄等相關材料；
（八）安全工作檢查、隱患排查和專項整治的工作方案、排查情況記錄、治理結果記錄等。
（九）突發事故應急預案以及演練情況記錄；
（十）學校教職工安全培訓材料；
（十一）學校發生的各類安全事故以及調查處理結果記錄；
（十二）學校安全設施建設及安全經費投入情況；
（十三）心理問題學生、行為問題學生、特殊體質學生檔案；
（十四）學生接送車相關材料；
（十五）上級佈置的各類安全工作完成情況、上報的材料留底。
學校檔案管理制度13
一、立卷歸檔制度
1、凡本單位在黨、政、工團、基建、教學形成的具有查考利用價值的檔案材料（包括文字、統計數學、圖紙、相片、錄音（像）、報表等）均屬歸檔範圍。
2、每年文書檔案由文書人員負責在第二年三月份結束歸檔工作，學籍檔案、德育檔案、實驗教學檔案、資訊科技檔案、電教檔案、圖書室檔案由負責人在第二常年度9月份結束歸檔工作。立卷歸檔，並向綜合檔案室移交。
3、歸檔案材料必須收集齊全，組卷合理，分類清楚，卷內檔案排列系統，保管期限劃分準確，案卷標題簡明確切，裝訂結實、美觀，字跡工整、清晰。
二、檔案借閱制度
1、凡本單位人員因工作需要查檔案，一般在檔案室查閱，如需借出，須辦妥手續後方可借出，並在2—3天內歸還。
2、借閱檔案，必須履行登記手續，填寫借閱登記及檔案利用效果。
3、查閱或需摘錄機密檔案，須經領導批准，並在指定地點查閱，不得翻閱其他無關材料。
4、凡外單位來查閱檔案，須持單位介紹信，並說明查閱內容，年代和目的才能查閱，除特殊情況外，一律不外借。
5、借閱檔案必須妥善保管，愛惜使用，禁止私看折卷，抽頁，隨意塗改做記號，不得擅自複製、轉借他人或單位，一經發現依法處理。
6、凡未經整理，登記完畢的檔案，一律不外借。
三、檔案保密制度
1、嚴守有關保密守則。
2、不隨便攜帶機密材料和檔案庫房、箱、廚鑰匙。
3、不準將機密材料、內部資料、作為廢紙出售。
4、提供利用秘密檔案資料，嚴格按照密級規定執行審批手續。
四、檔案室管理制度
為了加強檔案室管理工作，切實做到“八防”，確保檔案的安全和質量，特制定本制度：
1、檔案室應有專人專管，非檔案工作人員未經同意不得隨意入內、開啟。
2、檔案室內嚴禁吸菸，工作人員離開檔案室時，要關閉門窗，切斷電源。
3、檔案室內要經常進行通風，打掃，保持清潔乾燥，按時更換防蟲藥品。
4、檔案箱排列整齊，分類存放，每年清庫查對檔案一次，確保檔案安全。
5、調查檔案要嚴格履行登記手續，做到調卷登記，還卷登出。
五、檔案統計、鑑定、移交制度
檔案統計：
1、建立檔案統計臺帳，對收進、移出的檔案資料做到帳物相符。
2、編制檔案工作情況統計表，提供利用檔案資料定期匯綜上報。
檔案鑑定和移交：
1、成立檔案鑑定工作小組。
2、根據國家有關檔案保管期限的規定，制定本單位保管期限表，定期對已經超過保管期限的檔案進行再鑑定，準確地判定檔案的存毀。
3、銷燬無儲存價值的檔案，須由鑑定小組提出意見。登記造冊，經單位領導人批准後由二人在指定地點監銷，並在銷燬清冊上簽字。
學校檔案管理制度14
為了進一步加強檔案的安全保管工作,制定檔案管理制度如下：
1.嚴格執行檔案安全保管和保密工作責任制。管理人員對全校檔案的保管和保密工作負責;
2.檔案管理人員必須嚴格執行檔案查借閱制度，履行借閱登記手續。“保密卷”等重要材料的借閱，必須審查審批許可權是否符合規定的要求;
3.檔案管理員向檔案利用者提供、出具有關證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據，不得弄虛作假，出具假證;
4.檔案管理人員切實做好防蟲、防鼠、防塵、防潮、防曬工作。保持室內清潔衛生。檔案室嚴禁吸菸，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入。定期檢查防火滅火系統、防盜系統、計算機檔案管理網路系統;
5.檔案管理人員務必做到每天上下班對庫房門、窗、電源等進行安全檢查。做好節假日安全檢查工作，發現問題，及時處理;
6.借出的檔案材料務必定期歸還。借出的檔案材料，不得轉借他人，不得帶入公共場所;
7.非檔案管理人員，未經允許不得進入檔案室。
學校檔案管理制度15
一、檔案建立
(一)建立健全學校各類檔案，目的主要在於為學校各級領導，上級有關領導部門分析、總結、部署、排程學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據。校領導對此應高度重視，並確定一名副職校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。
(二)學校建立檔案資料室，由專職(或兼職)管理，按《小學檔案資料收集範圍細目》建立檔案。
(三)全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案，學校檔案按類以時間為序建立，教師的一般人事檔案，一般職務檔案和業務檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆，按班分類建立。
二、檔案立卷
(一)檔案人員應按資料收集範圍及時收集各種檔案資料，並將篩選後的資料分類裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋，檔案卷的規格要符合上級有關部門的統一要求。
(二)卷宗必須註明儲存的期限。凡註明“暫存”的資料一般以一年為期限;註明“短期”的一般以五年為期限;註明“長期”的由學校根據實際需要決定儲存期限。
(三)凡檔案資料收集範圍細目中未編入，但確有使用、儲存價值的其它資料，學校可根據需要自行決定是否保留。
三、檔案補充
(一)教職工任免、考核、晉升專業技術職務、調資、入黨、入團、獎懲等
材料要及時收入個人檔案。
(二)外來檔案、函件由收文員(或人事秘書)統一分類編號登記，交校有關領導閱後，即立卷歸檔。
(三)校內印發的檔案是檔案補充的重點，平時校長室、教導處、教科室、總務處、團支部、少先隊大隊部應將此類檔案分類儲存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案轉遞
教職工因工作調動，需要轉遞檔案，必須安上級有關部門通知的轉遞專案逐項登記，嚴密包封，並加蓋密封章，透過機要轉遞，不得公開郵寄或交本人自帶。
五、檔案查閱
(一)校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要領導批准後方可到檔案資料室查閱檔案;查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務檔案;未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料須經檔案資料室人員仔細核對並簽署意見;查閱者不得將檔案材料拿出資料室。
(二)校內人員借閱業務檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意後方可借閱，並要辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。
六、檔案安全保密
(一)檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔、乾燥，自然通風，嚴禁吸菸和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
(二)檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室，不得外洩檔案中的機密，檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂仍亂拋，應將保密紙處理或銷燬。