日常行政管理規定

日常行政管理規定

  目的

  此政策是為了使各項日常行政庶務管理工作有所依循。

  定義

  日常行政庶務是指公司內部行政事務中的管理規定及程式。

  政策

  1.公告欄管理

  1)公司設立公告欄,由行政部管理。

  2)公告欄採用白色底板、鋁合金外框,在白板上方正中位置書寫公告欄三個字。

  3)公告欄置於員工通道入口處,員工宿舍入口處,位置長期固定,以發揮其最大公告作用。

  4)經公司核准公佈的檔案,才可在公告欄張貼,公告的`檔案上必須有相關人員的簽字或印章,轉發的檔案須帶相關人員的核準公告之批覆。

  5)公告檔案須排列整齊、有序。必須為列印檔案。

  6)一般檔案公告期為三天(特殊狀況以另核之),已過公告期的公文須及時撤換。

  7)公告欄須保持清潔,由行政部派專人負責。

  8)公告欄上的公文,由行政部派專人負責換取。

  9)公告欄為釋出公文的工具,可釋出公司內部通知、檔案、國家相關的通告。以及經公司領導認為有必要釋出的資訊。

  2.票務管理

  1)前臺負責公司內一切票務的活動。

  2)前臺負責員工出差及公司內部往來的票務購買與送達的工作。員工因公需要購買機票、火車票、長途車票、船票等經權責主管批准後可由前臺代為購票,前臺應充分考慮購票成本,節省代辦費用。

  3)前臺將所需機票/車票/船票送達所需員工手中後,由該員工隨即支付費用(含訂票費),如因特殊情況需要退票,其退票費用由需求人員支付。

  4)為確保能夠及時購票和降低購票手續費,需求人員(或會議組織者)原則上應提前四天提出需求,告之何時從何地至何地乘坐何種交通工具。

  3.名片管理

  1)名片印製由行政部統一負責。

  2)主管級以上及負有公關、業務等職責之員工可印製名片。

  3)印製名片須由個人提出申請,並填寫《印製名片申請單》及《請訂購單》,經部門主管批准及人力資源部核准職位後,交由承辦部門聯絡印製。

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