傳真方式簽訂合同範例及注意事項
傳真方式簽訂合同範例及注意事項
篇一：傳真方式簽訂合同操作指南
1．嚴格控制傳真方式簽訂合同，經當事人雙方一致同意後，經紀人必須經分店經理批准，報法務部或總經理審查，對於確有必要傳真方式簽約的，方可採用。
2．對不能到場簽署協議一方提供的傳真號碼必須到電信局核實，要求該方所有交易流程以同一傳真號碼進行，如有特殊情況確需變動，必須電話確認並錄音。
3.透過傳真獲得未到場一方身份證、戶口簿、婚姻證明等材料，檢視是否齊全有效；如果是賣方未到場需簽約前傳真獲得所有房屋產權證、土地使用權證，並核對資訊。
4．以傳真方式要求雙方簽署《傳真方式簽定合同共同宣告》。
5．各方填寫協議務必字跡清晰，尤其要求不能到場一方工整填寫協議內容，務必確保傳真件簽署的協議內容明確、字跡清晰。不清晰的傳真件協議作廢，重新傳真簽定直至獲得清晰的傳真件。
6．簽約過程中與未到場一方的所有談話記錄必須進行電話錄音，並在電話中明確要求其兩日內郵寄蓋有公章或其親筆簽字的傳真合同原件，以及蓋有公章或親筆簽字的《傳真件與原件一致書面確認函》。
7.對所有傳真件必須於收到後立即影印一份放入檔案袋中留檔。
8.傳真簽約完成後，要求未到場一方對傳真方式所籤協議郵寄一份有其親筆簽字或加蓋公章的書面確認函。
9．傳真簽定合同後兩日內，經紀人務必到電信公司索取傳真電話記錄單，以證明此次傳真交易真實性。
10．傳真合同簽定後一日內以法務部名義進行電話確認，向客戶解釋“電話確認”是公司“傳真簽約”的必經流程，並按如下要求詢問不能到場簽約方：
您好，***先生/小姐，打擾了，我們是合富輝煌法務部，現就您*年*月*日在我公司***處房產買賣交易相關事項進行電話確認。
（1）請問您是由於****原因未能親自到場，並與買方***約定傳真方式簽約嗎？
（2）請問您使用的傳真號碼是*************嗎？注意，如前後使用傳真號碼不同，依次分別詢問各類合同簽署時所使用的傳真號碼。
（3）請問您所持有的“*********”編號是*********嗎？（根據簽定的具體協議名稱及具體編號詢問）
（4）請問您是否已在編號為蘇契************的合同上簽字確認？簽約日期是*年*月*日嗎？
（5）請問您是否已知曉且簽字同意合同所有條款？您是否已郵寄傳真原件至我公司？注意，如果沒有寄，詢問對方原因。
11．收集相關往來信函、電子郵件、電話錄音等，保留好傳真收發憑證，確保傳真件上資訊清晰無誤，報法務部稽核通過後歸入公司案件檔案庫中。
12．注意事項
（1）傳真件內容、字跡必須清晰明確，否則作廢，按流程重新操作，直至獲得字跡、內容清晰明確傳真合同。
（2）傳真件必須包含以下內容：傳真號碼，傳真時間，傳真抬頭確定，傳真登記號。
（3）不能到場方為公司企業的，除法人代表及經辦人簽字，必須加蓋公司合同章；不到場方為個人，必須簽字並加蓋傳真章。
（4）務必在傳真合同簽定後要求未到場方兩日內透過特快郵遞方式郵寄蓋有公章及親筆簽字的傳真原件至公司。
（5）在獲得買賣雙方簽字簽章的傳真影印件合同後，透過電話確認並全程錄音儲存。
13.違反上述規則操作且給公司造成損失的，除賠償公司損失外，經法務部報總經理批准，依據情節給予罰款直至開除的相應處罰。
參考資料
一、在傳真件內容中註明本合同以傳真的形式簽訂；
二、要求對方一定要在傳真合同中加蓋公章並有相關經辦人員簽字；
三、註明雙方傳真的號碼；
五、對於一些較重要的合同，最好是事後讓補一份蓋章形式的合同文字；
六、對於一些可能引起糾紛的傳真合同，最好透過與對方相關負責人以電話錄音的方式印證該傳真合同的存在。
一，傳真件是否傳真人所發出，是首先要認定的問題，可根據傳真的號碼、時間、抬頭以及登記號加以認定其真實性，通常在履行合同過程中將傳真件視為雙方履行的依據之一，臨時有變更的也應對傳真件之原件存檔處理，並對該傳真件發出時做出登記記錄。對於傳真件接收者未經事後核實便依照傳真件的內容履行的如果不符合上述幾種情況的特徵，不能認定傳真件真實有效。
二，對於重大問題因時間緊迫需要透過傳真及時變更或者處理的，應當保證在發出傳真的同時也要將傳真件的原件，寄發給接收人，以示證據的統一性和完整性。如果接收人未經稽核或者在履行過程中傳真者未將原件寄發給接受者的，接受者有責任和義務要求傳真者履行應盡的證據保全義務。同樣如傳真接受者不能證明上述基本事實的，傳真接受者應當承擔舉證不利的後果。 三，合同簽訂履行和變更事宜透過一系列傳真和其他書面證據能夠證明其連續性的，特別是雙方互有傳真往來彼此是相互銜接的，此時，傳真不過是一種將已簽字蓋章的書面合同再傳送給對方的通知方式，這就足以認定傳真件的真實性並具有證據效力。因此，透過傳真訂立的合同只要符合上述條件，就可以認定為有效，對雙方當事人均有約束力。
需注意的是，唯一的傳真件作為孤證不能作為證據使用，必須有其他的直接證據或者間接證據鏈加以佐證，否則可能承擔敗訴的後果。
企業無論大小，時刻都面臨著各種形式的競爭，有產品、服務質量的競爭、有價格的競爭、有人才的競爭等等。科技的進步使得企業之間的競爭越演越烈，企業出於縮短交易時間之考慮，傳真合同隨之被企業廣泛接受並應用。由於傳真合同的原件與影印件難以區分，透過這種形式簽訂的合同風險往往也更大。因此，企業在以傳真合同形式簽訂合同時應加大風險防範意識，具體來說需要注意如下幾個事項：
（一）當事人雙方最好在交易中能夠做到現款交易，這樣交易的風險就會降到最低。
（二）如果在交易中無法做到現款交易，只能採取滾動結算的方式，最重要的是儲存好收貨憑證。因為只有在收貨方收到貨物並且沒有提出質量異議的情況下，收貨方才有付款的義務。如果在收貨憑證不齊全的情況下，雙方對債務履行發生爭議就會有很大的風險，因為如果此時收貨方以否認收到貨物來進行不付款的抗辯，已經發貨並經對方收到貨物的舉證責任就在發貨一方。 在實踐中，發貨方對此不夠重視，很多是委託物流公司、貨運公司進行送貨後沒有要求必須要有收貨方的回執，等到發生爭議或收貨方沒有付款時再到貨運或物流公司時卻被告知送貨單公司只儲存三個月或半年或一年，已經無從查詢。在這種情況下，如果沒有其他的.證據證明的情況下，收貨方如以沒有收到貨物來進行抵賴，就很有可能成功。
（三）雙方當事人無法同時簽訂合同時，可以採取郵寄掛號信或特快專遞的方式簽訂合同，這樣做雖然比較麻煩，也需要一定的成本，但好處是可以儲存完備的合同文字，一旦發生糾紛，很容易查明責任方，在簽訂比較關鍵的合同時可以考慮採用這種方式。
（四）確實時間比較緊急，需要採用傳真形式時，在執行傳真件後幾天內，客戶必須以書面形式對傳真件的內容給予確認，且必須及時將由雙方確認的原件取回並留存。
（五）在發貨過程中，很多單位都不注重收貨單位收貨人的問題，收貨人也許是收貨單位的倉庫保管員，也許是業務員。由於現在開具增值稅發票只需要抵扣聯即可以辦理抵稅，增值稅發票不能起到證明對方收到貨物。在這種情況下，如果雙方又沒有對帳的話，收貨方以此收貨人不是本單位職工，發貨方沒有其他證據予以證明，債權的實現就又出現了重大風險。
篇二：傳真合同的簽訂地如何確定
案例：
甲地A公司與乙地B公司達成一項買賣合意，雙方商定在異地以傳真方式簽訂書面合同，即：先由甲地A公司將已簽章的合同傳真給乙地B公司，B公司在傳真件上籤章後再將合同傳真給A公司。雙方同時約定與合同相關的一切糾紛歸合同簽訂地法院管轄。後雙方因貨款未及時支付發生糾紛，A公司向甲地法院提起訴訟，B公司認為該案應由乙地法院管轄遂提出管轄異議，請問該案管轄法院如何確定？
分析：
民訴法第二十五條規定合同的雙方當事人可以在書面合同中協議選擇被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、原告住所地、標的物所在地人民法院管轄，因此問題的關鍵在於如何確定本案中所謂的“合同簽訂地”。
一種觀點認為，合同的訂立有要約和承諾兩個階段，依《合同法》第二十六條“承諾通知到達要約人時生效”、第三十四條“承諾生效的地點為合同成立的地點”，本案中A公司將已簽章的合同傳真給乙地B公司的行為為要約，B公司在傳真件上籤章的行為為承諾，傳真件再次由B公司傳真給A公司，A公司在甲地收到傳真件時承諾通知到達要約人則該承諾生效，亦即合同成立，故本案的合同簽訂地為甲地，案件應有甲地法院管轄。
另一種觀點認為，承諾的生效地即合同的成立地，但也要根據合同為要式合同和不要式合同而有所區別。不要式合同應以承諾通知到達要約人時生效，而要式合同則應以完成法定或約定形式的地點為合同成立地點。根據《合同法》第三十五條“當事人採用合同書形式訂立合同的，雙方當事人簽字或者蓋章的地點為合同成立的地點”，本案中雙方的合同採用書面形式（傳真）訂立，為要式合同，又乙地為雙方當事人完成簽章的地點，則乙地為合同成立地亦即合同簽訂地，案件應由乙地法院管轄。
新生效的合同法解釋（二）第四條第二句規定“合同沒有約定簽訂地，雙方當事人簽字或者蓋章不在同一地點的，人民法院應當認定最後簽字或者蓋章的地點為合同簽訂地”。顯然，該司法解釋支援了第二種觀點，案件應由最後簽章地點即乙地法院管轄。
《民事訴訟法》
第二十五條 合同的雙方當事人可以在書面合同中協議選擇被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、原告住所地、標的物所在地人民法院管轄，但不得違反本法對級別管轄和專屬管轄的規定。
《合同法》
第二十六條第一款 承諾通知到達要約人時生效。承諾不需要通知的，根據交易習慣或者要約的要求作出承諾的行為時生效。
第三十四條第一款 承諾生效的地點為合同成立的地點。
第三十五條 當事人採用合同書形式訂立合同的，雙方當事人簽字或者蓋章的地點為合同成立的地點。
最高人民法院關於適用《中華人民共和國合同法》若干問題的解釋（二）
第四條第二句 合同沒有約定簽訂地，雙方當事人簽字或者蓋章不在同一地點的，人民法院應當認定最後簽字或者蓋章的地點為合同簽訂地。
篇三：傳真合同是否有效
先看一個真實的案例：
案情摘要：1996年3月，中國某貿易公司（賣方）出口一批兒童玩具到美國某公司（買方）。雙方透過來往傳真達成協議，具體條款為：賣方提供10萬套玩具，總價款50萬美元，FOB寧波港。買方開出不可撤銷的即期保兌信用證，且不遲於4月5日開出。
買方要求籤定確認書，當賣方收到買方簽字的確認書後，發現買方將開證日期延至4月20日，且將信用證改為遠期信用證。賣方認為不能接受，隨即給買方發了傳真表示不同意。 4月5日，賣方備齊貨物，準備發運，但未收到買方的信用證，為避免損失賣方將貨物轉售並通知買方解除合同。買方不同意，認為賣方的轉售是嚴重違約行為，據此提請仲裁，以賣方嚴重違約要求賠償。
專家點評：本案涉及的是以函電、傳真達成的協議問題。
在國際貿易通常有兩中交易方式，一種是雙方直接談判簽定正式書面合同成交；一種是雙方透過函電、傳真達成協議。對於後者，雙方通常簽定銷售確認書，作為合同成立的依據。本案涉及的正是函電成交的方式。
從法理上分析，如果雙方均以簽字的確認書與已達成的合同條款一致，則該確認書應視為合同成立的正式依據。我國《合同法》第33條規定："當事人採用信件、資料電文等形式訂立合同的，可以在合同成立之前要求籤定確認書。簽定確認書時合同成立。"
如果雙方均簽字的確認書與原合同不一致，則該確認書視為對原合同的修改，注意：此時重要的是雙方已經對該確認書籤字認可。如果合同已經充分要約承諾的條件導致合同成立，則確認書的簽定已經不是十分重要，只有在"合同尚未成立"時，確認書的簽定才能成為合同成立的標誌。因此就本案而言，雙方已經就合同條款透過函電達成一致，合同已經成立。此時確認書的簽定只是為了固定和明確合同條款，這與影響合同成立的"要式合同"的"確認書"不同，此時該確認書只能因為買方改變支付方式條款而認為是新的要約，該確認書即新的要約因為賣方的異議而無效，該確認書沒有構成改變原來函電條款的效力，雙方仍應以往來的函電條款為準。因此該案中應為買方違約。
仲裁結果：駁回買方的仲裁請求。
在現實生活中，為提高交易效率，很多交易的雙方都採用傳真這種高效快捷的形式來訂立合同，雙方來往的信函等也都以傳真的形式發出。根據合同法規定，傳真件合同屬於書面合同。如同其它書面合同及口頭合同一樣，只要不違反合同法第五十二條的規定，就是有效合同，有效合同受法律保護。那麼在訴訟中，傳真件的證明力如何呢？傳真件是否具有與原件同等的及證明力呢？
目前這個問題法律上並沒有明確規定，最高人民法院也沒有相應的司法解釋。在理論上及司法實踐中，主要有兩種觀點：一種觀點認為，傳真件具有與原件同等的證明力，凡原件可以證明的事實，傳真件可以獨立證明。另一種觀點認為，傳真件不可以獨立證明事實，傳真件只有和其它的證據結合起來，形成一條證據鎖鏈，才可以作為認定事實的依據。筆者同意第二種觀點。
筆者認為，傳真件作為證據，其本身就存在瑕疵。首先，傳真件上的簽名或印章無法透過司法鑑定途徑來鑑定是否對方當事人所籤或所蓋（傳真件如同影印件，存在偽造的可能性。但原件就可以鑑定出來）；其次，即使你透過電信部門證明某年某月某日對方向你發過傳真，但你卻證明不了傳真的內容，也就是說，你證明不了當時所發的傳真就是現在打官司時提交的這份傳真，你的證據之間不具有關聯性。當然，如果對方當事人對傳真內容無爭議，則傳真件可以和當事人的陳述結合起來形成證據鎖鏈，作為認定事實的依據。
還有一種觀點認為，在打官司時，一方只要透過電信部門證明向對方發過傳真，並將傳真的原稿提交給法庭，就可以作為認定事實的依據。如果對方對傳真的內容有異議，應由對方將其收到的傳真拿出來質證。
筆者認為，這種觀點也是不正確的，首先，它違反了我國民事訴訟法“誰主張，誰舉證”的最基本的舉證原則，而這又不屬於舉證責任倒置的範圍。其次，沒有任何法律規定當事人有儲存傳真的義務，假設對方當事人沒有儲存傳真，他就無法將收到的傳真拿出來質證，難道這樣他就要承擔敗訴的法律責任嗎？試舉一例來說明：
甲公司向乙公司發出要約，乙公司在要約上加蓋印章後自行儲存起來（並沒有承諾），卻傳真了一份無關的東西或是一張白紙給甲公司，甲公司收到後認為毫無意義就隨手扔掉。也就是說，甲乙之間的合同並沒有成立。後來，乙公司起訴甲公司，聲稱雙方的合同已經生效，但甲公司遲遲沒有履行，要求法院追究甲公司的違約責任。乙公司舉出的證據有兩份，一份是甲公司的要約（乙公司已在上面蓋章），另一份是電信局出具的某年某月某日乙公司曾向甲公司發過傳真的證明。 乙公司在訴訟中稱所發傳真就是這份經過自己蓋章“承諾”的甲公司的要約，甲公司對傳真的內容予以否認。但甲公司根本拿不出證據來證明自己收到的傳真不是這份傳真，難道這樣甲公司就應向乙公司承擔違約責任嗎？如果法院真的這樣認定，只會滋長市場經濟中違法犯罪行為的發生。
合同法規定當事人可以以傳真形式訂立合同，很多朋友將此條款理解成傳真件與原件具有同等的證明力，其實這是一種誤解。傳真件合同具有與原件合同同等的法律效力，這裡的“效力”是指合同的效力，包括有效、無效以及可撤銷、可變更三種。“效力”不同於“證明力”，有效力的東西不一定就具有證明力。比如說口頭合同，合同法也規定當事人可以以口頭形式訂立合同（口頭合同有效），但在打官司時一方必須要提供證據證明口頭合同的存在及口頭合同的真實性，否則就要承擔敗訴的法律責任。傳真合同也一樣，打官司時一方除了提供傳真件外，還必須要證明傳真件的真實性。只有提供其它足夠的證據證明傳真件是真實的，形成了一條無懈可擊的證據鎖鏈，才可以作為認定事實的依據。這也是合同法第三十三條要求於合同成立前簽訂確認書的立法意義了。
因此，透過傳真簽訂的合同,要儘可能簽署確認書；沒有簽署確認書的，注意儘快透過特快專遞郵寄等方式讓雙方都得到合同原始文字。否則，除非合同已得到履行或部分履行，雙方是否成立了合同的認定都會存在問題。這將對公司的規範經營構成潛在風險。
附：合同法相關條文
第三十三條 當事人採用信件、資料電文（包括電報、電傳、傳真、電子資料交換和電子郵件）等形式訂立合同的，可以在合同成立之前要求籤訂確認書。簽訂確認書時合同成立。