公司檔案管理制度（精選20篇）
公司檔案管理制度（精選20篇）
在現在的社會生活中，我們都跟制度有著直接或間接的聯絡，制度是指一定的規格或法令禮俗。擬起制度來就毫無頭緒？下面是小編收集整理的公司檔案管理制度，供大家參考借鑑，希望可以幫助到有需要的朋友。
公司檔案管理制度 篇1
一、總則
1、為規範公司檔案的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。
2、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種檔案，同級相關方函、電、來文。其中工程系統與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執行。
3、公司檔案由辦公室統一管理和存檔。
一、檔案的分類
1、外收文：公司從外部接收的政府檔案。
2、外發文：以公司名義向外部發送的檔案。
3、內行文：公司內部下發的檔案，分為正式檔案和臨時檔案（指時效性較強的檔案）。本制度的內行文所指的是正式檔案。
三、內行文的管理
1、內行文的範圍：
凡是以公司名義對內釋出的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀要和會議簡報，均屬內行文範圍。
2、內行文的編號
公司檔案管理制度 篇2
1 目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的體例格式、編制、編號、審批、釋出、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2 適用範圍
適用於公司及各部門檔案和外來檔案的管理。
3 職責
3.1 公司總經辦是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性檔案、法律法規檔案、政府相關外來檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門產生的內部使用的檔案有部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.4 檔案編制、審批、釋出的權責
3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等檔案。
3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度檔案。
3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度檔案。
3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度檔案。
3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系檔案、產品認證檔案，並負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等檔案。
3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規範、產品技術標準、產品設計開發輸出檔案（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規範測試）等檔案。
3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝檔案、操作規程、生產作業指導書等檔案（由打樣工廠負責）。
3.4.8 公司及各部門檔案制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人稽核，總經理批准。
3.4.9 公司及各部門檔案分發布前，應向總經辦提交電子/紙張檔案稽核備案，並獲得檔案號。
3.5 質量體系檔案的編制、稽核、批准、釋出，依《質量手冊》和《檔案控制程式》的規定執行。
4.定義
4.1 檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
4.2 受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的檔案，
4.3 非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。
4.4 外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案。(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等）
5.工作程式
5.1 檔案的分類
5.1.1 檔案屬性分類
（1）質量體系檔案：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程式檔案、質量計劃及質量體系執行過程中形成的檔案。
（2）行政性檔案：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性檔案：公司管理規章制度、工作流程、規範/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。
（4） 技術性檔案：產品標準、設計圖樣、工藝檔案、操作規程、檢驗規程等。
（5） 外來檔案：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供檔案、裝置文件等。
5.1.2 檔案階層分類
（1) 一階檔案：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。
（2) 二階檔案：公司經營管理活動開展所有過程控制的程式檔案。
（3) 三階檔案：管理制度、規範/規定、設計檔案、技術規程、作業指導書、外來檔案等。
（4) 四階檔案：各記錄表單、報表等。
公司檔案管理制度 篇3
一、總則及範圍
為了保持公司技術部的技術檔案；專案資料；專案預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用於技術部的技術檔案；專案資料；專案預算單、決算單的管理。
二、管理業務與分工
1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術檔案各項管理業務的審批及有關事項的確定。
2.技術員。負責總則中所述檔案的保管、收發及按本制度進行技術檔案的管理工作。
三、管理內容與要求
1.技術檔案的種類
（1）技術類檔案
由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。
（2）管理類檔案
由技術部負責的專案的合同；專案資料；專案預算單、決算單等。
2.檔案登記
（1）技術部必須建立《技術檔案管理臺賬》，掌握技術部全部檔案的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數量、檔案編制時間。
（2）檔案接收後，技術員應及時對檔案進行分類編號並作記錄。
3.檔案的歸檔及保管
技術檔案的保管由技術員按檔案型別進行保管。
4.檔案的借用
（1）檔案的借閱應開具借條並由技術部領導批准，方可借閱。
5.檔案的修改與審批
（1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落後的技術檔案時，由技術部該專業的工程師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。
（2）技術檔案確定修改後，由技術部該專業工程師（或專業的業務負責人）填寫《設計更改單》。
《設計更改單》應包括下列內容：
（a）技術檔名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；
（b）更改理由；
（c）會審意見、會審簽名；
（d）設計、工藝負責人簽名；
（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文件形式表現）。
（3）技術檔案的xx與批准
一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批准即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議透過審定後，由技術部負責人簽字後交公司批准。
（4）技術員接到《設計更改單》後，應立即著手工作，更改時，必須把已發出和儲存、儲備的技術檔案一次全部修改完畢以保證技術檔案的統一性（圖紙更改後的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回並登記）。
（5）技術檔案的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。
公司檔案管理制度 篇4
（一）總則
第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種檔案、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類檔案分別由黨委辦公室和厂部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條公文的簽收
1、凡來廠公啟檔案（除廠領導訂啟的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要檔案除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯檔案的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上檔案處理傳閱單，並分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟檔案，廠領導啟封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2、本廠外出人員開會帶回的檔案及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人儲存。
第六條公文的閱批與分轉
1、凡正式檔案均需分別由兩辦主任（或副主任）根據檔案內容和性質閱籤後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦單位聯絡後再分轉處理。
3、為加速檔案運轉，機要秘書應在當天或第二天將檔案送到廠領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條檔案的傳閱與催辦。
1、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
2、閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交機要室，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。
4、檔案閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得兩辦同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。
6、按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
（三）發文的管理
第八條發文的規定
1、全廠上報下發正式檔案的權力分別集中黨委和厂部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
2、各群眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向黨委、厂部提出發文申請，並將檔案底稿分別交兩辦稽核。黨委、厂部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設定與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體檔案由黨委批轉。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的檔案，須由黨委書記或廠長批准簽發。其餘檔案均由分管廠領導批准簽發。
第九條發文的範圍：
1、凡是以黨委、厂部名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2、黨委、厂部下發檔案主要用於：
（1）公佈全廠規章制度；
（2）轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的工廠檔案；
（3）公佈工廠體制機構變動或幹部任免事項；
（4）公佈全廠性的重大生産、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）釋出有關獎懲決定和通報；
（6）其他有關全廠的重大事項；
3、黨委、厂部上行文、外發文主要用於：
（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯絡有關工廠重大生産、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批准後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用厂部檔案釋出。
5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
6、各業務科室與外單位發生的一般業務聯絡，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用厂部名義發文。
（四）發文程式與要求
第十條發文程式規定：
1、各單位元需要發文，應事先分別向黨委、厂部提出申請；
2、黨委、厂部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據黨委、厂部的要求和上級有關指示精神，有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
7、對稽核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經會籤的文稿，應在交付列印前送會籤部門會籤；
9、文稿稽核會籤後，按批准許可權的規定分別呈送黨委、厂部領導審定批准簽發；
10、經領導批准簽發後的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室列印；
11、檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
12、檔案打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的檔案，機要秘書應拒絕蓋印分發。
（五）檔案的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的檔案須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責檔案收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）檔案的。立卷與歸檔
第十五條檔案的歸檔範圍：
1、凡下列檔案統一分別由兩辦負責歸檔：
（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批覆；
（2）黨委、厂部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生産經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；
（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄；
（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
（5）有儲存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
（6）叄加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本廠在會上彙報表言材料等；
（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行彙報的提綱和材料；
（8）反映本廠生産、經營活動、先進人物事蹟及廠領導工作等的音、像攝製品；
（9）工廠日誌和大事記；
（10）工廠向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
2、業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、檔案立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的檔案材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）檔案的銷燬
第十七條對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，兩辦機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。
第十八條經稽核同意銷燬的檔案，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷燬。
公司檔案管理制度 篇5
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進行檔案收文處理。
2、實行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統一交辦公室負責人，辦公室負責人按檔案內容及各部門分工和職責，傳達部門負責人辦理。
3、辦理檔案的有關人員均應簽字，有關工作完成後，將檔案退辦公室存檔保管。經辦人員需要留存的檔案，經總經理或分管副總經理同意後可留存影印件。
4、各部門收到的函件，應交辦公室即時登記，交簽字後2、3條處理。
5、各有關人員注意保密，不得洩露本公司機密。
二、發文
1、公司發文由有關部門起草，建立《發文登記表》，由辦公室統一編號、發出。
2、每次發文須經總經理簽字同意，並留底存欄。
3、各部門對公司所發的內部檔案必須認真貫徹執行。
4、向上級單位呈報的檔案，由辦公室派專人，按公文傳程序序進行。
5、監理專案中的一般業務檔案，需要辦公室列印的，需辦公室主任簽字批准。
三、檔案查詢
1、凡查詢、影印、借閱檔案，均需申請、登記。
2、凡涉及公司經營機密及專案當事人有關機密的文件需經公司領導同意後才能查詢。不允許影印的檔案，只能在公司辦公室查閱，允許影印的檔案，不得帶出公司，只能在公司影印。
公司檔案管理制度 篇6
一、目的
加強檔案檔案管理，規範公司檔案檔案的收集、歸檔程式和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效執行的證據。
二、適用範圍
適用於公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有儲存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，並負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑑定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷燬管理，監控檔案利用和銷燬的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案資訊的利用效率，促進資訊傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，並及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或檔案資料原件或影印件；
3）負責本部門檔案資料或合同影印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
公司檔案管理制度 篇7
一、總則
1、技術檔案是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展並在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術檔案屬於公司所有。
2、為規範本公司技術檔案的管理，確保檔案編制的正確性、完整性，明確技術檔案的編制、簽署、更改、儲存等相關的資料，確保技術檔案的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用範圍:適用於本廠的技術檔案的管理。
二、技術檔案的編制
1、技術檔案包括:技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。
2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品程式設計手冊、機械結構圖、程式設計器件燒寫檔案、可程式設計器件原始碼、硬體程式設計手冊、軟體安裝包、驅動程式、設計評審記錄表。
3)產品除錯階段:產品除錯手冊、產品焊裝明細表、產品除錯記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段:設計開發總結、軟體使用手冊、產品使用手冊。
2、技術檔案的技術要求和資料等必須貼合國家相關標準和規定要求。
3、技術檔案由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術檔案的準確性、合理性負責。
三、技術檔案的提交
1、在產品開發的整個週期中，設計人員必須按照技術檔案規範認真進行各項檔案的編寫工作，以保證技術檔案的完整性。
2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計檔案，並儲存在公司的伺服器中。每當設計檔案發生重大更改後，設計人員都必須重新提交檔案，以便更新伺服器中的檔案，保證開發工作的可靠性。
3、設計檔案的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的檔案類別提交到starteam相應的目錄。
4、對於已提交的檔案，任何人員不得故意在伺服器上進行刪除。
四、技術檔案的歸檔
1、各相關負責人負責技術檔案的稽核和批准；技術檔案的編制必須嚴格執行編制、校對、稽核三級把關制度；明確各級的責、權、利。
2、技術檔案應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、稽核、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術檔案不得用於歸檔。
3、檔案簽署分為紙質檔案簽署、電子檔案簽署和光碟簽署。其中，紙質檔案簽署須在紙質檔案上手寫簽署，電子檔案簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光碟簽署則在光碟封面的標籤上進行總體簽署。
4、各類歸檔檔案經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔檔案要求一式兩套:一套存放在公司伺服器上，供查閱使用；一套刻錄成光碟，做封存保管。
5、用來儲存歸檔檔案的光碟或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光碟的大致資訊，如名稱、編號、簽署資訊等。
6、歸檔檔案時，須填寫《設計專案歸檔資料清單》，並對歸檔檔案進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。
五、技術檔案的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術檔案，不得非法堅持不具許可權的檔案。
2、若因工作需要，須借閱技術檔案，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可經過獲得的授權從公司伺服器上下載相應的檔案進行查閱。
3、對於借閱的檔案，不得私自列印、傳閱，不得洩露借閱檔案的秘密。
4、如有特殊情景需要將檔案轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。
5、檔案閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱檔案，並補充完整《借閱檔案記錄表》。
六、職責追究
各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者洩漏公司的技術檔案，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
公司檔案管理制度 篇8
一、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種檔案，具體由辦公室負責。
二、對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、機要編號的核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人儲存，如職工工作需要借閱的可影印或借用。
四、凡正式檔案在經登記後由辦公室主任（或副主任）根據檔案內容和性質閱籤後，分送領導和承辦部門閱辦，重要檔案或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
五、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
公司檔案管理制度 篇9
機要檔案是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的檔案，機要檔案的管理要做到及時、準確、安全、保密。
一、辦理程式
(一)機要檔案由機要人員簽收、啟封、核對、登記後，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導籤批，檔案應於當日處理，電報、急件隨到隨處理。
(二)按領導籤批的範圍進行傳閱。
(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。
(四)歸檔，交上級部門。
二、傳閱
(一)傳閱檔案要嚴格履行登記手續，按照檔案閱讀範圍進行傳閱。
(二)機要人員要隨時掌握檔案行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對局領導閱後所作的批示，要及時通知有關科室辦理，並做好機要檔案管理，防止檔案丟失。
三、保密
(一)機要人員要忠於職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說的不說。
(二)對於機要檔案，要單獨存放，嚴加保管。
(三)借閱機密、秘密級檔案，需經辦公室主任批准；絕密級檔案一般不外借，確需借閱，需經分管領導批准。
(四)各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密檔案留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密檔案，不得複製或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的檔案，應及時清理收回，分類整理，堅持整潔、清潔。
(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密檔案，應及時送交機要室登記歸檔。
(三)幹部出差、調動工作或離退休時必須將自我使用或傳閱的機要檔案全部退回機要室。
(四)機要人員按上級要求及時將機要檔案收回。
公司檔案管理制度 篇10
1、目的
為規範本公司檔案分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的檔案管理工作。
2、職責
2.1總經理負責公司所有對外發文審批。
2.2管理中心經理負責管理中心檔案的審批。物業部負責管理中心檔案的列印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門檔案的擬製與稽核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的檔案移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司檔案格式、文號及資料的稽核，用印管理、歸檔管理工作。
3、檔案種類
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文:批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文:信函，會議紀要。
4、檔案格式
4.1發文統一使用以上檔案類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定檔案傳送方式及辦理速度，統一在檔案的左上角位置加註。
4.3收文單位。是指用來處理或答覆檔案中有關問題和有關事項的單位。
4.4正文。是檔案的主體部分。檔案制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料:如果該檔案有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；檔案無附件的，無須註明；
4.8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關於書信中具名的位置；如果正文恰好佔滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，並在其上頭加註一行"(此頁無正文)"字樣；落款字型與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應寫發文日期；
4.9.2制度或會議經過的檔案應寫經過的日期；
4.9.3重要的檔案寫簽發的日期；
5、文號
5.1根據檔案類別、發文日期、發文單位及發文順序對檔案進行統一編號；具體文號編制規則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；
5.3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。
6、用印
6.1用印是發文單位對檔案負責的標誌，是檔案合法生效的標誌，對外發文或內部重要檔案都應加蓋印章。
6.2檔案列印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、檔案管理
7.1包括撰寫、稽核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規檔案應儘量列印，並由擬文人仔細校對稽核。
7.3簽發。簽發人對簽發的檔案負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要檔案還須加蓋騎縫印。
7.5發放。由發文部門填寫《檔案發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的檔案，還要填寫《檔案處理單》，夾在檔案前面，一併送有關人員或部門辦理。
7.6收文。檔案管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的檔案登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、檔案編號、發文日期、份數、處理情景、備註等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。
7.8儲存。檔案辦理完畢後，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的檔案匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8、相關文件
8.1文號編碼規則
8.2《檔案編號使用登記表》
8.3《對外發文登記表》
8.4《對內發文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《檔案處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發文格式
8.10對內發文格式
8.11報告總結格式
8.12會議紀要格式
8.13會議記錄格式
9、修訂及實施
9.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。
9.2本規定修訂權在公司。
9.3本規定從二零零四年五月一日實行。
公司檔案管理制度 篇11
局辦公室負責我局對外行文和公文的收發處理工作，為使行文和收文處理規範化，特規定如下：
一、行文
(一)凡以我局名義上報或下發的檔案(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經科室負責人、分管領導初審後，送辦公室核稿，經辦公室核稿後送局領導簽發。重要檔案需由局領導稽核，主管區領導簽發。聯合行文必須同時送有關單位領導會籤，方可發出。
(二)經局領導簽發的文稿交辦公室統一登記、分類編號。由擬稿科室列印、校對、裝訂，上行文由辦公室傳送並催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發。
(三)行文規則參照《國家行政機關公文處理辦法》(國發[XX]23號)有關規定執行，行文流程按局辦公處理系統流程進行。
二、收文處理
(一)所有發至我局的公文(含傳真件公文和附有領導的批示或上級部門轉我局處理的公文)，由局辦公室統一簽收、登記、編號，送局領導閱示或送有關科室辦理。
(二)檔案按辦件、閱件進行分類。辦公室負責人根據檔案內容和規定的傳閱範圍，提出辦文意見，送局領導批示或交有關科室閱辦。需要辦理的公文，經請示局領導後辦理，辦公室根據檔案內容、領導批示予以催辦。
(三)對急辦件，辦公室應立即將檔案送交局領導批閱。領導不在時，辦公室應根據檔案內容及時限要求，交相關業務科室或人員辦理。事後及時向局領導彙報並做好督辦工作。
(四)一般公文透過局內網辦理和傳閱。保密檔案一律由辦公室專人傳送。
(五)凡外出開會、學習帶回的檔案及材料原件須交辦公室登記存檔。
三、保密檔案收發管理
(一)遵守公司統計報表管理制度，保密資料統一由本局兼職保密員收發、傳遞、清退和銷燬，並嚴格把好收發關、傳閱關、清退關“三關”。
(二)制發文件時，經辦人要根據檔案、資料的內容和定密範圍，標明密級、保密期限，確定傳送範圍、數量，送局領導審批後印發。
(三)保密檔案、保密資料必須在辦公室內進行傳閱，未經批准不得擅自擴大傳閱範圍;不準擅自影印或抄錄保密檔案，不得將檔案帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經局領導批准，並要妥善保管。
(四)影印保密檔案、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密檔案、保密資料拿到社會上營業性場所影印。
(五)借閱保密檔案、保密資料須按閱讀範圍借用，並辦理登記、簽字手續。用完後，要及時歸還。
(六)對保密檔案、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。
(七)銷燬保密檔案、保密資料時，必須登記造冊，經主管局領導批准，送區保密局指定的地點處理，嚴禁將檔案出賣給廢品收購站。
公司檔案管理制度 篇12
1、學校各部門對學校以上檔案的收發，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的檔案要有專人保管，並按要求定期交回。
2、收發檔案有登記。收到上級檔案後，由專人拆封，認真核對份數，統一編號，及時登記；向下發文時，明確份數，嚴格履行發文登記（簽字）手續。
3、傳閱檔案有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱範圍不擴大。
4、借閱檔案有手續。借閱秘密檔案要嚴格履行領導籤批，本人（借閱者）簽字手續，閱後及時歸還。
5、繳毀檔案有清單。對清繳上來的檔案，按規定該存檔的存檔，該上繳的'上繳，該銷燬的銷燬，無論是存檔，上交或是銷燬，都必須分類列出清單備查。
6、存放檔案有專櫃。需要繼續儲存的檔案，要設專櫃專人分類保管，存放檔案的室內要有晝夜值班人員，確保檔案管理安全。
7、秘密檔案不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任並予以必要的紀律處分。
8、上級召開會議由領導帶回的檔案，一律交文秘人員登記，保管幹部調動工作，事先要把檔案交清。
公司檔案管理制度 篇13
一、一般
1.技術檔案是我們公司的核心秘密，是我們公司持續發展和在市場上堅持強勢競爭力的有力保證，公司的技術檔案歸公司所有。
2、為規範公司技術檔案管理，明確檔案編制的準確性、完整性、技術檔案編制、簽名、變更、儲存等相關資料，確保技術檔案的準確性和有效管理，特制定本制度。
3、適用範圍：適用於本廠技術檔案管理。
二、技術檔案的編制
1、技術檔案包括：技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括：
1)開發計劃階段：計劃設計、質量保證概述、設計開發計劃書、檢查要求
2)開發設計階段3360原理圖、列印佈局、產品程式設計手冊、機械原理圖、程式設計裝置燒錄檔案、可程式設計裝置原始碼、硬體程式設計手冊、軟體安裝包、驅動程式、設計審查記錄表
3)產品除錯階段3360產品除錯手冊、產品焊接明細表、產品除錯記錄、產品驗證記錄
4)產品維護階段3360設計開發摘要、軟體使用手冊、產品使用手冊
2、技術檔案的技術要求和資料等必須遵守國家相關標準和規定要求。
3.技術檔案由技術開發部等相關部門編制，各部門要對技術檔案的準確性、合理性負責。
三、提交技術檔案
1.在產品開發的整個週期內，設計師應根據技術文件規範認真完成各文件的編寫工作，以確保技術文件的完整性。
2.在產品開發的每個階段，設計師都必須及時提交設計檔案並儲存在公司的伺服器上。每當設計檔案發生重大更改時，設計師都必須重新提交檔案，更新伺服器上的檔案，確保開發工作的可靠性。
3、設計檔案的提交以starteam為準，設計師應根據提交的檔案類別提交到starteam的相應目錄。
4.對於提交的檔案，任何人都不能故意從伺服器中刪除。
四、技術檔案的保管
1、各相關負責人負責技術檔案的審查和批准。技術檔案編制必須嚴格執行編制、校對、審查三級把關制度。明確各級責任、權利、利益。
2、技術文件必須在標題欄的編號、名稱、日期、設計、校對、審計、批准等欄中籤名完備，簽名不完善的技術文件不能用於存檔。
3.檔案簽名分為紙質檔案簽名、電子檔案簽名、光碟簽名。其中紙質文件簽名必須用手寫在紙質文件上，電子文件簽名必須作為註釋簽署starteam，光碟簽名必須作為一個整體簽署光碟封面上的標籤。
4、各種存檔檔案確認後，簽名完成後才能進行存檔工作。歸檔檔案應在公司伺服器上保留1套2套3360套以供審閱。把一套烤成光碟保管。
5.應在用於儲存歸檔檔案的光碟或其盒子上貼上標籤，標籤上應顯示光碟的大致資訊(如名稱、編號、簽名信息等)。
6.歸檔檔案時要填寫《設計專案歸檔資料清單》，對歸檔檔案進行實際完整的規範性檢查，合格後才能歸檔。
五、技術檔案貸款
1.任何職員不得個人傳閱技術檔案，不得非法堅持未經授權的檔案。
2.如果工作需要，需要借用技術檔案，請要求相關領導批准，並填寫《借閱登記表》。然後，您可以獲得相應的批准，從公司伺服器下載該檔案並進行審閱。
3.對借來的檔案不能私自印刷、傳閱，不能洩露借來的檔案的秘密。
4.如果有特殊情況，需要將檔案轉交他人或攜帶，必須得到相關領導的批准。
5.查閱檔案後，應在相關人員監督下徹底刪除貸款檔案，並補充整個《借閱檔案記錄表》。
六、追究責任
各部門要嚴格遵守上述規定，如果因不遵守上述規定而丟失或洩露公司技術檔案，公司將根據相關秘密規定受到罰款處罰和公司內部處罰，情節嚴重的人將保留追究法律責任的權利。
公司檔案管理制度 篇14
1.技術檔案分為“受控”個“非受控”檔案兩大類。“受控”檔案指與質量管理體系執行的有關檔案。
2.檔案的更改須填寫《檔案更改申請單》由負責人簽字後方可更改並標識，檔案更改幅度較大時，予以換版。換版檔案下發後，必須將原檔案由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.檔案領用者，因檔案丟失或者損壞需要領用新檔案時，到行政部填寫《檔案處理單》，經常務副總稽核、批准後方可領用。
4.檔案管理者、檔案持有者要派專人管理檔案，並保持文字清晰，外來借閱者需填寫《檔案借閱登記表》，經常務總經理批准後方可借閱。
5.作廢檔案銷燬時，由該部門填寫《檔案處理單》，由總經理稽核、批准後統一銷燬。需要留用的加蓋“作廢留用章”後方可保留。
6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批准，統一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。
7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、資料準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改並簽名。
8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經常務副總批准後辦理借閱手續借閱，公司人員經行政部部長批准後，辦理借閱手續。
9.質量記錄的管理和儲存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、儲存期按《質量記錄清單》的要求實施。
10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類並裝訂，行政部負責歸檔並規定期限儲存。
11.質量記錄銷燬：對於超過儲存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總稽核批准後，進行銷燬並填寫《質量記錄銷燬清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章後由行政部統一儲存。
12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。並留有記錄，填寫《監督檢查記錄》，發現問題及時進行糾正。
公司檔案管理制度 篇15
1目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的格式、編制、編號、審批、釋出、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用範圍
適用於公司各類檔案的起草、審查、審批、釋出、執行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
3.2受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的檔案。
3.3非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。
3.4外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門產生的內部使用的檔案由部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
4.3檔案編制、審批、釋出的權責
4.3.1各部門負責制定部門職責範圍內的制度檔案。
4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系檔案、程式檔案、管理檔案。
4.3.3人事行政部為公司檔案規範化統籌管理部門，負責公司檔案立、改、廢的稽核(核稿)、釋出、彙總。
5檔案分級分類
5.1檔案分級
5.1.1一級檔案：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行為的概述性檔案或制度彙編類檔案等的系統檔案。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。
5.1.2二級檔案：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的檔案。
5.1.3三級檔案：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術檔案、操作規定、規範、專案管理檔案、公文等，包括具體的作業方法和標準。
5.1.4四級檔案：表格、表單類檔案，凡記錄作業結果所用的表格等。
6檔案編號、標識與控制
6.1檔案編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+檔名稱+檔案順序號+時間
注：各部門代號
部門程式碼部門程式碼部門程式碼部門程式碼
6.2檔案的標識與控制
檔案分受控與非受控兩種，在管理體系執行的有關場所應用的檔案及提供給稽核機構的檔案為受控檔案，以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的檔案為非受控檔案，不作標識;
長期有效的檔案予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;
一次性或短時間有效的檔案過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
7檔案編制、稽核、批准和釋出
7.1行政檔案與管理性檔案的編制與審批
(1)公司級行政性檔案：公司組織機構設定、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性檔案：如人力資源管理制度、技術檔案管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門行政性檔案：各部門因部門管理及工作開展所需求釋出的通知/通告，由相關職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性檔案稽核由人事行政部填寫《公司內部業務便籤》，部門負責人稽核，常務副總批准、審閱和簽發。
(5)公司及各部門所有管理性檔案的稽核由人事行政部填寫《檔案審閱簽發單》，部門負責人稽核，常務副總批准、審閱和簽發。
7.2檔案歸檔、發放、保管
7.2.1檔案歸檔
(1)經審批後的檔案，人事行政部負責填寫“檔案/記錄目錄”，並且將電子檔和紙張檔案同時歸檔。
(2)各部門收到的檔案由部門負責人或指定人員保管。各部門的“檔案/記錄目錄”應定期予以更新，並將影印件交人事行政部編制/更新公司《受控檔案清單》。
7.2.2檔案發放
公司受控檔案、記錄由人事行政部負責按以下範圍發放：
(1)管理手冊、程式檔案和公司管理檔案下發至各部門;
(2)作業檔案、記錄下發至使用檔案的相關部門;
(3)各個部門都要使用相應檔案、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢檔案;行政辦公室擬定《檔案發放登記表》按上述規定範圍發放檔案，並註明發放數量，填寫發放編號，並由領用者簽名。
(4)檔案接收部門應指定人員接收檔案，收文者要在《檔案發放登記表》中籤名。
7.2.3檔案保管與借閱
(1)檔案保管：所有經批准釋出的檔案皆應登記編目並歸檔保存於檔案的歸口部門，檔案持有者使用有效版本，並確保檔案清晰易於識別。
a、行政檔案正本、管理檔案存放在人事行政部。
b、技術檔案正本按檔案歸口存放於檔案產生的技術部門。
c、外來檔案正本依檔案分類存放於檔案室及相應的檔案接收部門。
(2)各部門需要借閱檔案時可向檔案歸口部門辦理借閱手續，各部門檔案管理人員應建立“檔案借閱登記表”，管理檔案的借出和歸還。
(3)存放與硬碟和軟盤的檔案應有備份，並作出版本標識，採用密碼進行保護，限定查閱及使用範圍，由授權使用的人員進行操作。
(4)檔案的持有者若跨部門調動或離職，應辦理檔案交接、歸還手續。
7.3檔案的更改與回收作廢
7.3.1檔案更改
(1)當檔案不適應需要更改時，由檔案歸口部門提出，並實施具體更改工作，檔案更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的檔案應進行同步更改。
(2)檔案更改的起草、稽核、批准由原檔案起草、稽核、批准部門/人員按負責填寫《檔案更改/評審單》並實施更改。
(3)檔案修改內容較少時，可以採用劃改、換頁的方式進行更改;單檔案更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。
(4)公司檔案更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關係為：每版檔案同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，檔案換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)檔案更改內容必須及時到達檔案使用場所，對檔案的宣貫、實施情況有檔案歸口部門進行檢查，並確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用檔案時及時發現檔案的問題，提出檔案更改意見。
7.4檔案的作廢與銷燬
(1)各部門使用中的檔案已被更改且有新版檔案釋出時，原檔案應作廢收回，作廢的原版檔案由人事行政部按原發放數量回收，並登記標明回收日期。
(2)檔案作廢或換頁換版時，對已回收的作廢檔案由行政辦公室及時銷燬，並記錄在《檔案銷燬(留用)記錄表》中，若需保留作廢檔案時要在檔案上標註“作廢”字樣。
(3)各類檔案的儲存期按《檔案管理制度》的規定執行。
7.5外來檔案管理
7.5.1外來檔案接收與歸口
(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來檔案，由人事行政部統一收集管理，並建立《外來檔案清單》。
(2)外來檔案由接收部門或形成檔案部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執行的檔案由公司總經理審批後，交由相關部門傳閱執行，履行完畢後，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。
7.6保密檔案的管理
7.6.1保密檔案及保密資訊在形成後、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密資訊以載體形式歸檔後，交由檔案室負責管理。
7.6.2保密檔案的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：
檔案密級發放、傳閱範圍
絕密公司核心領導、絕對資訊形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的物件
機密公司部門負責人以上人員，機密資訊形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的物件
秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的物件
公司檔案管理制度 篇16
1、醫院檔案、印章和介紹信由院辦公室主任指定專人保管，嚴防失密、失竊、丟失。
2、介紹信由院辦公室統一編號，存根由辦公室統一保管。一般情況不得帶空白介紹信外出，如遇特殊情況，須經有關領導批准。
3、外借、摘抄、複製檔案須經主管領導批准，由管理人員辦理手續。
4、印章由專人管理，不準隨身攜帶，用印須經領導批准，並登記。
5、保守國家機密，發現遺失檔案、材料和洩密事件，要及時查明原因，並進行追查、處理。
公司檔案管理制度 篇17
為了搞好監理檔案及資料的日常管理工作，使其納入標準化、規範化，系統化的軌道，結合本工程專案實際情況，公司制定了'施工階段資料管理制度'期，要求監理部按本實施細則執行：
（一）監理檔案及資料按照綜合檔案類、圖紙類，質檢資料類，進度控制檔案類，計量支付類，施工原始記錄類進行分合同、分類歸檔。
（二）綜合檔案類按照竣工驗收檔案、月報及工程總結、監理及承包合同、變更設計檔案、一般檔案類歸檔。
1、竣工驗收檔案包括竣工驗收鑑定書、竣工驗收報告、交工驗收申請、批准檔案。
2、月報及工程總結包括月形象進度報表，監理月報，年中、終及最終工程總結報告。
3、監理及承包合同包括監理服務協議書、各合同段承包合同以及補充協議書。
4、變更設計檔案類包括變更會議紀要、工程變更設計申請表、變更令，應分合同按順序歸檔。
5、一般檔案類包括業主、承包人來文，監理辦下發通知、工作指令，監理會議紀要，監理規劃及實施細則以及其他檔案類。業主、承包人來文按收文時間分類歸檔，監理部下發通知、上報檔案按成文時間單獨歸檔；會議紀要及工作指令分合同按時間順序分別歸檔；監理規劃及實施細則單獨歸檔。
（三）圖紙類包括設計及施工圖紙、變更設計圖紙。圖紙類分合同按路線、路基、路面、橋涵、防護、斷面圖、變更設計圖順序分別歸檔，其中變更設計圖按下發的時間順序排列。
（四）質檢資料類按試驗檢測報告、測量資料、現場質檢資料、質量檔案類歸檔：
1、試驗檢測報告包括各種原材料試驗報告、砼及砂漿配合比試驗報告、砼及砂漿強度試驗報告、擊實試驗報告、壓實度試驗報告、穩定土強度試驗報告、水泥劑量試驗報告、油石比試驗報告、篩分試驗報告、其他各種試驗報告、外購材料（產品）合格證書。試驗檢測報告應分類、分合同按工程單位劃分分類歸檔。
2、測量資料類包括導線、水準複測成果表、施工測量放樣單、各項工程高程測量結果、線路測量結果、測量原始紀錄。導線、水準複測成果表單獨成冊，施工測量放樣單、高程、線位、原始記錄分合同按照工程單位劃分分類歸檔。
3、現場質檢資料包括分項開工報告、檢驗申請單、質檢表及檢測結果、質量檢驗評定表、中間交工證書分合同按工程單位劃分依據分項開工、檢驗申請、質檢表、質量檢驗評定表、中間交工證書順序分類歸檔。
4、質量檔案類包括質量事故處理報告、停工、復工令分合同分類歸檔。
5、試驗資料類由試驗專業工程師統一收集整理歸檔，測量資料類由測量專業工程師統一收集整理歸檔，質檢資料由各合同組長統一收集整理歸檔，質量檔案類由綜合組統一收集整理歸檔。
（五）進度控制檔案類包括總進度圖（表）、計劃、批准檔案，分期進度圖（表）、（月、季、年）計劃、批准檔案，開工令，開工報告，施工組織設計，有關進度的往來檔案。分合同依時間順序分類歸檔。
（六）計量支付類包括中期計量支付證書、計量支付報表、中間計量表、質檢資料、開工預付款支付證書、材料預付款支付證書、終期支付證書及附件資料，分合同依時間先後順序分類歸檔。
（七）施工原始記錄類包括監理日誌、天氣、溫度及自然災害等記錄、施工照片集、其他各種原始記錄，分合同段分類歸檔，其中監理日誌由各監理工程師、現場監理員填寫。
（八）所有監理檔案及資料除試驗、測量、質檢類外統一由綜合組收集整理歸檔。
（九）所有往來檔案必須由綜合組做好收發文記錄。
（十）所有檔案盒必須建立檔案清單目錄，後附備考表。
（十一）所有儲存檔案必須清晰，原則上儲存原件。
（十二）建立檔案閱辦制度及登記請單。
（十三）所有文件由綜合組在微機上做好檔案索引並儲存。
（十四）年終由綜合組對本年度所有檔案進行清查、登記、整理。
（十五）工程結束按業主竣工檔案編制辦法對監理檔案進行歸檔、上報。
公司檔案管理制度 篇18
1、醫院內部檔案由職能科或辦公室擬稿，辦公室主任核稿，院長簽發，辦公室同意行文。
2、上級下發的檔案由院辦公室收文登記，送交院長閱批，由院辦室督促有關職能科辦理，所有來文均先交院辦公室統一登記。
3、凡收文、發文、文電、公函等檔案及外出開會、檢查工作帶回的檔案資料均需交院辦公室登記。
4、送交各部門的檔案應定期收回，對到期未退的應進行催退，院辦公室定期對所管檔案清點、對帳，保證檔案不遺失。
5、醫院下發的各類檔案、通知，各科應及時傳達，妥善保管，不得遺失，傳達貫徹情況，科主任須在檔案上簽字。
6、院辦公室對需歸檔的檔案應根據檔案的作者、內容、文種、時間等特徵組卷，並於次年三月底前向檔案室移交。
7、醫院下發的重要檔案，各病區、科室應及時傳達貫徹，病區負責人或科室主任簽字，並在規定時間上交院辦公室歸檔備查。
公司檔案管理制度 篇19
檔案的收發、閱批、執行、催辦工作是醫院實施有效行政管理的重要途徑，各級領導和部門必須執行如下規定:
1、由上級機關下發的各類行政、政工、醫療科研教學和後勤等方面的下行檔案，都應由醫院辦公室簽收登記，各職能部門和個人不能私自簽收儲存檔案。
2、醫院辦公室主任負責對各類收文的審閱，並按檔案性質送有關主管領導或部門傳閱和執行。院級領導批閱一般檔案不超過三天，重要檔案立即批閱。
3、各職能部門對院領導批示檔案應在規定時間抓好落實，落實後應將執行情況與原檔案一併返回院辦。
4、院辦文秘人員負責對檔案批轉及執行過程中的督促、檢查，有權對延誤工作的部門提出批評。
5、執行檔案批轉過程中的簽收、登出規定，對丟失檔案、延誤工作者應予批評，嚴重影響工作造成損失者向院領導提出處理意見。
6、各類檔案在批轉過程中必須使用規定的紙張和筆(鋼筆、毛筆)書寫，字跡要工整。
公司檔案管理制度 篇20
1、醫院內部檔案由職能科或辦公室擬稿，辦公室主任核稿，院長簽發，辦公室同意行文。
2、上級下發的檔案由院辦公室收文登記，送交院長閱批，由院辦室督促有關職能科辦理，所有來文均先交院辦公室統一登記。
3、凡收文、發文、文電、公函等檔案及外出開會、檢查工作帶回的檔案資料均需交院辦公室登記。
4、送交各部門的檔案應定期收回，對到期未退的應進行催退，院辦公室定期對所管檔案清點、對帳，保證檔案不遺失。
5、醫院下發的各類檔案、通知，各科應及時傳達，妥善保管，不得遺失，傳達貫徹情況，科主任須在檔案上簽字。
6、院辦公室對需歸檔的檔案應根據檔案的作者、內容、文種、時間等特徵組卷，並於次年三月底前向檔案室移交。
7、醫院下發的重要檔案，各病區、科室應及時傳達貫徹，病區負責人或科室主任簽字，並在規定時間上交院辦公室歸檔備查。