2015辦公用品管理制度

2015辦公用品管理制度

  辦公用品管理制度

  第一條 為進一步規範辦公用品的管理,明確辦公用品的申購、審批、採購、驗收、報銷及領用等規定,減少辦公費用開支,特制定以下規定。

  第二條 辦公用品的申購及審批規定:

  1、常規辦公用品的申購:由綜合管理部保管員根據每月用量及庫存情況,於每月的月底進行統計申購。

  2、非常規辦公用品的申購:各部門需使用的辦公用品如屬於非常規用品,首先須報本部門經理審批,然後報分管副總經理和行政副總經理審批後,方可由綜合管理部採購,如果價值超過2000元以上的,還必須報總經理批准後方可採購。

  3、綜合管理部採購人員填寫申購單時,必須詳細註明所申購用品之名稱、規格、數量、單價及申購部門等,對於常規的辦公用品,應固定一個物美價廉的品牌,不宜隨意變更。

  第三條 辦公用品的採購規定:

  1、採購人員應根據已審批的申購單要求進行採購,有疑問的須即時反饋,否則出現採購錯誤,由採購人員承擔責任。

  2、採購人員採購辦公用品時,務必把握“貨比三家、物美價廉”的原則,確保所購用品質量。

  3、在價格和質量基本穩定的情況下,不應隨意更換辦公用品的.品牌,否則綜合部保管員有權拒收。

  4、所有辦公用品由綜合管理部統一採購,特殊用品經行政副總批准後可由申請使用部門購買,且均須提供發票(以加蓋印章方為有效)和購買處地址及電話,以便市場調研。

  第四條 辦公用品的驗收及報銷規定

  1、綜合管理部保管員負責辦公用品的驗收。

  2、保管員驗收辦公用品時,必須嚴格依據申購單的有關要求進行驗收,確認合格後辦理入庫手續,有質量問題的,一律作退貨處理,對數量或單價有疑問的亦可拒收,並向上反映。

  3、所有辦公用品必須憑正規發票後附入庫單,經綜合管理部保管員驗收簽字,綜合部經理稽核,分管副總和總經理稽核簽字後,財務方可報銷。

  第五條 辦公用品的領用規定:

  1、辦公用品由綜合管理部統一保管、發放,各部門需使用辦公用品的可按審批程式到綜合管理部處領取,綜合管理部保管員原則上按照《辦公用品消耗標準》予以發放。

  2、各種筆芯、鉛筆、墨水、橡皮、雙面膠、膠帶、資料夾、檔案袋、回形針、大頭針、大小便箋、稿紙等易耗品,可由本部門經理簽字同意,綜合管理部經理批准後領用。

  3、圓珠筆、中性筆、塗改液、筆記本等常用品的領用,除需部門經理簽字同意外,還須注意領用週期,原則上領用週期為三個月(對於已領過圓珠筆或中性筆的,原則上以後只能領用筆芯)。

  4、計算器、電話機、隨身碟、墨盒等非消耗性用品的領用和更換,除需本部門經理簽字同意,經綜合部經理審批准外,領用時還須以舊換新。

  5、印表機、傳真機、飲水機、碎紙機、電腦、辦公桌椅、檔案櫃、保險箱等貴重辦公用品用具的領用,必須由行政副總經理批准,並執行交舊領新制度。

  6、領用人員離職時,須清還領用之辦公用品(易耗品視情況而定),如有丟失的須按原價扣還。

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