合同檔案管理制度範本

合同檔案管理制度範本

　　隨著人們法律意識的加強，合同的使用頻率呈上升趨勢，合同協調著人與人，人與事之間的關係。那麼相關的合同到底怎麼寫呢？下面是小編幫大家整理的合同檔案管理制度範本，希望對大家有所幫助。

　　合同檔案管理制度1

　　1.目的：加強採購部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規範採購管理體系，制訂本制度。

　　2.適用範圍：適用於採購部對內部檔案及檔案的控制。

　　3.職責：

　　3.1採購檔案管人員：負責採購部所有檔案的整理及歸檔。

　　3.2採購經理：負責採購檔案檔案調閱、銷燬等事項的審批。

　　4.檔案管理辦法：

　　4.1歸檔內容分類：

　　4.1.1採購內部檔案的歸檔。

　　採購部工作中需存檔的檔案，採購訂單、應付賬款對賬單、工作計劃、採購計劃、入庫單、退貨單及採購部門相關管理檔案資料。

　　4.1.2公司其他部門提供的檔案歸檔。

　　公司其他部門提供的圖紙、採購申請單、原材料質量返饋單等相關資料。

　　4.1.3外來或外放檔案的歸檔。

　　供應商資料、採購合同、報價單、對賬單聯絡函或其他與供應商有聯絡的檔案資料。

　　4.1.4儲存在電腦或其它介質上的.資料。

　　採購部的臺賬、電子檔的檔案記錄。

　　4.2檔案儲存期限：

　　4.2.1公司內部往來檔案需儲存3年。

　　4.2.2公司外部往來檔案需儲存5年。

　　4.2歸檔要求：

　　4.2.1歸檔檔案材料應齊全完整，按照檔案的自然形成規律保持檔案之間的歷史聯絡及真實性。

　　4.2.2所有文件均要編號，並建立目錄，逐項填寫清楚，書寫工整。

　　4.2.3所有存檔檔案格式統一，而且有相關部門領導簽字或蓋章，是有效檔案。

　　4.2.4採購部檔案要有專人、專位的保管。

　　4.2.5採購部檔案要分類保管並劃分檔案保管期限。

　　4.3檔案調閱：

　　4.3.1需查閱或借閱採購部檔案時，需向採購部領導彙報，得到批准後借閱，查閱保密檔案時，需履行審批手續，得到採購領導簽字批准。

　　4.3.2查閱檔案人員要求嚴格執行安全和保密制度，不得洩露。

　　4.3.3查閱檔案應當日歸還；摘抄和複製檔案資料需經採購經理批准，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經理採購經理審批簽字。

　　4.3.4採購檔案管理人員，要及時收取借閱的檔案，避免遺失。

　　4.4檔案銷燬

　　4.4.1採購檔案保管期限已滿或已失效，需要銷燬時由採購部檔案管理人員提出銷燬意見，編制銷燬清單，該清單永久儲存。

　　4.4.2辦理銷燬手續，必須經由採購經理批准備，方能銷燬。

　　4.4.3採購檔案保管期已滿，但其中未了結的債權債務和合同文件，應單獨抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結清債權債務和合同改造完畢為止。

　　合同檔案管理制度2

　　公司為進一步規範銷售合同文件和管理工作，提高管理水平，逐步實現銷售合同管理工作的規範化、制度化、科學化，特制定本制度。

　　一、制度

　　所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種來往合同、協議、訂單、確認書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。

　　二、公司在業務經營過程中，收取相應客戶的資質、往來的調查表等，也屬本管理制度的歸檔檔案。

　　三、合同檔案管理原則

　　1、公司經營產品的採購、銷售均須訂立合同。

　　2、業務合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　3、銷售部指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有銷售業務合同文件。

　　四、合同章管理原則

　　1、公司統一發放合同章，屬銷售業務使用的合同章發放到銷售部。

　　2、業務合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其餘均由指定人員保管。

　　3、各業務部門、業務人員用章時應填寫用章登記表，並附上用章的文字原件或影印件，交由銷售部經理簽字後方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續，使用完畢後即行交回。

　　五、合同文件的管理要求

　　1、合同文件管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進行分類編號。

　　2、儲存的合同文件每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理並追究相關人員責任。

　　3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

　　4、合同檔案管理人員應根據實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文件的查詢、利用工作。

　　5、各業務員可查閱合同文件，確因工作需要須借出查閱，須經部門領導簽字同意後方可辦理借閱手續，合同原件無特殊情況不得外借。

　　五、附則：

　　1、本制度自審批透過之日起實施。

　　2、本制度由銷售部負責解釋。

　　六、附件：

　　《合同檔案登記表》