大型會議接待方案

大型會議接待方案

　　會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、遊、樂等接待活動及具體事務的文案，那麼，小編給大家介紹的是大型會議接待方案，內容僅供參考。

　　大型會議接待方案1

　　一、會前準備工作

　　1、組織會務班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的會務工作方案。

　　2、發出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員範圍。

　　3、印刷會議日程，編排好會議程式，制定注意事項。

　　4、大型會議要編組並提出小組召集人、討論地點。

　　5、大型會議要印製會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

　　6、會場佈置、會場佈置要充分體現會議氣氛。

　　(1)懸掛會標、徽記、旗幟登。

　　(2)設定主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設定發言席，拜訪席籤、話筒，並保證音響效果。

　　(3)確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區域，並使與會者明確。

　　(4)保證照明、通風、錄音、錄影、空調裝置齊全、有效。

　　(5)擺放適宜花卉。

　　7、後期服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細緻安排。

　　8、做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。

　　9、進行會前檢查或向領導彙報準備工作情況。

　　二、會務組織與服務工作

　　1、會務人員提前1小時到達會場，反覆檢查會場準備情況。

　　2、搞好會議簽到、材料分發。

　　3、落實主席臺領導、發言人是否到齊。

　　4、按預訂方案組織與會人員由前向後以此就座。

　　5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場;開會期間關閉手機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。

　　6、做好會議紀錄，寫好會議簡報。

　　7、組織照相。

　　8、為與會人員預訂車、船、機票等。

　　三、會議善後工作

　　1、會議結束後，要檢查會場，帶回剩餘材料、席籤等。

　　2、組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

　　3、做好會議檔案的清退、收集、歸檔工作。

　　4、做好會議報道工作。

　　大型會議接待方案2

　　一. 會前

　　1. 與會議主辦方洽談，瞭解會議要求及所需服務專案。

　　2. 提供會議所需要的航班、車票、住宿酒店、會議場所、交通等資訊，並制定完備的會議預案書給會議方。

　　3. 派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的.吃、住、會議場地、遊、娛樂等相關方面的情況。

　　4. 確定方案，簽訂合同，預付定金。

　　二. 會中

　　1. 會議接待:專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

　　2. 會前準備:準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

　　3. 會議場所:專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

　　4. 會議住宿:房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

　　5. 會議餐飲:用餐時間、用餐標準及特殊客人(回民)的確認。

　　6. 會議旅遊:旅遊線路行程、用車、導遊是否增加景點等確認。

　　7. 會議娛樂:娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

　　8. 會議服務:會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

　　三. 會後

　　1、結帳:提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對並結帳。

　　2、資料:會議後的資料收集，根據客戶要求製作會議通訊錄或花名冊。

　　3、合影:會議期間參會人員集體合影，會議結束前沖印出來分發給每位與會人員以做留念。