企業文件管理規範
企業文件管理規範
下面是小編在這裡的企業文件管理規範，我們一起來看一下吧!
1. Purpose 目的:
為規範管理，建立一個用於企業檔案的形成、稽核、批准、生效、修正、廢除及銷燬的程式，做到有章可循，按章辦事。
2. Scope 範圍: 企業所有的檔案。
3. Responsibilities 職責:
3.1 各公司、各部門的負責人負責本公司本部門檔案的建立和維護。
3.2 各公司各部門指定相應的負責人負責保管所有規程及檔案正本，製備正式的工作影印件，並分發至相關部門。
3.3 各部門負責人應保證本部門使用的所有規程和其他檔案是有效版本。
4. Procedure 程式:
4.1 本規程所指的檔案包括企業各子公司、各部門所建立的管理和操作規程以及其應的各類表格：
4.2 檔案的形成、稽核和批准
4.2.1 各部門負責人應負責組織編寫用於本部門的管理檔案。
4.2.2 在編寫過程中應與檔案涉及的其它部門討論，徵求意見，使檔案一旦實施後具有可行性。
4.2.3 編寫檔案時必須遵循下列規則：
4.2.3.1 必須對內容進行有效陳述。
a) 儘可能全面的描述檔案題頭範圍的內容，將檔案所涉及的內容給予適當的規定。
b) 任何檔案的內容不僅要讓使用者知道做什麼工作，而且還要知道該誰來做。檔案中必須使用職位之類的字樣，如：資訊部經理，總裁秘書等，而不是個人的名字。
c) 必須採用最合適的方法來制定檔案以保證其內容易被理解和執行。當需要時可以利用表格或圖解來更清楚地解釋規程。必須按所描述的實際操作步驟的時間順序來排列檔案內容。與某個檔案有關的表格或工作記錄單必須作為該檔案的一部分包括在該檔案中。
d) 儘量避免在檔案中使用“大體上”,“一般地”、“通常”之類的詞語，除非該條件在同條款中有所說明。
e) 所寫的內容必須與實際的工作相符。如果實際工作有所改變，相應的書面檔案也應作修正。 f ) 在某個檔案中如需引用其它檔案，應在首次引用時標明所引用檔案的編號和題頭(如：-檔案管理程式)，未顯示版本號是指所使用的是引用檔案的當前最新版本。
4.2.3.2 格式
規程檔案應包含下述專案(檔案的具體格式見附錄Ⅰ)，各類別的規程均配有專用的字母程式碼。 ——檔案號:
檔案編號的完整表示是：檔案類別的縮寫檔案流水號-檔案的修訂號，例如：HCOSO001-00其中H表示總部，CO表示總裁辦，SO表示秘書室;001表示該檔案的流水號;00表示為新制定文字。
如HCOSO001-01表示為HCOSO001-00檔案的第一次修訂。
——頁數 表明檔案的頁數，
——檔名稱
要能體現檔案所需要規定的事 ——起草人(或修改人)
應由起草人或修改人簽名並註明日期，表示起草人或修改人對該規程的內容負責。
起草人(修訂人)應經相關專業知識的學習和培訓，瞭解、掌握所起草檔案涉及工作的要求，實踐經驗豐富，熟悉檔案內容。
——稽核人
應由檔案使用部門的經理/主管或該檔案的主要執行部門的經理/主管對該檔案的內容及準確性進行核查後簽名並註明日期。如檔案涉及幾個部門的工作，可進行多部門的稽核，相應的部門經理/主管應在稽核欄中籤字確認。
當負責稽核的部門經理/主管不在時，該檔案可由其指定的經理助理稽核並簽字確認。 ——批准人
各子公司/部門的檔案由相應的總經理批准，跨子公司/部門的檔案，由總裁批准簽名生效。 ——修訂號 該規程的修訂次數。
——替代檔案號
修改前檔案或被替代檔案的檔案編號。
——生效日期
由檔案管理員與使用該規程的部門經理討論後確定生效日期，並在已批准的檔案上註明。 ——分發部門
必須標明該檔案的分發範圍。
——目的
建立該檔案的目的 ——範圍 該檔案適用的範圍
——職責
闡明由誰來負責執行該規程所規定的工作事項。
——程式 該檔案具體內容。
——變更歷史
註明變更實施的時間、變更的內容、檔案號的變更、修訂號。
4.2.4 編寫檔案應符合
4.2.3項下的要求，形成的檔案應由部門負責人稽核。
4.2.5 如果稽核人對檔案內容有異議，應將該檔案退還給起草人作必要的修改，稽核人必須熟悉檔案所規定的內容並有能力評判所擬檔案的準確性。
4.2.6 經部門負責人檢查後的檔案應交檔案管理員複查。複查的要點是：
——與現行管理和操作是否相符
——檔案內容的可行性
——文字應簡練、確切、易懂，不能有多種解釋
——同已生效的其他檔案沒有相悖的含義
4.2.7 經檔案管理員複查後的檔案，如需改正，交回原編寫人員所屬部門的負責人進行修改，直至符合要求。
4.2.8各子公司、各部門指定檔案管理員，檔案管理員將複查合格的檔案的電子版按標準格式打印出來交相關部門負責人、批准人預核查，並存檔該電子版。
4.2.9 如相關部門負責人或批准人對檔案持有異議，需通知起草人作必要的修改。
4.2.10修改程式按
4.2.1- 4.2.7進行。修改稿應附有未透過檔案的草稿，以便相關部門負責人、
QM經理和批准人有針對性地重新稽核。
4.2.11 檔案管理員將修改好的檔案列印在黃色正本頁上。
4.2.12 檔案管理員將檔案正本送交起草人-稽核人-批准人分別簽字和註明日期。
4.2.13 黃頁會簽過程中，應無修改意見。如確有修改意見，應由檔案管理員對黃頁規程進行修改。檔案管理員有責任追蹤黃頁正本被及時會籤。(在兩個星期內需會簽完畢)。
4.2.14 會簽完畢，檔案管理員按照
4.2.3.2項下規定在黃頁正本上註明檔案的生效日期。
4.2.15檔案管理員及時將有關資訊進行登記。
4.3檔案分發
4.3.1檔案管理員按照檔案適用部門影印檔案，並在每頁上加蓋“工作影印件”作為白頁工作件。
4.3.2檔案管理員填寫“檔案的發放和收回記錄”，將工作影印件分發至有關人員，檔案接收人員在“檔案的.發放和收回記錄”上簽名確認已收到此檔案。
4.3.3檔案的接收人必須保證部門內其它相關的檔案使用人已進行適當培訓並能接觸該檔案。
4.3.4各子公司/部門應指定專人管理本公司/部門的工作影印件，建立並及時更新本部門有效檔案清單，確保檔案不會丟失，並在需要時迅速找到相關檔案有效版本影印件。
4.3.5 檔案的發放和收回記錄應附在已批准檔案的正本原件(黃頁)後由檔案管理員負責儲存。
4.4 已批准檔案的獲取和收回
4.4.1 獲取
4.4.1.1 如確有需要，子公司/部門負責人應告知檔案主管需要更多工作影印件。
4.4.1.2 在得到領導的許可後，檔案管理員取相應檔案黃頁正本影印，在每頁上加蓋“影印”章，交申請人。雙方在原“檔案的發放和收回記錄”簽名確認。
4.4.1.3 任何人不得擅自影印檔案接收人所持有的白頁規程檔案或其他檔案。
4.4.2收回
對於本部門不再需要的檔案，部門負責人應與檔案管理員協商(必要時需經公司主管領導同意)，將其持有的工作影印件退給檔案管理員，記錄在檔案的發放和收回記錄”中，質量管理部檔案管理員應按照
4.5.3及時將收回的影印件銷燬。
4.5 檔案的修訂、廢除和銷燬
4.5.1定義
檔案的修訂：檔案的題目不變，不論內容改變多少均為修訂。 檔案的廢除：檔案的題目改變，內容無論變或不變，原檔案即稱廢除。
4.5.2 需要對檔案進行更改，應按下列程式進行：
4.5.2.1 有關部門需對原檔案作修訂或廢除時應填寫 “檔案修改申請表”，說明更改或廢除的理由，註明原檔案待更改的內容以及更改後的內容，經部門負責人確認後批准。
4.5.2.2填寫完畢的“檔案修改申請表”由檔案管理員單獨歸檔儲存。
4.5.2.3 新檔案的起草、稽核、批准和分發按照
4.2~4.3規定進行。
4.5.2.4 檔案接收部門負責人在新檔案生效之前對相關人員進行培訓，並妥善保管該檔案，在未生效前不得將其置於相關工作場所。
4.5.2.5新檔案生效前一天，相關部門應將新檔案置於工作現場，並立即收回舊版檔案在三個工作日內送交檔案管理員。
4.5.2.6原持有人和檔案管理員在舊版檔案的“檔案的發放和收回記錄”上簽名確認。
4.5.2.7在被替代/廢除的原檔案黃頁正本每頁上加蓋“已作廢”章。
4.5.2.8檔案管理員按照4.5.3的規定將收回的檔案影印件銷燬。 4.5.3檔案的銷燬
4.5.3.1 收回的白頁工作影印件在回收後應及時銷燬。檔案管理員填寫“檔案的發放和收回記錄”提出銷燬申請，相應的主管批准後實施銷燬。銷燬過程必須有人監督並在記錄上簽字。
4.5.3.2將原“檔案的發放和收回記錄”附在原檔案黃頁正本後，由檔案管理員歸檔儲存5年。
4.6 各類檔案的複查
4.6.1檔案管理員及各部門負責人有責任複查持有的所有現行規程及其他檔案，以保證其滿足生產/質量管理需求。
4.6.2 檔案管理員每兩年定期分發檔案定期核查記錄(見附錄Ⅵ)，相關部門負責人對相關檔案的適用性、一致性進行核查，在5個工作日內完成該記錄，並交給檔案管理員歸檔儲存。
4.6.3需要時，修訂工作應按照
4.5進行。
5. 字型具體要求：
5.1字型大小：五號
5.2字型: 中文選擇宋體，英文選擇Arial。
5.3頁面設定：上：2.2cm;下：2cm， 左：2.5cm，右：2cm ，行間距：16磅。
6.表格表示方法
如檔案有表格，則每個表格均要編號，表示為R十檔案號十序號。如檔案HCO001-00號檔案的第一個表格表示為：R-HCO001-00-01，該檔案的第二個表格為：R-HCO001-00-02。