文書管理制度細則解釋

文書管理制度細則解釋

　　制度名稱文書管理制度受控狀態

　　編號

　　執行部門監督部門考證部門

　　第一章總則

　　第1條目的

　　為使文書管理制度化、規範化，以增進文書處理的品質及效率，特制定本制度。

　　第2條範圍

　　本單位各部門與外界往來文書的收發均由行政管理部負責。

　　第二章收文

　　第3條簽收檔案時，要確認收文單位或收件人姓名無誤後再進行簽收。

　　第4條簽收檔案時，要對檔案的份數、標題等內容逐份清查核對，如發現其中一項不對口，應及時報告主管領導。

　　第5條簽收檔案應簽寫姓名並註明時間。

　　第6條檔案的登記編號：對收到的檔案，要分類逐件在《收文登記簿》上詳細登記。登記專案一般包括收到日期、順序編號、來文單位、發文字號和檔案標題。參加各種會議帶回的檔案、材料，在傳達、彙報結束後應交行政管理部保管，個人不得存放。

　　第7條內部制發文件流轉，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

　　第三章發文

　　第8條企業的檔案由行政管理部負責起草和稽核，由總經理簽發；企業本部各部門的檔案由各部門負責起草辦公室稽核，由總經理簽發。

　　第9條以各部門名義撰寫的檔案，由各部門自行登記、簽發。

　　第10條在企業日常專案開發和經營管理中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用企業檔案的形式釋出。

　　第四章分文

　　第11條外來檔案由行政管理部登記收文後，根據業務性質分送各有關部門處理。

　　第12條內部制發文件流轉時，由發文部門登記簽發後，直接送收文部門登記簽收。

　　第五章會籤

　　第13條需多部門或多人會籤處理的檔案應附上《收文處理單》。

　　第14條各部門收到需參與會籤的檔案時，須本著本部門的職責及時認真處理並簽署意見。

　　第15條檔案收文後，再依《收文處理單》內所指定的會籤順序，轉送其他會籤部門或某人，若某部門或某人為最後一個會簽單位，則處理後將本檔案轉送行政管理部。

　　第16條重要檔案的稽核、批示與執行

　　涉及企業總體協調或應由總經理稽核的檔案，由行政管理部彙總籤辦意見，呈總經理或交其他授權者做最終的'稽核、批示，並下發相關部門予以執行。

　　第六章立檔

　　第17條經辦理歸檔後的檔案應立檔管理。行政檔案由辦公室立檔管理，業務檔案由業務辦公室立檔管理，次年移交檔案室管理。

　　第18條立檔按年度、機構、問題分類立卷，卷中按規定編頁碼號，卷首有案卷目錄。

　　第19條檔案檔案用卷宗按規定裝訂儲存。

　　第七章文書日常管理

　　第20條借閱

　　（1）凡因工作需要借閱檔案時，必須履行手續，一般檔案經部門經理簽字同意，重要檔案經總經理同意方可借閱。

　　（2）檔案借出室外需登記，借閱期間應保證檔案的完整與安全，閱後在規定時間內歸還。

　　（3）翻印（影印）如需影印檔案，應經領導同意方可影印。

　　第21條保管

　　（1）檔案應妥善保管，防蟲、防黴、防丟失，保證檔案的安全。

　　（2）所有檔案應有專櫃存放，加鎖，定期清理翻動、通風、防溼。

　　（3）機密檔案按密級保管，不得隨便放置於公共場所，不得私自摘錄或對外洩露。

　　第22條檔案的銷燬

　　檔案的銷燬應請示領導簽字同意，並建賬登記，經兩人以上監督銷燬，任何人不得私自銷燬檔案。

　　第八章附則

　　第23條本制度由行政管理部負責解釋，自頒佈之日起實施。

　　編制日期稽核日期批准日期

　　修改標記修改處數修改日期