公司事務管理制度範本
公司事務管理制度範本
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公司事務管理制度範本
總則
為進一步適應公司質量、環境體系雙認證的實施，規範公司行政事務管理行為，理順內部關係，提高辦事效率，特制定本規定。本制度彙編了公司內部的行政事務類檔案，以加強行政管理的有效性，並在公司內部形成辦事有程式，工作有標準，事事有人管，人人有專責的工作局面。
第一章會議管理制度
一、內部會議管理辦法
(一)、公司會議主要包括總經理辦公會議、工作排程會議、各種專題會議、全體員工大會、部門會議及臨時會議等。
(二)、公司級會議的組織者為綜合處。
(三)、會議由綜合處提供服務，會議召開應提供、做好會議通知、材料、會場、記錄等各項服務，會議結束後，根據情況撰寫會議紀要，必要時提供水果、茶水、錄音、攝像、投影等服務。
(四)、會議通知形式主要為電話通知，處長、部門經理及以上人員應通知到本人，其他人員通知到部門，由各部門自行通知。
(五)、與會人庇ρ細褡袷鼗嵋榧吐桑?壞貿俚健⒃繽恕⑽薰嗜畢?;嵋櫧詡漵?氐羰只?韌ㄑ豆ぞ擼?嵋櫧詡湟??窆嶙ⅲ?壞媒煌方傭??牟輝諮苫蛩嬉庾叨??跋旎嵋檎?V刃頡?SPANlang=EN-US>
(六)、因故不能參加會議的，必須親自向綜合處說明理由。
(七)、會議決議事項，與會人員應在會後立即執行，不得拖延或敷衍了事。
(八)、各處室、部門要把每次排程會及其它會議精神傳達到基層，也可根據自己部門的實際情況，定期召開部門級會議傳達會議精神。
(九)、部門有關會議如需綜合處協助的應提前通知綜合處，以便做出統一安排。
二、對外出租會議室、多功能廳管理辦法
(一)、公司所屬會議室及多功能廳由物業處負責辦理租用手續，綜合處負責提供相關會議服務。
(二)、物業處根據會議室使用情況與租用會議室單位商定相關出租事宜，填寫《會議室使用登記單》，經主管經理簽字確認後通知綜合處，綜合處同使用單位協商會議室使用的具體事宜(預約時間、需提供的服務等)。
(三)、租用單位於租用當天將《會議室使用登記單》交與綜合處會議管理人員，待會議室使用完畢後，由會議室管理人員填入會議室實際使用時間，由租用單位簽字確認後，綜合處返還物業處作為收費依據。
第二章辦公電話管理制度
為了提高公司辦事效率，節約辦公經費，保證通訊聯絡，結合公司實際，特制定本規定：
一、公司電話主要用於辦公業務。使用電話通話要言簡意賅，禁止在電話中閒聊，嚴禁撥打聲訊和資訊電話。
二、各處室、部門使用管理插卡電話，經理辦公室使用加鎖電話。
三、電話卡由辦公室負責刷卡。每次刷卡標準，處長30元，部門經理和管理人員20元，其他員工10元，綜治辦帶班組長每人15元。使用完話費後，到辦公室刷卡，並進行登記。
四、安裝管理插卡電話後，不允許私接電話機通話，否則，將追究其直接責任人或部門負責人的責任，並依法追繳相應的電話費。
五、各處室負責人及員工要切實負起責任，以主人翁的態度管好、用好電話。員工因公或特殊情況需要撥打長途電話者，統一到辦公室登記後，方可撥打。
六、由辦公室定期到電信局對各處室及部門電話使用情況進行查詢監督，並予以公佈。
第三章公文收發傳閱管理制度
根據有關規定並結合公司實際情況，現就非質量、環境體系檔案收發、傳閱管理辦法規定如下：
一、公文撰寫
1、公文草擬。根據需要和領導指示初步擬定文稿。公司發文由綜合處草擬，涉及各處室職責，需要由公司統一行文的，由各處室、部門草擬文稿。
2、公文稽核。指對草擬文稿的稽核，由綜合處負責。稽核的主要內容是：看是否的確需由公司統一行文、行文方式是否妥當、是否符合行文規則和擬製公文的有關要求等。不需由公司統一行文的公文，由各處室、部門自行發文。
3、公文複核。指公文正式印製前對文稿的校對、核稿，重點是看：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規範等。
4、公文簽發。將經稽核的文稿交領導簽字，批准發文。公司級公文由總經理簽發，各處室、部門或某特定業務範圍的行文，由處室、部門負責人簽發。
5、公文的印刷、用印。經稽核無誤後的公文的即可印刷與裝訂。如需加蓋公章的按《印章管理辦法》加蓋公章。
二、公文發放
指將公文發放到相關部門。確定發文後，綜合處發文人員要在《高新物業發文表》上編制發文編號，登記公文名稱、發文日期、數量、發放部門等。對內發放檔案須有各處室、部門相關人員簽收。公司級檔案發放時只發到處室及相關部門，處室、部門內部的傳達由各處室、部門自行管理。各處室、部門收到檔案後要簽字確認。
三、公文的傳閱
接收的檔案需由多部門閱看時，經綜合處處長、總經理在《檔案批閱卡》上審批後，原檔案附《檔案批閱卡》交由相關處室、部門閱看，閱看人員簽字確認。
四、公文歸檔
公司發文由綜合處及時歸檔，填寫《檔案歸檔登記表》。各處室、部室自行發放的檔案，如有必要應及時報送綜合處歸檔。
第四章辦公用品管理制度
為進一步開源節流，規範辦公用品管理，特做如下規定：
一、職責及範圍
(一)本制度所指辦公用品是指日常辦公用品及一些低值易消耗品，本制度規定了辦公用品計劃、採購、發放、使用、保管等方面的職責和管理要求。
(二)辦公用品的採購、保管及發放歸口綜合處管理。各處室、部門辦公用品計劃、領取、使用、保管等由各處室、部門負責人或指定專人負責。
二、辦公用品計劃、採購、保管及發放管理辦法
(一)、每月15日以前，各處室、部門自行統計本處或部門的辦公用品需求狀況，並列出詳細計劃，分類(日常辦公用品、印刷品、其它)填寫《用料計劃單》，計劃本著“節省、實用、必需”的原則，經處室、部門負責人審批後統一提交綜合處。
(二)、綜合處採購人員根據實際情況給予稽核並制定採購計劃及預算，報經綜合處處長稽核，總經理批准後進行採購，並於每月25日至30日發放。
(三)、公司新到工作人員的辦公用品，綜合處根據各處室、部門負責人提供的名單和用品清單，負責為其配備必要的辦公用品，以保證新到人員的正常工作。
(四)、除正常配給的辦公用品外，若還需用其它日常辦公用品的，由使用部門填寫書面《辦公用品申請單》，須經綜合處處長批准方可領用。
(五)、採購人員要以做到辦公用品齊全、質優價廉、庫存合理、開支適當為原則，並要建立帳目，根據《物資的驗收、出入庫及保管制度》辦好入庫、出庫手續。
(六)、辦公用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規章制度辦事，非工作人員不得隨意進入庫房。
(七)、各部門物品領用人應本著勤儉節約的原則使用辦公用品，適合以舊換新的用品要以舊換新，綜合處有權對各部門的領用情況予以稽核與監督。
第五章辦公裝置(軟體)更新、維護、使用制度
一、職責及範圍
1、公司辦公裝置包括：電腦、影印機、印表機、傳真機、電話、照相機、攝像機、移動儲存裝置、多功能廳彩電、音響、投影儀及各處室、部門配備的空調等各種貴重物品。辦公軟體是指各類因辦公需要而購買或專業製作的軟體。為了保證各項辦公裝置的正常使用，各類辦公軟體的安全操作，發揮辦公裝置及辦公軟體的最大功效，特制定本制度。
2、傳真機、照相機、攝像機、多功能廳(會議室)內彩電及VCD、DVD均由綜合處指定專人保管、使用，定期進行檢查，發現問題應及時報告，由綜合處通知定點維修公司的技術人員前來檢查、維修、保養。
3、各處室配備的.計算機，由各處室指定專人定期負責清潔工作。
二、更新、維修及維護保養
1、辦公裝置的更新是指辦公裝置的升級或更新、移動儲存裝置的採購、各類耗材的補給、特殊配套裝置的購置。辦公裝置發生各種故障不能使用時即可進行維修。辦公軟體的更新是指由於工作而需新購置或升級的各類應用軟體。
2、需要進行辦公裝置更新時，由各處室、部門或裝置監管人填寫《辦公裝置更新(維修)申請單》，由處室、部門負責人稽核、總經理批准，由綜合處負責採購。綜合處根據市場報價做好新購置辦公裝置的預算，經綜合處處長、總經理審批後購買、發放。
3、各類辦公裝置發生故障時，可隨時填寫《辦公裝置更新(維修)申請單》，透過定點公司或專業維修人員進行維修。
4、各類辦公裝置需要更換部件時，應填寫《辦公裝置更新(維修)申請單》，經綜合處處長、總經理審批後方可更換。
5、各處室、部門要妥善保管本部門或分管的辦公裝置保修、維修、使用說明書等資料。
三、辦公裝置使用管理規定
1、計算機及外設使用時要注意防塵、防磁、防靜電、防水、防腐。
2、移動儲存裝置包括行動硬碟和隨身碟。行動硬碟使用時注意，在硬碟高速運轉時嚴禁硬碟受到外力碰撞，嚴禁行動硬碟。行動硬碟及隨身碟在斷開與電腦的連線時一定要進行相關操作，當系統提示“您可以安全的拔下裝置”時方可拔除裝置。
3、會議室投影裝置的使用由綜合處設專人負責，其它人員未經允許及培訓嚴禁使用該裝置。每次關閉投影儀的時候都一定要等到投影儀的lamp燈完全熄滅後，才能關閉電源。
4、計算機軟體及應用軟體由綜合處統一購買。軟體在使用時，要按照要求步驟進入或退出，以免造成軟體的損壞。禁止在公司計算機安裝其他軟體，以免病毒傳播。
5、日常文件及資料由各處室自行備份。每月二十日前由綜合處負責使用移動儲存裝置對各處室重要文件資料進行備份。日常防毒工作由各處室自行處理，要求每週至少防毒一次、升級一次，防毒軟體由綜合處提供。
6、計算機的清潔與維護實行誰使用誰負責清潔的原則。每週清潔外部兩次，不得使用溼抹布，內部每季度必須開啟機箱清潔一次，用毛刷或專用工具吹淨塵土。第一次清理由綜合處指導，以後的清潔由各處自行負責，綜合處進行不定期抽查。
7、各類辦公裝置嚴禁外借、外用。嚴禁上班時間在計算機上玩遊戲、處理與工作無關的檔案，嚴禁用微機看VCD盤，嚴禁使用計算機從事不健康活動或不符合國家政策法規的活動，嚴禁利用網路傳播淫穢及危害國家安全的資訊。
第六章傳真、影印制度
一、辦公影印、傳真的管理部門為綜合處。
二、影印、傳真承辦範圍為行政管理檔案、合同及各類相關資料，私人資料恕不接待。
三、各處室、部門在進行復印時，必須填寫《列印、影印登記單》(附表七)，登記影印紙張的規格和數量。
四、各處室在進行傳真檔案或資料時，要填寫《傳真收、發文登記表》。
五、綜合處每月25日根據使用紙張的實際數量，按成本彙總後報財務處。
第七章印刷品管理制度
一、職責及範圍
高新物業印刷品是指因工作需要而專門印製的各類空白記錄表格、自制內部票據、信封、稿紙等印刷資料。高新物業印刷品的管理部門為綜合處。
二、印刷品的印製、領用及保管
1、高新物業各處室、部門所有印刷品均由綜合處負責聯絡定點廠家印製。
2、各處室、部門如需領用，綜合處協助記錄表格使用單位根據庫存及實際需要制定每月計劃，於15日前隨辦公用品計劃一併上報，印刷完畢，由綜合處通知發放。綜合處負責彙總各部門每月印刷品使用數量。
3、存放印刷品的庫房應保持乾燥、清潔，印刷品擺放整齊有序，無關人員不得隨意進入庫房。
第八章車輛管理制度
為了加強車輛管理，協調各部門對車輛的使用，對汽車的使用、保養、維修，特制定如下規定：
一、由綜合處長統一負責公司辦公車輛、司機的管理及交通安全教育，單位所有的車輛及司機出車由綜合處長統一安排、排程。
二、汽車要定人、定車、定期保養、定期維修，使車輛經常保持良好的執行狀態，單位因公用車要隨叫隨到，保證準時出車，不得延誤工作。
三、公司汽車一般用於領導外出辦公，取送機要檔案，財務取送款項，護送工傷和急病號，處室、部門聯絡業務、單位組織的事項和對單位個別體弱領導的接送等。一般用車要提前預約(通常提前半天時間)，特殊情況急需用車時，經領導批准方可用車。
四、司機出車統一由綜合處長批准。凡私自用車要追究責任，所造成的一切車輛人身事故由責任人負責，單位概不負責。
五、司機要建立行車記錄，車輛維修保養記錄，內容包括：車輛行駛里程、技術狀況、維修保養日期，大、中、小修日期，車輛損壞程度及原因，零件更換情況，維修費用等。
六、為了降低維修費用，單位車輛實行定點維修，車輛送修需要開具修車單，一式兩份，證明修理內容，單位與修理廠憑修車單結算，外出遇急需修理時，可先與修理廠聯絡修理，回公司後，及時補辦修車單。