人事檔案管理制度
人事檔案管理制度
人事檔案管理制度
1.目的：
為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便於檔案材料的使用和管理。
2.制定依據：
檔案管理標準化程式。
3.試用範圍：
公司各部門。
4.制度內容：
4.1人事檔案的定義：
是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經歷、學歷、培訓、社會關係、業務能力、工作狀況以及獎懲等個人情況的檔案材料;
4.2人事檔案的類別：
4.2.1員工人事檔案型別：基本資訊檔案、薪酬檔案、績效檔案、培訓檔案、技術檔案、履職檔案、健康檔案等七類。
基本資訊檔案：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、學歷、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌等。
薪酬檔案：包括員工試用期工資、轉正工資、調薪記錄等。
績效檔案：包括轉正考核記錄、年度考核記錄、履職考核記錄等。
培訓檔案：包括年度參加內訓、外訓、職業資格、技術培訓等記錄等。
技術檔案：包括所持資格證書、技術職務評定等記錄等。
履職檔案：包括員工入職之前的履職經歷、本公司內部崗位變動情況、競職申請、聘任決定、獎勵、處罰等。
健康檔案：包括員工健康證、體檢記錄等。
4.3 人事檔案的建立：
4.3.1電子檔案建立：
4.3.1.1根據檔案類別核定員工編碼及檔案編號。
4.3.1.2按檔案編號在“人事管理資訊”中錄入員工個人基本資訊：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌、行業年限、健康證期限、所持資格證等資訊。員工考核、競職、獎勵(獲得獎金和榮譽證書)、處罰(書面嚴重警告、無薪停職檢查、開除)，由勞動關係管理員根據相應檔案錄入“人事管理資訊”，並存入員工個人檔案袋中。
4.3.1.3電子檔案的動態管理：
4.3.1.3.1員工電子檔案是關於員工全面資訊儲存、跟蹤的重要工具。
4.3.1.3.2員工入司時，在錄入員工電子檔案的同時，必須對員工照片進行掃描記入個人電子檔案。
4.3.1.3.3員工入職時，必須詳細錄入員工入司前經核實的從業經歷和有關個人職業發展的重要資訊，如取得的主要工作經驗、成果和業績等;
4.3.1.3.4員工的培訓經歷是關係員工職業發展的主要依據，員工入司時，必須詳細記錄員工的職業培訓經歷和獲得的培訓證書和取得的培訓成果。員工在公司工作期間的培訓經歷必須及時記入電子檔案，以便查詢。
4.3.1.3.5有關員工資訊的變更，必須當月在員工個人電子檔案中進行登記更新。每月末，對檔案進行備份。以確保電子檔案的安全管理。
4.3.1.4員工合同資訊由勞動關係組按批次提供合同簽訂彙總表和合同原件，勞動關係管理員根據合同簽訂彙總表核對合同，確認無誤後在合同簽訂彙總表上簽字，勞動關係管理員根據合同在“人事管理系統”中更改員工合同資訊，更改完畢後將合同放入員工檔案中存檔。
4.3.2 紙介質檔案建立：
錄入系統後的員工檔案按七類檔案分類統一裝入“檔案袋”中,在“檔案袋”清單上填寫檔案資料名細，檔案袋上寫明員工姓名、性別及檔案編號。按檔案類別順序存放在相應的檔案櫃中。(當月入職的員工資料應在當月完成檔案錄入及存放工作)。
4.4人事檔案的管理：
4.4.1人力資源部對收集的人事檔案材料按規定進行整理，並按在職人員檔案、離職人員檔案進行分類、編號、排架。
4.4.2對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。
4.4.3根據安全保密，便於查詢的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫溼度。
4.4.4對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按借閱程式辦理。
4.4.5人事檔案調動：
4.4.5.1調動：員工因工作需要調動時應按規定填寫“調動申請表”(跨部門調動和部門內部調動)。勞動關係管理員接到已審批完畢的調動申請表後，在“人事資訊管理”中錄入調動資訊並將其資訊調入相應的部門或分公司，列印新崗位工作牌，調動申請表於每月中旬或月底統一存入員工個人檔案袋中。
4.4.5.2任免：員工因工作需要被任免後，根據公司的任免檔案，在“人事資訊管理”中錄入任免資訊，並將任免檔案影印件存入員工個人檔案袋中。
4.4.5.3離職：員工辦理完畢離職手續後，將其相關證件的原件退還離職員工本人，並將其檔案歸入離職人員檔案。
4.4.5.4資訊變更：員工個人相關資訊發生變更時(如：個人基本資訊、身份證更換、資格證的補充等)，該員工應在變更之日起一個月內將資訊或相關證件的影印件提交至人力資源部勞動關係管理員處備案。勞動關係管理員應根據員工提交的資料在“人事資訊”中及時更新，並將相關證件影印件於每月15日、30日進行存檔整理。
4.5人事檔案的使用：
4.5.1檔案的查詢、借閱：
4.5.1.1副經理級以下員工原則上只能查詢/借閱個人檔案;
4.5.1.2副經理(含)以上人員可直接查詢/借閱所管部門員工檔案，跨部門查詢/借閱員工檔案需附有分管總監審批的簽呈經人力資源部經理批准後方可查詢/借閱。(附件一)。
4.5.1.3檔案中的個人資料只用於公司辦理相關事務，原則上人力資源部人事勞動關係管理員不對個人提供檔案辦理其它事務(如照片、身份證影印件、學歷證影印件等)。
4.5.1.4以上查詢/借閱需在“檔案查詢/借閱登記本”上做登記，查詢/借閱檔案者不得私自影印員工檔案，工作原因需影印的須經人力資源部經理批准後由勞動關係管理員操作影印。借閱檔案者應在規定借閱期按時歸還完整的檔案，逾期者按每天5元進行處罰;如將借出的檔案丟失者，視情況將給予XXX處罰。
4.5.1.5檔案管理人員、借閱人應嚴守檔案機密，不得擅自洩漏或傳播員工個人資料資訊，經發現，對檔案管理人員、借閱人給予XX處罰，並對其部門負責人給予XX處罰。
4.6本制度由公司職工代表大會審議通過後以公司名義釋出執行
4.7本制度由公司人力資源部負責解釋。
4.8附件：
附件一：檔案查詢記錄
幹部人事檔案管理制度
根據中組部、國家檔案局《幹部檔案工作條例》及中組部《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》、《幹部檔案整理工作細則》要求，結合兵團幹部人事檔案工作實際，制定本制度。
一、幹部人事檔案管理部門工作職責
(一)按照幹部管理許可權依法管理好乾部檔案，為國家積累檔案史料。
(二)及時收集、鑑別和整理幹部檔案材料，把好檔案材料入口關，及時清理所缺材料並告知有關部門補充齊全。
(三)按照規定辦理幹部人事檔案的查閱、借閱和轉遞。
(四)為有關部門提供幹部人事檔案材料的情況。
(五)認真做好乾部人事檔案的安全、保密、保管和保護工作。
(六)及時瞭解幹部人事檔案工作的新情況，制定、完善相關規章制度，加強業務指導工作。
(七)推廣、應用幹部檔案現代管理方法和技術，逐步實現幹部人事檔案管理的資訊化和現代化。
(八)定期向檔案局移交死亡幹部檔案。
(九)辦理其他有關事項。
二、幹部人事檔案材料收集制度
(一)按照《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，遵循真實、全面、及時、規範的原則，重點收集反映幹部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，並根據經濟社會發展和組織工作的需要，不斷充實完善幹部人事檔案的內容。
(二)幹部人事檔案材料形成部門，必須按照有關規定規範製作幹部人事檔案材料，建立幹部人事檔案材料收集歸檔機制，在材料形成之日起1個月內按要求送交幹部人事檔案管理部門並履行移交手續，任何組織和個人不得以任何理由積壓歸檔材料。
(三)幹部人事檔案管理部門應建立聯絡制度，及時掌握形成幹部人事檔案材料的資訊，主動向幹部人事檔案材料形成部門、幹部本人和其他有關方面收集幹部人事檔案材料。
(四)幹部人事檔案管理部門必須嚴格稽核歸檔材料，重點稽核歸檔材料是否辦理完畢，是否物件明確、齊全完整、內容真實、填寫規範、手續完備。成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應當進行登記並及時收集補充。
(五)歸檔材料填寫不規範，手續不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應當重新制作，補辦手續，或者由具有幹部管理許可權的組織(人事)部門審改(或出具組織說明)並加蓋公章。形成幹部檔案材料的部門，有責任按規定認真辦理。
(六)幹部人事檔案原件存正本，複製件可存副本。證明、證件等特殊情況需用影印件存檔的'，必須註明複製單位、複製日期，並加蓋材料製作部門單位公章或幹部人事關係所在組織(人事)部門公章。
(七)幹部人事檔案材料的載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)或16開型(長260毫米，寬184毫米)的公文用紙，材料左邊應當留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應當符合檔案保護要求，用鋼筆或毛筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和複寫紙書寫。
(八)幹部人事檔案工作人員對收集到的幹部人事檔案材料應認真審查鑑別，對不屬於規定歸檔範圍的材料，不得擅自歸檔;對符合歸檔要求的材料進行登記，在接收之日起1個月內放入幹部本人檔案，1年內整理歸檔。
三、幹部檔案材料鑑別歸檔制度
(一)幹部人事檔案材料的鑑別歸檔工作，必須根據有關法律、法規和檔案精神，堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其儲存價值，嚴肅認真地進行。
(二)凡收集的材料，在歸檔前必須經過認真審查、鑑別，符合要求的才能歸檔;
(三)未經鑑別，任何人都不得擅自銷燬幹部人事檔案材料，不得私自將不屬於歸檔範圍的材料歸檔或從幹部人事檔案中撤出材料;