企業檔案管理制度
企業檔案管理制度
在現實社會中，各種制度頻頻出現，制度具有使我們知道，應該做什麼，不應該做什麼，懲惡揚善、維護公平的作用。擬起制度來就毫無頭緒？下面是小編整理的企業檔案管理制度，希望對大家有所幫助。
企業檔案管理制度1
1、目的
為了規範公司各部門和各管理體系檔案的編號及檔案的日常管理工作，使檔案在使用過程中不發生內容重複、遺留，便於檔案的檢索和存檔，特制定本辦法。
2、適用範圍
適用於公司所有檔案和制度的編號。
3、術語
根據檔案性質分為質量體系檔案、技術檔案、合同檔案、文書檔案四類。
3.1體系檔案指質量手冊、程式檔案、支援檔案、管理檔案、管理通知、質量記錄等與質量體系有關的檔案。
3.2技術檔案指產品技術檔案、工藝技術檔案、檢驗技術檔案、外來技術檔案和其它技術檔案五大類。
3.3合同檔案指除技術、質量合同以外的配套協議、準時供貨協議、各種供方行為規範承諾書、價格協議等配套合同和營銷合同等。
3.4文書檔案指公司行政檔案、行政規章、各種請示、一次性的通知等其它與質量體系無直接關聯的檔案，但以公司級檔案頒佈的列入公司行政檔案類。
4、職責
4.1辦公室負責行政文書、各種檔案的編號和歸口管理。
4.2財務部、供銷部負責合同檔案的編號和歸口管理。
4.3生技部、研發部負責技術、工藝以及質量體系檔案的編號和歸口管理。
5、正文
5.1檔案編號規則
5.1.1外來檔案執行原編號。
5.1.2體系檔案編號管理
5.1.2.1檔案類別
5.1.2.2部門簡稱
5.1.2.3質量手冊編號（Q/SXKXR-QM9001-××××）
釋出年號
質量手冊代號
公司標準代號
5.1.2.4程式檔案編號（Q/SXKXR-QP-××××-××××）
Q/SXKXR –-
釋出年號
順序號
程式檔案代號
公司標準代號
5.1.2.5管理檔案編號（SXKXR-GW-××-×××-××××）
- -
釋出年號
順序號
部門代號
管理檔案代號
公司代號
5.1.2.6作業檔案編號（SXKXR-ZW-××-×××-××××） ××-×××-××××
釋出年號
順序號
部門代號
作業檔案代號
公司標準代號
5.1.2.7管理通知編號（SXKXR-T-××-×××-××××）
釋出年號
順序號
部門代號
管理通知代號
公司標準代號
5.1.2.8質量記錄（SXKXR-JL-××-×××）
-
順序號
記錄檔案順序號
質量記錄代號
5.1.2.9表單編號（SXKXR-BD-××-×××-××××）
××-×××- ××××
釋出年號
順序號
部門代號
管理通知代號
公司標準代號
5.1.3檔案分類：一階檔案（質量手冊）二階檔案：（程式檔案）三階檔案：（體系支援檔案、作業檔案、技術檔案、制度管理檔案等）四階檔案：（表單、
記錄等）；一階、二階檔案以及公司級通用檔案無需註明部門代號，三階檔案及各部門釋出的內部檔案需註明部門代號。
5.1.4文書檔案編號
5.1.4.1一般文書類別簡稱表（如有檔案類別未在此限定內，可納入綜合類）
5.1.4.2紅標頭檔案編號（辦公室【××××】×××號）
順序號
釋出年號
部門代號
5.1.4.3一般文書編號（SXKXR-××-×-××××-××-×××）如：SXKXR-03-J-20xx-06-001表示辦公室20xx年6月發出的第一份會議紀要
5.2檔案編寫規範
5.2.1檔案分為標題→編號→目的→適用範圍→術語→職責→正文→介面檔案→記錄→附則等十部分（嚴格執行以上編寫順序），可依據檔案性質進行適當刪減。
5.2.2體系檔案編寫規範（見附件一）
5.2.3技術檔案根據技術檔案編寫規範進行編寫，技術檔案簡稱JW，檔案編號格式：
年號
順序號
部門代號
技術檔案代號
公司標準代號
5.2.4合同檔案根據合同檔案編寫規範進行編寫，合同檔案簡稱HW。檔案編號格式：
--
釋出年號
順序號
部門代號
合同檔案代號
公司標準代號
5.2.5文書檔案編寫規範
5.2.5.1紅標頭檔案編寫規範（見附件二）
5.2.5.2報告/請示編寫規範（見附件三）
5.2.5.3會議紀要編寫規範（見附件四）
5.2.5.4一般性通知編寫規範（見附件五）
5.2.5.5通報編寫規範（見附件六）
6、附則
6.1本辦法從20xx年6月1日開始執行。
6.2本辦法的解釋權歸公司辦公室。
企業檔案管理制度2
(一)總則
第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種檔案、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類檔案分別由黨委辦公室和厂部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條公文的簽收
1.凡來廠公啟檔案(除廠領導訂啟的外)均由廠收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要檔案除外)後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2.對上級機要部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的"四對口"核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯檔案的文號。
第五條公文的編號保管
1.兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上"檔案處理傳閱單"，並分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟檔案，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2.本廠外出人員開會帶回的檔案及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人儲存。
第六條公文的閱批與分轉
1.凡正式檔案均需分別由兩辦主任(或副主任)根據檔案內容和性質閱籤後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。
2.一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦單位聯絡後再分轉處理。
3.為加速檔案運轉，機要秘書應在當天或第二天將檔案送到廠領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條檔案的傳閱與催辦。
1.傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
2.閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交機要室，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"兩辦應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。
4.檔案閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5.兩辦機要秘書對檔案負有催辦檢查督促的`責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得兩辦同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。
6.按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
(三)發文的管理
第八條發文的規定
1.全廠上報下發正式檔案的權力分別集中黨委和厂部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
2.各群眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向黨委、厂部提出發文申請，並將檔案底稿分別交兩辦稽核。黨委、厂部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設定與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體檔案由黨委批轉。
3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的檔案，須由黨委書記或廠長批准簽發。其餘檔案均由分管廠領導批准簽發。
第九條發文的範圍：
1.凡是以黨委、厂部名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2.黨委、厂部下發檔案主要用於：
公佈全廠規章制度;
轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的工廠檔案;
公佈工廠體制機構變動或幹部任免事項;
公佈全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
釋出有關獎懲決定和通報;
其他有關全廠的重大事項;
3.黨委、厂部上行文、外發文主要用於：
對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
同兄弟單位聯絡有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批准後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用厂部檔案釋出。
5.凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
6.各業務科室與外單位發生的一般業務聯絡，可用各科室的名義對外發函(應各自編號備查)不用厂部名義發文。
(四)發文程式與要求
第十條發文程式規定：
1.各單位需要發文，應事先分別向黨委、厂部提出申請;
2.黨委、厂部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿;
3.草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.兩辦應根據黨委、厂部的要求和上級有關指示精神，有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責);
7.對稽核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚;
8.需經會籤的文稿，應在交付列印前送會籤部門會籤;
9.文稿稽核會籤後，按批准許可權的規定分別呈送黨委、厂部領導審定批准簽發;
10.經領導批准簽發後的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室列印;
11.檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名;
12.檔案打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的檔案，機要秘書應拒絕蓋印分發。
企業檔案管理制度3
各群眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向黨委、厂部提出發文申請，並將檔案底稿分別交兩辦稽核。黨委、厂部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設定與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體檔案由黨委批轉。
.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的檔案，須由黨委書記或廠長批准簽發。其餘檔案均由分管廠領導批准簽發。
九條 發文的範圍：
.凡是以黨委、厂部名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
.黨委、厂部下發檔案主要用於：
()公佈全廠規章制度；
()轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的工廠檔案；
()公佈工廠體制機構變動或幹部任免事項；
()公佈全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
()釋出有關獎懲決定和通報；
()其他有關全廠的重大事項；
.黨委、厂部上行文、外發文主要用於：
()對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
()同兄弟單位聯絡有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批准後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用厂部檔案釋出。
.凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
.各業務科室與外單位發生的一般業務聯絡，可用各科室的名義對外發函(應各自編號備查)不用厂部名義發文。
(四)發文程式與要求
十條 發文程式規定：
.各單位需要發文，應事先分別向黨委、厂部提出申請；
.黨委、厂部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿；
.草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
.文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；
.兩辦應根據黨委、厂部的要求和上級有關指示精神，有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
.經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；
.對稽核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
.需經會籤的文稿，應在交付列印前送會籤部門會籤；
.文稿稽核會籤後，按批准許可權的規定分別呈送黨委、厂部領導審定批准簽發；
.經領導批准簽發後的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室列印；
.檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
.檔案打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的檔案，機要秘書應拒絕蓋印分發。，