商務信件

商務信件

　　商務信件格式：

　　商務信函主要是為開展業務而用的，其格式與一般書信有所區別，主要有:

　　一 、稱謂

　　商務信函的稱謂應鄭重，私人信函中過分親暱的稱呼在這裡是不適用的。

　　對於相對熟識的人，你可以稱“ × × × 先生”或“ × × × 女士” ，對於一般熟識的則可以稱其職務。這裡的“熟識”可以是僅指通訊聯絡而從未謀面的情形。西方此類信函在上述稱謂的前邊加“親愛的” ，我國習慣上加“尊敬的”一類詞。

　　商務信函在許多情形下是寫給不知姓名的人的，此時的稱呼可以有以下情形:只稱其為“先生”或“女士”(或“小姐”) ，且在前邊加上“尊敬的”一類字眼以職務相稱，如“經理先生” 、“編輯女士” 、“主持人小姐”一類均是。此外，這種情況下不能用太過泛泛的稱謂，否則可能收不到良好效果，比如稱“有關人士臺鑒” ，“有關人士”就可能覺得與己無關而擱置一邊。當然，如果能夠透過一些渠道打聽清楚你要聯絡的'人的姓名，要更好一些。

　　二、 結尾

　　結尾的落款要求和開頭相對應，開頭是哪種關係程度的稱呼，落款也應是相應的程度。比如，稱呼是連姓帶名的“ × × × 先生” ，落款就是連姓帶名的“ × × × ” ;稱呼是不帶姓的“ × × 先生” ，落款就不帶姓。大企業、大單位的商務信函往往是列印的，但落款處還要有親筆簽名。

　　三、 信箋和信封

　　一般的企、事業單位都有自己的專用信箋和信封。對於高規格的業務活動來說，對此兩項也有比較嚴格的要求。一般來說，信箋、信封都應有單位的名稱、徽標以及地址、電話，樣式上應穩重而具有吸引力，質地上儘可能優良，印刷上儘可能優美，藉以表明單位的實力和形象。

　　商務信件範文：

　　*市興達貿易有限公司:

　　貴公司20**年*月*日函收悉。函中所訴20**年1月7日《購買電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現介面破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現已就此事進行調查。

　　經有關邵門查實:我廠生產的****型黃花牌電腦桌，出廠時，經質檢部門檢驗全部為優質產品。函中所提的部分電腦桌出現介面破裂，是由於我方工人在出倉時搬運不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，並請貴公司儘快提供電腦桌受損的詳細數字及破損程度，以及公證人證明和檢驗證明書，我介司將以最快的速度按實際損失給予無條件賠償。

　　對此，我們將引以為戒，查詢工作中存在的問題和不足，制仃改正措施杜絕此類事件的發生。

　　希望能夠得到責公司諒解，繼續保持良好的貿易往來關係。

　　候復

　　**市光明傢俱有限公司

　　20**年8月9日