公司檔案管理制度11篇
公司檔案管理制度11篇
在充滿活力，日益開放的今天，接觸到制度的地方越來越多，制度具有使我們知道，應該做什麼，不應該做什麼，懲惡揚善、維護公平的作用。到底應如何擬定製度呢？下面是小編為大家整理的公司檔案管理制度，歡迎大家借鑑與參考，希望對大家有所幫助。
公司檔案管理制度1
一、目的
加強檔案檔案管理，規範公司檔案檔案的收集、歸檔程式和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效執行的證據。
二、適用範圍
適用於公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活
動中所直接形成的對企業有儲存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦
碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，並負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑑定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷燬管理，監控檔案利用和銷燬的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案資訊的利用效率，促進資訊傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，並及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或檔案資料原件或影印件；
3）負責本部門檔案資料或合同影印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
公司檔案管理制度2
1、目的
規定本公司檔案資料的編寫、批准、釋出、更改、儲存和作廢等活動以及適用外來檔案的控制要求,確保公司各項工作正常開展和儲存必要的證據。
2、適用範圍
適用於本公司內部檔案的編寫、收發、控制及資料保管和外來檔案的管理。
3、職責
3.1各職能部門負責工作檔案的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責檔案發放、存檔、資料保管以及檔案的處理。
3.4辦公室主任主管檔案、資料管理工作的控制。
4、相關檔案
《檔案控制程式》q/ph-qp-4.2.3
《質量記錄控制程式》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程式和管理辦法
5.1檔案的產生
5.1.1各相關部門根據工作需求編寫檔案。
5.1.2總經理助理對檔案進行稽核。
5.1.3總經理審批透過的檔案由辦公室列印和發放,作為非受控檔案生效。
5.1.4辦公室對生效的檔案印製,必須使用[印製檔案登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2檔案、資料的類別
5.2.1受控檔案
a)內業資料;
b)圖紙資料;
c)按照質量體系的控制要求進行管理的檔案;
d)在質量體系中引用的法律、法規和外來檔案;
e)與服務過程有關的合同協議;
f)業主檔案(如:公共合約、使用者登記表等,屬於業主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產控制程式]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執行[檔案控制程式](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控檔案
與公司經營和服務工作範圍相關的檔案作為非受控檔案管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便於歸檔,根據目前公司現有的非受控檔案,可分為:
a)內行文、外行文:1
b)未被質量體系引用的外來檔案:2
c)與服務過程無關的合同協議:3
d)未被質量體系引用的法律法規:4
e)行業標準性檔案:5
f)照片、錄影帶:6
g)電腦貯存:7
5.3檔案、資料目錄的索引號
x-x.x-xx
檔案盒編號
同號櫃序列號
檔案櫃編號
檔案類別編碼
5.4檔案、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作檔案進行編寫、收集、整理和存檔,並彙總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責檔案、資料的保密性防範,公司所有受控檔案和非受控檔案的資料均屬保密性檔案。
5.4.3辦公室負責對檔案、資料的管理和保護,檔案、資料應分門別類包裝和存放,對於需存檔的檔案、資料要及時存檔,並建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),註明檔案類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。並在檔案櫃上貼好存放檔案的索引號範圍。確保呼叫、借閱檔案、資料時易於識別和檢索,便於對檔案資料的保管。
5.5檔案、資料的發放
5.5.1檔案應按各職能部門工作性質和範圍發放,由辦公室制定[檔案分發登記表](qr-wd01-02-03),註明發放範圍、數量、分發號等,並要求領用人在[檔案分發登記表]上籤領,以便對發放的檔案進行統計和檢查。
5.5.2辦公室在檔案發放的過程中不得誤發、遺失,發現檔案誤發時應立即追回,同時作好檔案的補救工作。
5.6檔案資料的呼叫、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[檔案、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細註明檔案、資料的編號和圖號,並按時歸還和辦理歸還手續
5.6.2借閱的檔案、資料未經允許不得影印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的檔案、資料歸還時,辦公室應對檔案資料是否完好進行檢查,若檔案、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,並在[檔案、資料借閱登記表]的備註欄上註明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性檔案的呼叫與借閱規定
a)a級機密檔案資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟檔案等的呼叫與借閱需經總經理批准。
b)b級機密檔案資料:業主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批檔案等的呼叫與借閱需經辦公室主任批准。
c)c級機密檔案資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類檔案的呼叫與借閱需經有關部門負責人批准並向辦公室聯絡辦理。
d)行業主管借閱檔案、資料的僅限於b級機密和c級機密檔案、資料。
e)業主(使用者)因工作需要借閱檔案、資料的,僅限於技術圖紙和已張貼在公共場所的檔案。
f)外來單位借閱、呼叫檔案、資料的限於國家執法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明檔案和相關證件,由辦公室主任向總經理請示後親自辦理。
g)以上檔案資料的呼叫與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。
5.7檔案的複製、破損和丟失
5.7.1未經允許,不得隨意影印公司的檔案資料,如因工作需要影印檔案,須經辦公室主任批准,並在[檔案影印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫影印檔案的名稱,影印數量,並簽名。
5.7.2檔案使用人應對檔案妥善保管,當檔案破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[檔案補發申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批准,辦理更換手續。補發新檔案時應收回破損檔案,並應給予新的分發號,新的分發號延續原來檔案分發號。
5.8檔案、資料的更新
檔案增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9檔案的作廢與銷燬
5.9.1內容不適用於公司執行或超過有效期限的檔案,經過總經理過期審批後給予作廢或銷燬處理。
5.9.2在分發過程中發現檔案遺失或在使用過程中檔案破損嚴重和丟失的,應向上級彙報,經總經理審批後,給予作廢處理。
5.9.3作廢檔案蓋作廢章,留一至兩份備案,其餘銷燬。檔案銷燬處理時需兩個人進行,一人實施,一人監督。
5.9.4辦公室對於作廢和銷燬的檔案,應在[作廢、銷燬檔案登記表](qr-wd01-02-07)上註明作廢或銷燬檔案的編號、版本號和分發號作廢,並向各部門書面釋出作廢宣告,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號
名稱
編號
存放地點
存放時間
1
[印製檔案登記表]
qr--wd01--02--01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄]
qr--wd01--02--02
辦公室
長期
3
[檔案分發登記表]
qr--wd01--02--03
辦公室
一年
4
[檔案、資料借閱登記表]
qr--wd01--02--04
辦公室
一年
5
[檔案影印登記表]
qr--wd01--02--05
辦公室
一年
6
[檔案補發申請表]
qr--wd01--02--06
辦公室
一年
7
[作廢、銷燬檔案登記表]
qr--wd01--02--07
辦公室
一年
起草人:稽核人:審批人:
日期:日期:日期:
公司檔案管理制度3
（一）總則
第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種檔案、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類檔案分別由黨委辦公室和厂部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條公文的簽收
1、凡來廠公啟檔案（除廠領導訂啟的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要檔案除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯檔案的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上檔案處理傳閱單，並分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟檔案，廠領導啟封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2、本廠外出人員開會帶回的檔案及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人儲存。
第六條公文的閱批與分轉
1、凡正式檔案均需分別由兩辦主任（或副主任）根據檔案內容和性質閱籤後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦單位聯絡後再分轉處理。
3、為加速檔案運轉，機要秘書應在當天或第二天將檔案送到廠領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條檔案的傳閱與催辦。
1、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
2、閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交機要室，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。
4、檔案閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得兩辦同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。
6、按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
（三）發文的管理
第八條發文的規定
1、全廠上報下發正式檔案的權力分別集中黨委和厂部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
2、各群眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向黨委、厂部提出發文申請，並將檔案底稿分別交兩辦稽核。黨委、厂部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設定與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體檔案由黨委批轉。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的檔案，須由黨委書記或廠長批准簽發。其餘檔案均由分管廠領導批准簽發。
第九條發文的範圍：
1、凡是以黨委、厂部名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2、黨委、厂部下發檔案主要用於：
（1）公佈全廠規章制度；
（2）轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的工廠檔案；
（3）公佈工廠體制機構變動或幹部任免事項；
（4）公佈全廠性的重大生産、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）釋出有關獎懲決定和通報；
（6）其他有關全廠的重大事項；
3、黨委、厂部上行文、外發文主要用於：
（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯絡有關工廠重大生産、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批准後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用厂部檔案釋出。
5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
6、各業務科室與外單位發生的一般業務聯絡，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用厂部名義發文。
（四）發文程式與要求
第十條發文程式規定：
1、各單位元需要發文，應事先分別向黨委、厂部提出申請；
2、黨委、厂部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據黨委、厂部的要求和上級有關指示精神，有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
7、對稽核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經會籤的文稿，應在交付列印前送會籤部門會籤；
9、文稿稽核會籤後，按批准許可權的規定分別呈送黨委、厂部領導審定批准簽發；
10、經領導批准簽發後的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室列印；
11、檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
12、檔案打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的檔案，機要秘書應拒絕蓋印分發。
（五）檔案的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的檔案須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責檔案收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）檔案的。立卷與歸檔
第十五條檔案的歸檔範圍：
1、凡下列檔案統一分別由兩辦負責歸檔：
（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批覆；
（2）黨委、厂部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生産經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；
（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄；
（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
（5）有儲存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
（6）叄加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本廠在會上彙報表言材料等；
（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行彙報的提綱和材料；
（8）反映本廠生産、經營活動、先進人物事蹟及廠領導工作等的音、像攝製品；
（9）工廠日誌和大事記；
（10）工廠向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
2、業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、檔案立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的檔案材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）檔案的銷燬
第十七條對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，兩辦機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。
第十八條經稽核同意銷燬的檔案，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷燬。
公司檔案管理制度4
1目的
規範分公司檔案資料的管理工作。
2適用範圍
適用於分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的檔案、資料的列印、歸類、發放及登記工作,並儲存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經理負責上報分公司檔案、對外公開檔案的發放審批工作。
3.4分公司總經理負責審批已過儲存期檔案資料的銷燬工作。
4實施程式
4.1歸檔儲存的檔案
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來檔案、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2檔案、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的檔案資料必須字跡清楚工整,紙張及檔案格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的檔案材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其檔案材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑑定和驗收。
4.2.4保持歸檔檔案材料之間的歷史聯絡,並進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內檔案內容,並區分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用櫃架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便於管理和查詢。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改後的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,並在檔案資料盒內的面層上註明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄影帶、軟盤、磁帶要用特製的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片櫃或防火資料櫃內。必要時採取複製、複製。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,並對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和複製,發現檔案發黴或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料櫃需做好防盜等設施。
4.3.7質量記錄儲存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意摺疊和拆散,不得對檔案隨意更改、塗寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或洩密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文件移交後方可辦理調離手續。
4.5檔案鑑定和銷燬
4.5.1檔案鑑定工作由檔案鑑定小組負責進行,鑑定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑑定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑑定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),並能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久儲存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期儲存。
4.5.4鑑定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑑定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷燬檔案的程式包括:
4.5.6.1鑑定小組應列出需銷燬檔案的清單和撰寫銷燬報告分公司總經理審批,銷燬清單及報告要儲存。
4.5.6.2檔案銷燬時,由行政部經理進行監銷並在銷燬清冊上簽名。
4.5.7銷燬檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷燬檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。
5相關檔案和質量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規定》
5.3《檔案發放登記表》
5.4《檔案借閱登記表》
公司檔案管理制度5
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進行檔案收文處理。
2、實行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統一交辦公室負責人，辦公室負責人按檔案內容及各部門分工和職責，傳達部門負責人辦理。
3、辦理檔案的有關人員均應簽字，有關工作完成後，將檔案退辦公室存檔保管。經辦人員需要留存的檔案，經總經理或分管副總經理同意後可留存影印件。
4、各部門收到的函件，應交辦公室即時登記，交簽字後2、3條處理。
5、各有關人員注意保密，不得洩露本公司機密。
二、發文
1、公司發文由有關部門起草，建立《發文登記表》，由辦公室統一編號、發出。
2、每次發文須經總經理簽字同意，並留底存欄。
3、各部門對公司所發的內部檔案必須認真貫徹執行。
4、向上級單位呈報的檔案，由辦公室派專人，按公文傳程序序進行。
5、監理專案中的一般業務檔案，需要辦公室列印的，需辦公室主任簽字批准。
三、檔案查詢
1、凡查詢、影印、借閱檔案，均需申請、登記。
2、凡涉及公司經營機密及專案當事人有關機密的文件需經公司領導同意後才能查詢。不允許影印的檔案，只能在公司辦公室查閱，允許影印的檔案，不得帶出公司，只能在公司影印。
公司檔案管理制度6
第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據區建設局關於文書處理的有關規定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。
第二條 檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種檔案、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類檔案(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有檔案(除領導訂啟的外)均由收發員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要檔案除外)。在簽收和拆封時，收發員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，並登記差錯檔案的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發員(文書) 拆封和簽收後應及時附上"檔案處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交收發員(文書)進行登記編號保管，不得個人儲存，如職工工作需要借閱的可影印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式檔案均需由辦公室主任(或副主任)根據檔案內容和性質閱籤後，由收發員(文書)分送領導和承辦部門閱辦，重要檔案或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同各單位聯絡後再分轉處理。
3.為加速檔案運轉，收發員(文書)應在當天或第二天將檔案送到領導和承辦部門，如關係到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 檔案的傳閱與催辦。
1.傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
2.閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交收發員(文書)，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。
4.檔案閱完後，應交收發員(文書)，切忌橫傳。
5.辦公室對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。
6.按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發文的管理
第八條 發文的規定
1.單位上報下發正式檔案的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
2.各群眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向黨支部、行政辦公室提出發文申請，並將檔案底稿分別交黨支部、行政辦公室稽核。黨支部、行政辦公室同意發文，方可按黨、政機構設定與業務分工統一歸口以黨×字、政×字發文。群眾團體檔案由黨支部批轉。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管範圍的檔案，須經領導班子研究決定後批准簽發。其餘檔案均由主要領導批准簽發。
第九條 發文的範圍：
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發檔案主要用於：
(1)公佈單位規章制度；
(2)轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的檔案；
(3)公佈單位體制機構變動或幹部任免事項；
(4)公佈單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5)釋出有關獎懲決定和通報；
(6)其他有關重大事項；
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發文主要用於：
(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯絡有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由各科室書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。
5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
(四)發文程式與要求
第十條 發文程式規定：
1.各科室需要發文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；
2.黨支部、行政辦公室同意發文後，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4.文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；
5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6.經辦公室審查修改後的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；
7.對稽核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經會籤的文稿，應在交付列印前送會籤部門會籤；
9.文稿稽核會籤後，按批准許可權的規定分別呈送黨政領導審定批准簽發；
10.經領導批准簽發後的`文稿交辦公室收發員(文書)統一編號送打字室列印；
11.檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
12.檔案打字後，由辦公室派專人按數印刷，再由收發員(文書)分發並檢查落實情況。
(五)檔案的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的檔案須分管領導或辦公室主任同意後方可借閱。
第十二條 借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
第十三條 辦公室收發員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
(六)檔案的立卷與歸檔
第十五條 檔案的歸檔範圍：
1.凡下列檔案統一分別由辦公室收發員(文書)負責歸檔：
(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批覆；
(2)黨支部、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層幹部會議、職工委員會以及各種例會記錄；
(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
(5)有儲存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本單位在會上彙報表言材料等；
(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行彙報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產活動、先進人物事蹟及領導工作等的音、像攝製品；
(9)單位日誌和大事記；
(10)單位向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
2.業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.檔案立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的檔案材料，要求在下年度7月份以前整理完。
(七)檔案的銷燬
第十七條 對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，辦公室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。
第十八條 經稽核同意銷燬的檔案，應在辦公室收發員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監督下銷燬。
公司檔案管理制度7
一、總則
第一條、為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。
第二條、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種檔案、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收後分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，並登記差錯檔案的文號。
第四條、公文的閱批與分轉
1、凡正式檔案均需由秘書根據檔案內容和性質閱籤後分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送總經理親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。
2、一般函、電單據等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦部門聯絡後再分轉處理。
3、為加速檔案運轉，秘書應在當天或第二天將檔案送到總經理辦公室，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、檔案的傳閱與催辦
1、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借給其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
2、閱讀檔案應抓緊時間，當天閱讀完後應在下班前將檔案交秘書處，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按檔案所提要求和總經理批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。
4、檔案閱完後應送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得秘書同意予以影印或摘抄，原件應及時週轉歸檔。
三、檔案借閱和清退
第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的檔案須秘書同意後方可借閱。
第七條、借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾畫等。
第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責檔案收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、檔案的立卷與歸檔
第九條、檔案的歸檔範圍
凡下列檔案統一由行政秘書歸檔：
1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等。
2、各種專業例會記錄。
3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等。
4、有儲存價值的客戶資料及處理結果。
5、企業日誌和大事記。
第十條、立卷要求
1、檔案的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
五、檔案的銷燬
第十一條、對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，秘書應定期清理造冊並按行政有關規定，辦理申請銷燬手續。
六、附則
第十二條、本制度解釋權歸行政部。
第十三條、本制度自公佈之日起執行。
公司檔案管理制度8
一、總則及範圍
為了保持公司技術部的技術檔案；專案資料；專案預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用於技術部的技術檔案；專案資料；專案預算單、決算單的管理。
二、管理業務與分工
1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術檔案各項管理業務的審批及有關事項的確定。
2.技術員。負責總則中所述檔案的保管、收發及按本制度進行技術檔案的管理工作。
三、管理內容與要求
1.技術檔案的種類
（1）技術類檔案
由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。
（2）管理類檔案
由技術部負責的專案的合同；專案資料；專案預算單、決算單等。
2.檔案登記
（1）技術部必須建立《技術檔案管理臺賬》，掌握技術部全__檔案的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數量、檔案編制時間。
（2）檔案接收後，技術員應及時對檔案進行分類編號並作記錄。
3.檔案的歸檔及保管
技術檔案的保管由技術員按檔案型別進行保管。
4.檔案的借用
（1）檔案的借閱應開具借條並由技術部領導批准，方可借閱。
5.檔案的修改與審批
（1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落後的技術檔案時，由技術部該專業的工程師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。
（2）技術檔案確定修改後，由技術部該專業工程師（或專業的業務負責人）填寫《設計更改單》。
《設計更改單》應包括下列內容：
（a）技術檔名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；
（b）更改理由；
（c）會審意見、會審簽名；
（d）設計、工藝負責人簽名；
（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文件形式表現）。
（3）技術檔案的xx與批准
一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批准即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議透過審定後，由技術部負責人簽字後交公司批准。
（4）技術員接到《設計更改單》後，應立即著手工作，更改時，必須把已發出和儲存、儲備的技術檔案一次全部修改完畢以保證技術檔案的統一性（圖紙更改後的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回並登記）。
（5）技術檔案的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。
公司檔案管理制度9
一、總則
1、為規範公司檔案的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。
2、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種檔案，同級相關方函、電、來文。其中工程系統與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執行。
3、公司檔案由辦公室統一管理和存檔。
一、檔案的分類
1、外收文：公司從外部接收的政府檔案。
2、外發文：以公司名義向外部發送的檔案。
3、內行文：公司內部下發的檔案，分為正式檔案和臨時檔案（指時效性較強的檔案）。本制度的內行文所指的是正式檔案。
三、內行文的管理
1、內行文的範圍：
凡是以公司名義對內釋出的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀要和會議簡報，均屬內行文範圍。
2、內行文的編號
公司檔案管理制度10
1 目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的體例格式、編制、編號、審批、釋出、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2 適用範圍
適用於公司及各部門檔案和外來檔案的管理。
3 職責
3.1 公司總經辦是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性檔案、法律法規檔案、政府相關外來檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門產生的內部使用的檔案有部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.4 檔案編制、審批、釋出的權責
3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等檔案。
3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度檔案。
3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度檔案。
3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度檔案。
3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系檔案、產品認證檔案，並負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等檔案。
3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規範、產品技術標準、產品設計開發輸出檔案（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規範測試）等檔案。
3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝檔案、操作規程、生產作業指導書等檔案（由打樣工廠負責）。
3.4.8 公司及各部門檔案制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人稽核，總經理批准。
3.4.9 公司及各部門檔案分發布前，應向總經辦提交電子/紙張檔案稽核備案，並獲得檔案號。
3.5 質量體系檔案的編制、稽核、批准、釋出，依《質量手冊》和《檔案控制程式》的規定執行。
4.定義
4.1 檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
4.2 受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的檔案，
4.3 非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。
4.4 外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案。(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等）
5.工作程式
5.1 檔案的分類
5.1.1 檔案屬性分類
（1）質量體系檔案：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程式檔案、質量計劃及質量體系執行過程中形成的檔案。
（2）行政性檔案：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性檔案：公司管理規章制度、工作流程、規範/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。
（4） 技術性檔案：產品標準、設計圖樣、工藝檔案、操作規程、檢驗規程等。
（5） 外來檔案：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供檔案、裝置文件等。
5.1.2 檔案階層分類
（1) 一階檔案：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。
（2) 二階檔案：公司經營管理活動開展所有過程控制的程式檔案。
（3) 三階檔案：管理制度、規範/規定、設計檔案、技術規程、作業指導書、外來檔案等。
（4) 四階檔案：各記錄表單、報表等。
公司檔案管理制度11
為了開發人力資源，為公司注入新的血液，規範公司的員工招募如下：
一、招聘
1、準備：各部門經理根據其工作需要進行人員編制或根據人力需求填寫人員增補單，經總經理批准後交行政部進行招聘。
2、本公司所需人員一律公開條件向社會公開招聘，以學識、品德、能力、經驗、體格適合於該工作崗位為聘用原則。公司內部人員也可以推薦，但必須按規定程式進行。
3、初試：應聘人員自備個人簡歷帶齊相關證件到行政部進行面試，技術人員、銷售人員需進行筆試。
3、複試：行政部面試後將其資料與筆試試卷一起交予部門經理再由部門經理和總經理統一安排時間對應聘者進行復試，再把最後結果通知行政部。
二、錄用
1、經複試合格的人員接到通知後，按其指定日期到行政部辦理入職手續，並繳相關證件（學歷證、身份證影印件各一份，照片兩張），由行政部統一安排崗前培訓。
2、凡應聘者有以下情形之一者，不予錄用。
1）曾在本公司被開除或未經批准擅自離職者。
2）經指定醫院體檢不合格者。
3）未滿16週歲的未成年公民。
4）品性惡劣，經其他公私營機構開除者（需有確鑿證據）。
5）違法犯法吸食毒品者。
三、擔保
1、經公司僱用的經濟管理（財務人員）或認定其職務有必要提供擔保者（倉庫保管員、安全保衛員等）必須於到職前辦理擔保手續（經濟擔保，本地有正當職業、固定收入、固定資產的人士擔保，合法有實力的團體擔保）。
2、被擔保人如有下列情形之一者，連帶賠償責任。
1）營私舞弊或其他不法行為使本公司造成損失者。
2）侵佔、挪用公款、公物或損壞公物者。
3）竊取機密技術資料或財物者。
四、試用
1、本公司新進人員除特殊情況經總經理批准免予試用外，一律先經試用。
2、新進人員一般試用期為1－3個月，試用期表現特別優秀者，經直屬主管呈報上級核准可縮短試用期限，但至少不少於原試用期的一半；若在試用期表現不佳者，可當場予以辭退。
3、新進人員試用期滿後由行政部通知部門經理對其進行試用期考核，考核合格者由行政部辦理轉正手續；考核不合格者若有培訓潛能可考慮延長試用期（最長2個月），否則予以辭退，且不得提出異議。