中學檔案管理制度(8篇)
中學檔案管理制度(8篇)
在現在社會，大家逐漸認識到制度的重要性，制度具有使我們知道，應該做什麼，不應該做什麼，懲惡揚善、維護公平的作用。擬定製度需要注意哪些問題呢？下面是小編為大家整理的中學檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
中學檔案管理制度1
為了更好地貫徹落實國家有關檔案工作的法規,政策和規定,規範檔案的管理,確保檔案的完整與安全,便於保管和利用，提高學校檔案工作水平，更好地服務於教育教學，特制訂本制度。
1、檔案管理
（1）學校檔案工作實行分管校長領導、校長辦公室主管、各部門配合、文件人員具體負責的管理體制。學校各部門、全校教職員工都應有很強的檔案意識，各部門負責同志應把檔案工作列為重要工作。
（2）學校檔案實行集中統一管理和分部門收集的原則。即學校黨總支、校長室和部門及群團組織負責收集保管各自一學期(或一學年)形成的所有應歸檔的檔案材料，學期結束前移交檔案室。檔案室負責學校各類檔案的登記、鑑定、整理、組卷、編目、保管、提供利用。文件人員學期結束時向各部門收集資料。
（3）學校檔案管理的總要求是：及時齊全歸檔，規範高質組卷，精心嚴格保管，優質高效利用。學校檔案管理員必須嚴格執行《檔案法》和有關檔案工作規章制度，忠於職守，遵守紀律，秉公辦事，優質服務，以高度負責的態度認真做好學校各項檔案工作。
2、檔案保管
（1）學校全部檔案都由辦公室集中統一保管。各部門和個人在平時的收集、保管工作中，不得殘缺，更不得佔為已有。
（2）做好保密工作，確保檔案和檔案機密的安全。內部參閱、學習的檔案材料、會議記錄等要加強保管，不得隨意堆放在辦公桌上，也不得夾起來掛在牆上。私人不得攜帶、保管機密檔案，以防失落和洩密。
（3）文件人員要嚴格執行“慎之又慎，萬無一失，警鐘長嗚，內外有別”的方針，妥善保管檔案，定期檢查，加強檔案室防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲害、防鼠咬等工作。檔案室列為學校一級保護室，學校保衛組和值班人員要加強防範，門櫥隨時加鎖。
3、借閱利用
（1）本校檔案主要為學校行政管理、教育教學、財務後勤以及群團工作服務，原則上不予借出。
（2）本校教職工借閱業務性檔案，應徵得管理人員同意。如借閱機密性檔案，須經校領導批准。
（3）本校教職工借檔案，原則上在本室查閱，並經填寫《借閱檔案登記簿》和《檔案利用效果登記簿》。如確需借出查閱，經辦理借閱手續，借出時間一般不得超過一週，如需續借，應辦理續借手續。借出材料不得帶人公共場所。
（4）外單位人員因工作需要借閱檔案，必須持所屬單位介紹信，註明本人身份和查閱具體內容。有關人員，如需摘錄、複製有關內容須經學校主管檔案的領導批准。
（5）查閱檔案不得拆散原案卷，不得增刪、塗改其內容，以確保檔案准確、完整、安全。文件人員在收回借閱的檔案時，要認真檢查，一經發現被塗改、損壞、遺失等現象，要立即追查，並報告學校領導嚴肅處理。
（6）借閱檔案者，對檔案的有關機密內容不得隨便亂講，防止機密洩露。
4、檔案鑑定
（1）經常組織業務學習，主動接受上級的業務指導。
（2）鑑定各種檔案材料的價值，確定各種檔案材料的保管期限，修訂檔案歸卷類目表；對檔案檢查中發現的問題進行鑑定，並提出正確的處理辦法。
（3）鑑定檔案利用的直接和間接效益，並報上級有關部門稽核。
（4）對可銷燬的材料進行銷燬前鑑定。
中學檔案管理制度2
一、 目的：
為使學校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規則。
二、 內容：
1、歸檔制度
（1）對資料進行鑑別，看其是否符合歸檔要求。
（2）按照資料屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。
（3）將資料放入檔案，並輸入資料庫。
2、核查制度
檢查核對一般定期進行。但突發事件之後或對有些檔案發生疑問之後也要進行檢查核對
3、保衛制度
（1）、指定專人負責檔案保管。
（2）、備齊必要的存檔裝置。
（3）、檔案櫃保持清潔，不準存放無關物品。
（4）、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
4、 統計制度
（1）人事檔案的數量。
（2）人事檔案材料收集補充情況。
（3）檔案整理和保管情況。
（4）檔案及裝置利用情況。
5、 轉遞制度
檔案轉遞一般由工作調動等原因引起，
（1）取出應轉走的檔案；
（2）填寫人事檔案轉遞記錄；
（3）按發文要求包裝、密封
6、借檔制度
（1）由有關單位部門開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，並加蓋公章。
（2）其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；
（3）證明材料由人事處審閱，加蓋公章，然後登記、發出。
中學檔案管理制度3
1、學校檔案工作是學校管理工作的重要組成部分。建立健全學校各類檔案，目的主要在於為學校領導和上級領導部門分析、總結、部署及排程學校工作和對學校工作做出決策，提供準確、可靠的依據。學校要成立檔案管理領導小組，設立專（兼）職檔案管理員，認真貫徹實施《檔案法》，抓好學校的檔案建設。
2、學校建立綜合檔案室，統一存放各種門類的檔案，包括文書檔案、教學檔案、人事檔案、基建檔案、財物檔案、音像檔案、榮譽檔案、學籍檔案、健康檔案、體育檔案等。
3、檔案室要制定檔案檔案資料收集細目，各處組室要按照這一細目全面及時地蒐集各類檔案資料，檔案員要定期徵集歸檔、建檔。
4、建立健全並認真落實檔案工作的各項規章制度，包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱利用制度、鑑定銷燬制度、檔案統計制度及監督檢查制度等。有檔案達標計劃，使學校檔案管理工作走上規範化、制度化、科學化。
5、嚴格完善歸檔制度。檔案員和各處組室要按照國家檔案部門統一規定和要求，明確歸檔範圍，及時蒐集立卷，嚴格立卷質量和保管期限。
6、檔案員要認真學習檔案法規和處理程式，熟悉學校各方面的工作，加強檔案業務訓練，努力提高自己的業務水平和管理水平。
7、檔案員要時向上級檔案主管部門呈報各類報告，做好各類檔案檢查準備工作。
8、校內人員借閱業務性檔案，須經有關領導同意後方可查閱，並辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。校外人員來校查閱檔案材料，必須持有單位介紹信，經學校主要負責人批准後方可查閱檔案。查閱者未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料，必須經檔案室人員仔細核對簽署意見。
9、健全各種檢索工具，開發利用現有檔案。不斷挖掘檔案資訊，編制各種輔助表冊，擴大利用服務範圍，提高檔案的利用效益。
10、加強檔案保密工作。檔案室門窗要加固，備有消防器材，保持整潔、乾燥、自然通風，嚴禁吸菸，注意防盜、防火、防鼠、防黴、防蛀，檔案員不得將無關人員帶進檔案室，不得外洩檔案中的機密。
中學檔案管理制度4
第一部分：檔案工作總的要求
1、貫徹執行黨和國家關於檔案工作的法律法規和方針、政策。
2、對本校各部門和有關人員形成的各種檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進行監督和指導。
3、集中統一管理本校各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為本校各項工作服務。
4、為國家積累檔案財富，按規定的時間和要求把具有長期儲存價值的檔案，向上級檔案館移交。
第二部分：檔案的保管
1、學校檔案包括文書檔案、教學檔案、學籍檔案、教師業務檔案、財務檔案、教學儀器裝置檔案和基建檔案等等。
2、檔案室負責全校檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關部門按規定立卷後向綜合檔案室移交。
3、實行科學管理，檔案庫房內櫥具、裝置放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理分明，編號科學規範、查詢方便。
4、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。
5、檔案的接收和移出都必須手續完備，室藏檔案必須賬物相符。
第三部分：檔案立卷歸檔
1、凡記錄反映本校職能活動情況、具有日後查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔範圍。
2、各部門兼職檔案員應根據歸檔範圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查後，再編排頁號，填寫卷內目錄，擬出案卷標題，裝訂。
3、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內內容，由檔案室統一書寫。
4、凡立卷材料必須紙質優良，規格統一，書寫規範，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用複寫紙複寫。對不符合要求的要返工重製。
5、每年7月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務
第四部分：檔案的鑑定與銷燬
1、對檔案要認真進行鑑定，確無儲存價值或保管期滿的檔案，可確定銷燬。
2、檔案的鑑定、銷燬工作必須有組織、有領導地進行。在校長辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關立卷單位人員組成檔案鑑定、銷燬小組，負責檔案的鑑定、銷燬工作。
3、經過鑑定，需要銷燬的檔案，必須編造銷燬清冊，經校有關領導批准後，方可銷燬。
4、銷燬檔案時，必須由兩人以上在指定地點監督銷燬，監督銷燬人員必須在銷燬清冊上簽名蓋章，並註明銷燬方式和日期。
5、銷燬檔案清冊要妥善保管，並將所銷燬檔案在目錄中登出
第五部分：檔案室的安全保密
1、檔案室是機要部門，非本室人員未經許可不得入內。
2、未經批准，不得將檔案帶出檔案室，檔案內容不得私自摘抄、影印和隨意傳播
3、經常檢查庫房和檔案的安全，發現問題及時向領導報告，認真處理。
4、檔案管理人員要模範遵守黨和國家的保密規定，嚴守機密。在調換工作時，對所管的檔案要辦理交接手續，離職後對所瞭解的機密情況，不得洩漏。
第六部分：檔案的統計
1、要及時地對檔案的收進、移出、整理、鑑定、保管、利用、銷燬以及檔案工作人員、機構、經費、庫房、裝置等情況進行登記，每年一次對各方面進行認真統計，做好年報表
2、嚴格執行國家和系統內所規定的統計計量單位和報表格式，做到數字準確、字跡工整，不得潦草和塗改，使檔案統計工作標準化。
3、檔案工作人員要加強檔案統計工作的責任心和使命感，建立科學的檔案統計工作制度。
第七部分：檔案庫房的管理
1、檔案庫房門窗牢固，及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。
2、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同。
3、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內嚴禁吸菸和存放易燃易爆物品及其他無關物品。
4、庫房內櫥具排列要整齊合理，要經常打掃和擦拭，保持室內清潔衛生。
5、做好室內外溫溼度記錄，除溼、降溫。
第八部分：文書的立卷歸檔
1、公文必須實行由文書部門或業務部門立卷的制度，這是提高案卷質量的一個重要措施，文書立卷歸檔工作，是文書處理工作的重要環節。立卷歸檔工作的好壞，直接影響到案卷的質量，文書人員必須認真做好。
2、本校黨、政、工、團各職能科室均為立卷單位。
3、各立卷單位必須指定專人（兼職）負責本科室的立卷工作，各科室領導要加強對立卷工作的領導，將其納入本部門工作範圍。
4、凡本校在工作活動中形成的，具有儲存價值的檔案材料，均由立卷單位進行整理、立卷。各級領導人和承辦人員辦理完畢的檔案材料，均應及時交有關部門整理立卷，不得私自儲存應立卷的檔案材料。立卷人員應及時收集整理，防止檔案材料的散失。如遇到檔案材料短缺或承辦手續不完備及其他不符合要求等情況，應補辦齊全，保證檔案材料準確、完整。
5、各部門立卷歸檔的檔案材料以本部門形成的為主，與本部門工作有直接關係的上下級來文也需立卷，以保證歸檔材料的齊全、完整。本校黨組織和行政形成的檔案及上級來文分別由校長辦公室立卷。
6、文書立卷歸檔的具體要求：
（1）立卷前把本部門一年內形成的全部檔案材料統一收集整理，核對清楚，以保證歸檔的檔案材料齊全、完整。
（2）立卷歸檔的檔案材料，應保持它們之間的內在聯絡，區分儲存價值，分類整理立卷。
（3）把檔案按年度分開，不同年度的檔案，不能混在一起立卷，年度工作計劃和下一年形成的本年度總結，放在本年度檔案內，長遠規劃放在所針對的開頭一年；連續幾年的工作總結放在所針對的最後一年；跨年度的檔案歸於結束的年代。
（4）把檔案按級別分開立卷，但上級對本校的批覆、批轉和本校對下級的批覆、批轉檔案應在本校卷內，本校的檔案材料在前，上、下級的檔案材料在後；其餘按上、下級檔案分開立卷。
（5）按內容分開立卷，把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的檔案材料作為有聯絡的一個整體立卷。
（6）把檔案按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。
（7）卷內檔案按一定的規律進行排列。其目的是保持檔案之間的聯絡，使卷內檔案系統化地反映問題。排列完畢的檔案材料要拆去金屬訂物，在右上角用鉛筆編寫頁號，如正反兩面都有文字或圖表的檔案材料，兩面都編頁號，反面編在左上角並填寫好卷內目錄。
（8）案卷標題要簡明確切，正確地反映卷內檔案主要內容，各立卷單位負責草擬所立案卷的標題，劃定保管期限，由綜合檔案室統一填寫。
（9）各立卷單位應按各類檔案的具體要求每月月底向綜合檔案室移交。文書檔案在下一年的6月底以前移交完畢，並履行移交手續。
7、為了保證案卷質量，綜合檔案室負責督促、檢查和業務指導，協助各部門做好文書立卷工作。
中學檔案管理制度5
1、學校公章由校長辦公室作為機密件由專人管理，並掌握使用。
2、以學校名義上報、外送、下發的檔案、資料、報表等，憑校長簽發原件加蓋公章。
3、工作證、結業證、離退休證、職務（稱）聘書等，由教育局或相關部門統一辦理。
4、以學校名義簽訂的合同、協議、訂購單等，審計部門審計後憑主管校長批准簽字後方可蓋印。
5、因公出差、聯絡業務、參加教學會議、研討會議等必須憑證明並經校領導批准方可開具。
6、校長工作用章（私章）必須經本人同意方可使用。
7、私人取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由校辦公室主任批准並嚴格登記手續。
8、凡私蓋公章或利用公章舞弊者，一經發現即予嚴厲懲處。
中學檔案管理制度6
第一條根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規定，為加強本中學校檔案的科學管理，更好地為教育事業服務，特制定本辦法。
第二條檔案工作是教學行政管理工作的重要組成部分，它是為領導決策，為教育教學工作提供資訊和依據，是提高教學行政管理工作效率和工作質量的必要條件，是維護單位歷史真實面貌的一項重要的工作。
第三條堅持實行集中統一管理檔案的原則，維護本單位檔案的完整與安全，實現檔案的有效利用。
第二節檔案工作體制、機構和幹部配備
第四條各處室必須參與檔案工作，配備兼職檔案管理人員，並制定崗位責任制。
第五條辦公室負責本單位檔案室工作，業務上受區檔案局的監督和指導。
第六條各處室的檔案工作受辦公室領導，並有一名處室同志分管，與校檔案室建立檔案工作網路。
第七條檔案幹部要認真學習檔案業務知識和教育專業知識，不斷提高業務素質，更好地開展檔案工作。
第八條上級領導要支援和關心檔案管理人員，在職稱評定、福利待遇等方面享受與其他專業人員同等待遇。檔案管理人員要相對穩定。對有檔案專業職稱的.檔案幹部在調離檔案工作崗位時，應聽取授予職稱的檔案業務管理機關的意見，同時檔案幹部調離前應辦理交接手續。
第三節檔案工作的任務
第九條負責本單位黨、政、工、團等組織和內部機構所產生的全部檔案，為本單位各項工作服務，並對各處室和部門執行制度的情況進行監督和檢查，確保檔案完整準確。
第十條負責開發檔案的資訊資源，根據提供利用的實際情況需要，編制各種檢索工具和開展檔案編研工作。
第十一條參加單位科研專案評審鑑定，工程專案竣工驗收和裝置儀器開箱等活動。
第四節檔案材料的立卷與歸檔
第十二條建立、健全檔案材料的歸檔制度。凡工作活動形成的具有儲存價值的檔案材料(包括黨、政、團、教學、財會以及各處室形成的檔案材料)，均由文書部門或業務部門進行收集、整理、立卷並定期向檔案室歸檔。
第十三條檔案室對歸檔檔案的案卷應進行檢查，對不符合歸檔要求的案卷，應退回重新整理，以保證案卷的質量，便於保管和利用。
第十四條各處室的檔案一般應在第二年上半年統一向檔案室歸檔，交接雙方應根據案卷目錄，核對無誤後履行簽字手續。
第十五條科學技術研究活動中形成的科技檔案材料在科研專案評審鑑定後一個月內，由專案負責人按歸檔範圍向檔案室移交歸檔。
第十六條基本建設活動中形成的科技檔案材料，在基建專案竣工驗收後一個月內，由專案負責人按歸檔範圍向檔案室移交歸檔。
第十七條凡價值一萬元以上的儀器裝置在購置、安裝、使用活動中形成的科技檔案材料採取隨時歸檔的方法，裝置部門應通知有關人員參加儀器裝置的開箱驗收活動。
第十八條財務管理中形成的報表、帳冊、憑證等檔案材料，除帳冊和憑證在財務部門儲存兩年後向檔案室移交歸檔，其它檔案材料在次年的上半年向檔案室移交歸檔。
第十九條各處室工作人員因公外出參觀、學習、考察和參加各種會議收集獲得的檔案材料，要按歸檔範圍的規定，及時向檔案室移交歸檔。
第二十條凡歸檔的檔案材料應經過整理和編目，做到字跡清楚、簽署完備，不能用鉛筆、圓珠筆和純藍墨水筆書寫，以利於長久儲存。
第二十一條聲像檔案形成後要隨時整理，及時歸檔，即由承辦人員在完成攝錄後三個月內向檔案室移交歸檔。
第五節檔案的整理和保管
第二十二條檔案的系統整理應按部門分類、初步立卷、卷內檔案整理編目、卷內案卷初步排列、案卷加工整理、案卷調整與編號、編制案卷目錄七個步驟進行。
1、定檔案分類方案，按照此方案指導檔案分類、排列組合。
2、將檔案按一定特徵分門別類，組合成一個有緊密聯絡的檔案組合體即案卷。
3、將案卷內檔案排列順序調整後固定下來編寫頁號，填寫卷內檔案目錄。
4、將同一類案卷按一定標準初步排列起來。
5、填寫備考表、裝訂、填寫案卷封面。
6、確定案卷排列順序，按排列順序逐卷編制案卷號。
7、按照案卷排列順序，將案卷的標題、保管期限、卷內檔案起止時間和頁數等逐項登記，形成為一本名冊，即為案卷目錄。
第二十三條檔案應有專門的檔案庫或檔案櫃儲存，存放地點應堅固乾燥、通風，並做到防火、防蟲、防光、防鼠、防盜、防潮、防塵、防高溫等安全措施，定期檢查保管狀況，發現問題及時處理，保證檔案的安全。
第六節檔案的提供利用
第二十四條檔案室儲存的檔案主要供本單位和上級主管機關利用，為本單位開展的各項工作服務。
第二十五條檔案室應根據工作需要編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，積極主動開展檔案利用工作，為本單位各項工作服務，逐步提高檔案利用效果。
第二十六條檔案室應建立檔案借閱制度，借閱檔案必須嚴格履行登記手續，寫明借閱的目的，點交清楚，歸還時要進行檢查，及時登出。
第二十七條借閱檔案者要遵守借閱制度，不得在檔案上圈點、塗改、劃道汙損，如有違者，按《檔案法》第二十四條規定承擔法律責任。
第二十八條借閱人因公出差、出國、調動、離退休等須將所借檔案歸還，借閱的時間一般不超過半個月，必要時辦續借手續。
第二十九條制發檔案證明和答覆函調(證明要註明出處和根據，不得擅自解釋)制發證明要仔細核對，經領導審閱後，加蓋辦公室公章。
第七節檔案的鑑定和銷燬
第三十條檔案室應根據1988年8號檔案，市檔案局轉發國家檔案局印發的《機關檔案工作業務建設規範》、《關於機關檔案保管期限的規定》、《文書檔案保管期限表》、《上海市中、小學校檔案管理暫行辦法》，編制單位的文書檔案保管期限表。
第三十一條檔案室應定期對已超過保管期限的檔案進行鑑定。鑑定檔案必須在辦公室負責人主持下，由檔案部門和有關業務部門組成鑑定小組對無儲存價值的檔案進行登記造冊，經單位領導人批准報上級部門稽核後銷燬。
第三十二條毀檔案要明確銷燬人和監銷人，進行實地監銷。銷燬後在銷燬清冊上註明“已銷燬”字樣和銷燬的具體日期，並簽名蓋章。
第八節檔案的統計與移交
第三十三條檔案室應建立檔案的統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計並按照規定分別向上級機關和檔案業務主管機關報送檔案工作的基本情況統計表。
第三十四條各部室的檔案由本單位檔案室集中統一管理，根據保管期限妥善儲存。
第三十五條機構撤消、合併時，要在機構變動前組織專人整理好檔案，按規定向有關部門移交，並辦理移交手續。
第九節附則
第三十六條本制度如與上級規定有牴觸時，則依上級規定執行。
第三十七條本辦法自公佈之日起施行。
第二章文書工作制度
第一節文書處理制度
1、嚴格執行《國家行政機關公文處理辦法》，公文處理必須規範化制度化。
2、公文必須按照行政公文寫作規則和要求，用A4紙擬稿和鋼筆書寫，正確應用文種，格式符合要求，請求應堅持“一文一事”，避免請示與報告混雜。
3、發文必須按規定審批程式，經領導簽發統一編號行文，並做好發文登記。
4、收到外來檔案後，必須先登記，傳閱檔案要合理安排、嚴格管理，做到及時、準確、安全，並做好催傳、催閱工作，以免積壓和散失。組織傳閱，應本著先急後4、緩，先領導後一般，先主辦後協辦，先辦理後閱知的原則進行。
5、凡外出人員公務活動中形成的帶回的檔案，均應交辦公室簽收、登記、歸檔，任何人不得據為已有拒絕歸檔。
第二節文書材料的立卷歸檔制度
1、在工作活動中形成的各類檔案材料(文書、科技、聲像，會計等)均應及時收集、立卷歸檔。
2、立卷工作要做到年年清，不得藉故拖延和積壓，每年六月底以前必須完成上一年度的檔案材料的立卷工作。
3、堅持平時立卷和專題立卷，每辦一件事，每開一次會或每搞一項中心工作，要及時做好檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。
(1)歸檔的檔案材料，必須符合要求，用A4紙和鋼筆書寫，正件原件齊全。
(2)卷內檔案的排列，必須保持檔案間的歷史聯絡。
(3)卷內檔案的排列，應堅持先近後遠，先重點後次要，先批覆後請求的原則，並在每頁的右上角編上頁號。
(4)提倡立薄卷、專題卷，每一案卷的卷內檔案一般不超過200頁。
(5)案卷標題要簡明確切，符合“三要素”(作者、內容、文種)要求。
第三節印章管理制度
1、公章和介紹信，由辦公室專人保管。
2、嚴格執行審批制度，凡涉及到各處室的檔案報表等，由各部門核准，分管領導審批簽名後加蓋公章。
3、用印後必須登記。
4、嚴禁在空白介紹信、證明信、支票上預先加蓋印章。
5、蓋章時，注意收集具有儲存價值的檔案材料。
第三章檔案工作制度
第一節檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是保管檔案的重要場所，非檔案管理人未經許可，一律不準入內。
2、嚴格加強檔案庫房管理，認真做好保密和防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蛀等保護工作。
3、檔案庫房內不得堆放其他物品，更不能堆放易燃物品和私人物品，嚴禁吸菸。
4、庫房門窗必須保持堅固，出入庫房隨手關門，確保庫房安全。
5、檔案庫房要定期做好通風降溫和衛生工作。
6、定期檢查檔案保管狀況，發現問題及時處理。
第二節檔案保密制度
1、嚴格執行國家保密法的規定，經常開展保密工作的學習和活動，提高貫徹保密法的自覺性。
2、檔案工作人員對所保管的檔案必須嚴格保守機密和安全，嚴格遵守檔案室工作規則，做到手續清楚，不發生差錯和檔案遺失。
3、檔案工作人員不與無關人員在任何場所談論檔案工作，模範遵守制度。
4、對機密檔案要嚴格控制調閱範圍，依照制度提供利用，不私自帶回家中。
5、保密檔案未經上級機關批准，不得複製和摘抄。
第三節檔案利用借閱制度
1、借閱檔案者必須嚴格國家保密法，以保證檔案的絕對安全，維護國家機密。
2、檔案室儲存的檔案主要為本單位服務，如借閱物件和範圍超出本單位人員或部門業務範圍，需徵得本單位及檔案形成部門領導的同意。
3、查閱絕密級檔案應經總支書記、校長批准，機密級和密級要經主管主任的批准。
4、查閱檔案應在檔案室指定地點。對檔案要愛護，不得任意塗改、損撕檔案材料，如有上述行為，一經查實要即上報，依法追究責任。
5、歸還時借閱人應向檔案室工作人員清點所借檔案，經核實收回借閱單後才能離開。
6、摘錄、複製檔案需經檔案管理人員同意，複製檔案還需填寫申請單，摘錄件、複製件經檔案管理人員核對(內容、頁數、份數)無誤後由檔案室蓋章後方有效。
第四節檔案的保管制度
1、單位黨、政、工、團、教學、會計等檔案實行集中統一管理。
2、每年檔案按要求分類整理，編好案卷歸檔號。
3、檔案按類、年分別排列入架。
4、檔案資料的收入和移出要有登記和統計，並按規定向上級報告檔案工作的基本情況。
5、借閱檔案要有登記。
6、定期檢查檔案保管狀況，對永久、長期檔案已破損、退色的要及時進行修復。
第五節檔案統計制度
1、檔案統計工作必須做到準確、及時、科學。
2、檔案統計數字要實事求是，如實反映情況，防止弄虛作假。
3、按時按規定向上級機關報送《檔案工作基本情況統計表》。
4、檔案統計資料要妥善儲存。
5、做好檔案利用效益的統計，凡獲有一定經濟效益、社會效益的利用情況，要填寫檔案利用情況登記表。
第六節檔案移交制度
1、移交檔案材料必須填寫《檔案材料移交清單》一式兩份，雙方各執一份。
2、檔案管理人員變動時，要做好檔案的移交工作，認真辦理交接手續。
第七節檔案鑑定銷燬制度
1、檔案鑑定工作應堅持全面、歷史、發展的觀點，全面地考察檔案的價值，正確地制定檔案保管期限，確保檔案的質量。
2、鑑定工作必須有組織、有領導地進行，由辦公室主任主持該項工作，由分管領導負責，由檔案部門組成鑑定小組。
3、鑑定人員直接地具體地審閱每個案卷的內容，重要的案卷還要求一頁一頁地審閱檔案內容，判定檔案價值，確定存毀意見。
4、銷燬失去儲存價值的檔案，應逐頁登記造冊，經分管領導批准、上級部門稽核後才能進行。
5、銷燬檔案檔案，必須依規定在指定的地點進行。
6、銷燬檔案必須有2人以上監督銷燬，防止丟失洩密。
7、監銷人員監銷後在銷燬檔案清冊上註明銷燬日期並簽名蓋章。
第八節檔案的預立卷制度
學校檔案預立卷是學校檔案管理的基礎工作之一，是學校實行部門立卷制度的一個重要環節。規範我校的檔案預立卷工作，對做好平時歸檔工作，提高立卷質量，方便歸檔前的查利用具有重要作用。
為了促進我校檔案管理水平的整體提高，現就加強我校檔案預立卷工作提出如下條例：
1、確立和堅持平時歸卷制度，做好收集、整理，並按類目歸卷，便於查詢利用。
2、建立規範的預立卷類目表，並依次設定條款編號。
3、立卷部門可根據工作實際向檔案室提出對預立卷類目進行調整建議。
4、明確預立卷工作職責，檔案室人員負責對立卷部門的預立卷工作進行業務指導並檢查平時歸卷情況。
第四章各級各類檔案工作職責
第一節檔案工作分管領導職責
1、分管校長職責：認真貫徹《檔案法》，規劃本校的檔案工作，並把檔案管理工作落在實處，加強檔案管理的教育，增強全體教職工的檔案意識，努力創造條2、件，不斷促進本校檔案工作發展。
3、辦公室主任職責：領導檔案室工作，認真貫徹宣傳《檔案法》，強化檔案工作，積極開發檔案資訊資源，為本校各項工作提供服務。
4、各處室主任：落實本處室兼職檔案員，加強對處室檔案員考核，以確保處室的材料收集齊全、整理規範、按時歸檔。
5、對網路人員工作進行年度考核，實行獎懲辦法，鼓勵先進，促使檔案納入學校考核範圍。
第二節文書工作人員職責
1、必須嚴格執行《國家行政機關公文處理辦法》，文書處理必須做到準確、及時、安全。
2、負責公文的收發、公辦、用印、立卷、歸檔，上級來文和部門的檔案材料必須分類登記，專櫃儲存。
3、嚴格執行保密制度，不得將檔案隨意亂放、摺疊、丟失或帶回家，調借閱檔案材料發須登記。
4、按公文寫作的規定和要求，認真做好公務文書的擬寫、校對工作和發文登記。
5、參加校內召開的各類會議時，認真做好出席統計和會議記錄。
6、堅持平時立卷，按時完成每年的立卷歸檔任務。
7、認真做好檔案清退工作。
第三節檔案工作人員職責
1、嚴格按照《檔案法》集中統一管理本校各類檔案，為教育科研、教學等工作服務。
2、要忠於職守、刻苦鑽研業務知識，嚴格執行檔案工作制度。
3、認真做好各類檔案的接收、歸檔工作，把好案卷質量關，對各處室歸檔的案卷，逐一審查、登記，對不符合要求的堅決退回，及時改正。
4、凡裝置開箱、基建專案竣工，檔案人員必須到現場收集有關資料。
5、做好督促、指導工作，定期召開檔案網路人員會議，進行業務指導。
6、定期核對清點檔案，保持帳物相符。
7、定期檢查檔案庫房，嚴格“八防”措施。維護檔案的完整與安全，如發現案卷汙損應及時修補。
8、在每年6月底和12月底以前做好上一年度檔案的排列入庫工作，編制案卷目錄，並及時向上級機關報送《檔案工作基本情況表》。
9、積極主動開展檔案提供利用服務，做好編研工作。
第四節檔案網路人員職責
1、嚴格遵照《檔案法》實行檔案集中統一管理的原則。
2、負責收集、整理、保管本部門本年度所形成的檔案材料。
3、本部門形成的檔案材料不得用圓珠筆、彩色筆、鉛筆書寫。
4、做好上級來文和外出人員開會帶回檔案的收集、登記工作。
5、及時向檔案室提供資訊，協助檔案室做好平時立卷歸檔工作。
6、主動與檔案室辦理一年一度的移交工作。
7、每一次活動結束後，應及時向檔案室移交有儲存價值的各種文字、圖象等不同形式的歷史記錄。
第五節電子檔案工作職責
1、電子檔案從形成到歸檔的管理過程中，應明確職責，責任到人。電子檔案的形成、承辦、運轉、整理等工作由承辦部門負責;電子檔案歸檔案管理的日常監督、指導和保管開發利用等工作，由本校檔案室負責。
2、本校檔案的電子檔案，與其他門類和載體的檔案實行集中統一管理，檔案室配備計算機系統，使歸檔的電子檔案能有效機讀。
3、專職檔案員應具備計算機專業知識，熟悉計算機系統，積極主動提供服務，發揮歸檔電子檔案的作用。
第五章檔案分類及檔案人員網路圖
文書檔案：黨支部、校長室、教導處、總務處、工會、團隊
教學檔案：綜合類、學籍管理類、課堂教學類、德育教育類、藝術科技教育類、衛生工作類、教材類、教師隊伍建設類
會計檔案：憑證類、帳冊類、報告類、其它
基建檔案：專案
裝置檔案：辦公(輔助)裝置、交通工具
科研檔案：課題、論文
聲像檔案：照片、底片
電子檔案：光碟、磁碟
榮譽檔案：獎狀、證書、獎牌(杯)、其它
教師業務檔案：語、數、處、政史地心、理化生、音體美勞計(正副本)
中學檔案管理制度7
1.會計檔案是國家檔案的重要組成部門，也是學校的重要檔案之一，它是記錄和反映經濟業務的主要史料的證據，學校必須切實地把會計檔案管好。
2.各單位的會計憑證、會計賬薄、會計報表和其它會計資料應建立檔案，妥善保管，。
3.學校每年形成的會計檔案，都應由財務會計部門按照檔案管理的要求，負責整理立卷或裝訂成冊，當年會計檔案，在會計年度終了後，可暫由單位財務部門保管一年，期滿之後，原則上應由財務會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管，不得自行封包儲存。
4.會計檔案保管期滿，需要銷燬時，由本單位檔案部門提出銷燬意見，會同財務會計部門共同鑑定，嚴格審查，編造會計檔案銷燬清冊，報單位領導及上級主管部門批准後銷燬。
5.按規定銷燬會計檔案時，應由檔案部門和財務會計部門共同派員監銷，也可請主管部門參與監銷。
6.監銷人在銷燬會計檔案以前，應當認真進行清點核對，銷燬後，在銷燬清冊上簽名蓋章，並將情況報告本單位領導。
中學檔案管理制度8
一、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理，管理嚴格保管檔案箱、櫥鑰匙，不得帶至辦公室外，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處；檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類別排列存放。
4、檔案箱、櫥進行統一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號，並插上查詢案卷指引卡。
5、維護檔案安全，每個箱櫥必須保持整潔，並放置防黴去蟲劑。
6、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。
二、檔案保密制度：
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用範圍，不得洩露檔案內容。
2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。
3、不利於保密的地方不得存放機密檔案和資料。
4、不得擅自摘錄、複製檔案內容，不得私自將機密檔案和檔案帶回家中和公共場所查閱。
5、不在普通電話、明碼電報、通訊中涉及檔案機密。
三、檔案借閱制度
1、外單位查、借檔案，必須持單位介紹信，審明查檔案原因，經本單位分管檔案領導批准後可准予查閱。
2、本單位人員查閱涉入本單位機密的有關檔案，須經領導批准後方可查閱。
3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。
4、查借檔案者要愛護檔案，不準在卷內塗改、勾畫、撕拆、抽取檔案。
5、查閱檔案一律在本單位內查閱，原件一般不得借出，如特殊情況需外借者，須經領導批准，限十天內歸還，並辦理借閱登記手續。
6、檔案歸還時，檔案工作人員應清點無誤後簽收，發現問題要查明原因，報領導處理。
四、檔案鑑定制度：
1、按期對檔案保管滿15年的短期檔案進行鑑定工作。
2、鑑定工作要在分管領導下的主持下，由分管領導、業務人員、檔案人員組成鑑定小組，逐捲進行鑑定，鑑定後要寫出鑑定報告並註明鑑定日期。
3、對鑑定後繼續儲存的檔案要調整保管期限，並在備考表中註明鑑定時間、意見，由小組負責人簽字。
4、對鑑定後需要銷燬的檔案，必須辦理批准手續，寫出書面報告，編制銷燬清冊，報有關領導批准。
5、銷燬檔案時要有2個監銷，監銷人要在銷燬清冊上簽字蓋章，填上日期。
五、檔案移交制度：
1、檔案室應按有關規定向上級檔案館移交檔案。
2、應移交的檔案包括文書檔案、教學檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期儲存價值的全部檔案。
3、檔案移交時應將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、檔案彙編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根據移交目錄清點核對，並在交接文據上簽字蓋章。
5、檔案人員調動工作時，也必須辦理上述移交手續，並經分管領導繁體字認證後方可離開崗位。
六、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有儲存價值的檔案以及其它有關材料、錄章錄影帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有儲存價值的檔案材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有儲存價值的檔案材料，按照“年度——機構——問題”和檔案形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，分類準確，合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規範，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關規定執行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，並履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查，及時登記，編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
七、檔案統計制度：
1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、裝置等實物統計工作和登記臺帳，做到數字準確。
3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始資料登記工作，注意積累統計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，並做詳細記錄。
5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規範化。
八、檔案的開發利用
1、充分利用檔案為教育教學服務。
2、查閱檔案時必須保持案卷整潔，嚴禁塗改。
3、對檔案的利用要及時登記。
九、檢查與考核
1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃，並列入有關人員的職責範圍及工作標準。
2、本標準由學校校長室每學年進行一次全面檢查，並作為考核有關部門、有關人員的依據。