工程物資採購管理制度
工程物資採購管理制度
在現在的社會生活中，很多場合都離不了制度，制度泛指以規則或運作模式，規範個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含著社會的價值，其執行表彰著一個社會的秩序。那麼擬定製度真的很難嗎？下面是小編為大家收集的工程物資採購管理制度，希望能夠幫助到大家。
工程物資採購管理制度1
一、類別
1、本制度所指採購物資分類三類：
A類：建築鋼材、黑色金屬等。
B類：裝置（塔吊、施工升降機等大型裝置等）及裝置的配件等。
除上述物資外，其它物資的採購管理另文規定，或總經理直接指示。
2、與採購物資管理相關聯的專案部及承包人分類
2.1需求使用單位及承包人
2.2主管部門
3、物資需求（採購）計劃的分類
3.1月度物資需求計劃
3.2緊急物資需求計劃
4、採購的方式分類
4.1固定廠商、長期報價採購
4.2即時詢價採購
5、採購物資付款方式分為：
5.1延期付款。
5.2貨到後分期付款。
5.3貨到憑發票報銷付款。
6、總經理、副總經理負責
6.1、採購合同、計劃的批准、簽訂。
6.2採購付款的批准。
二、職責
1、公司供應領導小組負責
1.1審議批准《採購物資詢議價報告表》
1.2審議決定採取公開招標方式的採購事項。
2、總經理負責
2.1採購合同的批准、簽訂。
2.2採購付款的批准。
三、程式
1、物資需求計劃及發放程式
1.1需求使用單位根據生產經營管理需求每月20日前填寫《月度物資需求（採購）計劃》。對於確實急需不能列入《月度物資需求（採購）計劃》的物資，物資需求使用單位可隨時及時填寫《物資緊急需求計劃》。
1.2《月度物資需求（採購）計劃》和《物資緊急需求計劃》經本單位負責人稽核，所需物資主官部門審查，公司分管領導批准後，提報至需求物資的採購部門。
2、物資採購審批程式
材設部根據按照《物資需求及發放程式》彙總的《月度物資需求（採購）計劃》或《物資緊急需求計劃》，結合《物資基準庫存量明細》和目前物資庫存情況，確定應採購物資的品名、數量和擬採取的採購方式，填寫《物資採購審批表》，經材設部經理審查，分管副總經理稽核，總經理批准後實施《物資採購實施程式》。
3、物資採購實施程式
3.1物資採購部門採購人員接到經批准的《物資採購審批表》先核對採購內容，查閱《物資供應商登記表臺帳》和其他有關資料後，根據採購物資的緩急程度，參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經批准的緊急特殊情況外，必須精選三家以上的供應商進行詢價。
3.2對於廠商的報價資料進行整理後，採購經辦人員應深入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和經批准的採購方式向廠商議價。
3.3採購經辦人詢價、議價以及有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成後填寫《採購物資詢價議價報告表》，經材設部經理稽核，分管副總經理稽核，總經理批准後進行採購。必要時與供應商簽定《購貨合同》，按合同審批程式各級稽核後再進行採購。
3.4召開採購領導小組會議審議批准。
4、採購物資驗收入庫工程程式
4.1採購物資到現場或專案部後，現場材料員提請採購物資的主管部門對採購物資進行檢驗或驗證。
4.2檢驗或驗證合格後，由採購人員和現場或專案部填寫各類《物資入庫驗收單》，經檢驗或驗證人員簽字後物資登記入庫。
5、採購物資付款工作程式
5.1採取預付款方式的採購物資，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢價議價報告表》，填寫《借款單》，經付款審批流程批准後辦理預付款手續。
5.2採取除預付款方式之外的方式付款的採購物資，在採購物資到廠入庫後，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢價議價報告表》，《物資入庫驗收單》，以及購貨發票根據公司財務報銷的有關規定，經審批流程批准後辦理報銷付款手續。
四、規定與標準
1、物資需求（採購）資訊傳遞規定
1.1物資需求使用單位必須在《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求計劃》上將所需物資的相關要求說明，特別是品種、規格、型號、供貨日期以及對採購物資的其它特殊要求。
1.2所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應在《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求計劃》上註明相關事項。
1.3物資需求使用單位也要及時掌握所需物資的市場資訊情況，在《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求計劃》上將所需物資的估計單價和金額情況列明。
1.4物資需求使用單位需要對所需物資的規格或數量進行變更時，必須立即通知材設部，雙方協商積極配合處理好有關事宜。
2、物資採購規定
2.1物資採購部門必須按照“質量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產經營”為目的，切實做好物資的採購供應工作。
2.2物資採購部門要嚴格遵守《供應商評價制度》，透過“同等條件，質優優選、價低優選、近處單位優選、老供貨單位優選、直接生產單位優選、信譽好的單位優選”的方式，綜合考慮“質量、價格、交貨期、售後服務”四個方面的內容，在“重質量、遵合同、守信用、看服務”的前提下，做好物資供應商的考察選擇工作。公司主要採購物資必須保證各有3－5家“資質完備、質量可靠、誠信度高、服務周到”的備選供貨商。 2.3對於採購單位提出的供應商、供貨價格有疑義的物資需求使用單位，應在召開的物資採購領導小組會議上提出，並由會議做出決定。
2.4凡採購單價在3萬元以上的大型裝置、10萬元以上的成套裝置、5萬元以上的大宗物資，必須採取公開招標的採購方式，由招標小組（採購領導小組）確定相關事項。
2.5若廠商報價的採購物資規格與《物資採購審批表》所列的規格略有不同或屬代用品者，採購經辦人員應列出資料在《物資採購審批表》上，經主管稽核後，物資需求使用單位或物資主管部門簽字同意後方可採購。
2.6若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資採購，採購部門應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協商處理好有關事宜。
3、採購物資驗收入庫、出庫規定
3.1採購物資到現場或專案部後，必須經材料裝置部門組織使用單位檢驗或驗證合格後方可入庫。
3.2對於經檢驗和驗證不合格的採購物資，材料裝置部門必須與供貨商進行協商，採取退貨、換貨或索賠措施。 3.3材料裝置部門要對所有采購物資的質量標準和檢驗驗證方式、方法進行規範和明確。
3.4各需求單位在物資驗收合格後按需求單位使用情況由現場材料員辦理出庫手續。
4、採購物資付款規定
下列情況財務部應拒絕支付採購款項：
4.1與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》規定的付款方式或付款金額不一致的款項。
4.2材料裝置部門和物資使用單位未在《入庫驗收單》上簽字的款項。
4.3《物資入庫驗收單》中列出的採購物資的數量、品種與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》不符的款項。所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應在《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求計劃》上註明相關事項。
5、採購紀律規定
5.1各物資需求使用單位應根據生產經營管理需要，本著“節約、降本”的原則提報物資需求（採購）計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規違紀提報物資需求（採購）計劃的行為進行嚴肅處理。
5.2物資採購經辦人員必須牢固樹立企業主人翁思想、盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司採購成本的最低化、採購質量的最最佳化、採購效率的最快化。
5.3採購人員都必須遵守公司規章制度的規定，按照規定的程式批准採購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。
5．4採購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資採購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。
5.5採購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所想，任何人不得無故積壓或拖延採購及相關工作。
5.6為掌握瞬息萬變的市場經濟商品資訊，如價格行情等，採購人員必須經常自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。
6、售後服務
對於採購物資，材設部在簽訂購買合同時，要明確約定。
6.1採購物資在投用前需廠家進行現場指導的，由材料裝置部門負責聯絡。
6.2對於在使用過程中（質保期內、正常使用條件下）出現的質量問題，由材料裝置部門在規定時間內協調解決。
工程物資採購管理制度2
第一章總則
第一條
為了加強xxx公司（以下簡稱公司）的工程物資採購管理，規範工程物資採購工作的程式和標準，防範和降低工程物資採購中的風險，保障公司經營的效率和效益，根據《內部會計控制規範---採購與付款》等法規的相關規定，特制定本制度。
第二條
本制度中的工程物資是指公司開發專案所需要的、由公司採購的材料和裝置，包括：工程材料、工程用裝置、工程用施工裝置。公司購買的管理用固定資產和低值易耗品不包含在本制度管理範圍內。
第三條
本制度適用於公司開發的所有專案。
第二章部門設定與職責分工
第四條
需求部門
負責各工程專案開發、建設和後期管理的部門是工程物資的需求部門，負責稽核確認施工單位提出的物資需求長期規劃和物資需求申請、及時提交物資長期需求規劃和近期需求申請、稽核供應商、與供應商技術交流、物資驗收和物資後續管理等工作。
第五條
採購執行部門
物資部是工程物資採購的執行部門，負責按照需求部門的計劃組織採購、採購合同管理、監督供應商執行狀況、工程物資採購資訊傳遞、物資驗收和交接、建立採購臺賬、建立合格供應商檔案、提出採購付款申請等工作。
第六條
採購稽核部門
集團供應公司是工程材料採購價格的稽核部門，負責收集並依據公司採購的歷史價格、外部市場價格、專業機構提供的價格等可比較資訊對採購價格進行獨立稽核。
第七條
採購審批部門
按照集團公司的採購審批程式執行。
第八條
採購監督部門
簽證部是工程物資採購工作的監督部門，負責對採購內部控制、採購工作執行情況進行監督。
合同部、財務部對採購付款情況進行監督。
第三章採購程式與工作標準
第九條
月度採購計劃
需求部門每月根據工程設計和施工進度編制《月度物資需求計劃》，每月按時將計劃提交給物資部。物資部根據上報的計劃，進行彙總，形成《月度採購計劃》，報公司計劃會議審閱。審閱通過後，物資部根據《月度物資採購計劃》套用計劃或定額價格提出資金支付計劃，提交資金管理部落實採購資金，並統籌做好人員安排、時間安排等採購準備工作。
第十條
需求申請
1、需求部門根據《月度物資需求計劃》按照統一格式編制《物資需求申請表》。《物資需求申請》應分類填寫，按照施工單位和類別連續編號，要求內容準確、明晰、完整，需求部門對申請的正確性和合理性負責。
2、需求部門應在以下規定時間內分別上報給物資部。
材料類別
提前申報天數
（相對於擬進場時間）
每月申報日期
建築材料
10天
10日、20日、30
鋼材
10天
1日、10日、20日
管材、電氣、電纜等其他材料
15天
1日、15日
零星裝置
15天
1日、15日
小型裝置
30天
1到5日
中型裝置
根據裝置生產週期和專案進展情況適當提前申報
隨時
大型裝置
3、《物資需求申請》提交物資部前應由施工單位、監理公司、需求部門的工程人員和專案經理稽核簽字。但下列情況必須經過特殊審批後方可提交給物資部：
1）提前申報天數少於規定時間的，應經分管領導審批；
2）未能在規定的申報日期申報的，應經分管領導審批；
3）沒有列入《月度物資需求計劃》的大、中型裝置，應經公司總經理審批；
4）沒有列入《月度物資需求計劃》的其他物資，應經分管領導審批；
5）各施工單位、各部門必須按日期申報《物資需求申請》；
6）定價詢價工作單位、各部門必須已《工作聯絡單》的形式，並註明材料的名稱、規格型號、數量。
第十一條
採購申請
物資部收到需求部門上報的《物資需求申請表》後，進行稽核並彙總，編制《採購申請表》。《採購申請表》應分類填寫，每類連續編號，並註明擬採取的採購方式。
1、公司招標採購方式：單類產品採購金額在10萬元以上並且根據實際情況可以進行招標的，將《採購申請表》提交給合同部進行招標，物資部、合同部、需求部門按照集團公司的有關規定共同完成採購工作，具體採購程式詳見公司《招投標管理制度》；
2、非公司招標方式：
1）單類產品採購金額在10萬元以上，但根據實際情況本次無法進行招標採購的，物資部將《採購申請表》提交公司分管領導、集團供應公司稽核並批准後，執行採購程式。
2）單類產品採購金額在10萬元以下的，物資部根據集團公司的有關規定進行採購。
第十二條
尋找供應商
物資部、各部門應尋找不少於5家供應商(採購金額在10萬元以下的不少於3家)。供應商少於規定數量的，物資部應向集團供應公司書面報告原因，集團供應公司稽核批准後進行採購。
需求部門應向物資部推薦供應商。特別是首次購買和技術複雜的專案，推薦的供應商應不少於3家。
物資部尋找供應商應遵循以下原則：
1、應根據成本效益原則，儘量多尋找供應商參與洽談；
2、重複採購的，應在公司的合格供應商資料庫中優先選擇供應商；
3、同類產品採購中，應不斷更新採購供應商，不得長期保持不變。
第十三條
供應商評定
物資部收集尋找供應商的資質、資格等能夠表明供應商實力和水平的資料，與需求部門、審計部、分管領導、公司領導共同對供應商進行資格評定，篩選出符合要求的供應商。物資部將符合要求的新增供應商新增到公司的供應商資料庫中。
第十四條
資訊傳遞與溝通
物資部負責收集、整理採購資訊，傳遞給評定合格的供應商，並接受和回答供應商提出的疑問。採購資訊一般包含以下內容：
1、產品資訊：包括產品名稱、數量、規格、型號、標準、品牌要求、產地要求等關於產品的資訊，由物資部根據需求部門的需求計劃編制。
2、商務資訊：包括付款方式、付款期限、要求的供貨時間、對供應商違約的制約條款等除價格之外的資訊，由物資部根據集團公司的'採購政策編制。
3、技術資訊：包括產品採用的生產標準、技術指標、執行要求等技術資訊，由需要部門負責編制後交給物資部。
第十五條
技術交流
需要技術交流的，物資部組織需求部門與供應商以合適的方式進行技術交流，物資部對技術交流的組織工作負責，需求部門對技術交流的效果負責。技術交流後形成技術交流記錄，物資部、需求部門、供應商在記錄上簽字後交物資部存檔。
在技術交流過程中，需求部門應會同物資部對參與的供應商進行進一步的瞭解和審查，評估供應商的能力和水平，篩選出參與商務報價的供應商。
第十六條
商務報價
在供應商充分了解和明確採購資訊的基礎上，物資部組織供應商進行商務報價。物資部可以採取以下方式取得供應商的商務報價：
1、協商定價
物資部與供應商一一進行協商議價，供應商確定報價後向公司提供書面的《報價表》。物資部根據供應商的報價編制《報價彙總表》，並註明擬選擇的供應商和價格。
2、集中競價
由公司相關部門共同組成競價小組，負責召集供應商參與集中競價，取得供應商的書面報價檔案。集中競價過程如下：
1）組成競價小組：競價小組一般由物資部、需求部門、審計部派員組成，是負責集中競價的臨時組織，由物資部牽頭組織開展工作；
2）發放集中競價通知：物資部在確定集中競價時間、地點、人員安排後，通知供應商參與集中競價；
3）確認採購資訊：供應商按照要求參加集中競價，競價小組負責召集。供應商現場確認對產品資訊、商務條款、技術條款已經知曉，並在《響應函》上簽字確認。
4）競價準備：競價小組宣佈競價規則，發放《報價表》。
5）競價：供應商現場填寫發放的《報價表》，交給集中競價小組。
集中競價小組可以根據實際情況公佈集中競價最低價格，安排供應商進行競價，競價輪數由集中競價小組確定。
6）簽署集中競價結果檔案：最後一輪競價結束後，集中競價小組根據最後一輪的《報價表》編制《報價彙總表》，並註明擬選擇的供應商和價格。集中競價小組參與人員在《報價彙總表》上簽字，連同供貨商填寫的原始報價表交物資部存檔。
第十七條
價格稽核
物資部將《報價彙總表》報集團供應公司，集團供應公司對採購價格進行稽核並籤批意見。
第十八條
價格審批
價格稽核完畢後，物資部將《報價彙總表》及相應資料報給公司分管領導、總經理審批。
第十九條
通知供應商
公司領導審批後，物資部編制連續編號的《採購訂單》，報物資部經理稽核批准後，將《採購訂單》發給供應商，通知供應商按照約定送貨。
第二十條
簽訂合同
公司原則上應與供應商就每一筆採購簽訂供銷合同。根據實際情況不能簽訂合同的，應由公司分管領導和總經理批准。
物資部合同管理員根據採購審批結果，起草合同。需求部門負責提供合同的技術條款，技術條款應與相關方簽字的技術交流記錄一致。
合同起草完畢，合同管理員報物資部經理、公司分管領導、公司總經理稽核批准後，辦公室簽章，合同正式簽署。合同管理詳見公司的《合同管理辦法》。
第二十一條
通知收貨
與供應商達成供應協議後，物資部將《採購訂單》副本傳遞給需求部門、物資部保管員等相關單位和人員，通知其預計送貨時間，使其做好收貨準備。
第二十二條
驗收與交接
物資部保管員、需求部門、施工單位、監管部門等相關部門負責物資的驗收和交接，具體分工和程式詳見《工程物資管理制度》。物資驗收入庫或交接後，接收人應當將收貨資訊及時反饋給物資部。
第二十三條
掛賬與付款
供應商執行訂單完畢後開立銷售發票，發票必須註明《採購訂單》號碼，並與《採購訂單》一一對應，不可將多張《採購訂單》的產品混在一起開立發票；
供應商將發票交給物資部採購員，採購員根據《採購訂單》和《報價彙總表》進行稽核後，按照公司的審批程式進行審批，審批完成後到財務部辦理掛賬。根據與供應商的約定需要付款時，採購員填寫《付款申請書》，按照公司的付款審批程式進行審批，審批完成交財務部辦理付款事宜。
第四章採購檔案管理
第二十四條
採購文件
物資部應做好採購文件的檔案管理工作，採購工作中的以下文件應按照採購訂單批次整理歸檔：
1、物資需求申請；
2、採購申請；
3、產品商務檔案、技術檔案，技術交流記錄；
4、報價表和報價彙總表；
5、採購訂單；
6、採購合同；
7、驗收報告。
第二十五條
採購臺賬
物資部應建立採購臺賬，採購員將各個採購階段的資訊記錄於採購臺賬。物資部可以按照供應商、物資名稱、訂單號等不同索引進行查詢，以加強對採購的管理和對採購資訊的利用。
採購階段
需要的記錄資訊
需求計劃階段
需求計劃編號、需求單位、施工單位、聯絡人、負責人；
產品品名、規格、型號、數量、進場開始時間、進場中止時間等。
採購階段
供應商名稱、聯絡方式；訂單編號、合同編號、協議數量、協議價格、協議送貨時間等。
交貨階段
交貨日期、入庫單號、送貨數量、應付金額；
延誤原因、短缺原因、質量狀況；收貨人等資訊。
付款階段
發票號碼、發票金額、付款日期、付款金額、應付餘額等。
各個階段
其他特殊事項等
採購臺賬應定期與供應商、材料保管員、材料會計、財務部等相關各方進行核對，核對不一致的應及時查詢原因並進行處理。
第五章監督與考核
第二十六條
監督
審計部負責參與採購內部控制制度的建立，並監督其執行狀況，提出修改和完善意見；審計部負責監督採購執行工作過程，並有權對採購工作進行檢查，根據檢查結果，向公司高層領導提出處理和考核建議。
第二十七條
考核
1、物資部應收集整理以下資訊，並向公司負責考核的部門提出考核建議：
1）需求部門提出的需求計劃是否準確、需求計劃的變動幅度是否過大、文字編制是否規範、文字編制是否及時、文字傳遞是否及時等；
2）採購人員的採購工作是否及時、採購產品是否相符、採購產品交貨情況、採購程式和紀律的遵循性、編制檔案是否規範、採購文件管理、採購臺賬管理等。
2、公司負責考核的部門應對物資部的工作進行考核，並提出考核建議，包括：採購工作是否及時準確、採購程式和紀律的遵循性、採購文件的管理、臺賬的管理等。
第六章附則
第二十八條
本制度由公司物資部負責解釋。
第二十九條
本制度自公司頒佈之日起施行。
工程物資採購管理制度3
一、總則
為規範公司施工專案物資採購管理工作，確保採購物資符合規定的質量要求，降低公司開發成本，結合公司實際，擬製定本制度。本制度結合公司專案開發的實際情況，依照“集中統一，合理採購，降低成本”的原則，適用於公司所有開發專案所需建築材料、整機裝置及其他材料的採購。
二、職責：
招標採購部作為組織材料裝置採購的主體，負責物資供應計劃、採購實施和相關控制管理工作，負責採購招標的組織和協助採購合同的審查、審定，負責供貨服務商資訊管理系統的管理。
1、招標採購部經理的職責：
1)負責招標採購部的日常行政工作。
2)負責組織員工的日常培訓工作。
3)負責審批年度及月度工作計劃，並按計劃執行。
4)負責對供貨服務商的稽核、評審、考察，參加對供貨商的定期評價。
5)負責稽核《工程材料採購計劃》。
6)負責稽核相關採購專案的報價表。
7)負責與相應供貨商進行競價性談判。
8)負責稽核相關採購合同。
9)稽核材料付款申請書，並報上級主管稽核、審定。
10)負責材料入、出庫的審批。
11)負責定期組織對全庫進行盤點，依照公司相關規定處理不合格品。
2、材料裝置採購專幹的職責：
1)協助部門主管做好日常行政工作。
2)負責編制年度及月度工作計劃，並按計劃實施。
3)負責編制《工程材料採購計劃》。
4)負責對供應商進行初步調查，制定《供貨服務商資訊表》。
5)控制報表及採購實施，並對採購的材料服務質量進行驗證，形成書面材料供主管領導稽核。
6)負責組織並參加對供貨商進行定期評價和考察。
7)協助參與與相應供貨服務商的競價性談判。
8)負責監督供貨服務商合同執行程度，協同處理合同執行事宜，形成書面材料上報。
9)確認材料付款申請書並上報稽核、審批。
10)負責資訊庫管理工組並定期更新材料追溯性記錄。
11)負責對新材料、新裝置進行市場調查。
12)協助進行材料出、入庫工作的開展。
13)協助進行全庫盤點，依照公司有關規定處理不合格品。
3、材料裝置採購實行公司直接採購（甲供）與我司定價、定規格而承建商自行採購（甲定乙供）相結合的方式。具體管理辦法如下：
1)依照與承建方簽訂的《建工合同》，合同條款中明確規定由承建方自行採購，我司定價、定規格的物資，招標採購部負責承建方自動材料的供方指定、價格認可和資金控制。
2)依照與承建方簽訂的《建工合同》，除合同條款中明確規定由承建方自行採購的物資，原則上由招標採購部統一進行採購。其中含大型裝置（給排水裝置材料等）和其他材料（鋼筋、電線電纜、鋪裝材料等）。
4、甲供物資明細：
在與承建商簽訂的《建工合同》中明確規定甲供和甲定乙供物資範圍。沒有明確規定甲供的材料，招標採購部依據實際情況提出意見報主管領導審批，決定是否甲供，並提前通知專案部、監理方和承建商。
三、採購計劃：
1、招標採購部應根據專案總體規劃和工程建設進度計劃，會同相關部門編制採購供應計劃。
1)工程開工前5天，由招標預算組人員提出工程材料清單，送交招標採購部。
2)施工單位在圖紙會審後一週內，提出本單位承建工程所需材料的整體計劃，經監理方和專案部主管人員稽核後，報招標採購部。
3)招標採購部對施工單位提交的整體計劃，依照預算人員提供的材料清單進行稽核後，並彙總編制材料採購計劃，提交主管領導審批。
2、施工單位根據工程進度提報季、月物資需求計劃，計劃包括：採購物資名稱、品種規格（型號）、需用數量、用途和要求進場的時間等內容，特殊材料要附上圖紙或樣品及質量要求檔案。所提交計劃須經專案部及監理方主管審定簽字。
3、招標採購部根據各施工單位提交的季、月度物資採購計劃，結合公司的開發、經營計劃，彙總編制公司季、月度的工程物資採購計劃及資金需求計劃，報公司相關部門審定，列入預算。
4、由於公司開發專案計劃的調整或設計變更的原因，需調整物資採購計劃時，由規劃設計組提出意見，公司領導審批同意，交招標採購部會同相關部門一併進行調整。
四、物資採購
1、依照招標採購部編制的《供貨服務商登記表》、《供貨服務商詢價明細表》，查詢《供貨服務商資訊庫》遴選合格供貨服務商進行前期市場調。
2、招標採購部依照《供貨服務商資訊庫》選擇規模大、信譽好的合格供貨服務商提供的質量、品種齊全的樣品物資建立樣品庫，以備選用。
3、在參考《採購物資計劃》和《供貨服務資訊庫》基礎上，依照“適時、適價、適質、適地、適量”的原則，結合相關市場調查，遴選出合同供貨服務商並形成能夠書面材料上報主管領導稽核。
4、採購物資時，符合招標條件的，按公司相關招標管理制度進行。
5、不符合招標條件的物資可採取詢價採購和直接市場採購：
1)詢價採購：
a)招標採購部經理指定詢價人、詢價採購的物資規格、數量。
b)詢價人向從《供貨服務商資訊庫》內遴選出的三家以上合格供貨服務商詢價，並要求供貨服務商以書面形式並蓋公章確認最終報價。
c)確定符合採購要求且報價合理的供貨服務商，形成書面材料報主管領導審批，形成記錄，進入採購實施階段。
2)直接市場採購
零星物資經批准後，可遵循“適時、適價、適質、適地、適量”的原則，直接市場採購或要求供貨服務商送貨。
6、依照公司招投標程式確定入圍供貨服務商後，由招標採購部組織對入圍供貨商進行考察、評審。其中評審分為如後相關方面：公司基本資質；公司生產能力；運輸能力；儲貨能力；產品服務質量；維保服務能力；投標檔案中明確優惠比例的可實現能力；本土市場佔有率：業績實地考核；市場美譽度。
7、物資採購合同或訂單的編制按公司相關合同管理制度執行，並應包括以下適宜的採購資訊：
1)產品質量要求、嚴守要求，可引用標準或提供規範圖樣等；
2)價格、數量、交付方式等；
3)可對供方產品、程式、過程、裝置和人員資格提出批准和資格鑑定的要求；
4)可對供方質量管理體系提出要求。
8、由承建方採購的甲定乙供物資在物資採購合同或訂單簽訂前，須經監理方、招標採購部、專案部進行供方和價格、質量認可後方可簽約。否則，不得投入使用和辦理結算。
9、屬非系統性的採購物資應確定三家以上的供貨服務商；系統性較強的工程所需物資、裝置可固定一、兩家長期供貨服務商。
五、材料裝置進場驗收、校驗和合同執行
1、招標採購部根據採購合同或訂單的規定及施工單位提供的月度材料計劃和進場時間要求，與供方協商進度及時間，組織物資進場。
2、所有進場物資必須提供以下資料：
1)產品合格證；
2)質量檢驗報告；
3)與產品相關的技術資料。
3、物資進場後，凡涉及工程外觀、功能的物資，由招標採購部組織專案部、監理方配合並通知施工方共同進行質量、數量驗收；其他物資，由工程專案部組織施工方、監理方進行質量、數量的驗收工作。驗收合格後，施工單位開具收料單（註明品種、規格、數量等）並加蓋單位公章，交供方。對整機裝置等重要物資，由招標採購部根據需要組織設計方、專案部、監理方、施工方有關人員共同進行進場驗收，如需在供方驗證，則需在合同中規定時間和方式。
4、所有物資由監理方質量主管在專案部監督下進行抽樣檢驗或封樣送具備資質的權威檢驗機構檢驗，並出具相應的檢驗報告；未經檢驗或檢驗不合格的物資嚴禁使用。
5、所有進場物資，有關人員同時在驗收單上簽字，並作為材料裝置結算的依據之一，相關部門負責人辦理相應手續。
6、供方供貨過程中，招標採購部依照合同條款中的明確規定對供貨服務商的合同執行力度進行監督，編制《供貨服務商合同資訊單元》註明合同執行、結算情況作為供貨服務商評定依據。
7、合同執行過程中，如出現供貨服務商違約或未嚴格按合同執行，招標採購部根據合同約定參照實際情況，及時形成書面材料說明上報主管領導並對違約供方進行評定。
8、合同履行完畢後，招標採購部依照《供貨服務商合同資訊單元》結合供貨服務商合同實際執行情況形成書面材料上報主管領導稽核，存檔備案作為《供貨服務商資訊庫》的有效補充。
六、物資保管、分發與結算
1、進場物資嚴格按照施工現場相關管理規範進行分類存放。
2、甲供物資驗收合格後根據承建商申請的品種、規格、數量直接分發承建商或先行分發再分別驗收。建築材料應分類或建庫存放，碼放齊整並有相應標識。裝置使用前按照使用說明進行保養和維護。
3、根據月度計劃及供貨服務合同執行情況，招標採購部按月將甲供材料、採購、分發、結算等有效證明檔案提交相關部門稽核後，與財務管理部門辦理有關結算、付款手續。
4、招標採購部對物資供應服務情況隨時進行協調、控制，並按期向主管領導提交書面報告。
5、招標採購部健全供貨服務商供應服務情況、質量情況、使用效果、價格變動情況，以及新材料、新裝置的資訊資料，完善《供貨服務商資訊庫》，作為選擇、評價及補充新供貨服務商的依據。