檔案收發管理制度5篇
檔案收發管理制度5篇
在不斷進步的社會中，各種制度頻頻出現，制度是指一定的規格或法令禮俗。一般制度是怎麼制定的呢？下面是小編整理的檔案收發管理制度，歡迎大家借鑑與參考，希望對大家有所幫助。
檔案收發管理制度1
檔案管理內容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內部上報下發的各種檔案、資料。按照統一收發集中管理的原則自即日起本公司各類檔案外來和內發統一由總經辦歸口管理
一、收文的管理與公文的簽收
1.公司所有檔案(除董事長、總經理訂啟的外)均由總經辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對政府部門發來的檔案要進行檔案、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門並登記差錯檔案的文號。
二、公文的編號保管
1.檔案拆封和簽收後應及時附上“檔案處理傳閱單”作分類登記編號、保管。
2.本公司外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交總經辦進行登記編號保管，不得個人儲存，如職工工作需要借閱的可影印或借用。
三、公文的閱批與分轉
1.凡正式檔案均需由總經辦主任或行政主管根據檔案內容和性質閱籤後由收發員分送領導和承辦部門閱辦，重要檔案或急電應立刻呈送主管領導或分管領導閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電郵、單據等可由總經辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的檔案應同各部門聯絡後再分轉處理。
3.為加速檔案運轉收發員應在當天或第二天將檔案送到領導和承辦部門如關係到兩個以上部門應按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。
四、檔案的傳閱與督辦。
1.傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
2.閱讀檔案應抓緊時間當天閱完後應在下班前將檔案交收發員，閱批檔案一般不得超過兩天閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”總經辦應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件如確係工作需要要辦理借閱手續以防止丟失洩密。 4.檔案閱完後應交收發員切忌橫傳。
5.總經辦對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得總經辦同意後，予以影印或摘抄原件應及時歸檔儲存。
6.按照閱文範圍。一線員工。一般由有關部門定期組織學習相關檔案。或由總經辦通知到單位閱文。
五、發文的規定
1.公司上報下發正式檔案的權力分別集中總經辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
2.各下屬公司、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向總經辦、行政辦公室提出發文申請並將檔案底稿分別交總經辦、行政辦公室稽核。總經辦、行政辦公室同意發文方可按公司發文規定設定與業務分工統一歸口以密×字、政×字發文。各分公司團體檔案由總經辦批轉。
3.對公司影響較大，涉及多個以上領導分管範圍的檔案，須經公司領導班子研究決定後批准簽發。其餘檔案均由主要領導批准簽發。
六、發文的範圍
1.凡是以公司名義、總經辦、行政辦公室名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2.總經辦、行政辦公室下發檔案主要用於：
(1)公佈公司規章制度
(2)轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的檔案
(3)公佈公司體制機構變動或幹部任免事項
(4)公佈單位重大建設、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定
(5)釋出相關獎懲決定和通報
(6)其他相關重大事項
3.總經辦、行政辦公室上行文、外發文主要用於：
(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定
(2)同兄弟公司聯絡有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常工程、技術、管理、建設工作中有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由各部門書面或口頭自行通知執行一般不用發文。
5.各部門如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發會議紀要。
七、發文程式規定
1.總經辦、行政辦公室同意發文後，主辦部門應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿
2.草擬文稿必須從本公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫
3.文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿部門與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級
4.總經辦應根據董事長和總經理有關指示精神，相關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿
5.經總經辦審查修改後的文稿，送分管領導核稿對文稿內容、質量負責
6.對稽核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚
7.文稿稽核總經辦簽署後，按批准許可權的規定分別呈送董事長、總經理處審定批准簽發
8.經領導批准簽發後的文稿交總經辦收發員統一編號送打字室列印
9.檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名
10.檔案打字後，由總經辦派專人按數印刷，再由收發員分發並檢查落實情況。
八、檔案的借閱和清退
各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人同意，對有密級的檔案須分管領導或總經辦主任同意後方可借閱。
借閱檔案應嚴格旅行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
總經辦收發員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
檔案的立卷與歸檔範圍
1.凡下列檔案統一分別由總經辦收發員負責歸檔
(1)上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批覆(2)總經辦、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等
(3)高層會議、行政辦公會議、中層幹部會議、全體職工大會以及各種例會記錄(4)總經理辦公會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等(5)有儲存價值的人民來信來訪記錄及處理結果
(6)參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本單位在會上彙報表言材料等(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行彙報的提綱和材料
(8)反映本單位生產活動、先進人物事蹟及領導工作等的音、像攝製品(9)單位日誌和大事記
(10)單位向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
九、立卷要求
1.檔案立卷應按照內容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持檔案、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的檔案材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、檔案的銷燬
1、對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，總經辦應定期清理造冊，並按上級有關規定辦理申請銷燬手續。
2、經稽核同意銷燬的檔案，應在總經辦收發員文書和正副主任以及分管領導的共同監督下銷燬。
檔案收發管理制度2
第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據區建設局關於文書處理的有關規定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。
第二條 檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種檔案、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類檔案(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有檔案(除領導訂啟的外)均由收發員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要檔案除外)。在簽收和拆封時，收發員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，並登記差錯檔案的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發員(文書) 拆封和簽收後應及時附上"檔案處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交收發員(文書)進行登記編號保管，不得個人儲存，如職工工作需要借閱的可影印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式檔案均需由辦公室主任(或副主任)根據檔案內容和性質閱籤後，由收發員(文書)分送領導和承辦部門閱辦，重要檔案或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同各單位聯絡後再分轉處理。
3.為加速檔案運轉，收發員(文書)應在當天或第二天將檔案送到領導和承辦部門，如關係到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 檔案的傳閱與催辦。
1.傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
2.閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交收發員(文書)，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。
4.檔案閱完後，應交收發員(文書)，切忌橫傳。
5.辦公室對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。
6.按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發文的管理
第八條 發文的規定
1.單位上報下發正式檔案的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
2.各群眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向黨支部、行政辦公室提出發文申請，並將檔案底稿分別交黨支部、行政辦公室稽核。黨支部、行政辦公室同意發文，方可按黨、政機構設定與業務分工統一歸口以黨×字、政×字發文。群眾團體檔案由黨支部批轉。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管範圍的檔案，須經領導班子研究決定後批准簽發。其餘檔案均由主要領導批准簽發。
第九條 發文的範圍：
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發檔案主要用於：
(1)公佈單位規章制度；
(2)轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的檔案；
(3)公佈單位體制機構變動或幹部任免事項；
(4)公佈單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5)釋出有關獎懲決定和通報；
(6)其他有關重大事項；
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發文主要用於：
(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯絡有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由各科室書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。
5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
(四)發文程式與要求
第十條 發文程式規定：
1.各科室需要發文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；
2.黨支部、行政辦公室同意發文後，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4.文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；
5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6.經辦公室審查修改後的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；
7.對稽核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經會籤的文稿，應在交付列印前送會籤部門會籤；
9.文稿稽核會籤後，按批准許可權的規定分別呈送黨政領導審定批准簽發；
10.經領導批准簽發後的文稿交辦公室收發員(文書)統一編號送打字室列印；
11.檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
12.檔案打字後，由辦公室派專人按數印刷，再由收發員(文書)分發並檢查落實情況。
(五)檔案的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的檔案須分管領導或辦公室主任同意後方可借閱。
第十二條 借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
第十三條 辦公室收發員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
(六)檔案的立卷與歸檔
第十五條 檔案的歸檔範圍：
1.凡下列檔案統一分別由辦公室收發員(文書)負責歸檔：
(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批覆；
(2)黨支部、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層幹部會議、職工委員會以及各種例會記錄；
(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
(5)有儲存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本單位在會上彙報表言材料等；
(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行彙報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產活動、先進人物事蹟及領導工作等的音、像攝製品；
(9)單位日誌和大事記；
(10)單位向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
2.業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.檔案立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的檔案材料，要求在下年度7月份以前整理完。
(七)檔案的銷燬
第十七條 對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，辦公室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。
第十八條 經稽核同意銷燬的檔案，應在辦公室收發員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監督下銷燬。
檔案收發管理制度3
1.目的：為適應當前資訊系統管理需要，充分節約紙張辦公，公司檔案採用山西四建網站、飛信平臺、電子郵箱等電子檔案的形式進行傳遞和管理。使檔案能及時傳遞到使用場所，確保檔案的適用性、有效性，防止失效或作廢檔案的使用。
2.適用範圍：適用於公司、分公司、專案部檔案管理過程。
3.職責
3.1董事長負責批准企業綜合管理手冊。
3.2總經理負責批准各系統管理分手冊。
3.3公司各分管領導對本系統檔案進行審批，管理者代表負責稽核各管理手冊中質量、環境及職業健康安全標準有關內容。
3.4公司辦公室負責對公司紅標頭檔案和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位檔案的收發統一控制管理。
3.5企業管理部負責組織企業管理手冊的編寫，組織檔案介面討論，負責其發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性檔案的適用性，負責山西四建網站及飛信平臺上釋出的電子檔案的管理和電子郵箱地址的管理工作。
3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業指導書、目標指標等管理性檔案的會籤、發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，並組織實施與管理。
3.7各職能部門識別出適用的法律法規標準規範及其他要求，儘量在網路中查詢，並下載，由企業管理部上傳到山西四建網站，資源共享。質量監控部、安全監控部、技術管理部每年釋出一次與質量、環境、職業健康安全、技術相關的適用法律法規及其他要求清單。
3.8公司職能部門、分公司、專案部設專兼職檔案管理員對檔案進行接收、發放等管理；
3.9分公司辦公室負責收集各專案部郵箱地址，並及時將檔案傳遞到檔案的使用場所。
檔案收發管理制度4
第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據集團公司有關規定，結合我集團的實際情況，特制訂本制度。
第二條 根據檔案資訊依賴儲存介質的不同可將檔案分為電子版檔案和紙質版檔案。按性質種類區分：行政類〈有關規章制度、事項決策、通知、會議紀要等〉，業務類〈有關業務合同、客戶函件等經營事項〉，人事類〈有關人員招聘、安排、獎懲等〉，技術類〈有關技術標準、工程技術檔案等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內容主要包括上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種檔案資料、合同、CAD圖、效果圖、預結算檔案、財務帳套、資產配套的說明書、保修卡等。
第三條 公文的簽收
1.公司所有檔案(除領導或各部門訂閱的辦公檔案外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，辦公室文秘需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，並登記差錯檔案的文號。
第四條 公文的編號保管
辦公室文秘拆封和簽收後應及時附上"檔案處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。 2.本公司外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交辦公室文秘進行登記編號保管，不得個人儲存，如員工工作需要借閱的可影印或借用。 第五條 公文的閱批與分轉
1.凡正式檔案均需由辦公室主任(或副主任)根據檔案內容和性質閱籤後，由辦公室文秘分送承辦部門經理和承辦部門閱辦，重要檔案或急件應立刻呈送總經理(或分管副總經理)閱批後分送相關部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及多個公司或部門會辦的'檔案，由辦公室負責與各公司、各部門聯絡後再分轉處理。
3.為加速檔案運轉，辦公室文秘應在接到檔案的當天或第二天將檔案送到承辦部門經理和承辦部門，如關係到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第六條 檔案的傳閱與催辦
1.傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、員工宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
2.閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交辦公室文秘，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。
4.檔案閱完後，應交辦公室文秘，切忌橫傳。
5.辦公室對檔案負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔。
6.按照閱文範圍，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由辦公室通知到單位閱文。
第七條 發文的規定
1.單位上報下發正式檔案的權力分別集中在集團辦公室、集團人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。如若確屬工作合作關係、可傳送工作聯絡單。 2.部門需要向上反映彙報重要工作或向下安排佈置重要工作要求發文時應分別向集團辦公室、各分公司辦公室提出發文申請，並將檔案底稿分別交辦公室稽核。辦公室同意發文，方可擬定發文。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管範圍的檔案，須經領導班子研究決定後批准簽發。其餘檔案均由主要領導批准簽發。
第八條 發文的範圍：
1.凡是以集團辦公室、集團人事部、各分公司辦公室名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要，均屬發文範圍。
2.集團或各分公司辦公室下發檔案主要用於：
(1)公佈單位規章制度；
(2)轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的檔案；
(3)公佈單位組織機構變動或人事任免事項；
(4)公佈單位重大生產、技術、管理、行政、生活福利等工作的決定；
(5)釋出有關獎懲決定和通報；
(6)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；
(7)其他有關重大事項；
3.集團各單位日常生產、技術、管理工作中，有關圖紙、技術檔案、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由各部門書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。
第九條 發文程式規定：
1.各部門需要發文，應事先向集團或各分公司辦公室提出發文申請；
2.集團或各分公司辦公室同意發文後，主辦部門應以不違反國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。
4.文稿擬好後，擬搞人應填發文申請單，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人。
5.辦公室應根據公司領導指示和有關制度規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6.經辦公室審查修改後的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容負責)；
7.對稽核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經會籤的文稿，應在交付列印前送會籤部門會籤；
9.文稿稽核會籤後，按批准許可權的規定分別呈送相關領導審定批准簽發；
10.經領導批准簽發後的文稿交辦公室文秘統一編號送辦公室列印；
11.檔案列印初稿，應由擬稿人校對，並簽名；
12.檔案打字後，由辦公室派專人按數印刷，再由辦公室文秘分發並檢查發文的落實情況，向辦公室主任彙報檔案抵達情況。
第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人簽寫，辦公室主任簽字，並填寫檔案借閱單，對有密級的檔案須分管領導或辦公室主任同意後方可借閱。
第十一條 借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
第十二條 辦公室主任對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
第十三條 檔案的歸檔範圍：
1.凡下列檔案統一分別由各公司辦公室文秘負責歸檔：
(1)政府部門來文，包括上級對單位報告、申請的批覆；
(2)集團或各分公司辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；
(3)公司及部門各種會議記錄；
(4)公司組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報等；
(5)有儲存價值的來信來訪記錄及處理結果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本單位在會上彙報材料等；
(7)政府領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行彙報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產活動、先進人物事蹟及領導工作等的音、像攝製品；
(9)工作日誌和公司大事記；
(10)單位向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
2.各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負責立卷歸檔。
第十四條 立卷要求
1.檔案立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的檔案材料，要求在下年度7月份以前整理完
第十五條 檔案的時效性
是指檔案內容在一定時間階段是有效的，超過這個時間段，該檔案上記載的資訊則是無效的，只供備查使用。超過時效性且無儲存價值的檔案。進入檔案的銷燬管理程式。 第十六條 檔案銷燬流程
對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案（紙張），辦公室應定期責成相關職能部門辦理申請銷燬手續，認真填寫檔案資料銷燬申請表，對無價值檔案進行銷燬，並登記造冊。 第十七條 檔案銷燬要求
經稽核同意銷燬的檔案，應在檔案管理員和資料分管領導及辦公室主任的共同監督下銷燬。對銷燬的檔案，必須化為紙漿或焚燬，不準出賣和作它用。參與銷燬文件的員工要在“檔案銷燬清冊”上簽字，以示負責，未經審批，任何人不得私自銷燬檔案材料。
檔案收發管理制度5
一、編制目的
為維護公司檔案收發和輪閱的規範性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。
二、適用範圍
本制度適用於公司檔案收發和輪閱的管理。
三、相關職責
1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發和輪閱檔案。
2.綜合辦公室負責檔案收發和輪閱管理制度的管理。
四、檔案收發程式
1.凡上級和有關部門發、送本公司的檔案,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。
2.收到檔案要及時拆封,及時分送。綜合辦公室檔案收發每天不少於一次,對需送閱的檔案應登記後及時送閱。時效性較強的會議通知和檔案等,應立即交總經理閱籤。
3.各類檔案送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,並提出擬辦意見。
4.經總經理批辦的檔案,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需影印、列印的檔案,則由承辦部門按規定辦理。
5.各職能部門需要發文件,先由各職能部門自行擬稿,經部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經理稽核,最後由總經理簽發。
6.收到已簽發的檔案後,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印製份數,並逐項將檔案標題、文號、發文日期、印編份數等記入發文登記簿。同時,留二份與底稿一併歸檔。
7.檔案材料一般由各職能部門裝訂封發,送綜合辦公室郵寄。機密和掛號檔案在封發時需註明,由綜合辦公室按有關規定辦理。
五、檔案輪閱程式
1.檔案輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱檔案一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將檔案送回,待後補閱。
2.輪閱時不得擅自將有關輪閱檔案取走。確因工作需要借閱的,應經辦公室負責人同意,辦理有關登記手續,借閱時間一般不超過五天,影印件應妥善保管。
3.檔案輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,並按規定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發之日起執行。
2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。