檔案管理制度

檔案管理制度

　　檔案管理制度是單位為維護自身的合法權益而採取的必要手段，透過對合同的檔案管理，可以儲存與合同有關的相關證據材料，一旦發生糾紛，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。

　　檔案管理制度

　　檔案工作崗位責任制

　　一、 分管檔案工作的局領導職責

　　1、 組織全域性性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關於檔案工作的各項方針政策的活動。

　　2、 加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。

　　3、 關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支援，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。

　　二、 局檔案員職責

　　1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。

　　2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。

　　3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。

　　4、負責管理全域性各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，併為本單位各項工作的需要提供服務。

　　5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。

　　6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。

　　三、 分管檔案工作的各處(室)領導職責

　　1、 配備具有較好*業務素質的專(兼)職檔案人員，並保持相對穩定。

　　2、 將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作)，幫助專(兼)職檔案人員解決工作中的實際困難。

　　3、 組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的.規章制度。

　　4、 疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類檔案材料的形成積累，積極配合專(兼)職檔案人員的歸檔工作 。

　　5、 協同檔案室監督、檢查本單位檔案材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑑定工作。

　　6、 負責檢查本單位專(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責情況。

　　四、 各處、室專(兼)職檔案人員職責

　　1、 堅持平時整理。根據本單位不同種類檔案材料的形成特徵，制定案卷類目，合理分類存放，便於利用和歸檔。

　　2、 負責本單位檔案材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔檔案材料完整、準確、系統。

　　3、 歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。

　　4、 保管好本部門應歸檔的案卷，注意檔案材料的安全和保密。

　　5、 主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。

　　6、 積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。

　　7、 按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，並編制檢索工具。

　　8、 按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。

　　檔案、材料收集歸檔制度

　　一、收集歸檔範圍

　　本機關在各項工作中形成的具有儲存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關係很密切的檔案材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄影帶等，下同)都屬收集歸檔範圍，應按規定的範圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。

　　(一)本級檔案

　　1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級幹部會議的會議記錄、會議紀要。

　　2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、彙報、簡報、通報、通知。

　　3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。

　　4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批覆、通知。

　　5、各項決定、決議、規定、標準、規範、條例、辦法、制度、守則、要求。

　　6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。

　　7、反映生產、基建、科研裝置、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。

　　8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、資料、憑證。

　　9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄影帶。 10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。

　　11、年鑑、大事記、基礎數字彙編、基本情況綜合。

　　12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。

　　13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、*存根。

　　14、已故人員資料。

　　15、重要的人民來信及處理材料。

　　16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。

　　17、本機關(包括上報和下批)幹部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團幹部名冊、年終統計、報表、幹部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫卹等審批表及幹部獎懲等檔案材料。

　　(二)上級檔案材料

　　1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批覆及調查、檢查、經驗材料。

　　2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄影。

　　3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。

　　4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的文章。

　　(三)同級檔案材料

　　1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的檔案材料。

　　2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。

　　3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。

　　4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性檔案。 (四)下級檔案材料

　　1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。

　　2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案檔案。

　　3、重要的名冊、登記表。

　　4、大事記、基本情況彙編、基礎數字彙編。

　　二、歸檔份數

　　文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作檔案彙編用。

　　三、歸檔時間和方法

　　(一)凡經過打字室列印的檔案，列印好後由打字員收集，交文書檔案員歸檔。

　　(二)凡各部門發出的檔案，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。

　　(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部檔案材料，系統整理後送交綜合檔案室歸檔。

　　(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的檔案材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。

　　(五)年度工作總結、各種年報、黨員、幹部名冊，應於翌年一月底前交文書檔案歸檔。

　　(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部檔案材料移交綜合檔案室歸檔。 四、歸檔要求

　　(一)應歸檔的檔案、材料應由各辦線資料員收集全齊。

　　(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批覆、來文與覆文一起歸檔。

　　(三)歸檔檔案材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，檔案沒有標題應加上標題，內容、摘要、檔案沒有標明日期的要標上日期。

　　(四)歸檔的檔案材料應是原稿原件，不得用複製件。

　　(五)歸檔的照片、錄音帶、錄影帶要一一寫上文字說明。

　　(六)凡是歸檔的檔案材料必須經過初步整理，把同一具體問題的檔案材料集中在一起，按檔案的先後形成排列好。

　　檔案鑑定制度

　　1、檔案鑑定工作，是甄別和判定檔案的價值，並據以確定檔案“存毀”的工作。

　　2、檔案鑑定工作，是一項科學性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。

　　3、檔案鑑定，必須按照黨和國家制定的鑑定工作原則和鑑定標準進行。

　　4、檔案鑑定工作，必須有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑑定小組負責進行。

　　5、凡是經過認真的鑑定，判定為儲存或銷燬的檔案，必須按照規定的程式，辦好鑑定手續。

　　6、檔案鑑定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑑定工作，嚴格遵守檔案鑑定工作制度。

　　檔案借閱管理制度

　　為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：

　　1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。

　　2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信並經單位有關部門領導簽字批准，方可查閱，不得抄錄或借出。

　　3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。

　　4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、塗改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人 批准，但借出時間不得超過一週，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。

　　5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

　　6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。

　　檔案保密管理制度

　　一、檔案是國家的寶貴財富，企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。

　　二、凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。

　　三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。

　　四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術檔案材料，須嚴格履行審批手續，未經批准的，嚴禁提供利用。

　　五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批准。複製檔案和外供圖紙和技術檔案，統一由公司檔案資訊中心嚴格按照審批手續提供，任何單位和個人一律無權外供。對於擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術檔案等檔案材料者，必須追查責任，對於嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。

　　六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術檔案材料以及其他經鑑定審批擬銷燬的檔案資料，統一按公司下檔案由公司檔案資訊中心組織回收，統一銷燬，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷燬。

　　七、發現有關洩密事件，應立即報告，及時追查。

　　八、不允許傳抄、自行翻印機密檔案和帶密級的檔案材料。

　　九、不允許將機密檔案帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱檔案。嚴禁攜帶機密檔案、檔案資料遊覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。

　　十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、洩密發生。

　　檔案複製制度

　　1、本單位工因工作需要複製一般檔案材料時要經檔案室審批;本單位工複製本職工作範圍以外的檔案，需經有關業務部門負責人同意;複製機密檔案材料(局會議記錄等)須經局檔案員和分管檔案工作的局領導審批後方可複製。

　　2、外單位一般不予複製，確因工作需要應持單位介紹信，經檔案員同意方可複製。

　　3、 複製後要及時進行登記。

　　檔案統計制度

　　1、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為物件，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。

　　2、統計

　　作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。

　　3、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑑定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。

　　4、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。

　　5、統計物件。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。

　　6、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。

　　7、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計;半年必須做好各項工作的初步統計;年終必須進行全面的系統的統計。

　　8、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務;掌握統計資料，數字統計連貫;準確統計數字，按時統計上報。

　　檔案庫房管理制度

　　1、檔案保管工作，是採用一定的技術裝置、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。

　　2、按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利於檔案的保護管理。

　　3、堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防洩密)工作，確保檔案完整安全。

　　4、加強庫房基礎設施建設，逐步購置先進裝置，改善庫房管理條件;引用先進科學技術，實行科學管理。

　　5、庫房要保持溫度在攝氏14-24°c，相對溼度在45-60%之內;保持清潔乾淨，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體汙染。

　　6、庫房管理人員要做到天天打掃衛生，每天上下班各檢查一次溫溼度，每月清理二次檔案櫃衛生，發現有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。

　　7、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續;檔案外借，要認真清點，履行批准手續，並保證按期歸還;非工作人員不得進庫房，以防意外;在庫房裡不準吸菸。

　　檔案銷燬制度

　　1、檔案的銷燬，是指對沒有儲存價值的不歸檔檔案和保管期限已滿無須繼續儲存的檔案進行銷燬處理。

　　2、檔案銷燬，必須按照國家規定檔案銷燬的標準，嚴格進行鑑定。

　　3、經過鑑定確需銷燬的檔案，必須寫出銷燬檔案內容分析報告，列出檔案銷燬清冊。

　　4、檔案銷燬，必須嚴格執行審批制度，履行批准手續。

　　5、批准銷燬的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚燬，且要有兩人鑑銷;銷燬完畢，鑑銷人要在銷燬清冊上寫明某曰已銷燬並簽名蓋章。

　　6、檔案的銷燬，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上註明“已銷燬”。