公司會議記錄的規範

公司會議記錄的規範

  會議記錄是一種實用文體,是由負責記錄的人員把會議的基本情況、發言和決定等事項記錄下來,是會議情況的真實反映,企業公司會議記錄的規範。做好會議記錄,不僅可以為會後進一步研究問題、總結工作提供重要的原始依據和材料,而且可以為日後查考提供重要依據和憑證。為認真貫徹落實黨的xx大提出的“集體領導、民主集中、個別醞釀、會議決定”的原則,進一步完善企業內部議事和決策機制,現將規範會議記錄工作有關事項通知如下:

  一、自XX年1月開始,由總公司政工處向各單位配發專用會議記錄本。各單位召開行政領導班子會議、支部委員會會議時,必須採用統一配發的會議記錄本做好有關會議記錄。

  二、各單位要將本單位所召開的比較重要的會議,如涉及企業管理、職工分房、晉級、福利發放、人事變動等與職工利益密切相關的重大事項的`會議,按要求將會議主題、討論過程、發言內容、決定事項等如實記錄在案。

  三、各單位會議記錄本使用完後,持用完的會議記錄本到總公司政工處換領新的會議記錄本,各單位用完的會議記錄本由政工處存檔備查。

  四、會議記錄的注意事項。

  1、專案要完整。

  ⑴會議組織情況:要寫明會議名稱、屆數或次數、時間、地點、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人、記錄人等。如出席、列席、缺席人數較多時,也可只寫主要人物、部門和總的出席、列席、缺席人數,範文《企業公司會議記錄的規範》。

  ⑵會議內容:由會議議程、議題、討論過程、發言內容、決定事項等組成。會議記錄的結尾沒有固有程式,標註“散會”、“結束”、“完”等均可。

  2、要客觀、準確、真實、完整。

  ⑴記錄人員應當有高度的政治責任心,以嚴肅認真的態度忠實記錄發言人的原意,重要的意思應記原話,特別是重要會議和重要發言,應記原話,不得任意取捨增刪,斷章取義,不得新增記錄者的觀點、主張。

  ⑵會議的主要情況,發言的主要內容和意見,必須記錄完整,不要遺漏。記錄的詳細與簡略,要視具體情況而定。一般地說,決議、建議、問題和發言人的觀點、論據材料等要記得具體、詳細。一般情況的說明,可抓住要點,略記大概意思。

  3、做好記錄整理工作。

  ⑴要實事求是,完整準確反映會議全貌。忠實於講話人、發言人的原意,儘可能用原話,原話意思不完整的,可以作一些技術上的加工,但不能隨意做內容和意思上的增減和刪改。

  ⑵要做到層次分明,段落清楚,語句通順,文字準確,字跡清晰易認,不要過於潦草,不要使用自造的簡稱或文字。

  ⑶沒有聽清楚或發言者表達不清的地方,會後要及時找有關人員核對。

  五、會議記錄的技巧。

  做好會議記錄,速度要快,要認真聽取別人的發言,做到一快、二要、三省、四代。

  一快:即書寫運筆要快,記得快。

  二要:即擇要而記。就記錄一次會議來說,要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發言的中心思想,與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄。就記錄一個人的發言來說,要記其發言要點、主要論據和結論,論證過程可以不記。就記一句話來說,要記這句話的中心詞,修飾語一般可以不記。但要注意上下句子的連貫性。

  三省:即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統稱。省略詞語和句子中的附加成分,比如“但是”只記“但”;省略較長的成語、俗語、熟悉的片語,句子的後半部分,畫一曲線代替,省略引文,記下起止句或起止詞即可,會後查補。

  四代:即用較為簡便的寫法代替複雜的寫法。可用姓代替全名;可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;可用一些數字和國際上通用的符號代替文字;可用漢語拼音代替生詞難字;可用外語符號代替某些詞彙等等。但在整理時,均應按規範要求辦理。

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