一般書信的格式

一般書信的格式

  書信歷史悠久,其格式也幾經變化。以下是一般書信的格式,歡迎閱讀。

  1.書信格式

  2.收信人的輩分和寫信的口氣

  3.寫信字型(整潔乾淨,大方美觀)

  4.落款位置和日期

  5.寫信目的和立場

  6.寫信用紙(email則可適當選擇信紙背景以烘托主題)

  7.信件封面格式和收信人尊稱

  書信寫作格式

  今天,按通行的習慣,書信格式主要包括五個部分:稱呼、正文、結尾、署名和日期。

  1.稱呼

  也稱“起首語”,是對收信人的稱呼。稱呼要在信紙第一行頂格寫起,後加“:”,冒號後不再寫字。稱呼和署名要對應,明確自己和收信人的關係。(具體可參見第四編《應酬稱謂》)稱呼可用姓名、稱謂,還可加修飾語或直接用修飾語作稱呼。這裡簡要說明幾條細則:

  (1)給長輩的書信。若是近親,就只寫稱謂,不寫名字,如“爸”、“媽”、“哥”、“嫂”等;親戚關係的,就寫關係的稱謂,如“姨媽”、“姑媽”等。對非近親的長輩,可在稱謂前加名或姓,如“趙阿姨”、“黃叔叔”等。

  (2)給平輩的書信。夫妻或戀愛關係,可直接用對方名字,愛稱加修飾語或直接用修飾語,如“麗”、“敏華”、“親愛的”等;同學、同鄉、同事、朋友的書信,可直接用名字、暱稱或加上“同學”、“同志”,如“瑞生”、“老紀”、“小鄒”、“三毛”等。

  (3)給晚輩的書信。一般直接寫名字,如“樂毅”、“君平”、“阿明”等;也可在名字後加上輩分稱謂,如“李花侄女”等;亦可直接用稱謂作稱呼,如“孫女”、“兒子”等。

  (4)給師長的書信,通常只寫其性或其名,再加“老師”二字,如“段老師”、“周師傅”、“宏海老師”等。對於十分熟悉的師長,也可單稱“老師”、 “師傅”。假如連名帶姓,在信首直稱“孫松平老師”、“王達夫師傅”,就顯得不大自然且欠恭敬。對於學有專長、德高望重的師長,往往在姓後加一“老”字,以示尊重,如“戴老”、“周老”,亦可在姓名後加“先生”二字。為鄭重起見,也有以職務相稱的,如“董教授”、“陳大夫”、“佟工程師”等。

  (5)給一個單位或幾個人的書信,又不指定姓名的,可寫“同志們”、“諸位先生”、“xx等同志”等。給機關團體的書信,可直接寫機關團體名稱。如 “xx委員會”、“xx公司”。致機關團體領導人的書信,可直接用姓名,加上“同志”、“先生”或職務作稱呼,亦可直接在機關團體稱呼之後加上“領導同志”、“負責同志”、“總經理”、“廠長”等。

  如果信是同時寫給兩個人的,兩個稱呼應上下並排在一起,也可一前一後,尊長者在前。

  上述五種場合,有時還可按特殊物件,視情況加上“尊敬的”、“敬愛的”、“親愛的”等形容詞,以表示敬重或親密之情。當然,這要用得適宜,如對好友稱“尊敬的`”,反而顯得見外,對無特殊關係的年輕女性貿然稱呼“親愛的”,那就有失檢點了。

  2.正文

  正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行為,也是對收信人的一種禮節,體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是“您好!”“近好!”依時令節氣不同,也常有所變化,如“新年好!”“春節愉快!”問候語寫在稱呼下一行,前面空兩格,常自成一段。

  問候語之後,常有幾句啟始語。如“久未見面,別來無恙。”“近來一切可好?”“久未通訊,甚念!”之類。問候語要注意簡潔、得體。

  接下來便是正文的主要部分——主體文,即寫信人要說的話。它可以是稟啟、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請託、慰唁,也可以是敘情說理、辯駁論證等。這一部分,動筆之前,就應該成竹在胸,明白寫信的主旨,做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事,更要注意主次分明,有頭有尾,詳略得當,最好是一件事一段落,不要混為一談。

  3.結尾

  正文寫完後,都要寫上表示敬意、祝願或勉勵的話,作為書信的結尾。習慣上,它被稱做祝頌語或致敬語,這是對收信人的一種禮貌。祝願的話可因人、因具體情況選用適當的詞,不要亂用。(可參見下節《常用書信用語》的“祝頌語”。)

  結尾的習慣寫法有兩種:

  (1)在正文寫完之後,空兩格寫“此致”,轉一行頂格兩格寫“敬禮”。

  (2)不寫“此致”,只是另起一行空兩格寫“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞,一定要另起一行空兩格,不得尾綴在正文之後。也可以在正文結尾下另起一行寫“祝你”、“敬祝”,再空兩格寫上“安好”、“健康”等。

  4.署名和日期

  在書信最後一行,署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾後的右方空半行的地方。如果是寫給的親屬、朋友,可加上自己的稱呼,如兒、弟、兄、侄等,後邊寫名字,不必寫姓。如果是寫給組織的書信,一定要把姓與名全部寫上。而在署名之後,有時還視情加上“恭呈”、“謹上”等,以示尊敬。上述自稱,都要和信首的稱謂相互吻合。

  日期一項,用以註明寫完信的時間,寫在署名之後或下邊。有時寫信人還加上自己的所在的地點,尤其是在旅途中寫的書信,更應如此。

最近訪問