關於文秘人員時間管理的調查報告

關於文秘人員時間管理的調查報告

　　在經濟飛速發展的今天，需要使用報告的情況越來越多，其在寫作上具有一定的竅門。我敢肯定，大部分人都對寫報告很是頭疼的，下面是小編收集整理的關於文秘人員時間管理的調查報告，供大家參考借鑑，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　一、民營企業對文秘專業人才的需求

　　民營企業是本院文秘專業學生的主要就業方向之一。據沈建紅先生等人的調研結果，首先作出民營企業需求文秘專業人才有關情況的報告。

　　文秘專業是一個傳統的人文類基礎性專業，隨著市場經濟的迅速發展，整個社會對文秘人才的需求狀況正在發生深刻的變化。民營企業在不斷崛起的過程中，急需中高階文秘人員。用一位民企老總的話說：像我們這樣規模較大、發展較快的民營企業要選幾名“像樣”的文秘人員都很難，其他中小企業更難了。這說明許多民營企業都想擁有“像樣”的文秘人才。

　　那麼，民營企業究竟需要什麼樣的文秘人才?他們急需的文秘人才應具備哪些素質和職業能力、知識結構?高職院校應如何順應民營企業的需要培養適用性人才?這些都是高職院校應該弄清和考慮的問題。為配合我校文秘重點專業建設與教學改革工作，本課題組於去年下半年起至今年6月，開展了旨在為文秘專業改革提供依據的民營企業需求情況的調查活動，目標是調研民企對文秘人才的需求，瞭解民企對文秘人才的綜合素質、知識結構和專業技能等方面的要求。此次調研活動以民營企業為調查物件，重點走訪了12家民營企業，主要採取走訪面談、問卷調查以及資料調研等方式，發放問卷並回收110多份，在訪談和問卷中獲取了大量的第一手資料。

　　透過調研活動得出結論：文秘人才的需求前景看好，民營企業對文秘人才的需求十分注重素質和能力需要。因此，高職文秘專業的教學改革應以社會需求為導向，重視人才的綜合素質、專業知識和職業技能的培養，突出企業特色和適用性，以增強文秘專業人才的就業適應性。

　　從需求數量上看，被調查的民企 100％均表示需要文秘人才。在回答今後三年平均每年需要文秘專業畢業生人數時，90％以上的單位選1—2個，另有近10％的單位選了3—5個或更多。這說明民企對文秘人才的需求有一定的空間。

　　從需求層次上看，80％以上的單位選擇了大專(高職)畢業生，只有不到 20％的單位表示需要本科及本科以上的畢業生。這顯示，民企對文秘人才的需求比較注重實際，一般認為受過文秘大專層次教育已夠用。不少民企認為，他們急需的是文秘專業方面的適用人才，看重的是文秘人才的專業素養、技能和事務能力，並非僅以學歷高低為條件。

　　從需求的秘書型別上看，65％的單位選了複合型秘書，這表明，當前複合型人才最受歡迎，其次為應用型秘書· (15％)、創新型秘書(10％)，另有5％的單位分別選了操作型秘書、技術型秘書。

　　調查反映，民營企業對文秘人才的素質需求是多元化的，但都存有“德才兼備”的傾向。據統計顯示，民營企業注重的文秘專業畢業生的綜合素質，從高到低依次是：思想和道德素質 (33％)、文化素質(27％)、業務素質 (13％)、心理素質(8％)、團隊協作精神和溝通協調能力(5％)等。大部分單位在招聘文秘人員時最看重的是基本素質，如品德修養、靈活程度、努力程度和知識面等，可以概括為“要素質而不求專業精”。

　　素質中，“德”為首，可見“德”在民營企業的重視程度。思想和道德素質方面選擇較多的是：職業道德(75％)、事業心(63％)、良好人際關係(43％)、吃苦耐勞精神 (38％)、忠於職守(28％)。

　　文化是知識經濟時代的顯著特徵，其高低在很大程度上影響著個人的整體工作水平。因此，民企對文化素質的重視程度排第二位。最注重文秘人員的文化素質是從高到低依次是：掌握紮實的專業技術知識(38％)、掌握寬闊的專業知識(28％)、瞭解一般的人文科學知識(26％)、掌握相關學科知識(16％)、瞭解一般的社會科學知識(4％)。

　　業務素質往往會直接影響工作效率，民企注重的文秘畢業生的業務素質依次是：獨立工作能力 (42％)、組織管理能力(35％)、實際操作能力(28％)、創新能力(23％)、獲取加工和利用資訊的能力 (10％)。

　　良好的心理素質也是民企關注的因素，當今社會是一個充滿競爭和挑戰的多元化社會，文秘人員能否適應新時代並謀求工作的成功，很大程度上取決於個人心理素質的強或弱。民企最注重畢業生的心理素質是易於投入、熱情工作的心理(40％)、自信心(37％)、自主主動工作(25％)、追求卓越、渴望成功(11％)、開放樂觀(9％)。

　　值得一提的`是，團隊協作精神與溝通協調能力越來越為民營企業所看重。有位民企的人事主管說，企業需要的是溝通能力強、有親和力，能夠運用自己良好的溝通能力與企業內外有關人員接觸，能夠合作無間、同心同德、完成組織的使命和目的的人。平時在學校參加社團、組織策劃完成過大型活動的學生最受歡迎，這些學生到了工作崗位後，很快能融入團體，順利開展工作。

　　調查顯示，民營企業最看重的文秘專業畢業生的前五項綜合能力，依次為語言表達能力、人際溝通能力、應變能力、實踐能力、文字表達能力。文秘從業人員必須具備這五種綜合能力才能適應現代民營企業的要求。認為文秘從業人員應該具備的職業能力，按重視程度，依次為職業道德、敬業精神、專業素養、使用和維護現代辦公裝置的能力。

　　民營企業在錄用文秘專業畢業生時最看重的能力因素是“專業水平”(26％)，其次是反映專業能力、溝通能力、心理素質等綜合能力的“面試的第一印象”(19％)；再次是“社會實踐經歷”(18％)。此外，“外語水平”(15％)和“計算機水平”(9％)，而這兩項也可以視作專業能力。專業水平是民企最看重的素質，它是文秘專業學生就業能力的基礎。

　　另據問卷調查顯示，在被調查單位中對應聘秘書崗位的畢業生是否獲得秘書職業資格證書表示重視的佔35％，一部分單位表示不會十分在意，關鍵是看是否真正具備秘書的職業技能，當然有的話最好；對獲得電腦操作等級證書重視的佔55％，但對是否獲得外語等級證書卻100％表示重視。

　　在問到文秘專業畢業生除了文秘專業知識外，最需要掌握的其他知識時，民企的老總選擇最多的是經濟管理、科技等方面知識，會計、統計和財務管理等方面知識以及企業管理知識、法律知識等。

　　大部分民企認為高職學生最需要進一步培養的能力是：敬業精神、知識能力水平、文化素養和吃苦耐勞精神。在問到高職畢業生與其他重點或名牌學校的畢業生在知識能力水平上有否明顯差距時， 85％的民企單位認為有一定差距，還有的認為有明顯差距。在問到高職生就業中存在的主要問題，大部分民企單位認為是高職院校的人才培養規格和質量目前還難以滿足社會的需求，高職生的知識結構還不能完全適應經濟的快速發展。

　　據調研顯示，民營企業對文秘專業人才的需求有很多的共性，概括起來有四個特點，一要有良好的工作態度，有謙虛好學的品行；二要肯吃苦耐勞，學會適應環境；三是注重情商，善於溝通協調、與人共事；四要一專多能，有能勝任文秘工作的綜合素質、能力，屬複合型通才。

　　調研中我們發現，民企需要的文秘人員實際上是“綜合文秘”。因單位規模相對較小，文秘分工不是太細，文秘人員身兼多職，往往集文秘工作、財務、統計、人事、檔案管理等多種工作於一身，除了必須具備的文秘專業知識和能力之外，還要掌握其他非文秘專業的基礎知識。不僅要具備辦文辦事、熟悉掌握現代辦公裝置的能力，還要有熟悉駕馭語言的能力和較強的社會活動能力。他們既要為企業領導當“門面”、當“視窗”，搞接待、公關，還要為企業領匯出謀獻策、輔助決策。

　　此外，商務秘書、涉外秘書將會成為民營企業需要的秘書主要型別。在市場經濟舞臺上，企業的秘書不僅要懂得涉外法規、涉外禮儀、涉外經濟，還要明白商務方面的資訊，瞭解企業的產銷規律和特點，具有一定的策劃能力和營銷能力。適應民企的客觀需要，文秘人員要學習涉外法規、現代企業管理知識和現代生產技術，掌握相關資訊資料，學習和運用法律知識，履行好依法辦事的責任，適應企業的新需要。

　　民營企業秘書的參謀諮詢作用相對於其他型別的企業更為突出。企業為了在激烈的市場競爭中獲勝，更需要高層次、高水平的秘書為自己當好參謀，以增強企業的競爭力。一個好的秘書不僅要做好本職的分內工作，還是主管“上司”的好參謀、好助手，有些事情要替“上司”考慮周全，甚至在不影響關係的前提下，有效地引導“上司”開展各項工作，這是新時期對民企文秘人員提出的新要求。

　　隨著民企經濟的發展，民企對文秘人員的文化素養要求越來越高。文秘人員不僅要以“文化”一員的身份參與、促進企業文化的發展，又要以對外使者的形象去展示企業文化的理念與內涵。要以自己獨有的專業特長參與企業文化建設。從企業外在形象來說，從廠房樣式、環境裝飾、標語口號到廠徽設計、節假日氛圍佈置等，基本都是靠文秘人員來承擔。內在形象更是無邊無際，從公關、禮儀、交流、會議、辦案等都是文秘工作的範疇。

　　根據調研，對文秘專業教學改革提出幾點建議

　　1．從“行政秘書”模式向“企業秘書”模式轉化。隨著國家機構改革的深入和公務員制度的全面實施，文秘專業高職生大部分將無可選擇地進人企業就業。作為一種培養應用型專門人才的高職秘書教育，應順從秘書工作職業崗位由行政秘書到企業秘書的趨勢變化，面向我國各類所有制企業特別是廣大民營企業辦學，樹立鮮明的企業特色，圍繞現代企業所需的秘書型別來組織教學改革，無論是在課程設定還是具體授課內容的安排上，都必須突出企業特色，並強化企業秘書的綜合職業技能訓練，使學生畢業就能就業，成為深受現代企業歡迎的文秘人才。

　　2．以“應用性”為主旨，整合文秘專業課程體系。對文秘專業相關課程進行整合。不再強調學科的系統性、完整性、理論性，而以實用性、技能性為特點，刪除陳舊課程，合併重複課程，適當精簡必修課程，以實用、夠用為主；增設選修課程，開設企業文化學、企業管理學；相容公共關係類課程，設立社交禮儀、現代人際關係學、商務談判實務等課程；突出現代文秘特色，設立辦公自動化、涉外文秘、外語交際口語、計算機文秘應用軟體和汽車駕駛技術等類課程，補充新興科技的發展、世貿組織對文秘工作的影響和要求等內容，以確保教學內容的先進性。

　　3．注重職業能力培養，全面實施素質教育。實行人才培養模式的轉變，要著眼於對學生五種素質和三種能力的培養。五種素質是指德、識、才、學、體五個方面，德包括道德品質、職業素養、個性心理品質三個層次；識是指見識；才是指才能；體是指體魄。三種能力，一是指語言能力，即要有較強的文字寫作能力，又要有較好的口語表達能力，即精通國語，又諳熟外語；二是獨立的分析與解決問題的能力，不僅要掌握嫻熟的專業知識和專業技能，還要掌握獲取資訊、處理與利用資訊的能力。三是創新能力的培養，是指文秘人員創造性地貫徹領導者的意圖，為領導者工作提供最佳服務的能力。這些基本素養對於將來從事文秘專業學生而言可能比理論知識與專業技能更為重要。特別是要培養良好的人格特質，主要包括敬業、奉獻、誠實、可靠，善於與他人合作、有吃苦耐勞的精神等，這些是民營企業衡量文秘人才的重要標準，高職院校要加強對文秘專業學生這些方面的職業素養與人格特質的教育與培養。

　　4．強化職業技能訓練，探索多證多能教學模式。合理設定實踐課程，精心設計課程實訓、實習、社會實踐，使學生獲得從事秘書職業所需的知識和技能，並獲得進入秘書職業所需的秘書職業技能鑑定證書。在文秘專業實踐體系中，使秘書基本技能與現代資訊科技運用、人文素養、國家秘書職業標準相結合，強化學生的現代商務、現代辦公裝置應用、人際交往和企業管理等職業技能訓練。提倡多證多能，要求文秘專業學生在取得專業文憑的基礎上，持有多種能力證書，如文秘職業資格證，普通話證書，外語、計算機等級證書，汽車駕駛證以及電子商務、報關員等資格證書，提高畢業生的就業競爭力。

　　5．重視人文精神，強化人文素質教育。秘書作為一種綜合性、服務性、文化性很強的職業，不僅要具備秘書職業崗位要求的實際應用能力，又因其服務過程中包含著豐富的文化內涵，還須具有較高的人文素養。學校可搭建文秘專業需要的文化平臺，結合學生社團，課內與課外結合，開展利用地方特色文化為載體的人文素質教育與實踐活動，讓學生加深對地方文化的解讀與體味，促進學生運用能力的提高。與地方文化產業骨幹企業合作，建立強化人文精神、創新人文素質教育的實踐基地，組織文秘專業學生到企業去感受企業精神，體驗企業文化，使學生獲得廣泛的人文知識和技能。

　　本次調查我們力求客觀、真實地反映民營企業對文秘人才的需求，盡力為高職文秘專業教學改革、提高文秘專業學生就業適應性、更好培養適應民營企業需求的專門人才提供依據和建議。儘管在調查過程中我們的調研工作會存在著侷限性，在思考分析中會出現一些偏差，但我們相信，這些具有實踐應用價值和參考意義的調查研究成果定會促進高職文秘專業建設和教學改革的健康發展。

　　二、珠三角部分地區近期職場對文秘的需求

　　據《廣州日報》報道，近期珠三角用人單位對秘書的需求量逐漸增大，秘書職位正在走俏。以東莞市為例，統計資料表明20xx年8月和9月該市的文秘崗位大約達到1500多個。

　　以往只負責抄抄寫寫的秘書，往往給人“花瓶”的印象。如今秘書工作被劃分到行政管理範疇，主要是幫助經理分擔日常事務，職責涉及到文件資訊管理、會議和約會的安排、起草信函和檔案以及內部和外部的溝通等各方面，已經成為一個公司、單位不可或缺的職位。

　　同時，對文秘職位的要求有了提高。在招聘會現場發現，不少招聘單位要求秘書具備人際交往、文件管理、計算機運用等多方面能力以及靈活性、獨立性、耐心細緻和敬業精神。

　　一位企業負責人稱，在不同規模的公司，對秘書人才的要求也不同。一些處於起步階段的公司和人員配備較少的辦事處，比較青睞多才多藝的“全能型”秘書；而一些大企業、大單位，由於分工細緻，更需要與專業對口的“專才”。為了獲得高工資，文秘可以透過培養額外技能來使自己變得稀缺，從而提升自己的人力資本價值。

　　據介紹，文秘培訓課程設定囊括商務文秘、企業管理、職場商務禮儀、社交口才、日常英語、專案代表、談判技巧、求職技巧等八大方面。

　　同時瞭解到，秘書待遇差別甚大。來自江西的陳小姐表示，雖然她在某公司擔任秘書一職已近兩年時間，但底薪只有千餘元，而且兩年來也未曾有過調薪。她很想跳槽去待遇好點的企業，但是在人才市場內轉過幾圈後發現，要不就是外企門檻太高，自己的能力達不到，要不就是一些簡單性的文書工作，工資水平和目前相差無幾。

　　業內人士介紹，一般來說，秘書職位所需的職業技能是一種通用性的技能，因此可替代性較強，由此造成該職位的流動性較大，職員的工資相對不高。但在一些知名企業，若由普通文員提升為總裁或經理的專職秘書，在待遇方面差別甚大。