歸檔檔案整理規則

　　大家可能不知道這則規則。下面我們來看一下歸檔檔案整理規則是怎樣的吧!

　　歸檔檔案整理規則

　　The arrangement rule of archival documents

　　2015-10-25 釋出 2016-06-01 實施

　　國家檔案局發布

　　1 範圍

　　本標準規定了應作為文書檔案儲存的歸檔檔案的整理原則和方法。

　　本標準適用於各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織對應作為文書檔案儲存的歸檔檔案的整理。其他門類檔案可以參照執行。企業單位有其他特殊規定的，從其規定。

　　2 規範性引用檔案

　　下列檔案對於本檔案的應用是必不可少的。凡是注日期的引用檔案，僅所注日期的版本適用於本檔案。凡是不注日期的引用檔案，其最新版本(包括所有的修改單)適用於本檔案。

　　GB/T 18894 電子檔案歸檔與管理規範

　　DA/T 1-2000 檔案工作基本術語

　　DA/T 13-1994 檔號編制規則

　　DA/T 25-2000 檔案修裱技術規範

　　DA/T 38-2008 電子檔案歸檔光碟技術要求和應用規範

　　3 術語和定義

　　下列術語和定義適用於本標準。

　　3.1

　　歸檔檔案 archival document(s)

　　立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案儲存的檔案材料，包括紙質和電子檔案材料。

　　3.2

　　整理 arrangement

　　將歸檔檔案以件為單位進行元件、分類、排列、編號、編目等(紙質歸檔檔案還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架;電子檔案還包括格式轉換、元資料收集、歸檔資料包組織、儲存等)，使之有序化的過程。

　　3.3

　　件 item

　　歸檔檔案的整理單位。

　　3.4

　　檔號 archival code

　　在歸檔檔案整理過程中賦予其的一組字元程式碼，以體現歸檔檔案的類別和排列順序。

　　4 整理原則

　　4.1 歸檔檔案整理應遵循檔案的形成規律，保持檔案之間的有機聯絡。

　　4.2 歸檔檔案整理應區分不同價值，便於保管和利用。

　　4.3 歸檔檔案整理應符合文件一體化管理要求，便於計算機管理或計算機輔助管理。

　　4.4 歸檔檔案整理應保證紙質檔案和電子檔案整理協調統一。

　　5 一般要求

　　5.1 元件(件的組織)

　　5.1.1 件的構成

　　歸檔檔案一般以每份檔案為一件。正文、附件為一件;檔案正本與定稿(包括法律法規等重要檔案的歷次修改稿)為一件;轉發文與被轉發文為一件;原件與複製件為一件;正本與翻譯本為一件;中文字與外文字為一件;報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為檔案附件時除外);簡報、週報等材料一期為一件;會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件;來文與覆文(請示與批覆、報告與批示、函與覆函等)一般獨立成件，也可為一件。有檔案處理單或發文稿紙的，檔案處理單或發文稿紙與相關檔案為一件。

　　5.1.2 件內檔案排序

　　歸檔檔案排序時，正文在前，附件在後;正本在前，定稿在後;轉發文在前，被轉發文在後;原件在前，複製件在後;不同文字的文字，無特殊規定的，漢文文字在前，少數民族文字文字在後;中文字在前，外文字在後;來文與覆文作為一件時，覆文在前，來文在後。有檔案處理單或發文稿紙的，檔案處理單在前，收文在後;正本在前，發文稿紙和定稿在後。

　　5.2 分類

　　5.2.1 立檔單位應對歸檔檔案進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩定性。

　　5.2.2 歸檔檔案一般採用年度—機構(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(問題)等方法進行三級分類。

　　a)按年度分類

　　將檔案按其形成年度分類。跨年度一般應以檔案簽發日期為準。對於計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性檔案等內容涉及不同年度的檔案，統一按檔案簽發日期判定所屬年度。跨年度形成的會議檔案歸入閉幕年。跨年度辦理的檔案歸入辦結年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，並在附註項加以說明。

　　b)按機構(問題)分類

　　將檔案按其形成或承辦機構(問題)分類。機構分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時採用。採用機構分類的，應根據檔案形成或承辦機構對歸檔檔案進行分類，涉及多部門形成的歸檔檔案，歸入檔案主辦部門。採用問題分類的，應按照檔案內容所反映的問題對歸檔檔案進行分類。

　　c)按保管期限分類

　　將檔案按劃定的保管期限分類。

　　5.2.3 規模較小或公文辦理程式不適於按機構(問題)分類的立檔單位，可以採取年度—保管期限等方法進行兩級分類。

　　5.3 排列

　　5.3.1 歸檔檔案應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。

　　5.3.2 同一事由中的檔案，按檔案形成先後順序排列。

　　5.3.3 會議檔案、統計報表等成套性檔案可集中排列。

　　5.4 編號

　　5.4.1 歸檔檔案應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則。

　　5.4.2 檔號的結構宜為：全宗號-檔案門類程式碼·年度-保管期限-機構(問題)程式碼-件號。

　　上、下位程式碼之間用“-”連線，同一級程式碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

　　5.4.3 檔號按照以下要求編制：

　　a)全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數字或者字母與數字的結合標識，按照DA/T 13-1994編制。

　　b)檔案門類程式碼·年度：歸檔檔案檔案門類程式碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為檔案形成年度，以4位阿拉伯數字標註公元紀年，如“2013”。

　　c)保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以程式碼“Y”、“D30”、“D10”標識。

　　d)機構(問題)程式碼：機構(問題)程式碼採用3位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識，如辦公室程式碼“BGS”等。歸檔檔案未按照機構(問題)分類的，應省略機構(問題)程式碼。

　　e)件號：件號是單件歸檔檔案在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。

　　5.4.4 歸檔檔案應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。電子檔案可以由系統生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔檔案上進行標識。

　　5.4.5 歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數作為必備項，機構(問題)可以作為選擇項(見附錄A 圖A1)。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構(問題)按照5.4.3編制，頁數用阿拉伯數字標識(見附錄A 圖A2)。為便於識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識，機構(問題)也可以用“辦公室”等規範化簡稱標識(見附錄A 圖A3)。

　　5.5 編目

　　5.5.1 歸檔檔案應依據檔號順序編制歸檔檔案目錄。編目應準確、詳細，便於檢索。

　　5.5.2 歸檔檔案應逐件編目。來文與覆文作為一件時，對覆文的編目應體現來文內容。歸檔檔案目錄設定序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備註等專案。

　　a)序號：填寫歸檔檔案順序號。

　　b)檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制。

　　c)文號：檔案的發文字號。沒有文號的，不用標識。

　　d)責任者：制發文件的組織或個人，即檔案的發文機關或署名者。

　　e)題名：檔案標題。沒有標題、標題不規範，或者標題不能反映檔案主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“[ ]”。

　　f)日期：檔案的`形成時間，以國際標準日期表示法標註年月日，如19990909。

　　g) 密級：檔案密級按檔案實際標註情況填寫。沒有密級的，不用標識。

　　h)頁數：每一件歸檔檔案的頁面總數。檔案中有圖文的頁面為一頁。

　　i)備註：註釋檔案需說明的情況。

　　5.5.3 歸檔檔案目錄推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。目錄表格採用A4幅面，頁面宜橫向設定(見附錄B 圖B1)。

　　5.5.4 歸檔檔案目錄除儲存電子版本外，還應列印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔檔案目錄，應編制封面(見附錄B 圖B2)。封面設定全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題)，其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規範化簡稱。歸檔檔案目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區分保管期限裝訂成冊。

　　6 紙質歸檔檔案的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架

　　6.1 修整

　　6.1.1 歸檔檔案裝訂前，應對不符合要求的檔案材料進行修整。

　　6.1.2 歸檔檔案已破損的，應按照DA/T 25-2000予以修復;字跡模糊或易退變的，應予複製。

　　6.1.3 歸檔檔案應按照保管期限要求去除易鏽蝕、易氧化的金屬或塑膠裝訂用品。

　　6.1.4 對於幅面過大的檔案，應在不影響其日後使用效果的前提下進行摺疊。

　　6.2 裝訂

　　6.2.1 歸檔檔案一般以件為單位裝訂。歸檔檔案裝訂應牢固、安全、簡便，做到檔案不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂後文件平整，有利於歸檔檔案的保護和管理。裝訂應儘量減少對歸檔檔案本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。

　　6.2.2 應根據歸檔檔案保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便於管理，相同期限的歸檔檔案裝訂方式應儘量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統一。

　　6.2.3 用於裝訂的材料，不能包含或產生可能損害歸檔檔案的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑膠封等裝訂材料進行裝訂。

　　6.2.4 永久保管的歸檔檔案，宜採取線裝法裝訂。頁數較少的，使用直角裝訂(見附錄C 圖C1、圖C2)或縫紉機軋邊裝訂，檔案較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔檔案，使用不鏽鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔檔案長期儲存的需要。

　　6.2.5 永久保管的歸檔檔案，不使用不鏽鋼夾或封套裝訂。

　　6.2.6 定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔檔案，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔檔案，裝訂方式可以按照6.2.4執行，也可以使用不鏽鋼夾或封套裝訂。

　　6.3 編頁

　　6.3.1 紙質歸檔檔案一般應以件為單位編制頁碼。

　　6.3.2 頁碼應逐頁編制，宜分別標註在檔案正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　6.3.3 檔案材料已印製成冊並編有頁碼的;擬編制頁碼與檔案原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。6.4 裝盒

　　將歸檔檔案按順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒盒脊及備考表專案。不同年度、機構(問題)、保管期限的歸檔檔案不能裝入同一個檔案盒。

　　6.4.1 檔案盒

　　6.4.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據需要設定為20 mm、30mm、40mm、50mm等(見附錄D 圖D1)。

　　6.4.1.2 檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設定全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，並可設定機構(問題)等選擇項(見附錄D 圖D2、圖D3)。其中，起止件號填寫盒內第一件檔案和最後一件檔案的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格;盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

　　6.4.1.3 檔案盒應採用無酸紙製作。

　　6.4.2 備考表

　　備考表置於盒內檔案之後，專案包括盒內檔案情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期(見附錄E)。

　　a)盒內檔案情況說明：填寫盒內檔案缺損、修改、補充、移出、銷燬等情況。

　　b)整理人：負責整理歸檔檔案的人員簽名或簽章。

　　c)整理日期：歸檔檔案整理完成日期。

　　d)檢查人：負責檢查歸檔檔案整理質量的人員簽名或簽章。

　　e)檢查日期：歸檔檔案檢查完畢的日期。

　　6.5 排架

　　6.5.1 歸檔檔案整理完畢裝盒後，上架排列方法應與本單位歸檔檔案分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。

　　6.5.2 歸檔檔案按年度—機構(問題)—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構(問題)序列依次上架，便於實體管理。

　　6.5.3 歸檔檔案按年度—保管期限—機構(問題)分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便於檔案移交進館。