個人檔案管理制度8篇
個人檔案管理制度8篇
在快速變化和不斷變革的今天，制度對人們來說越來越重要，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。那麼相關的制度到底是怎麼制定的呢？下面是小編精心整理的個人檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。
個人檔案管理制度1
一、為規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔範圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、專案方案、通知等具有參考價值的檔案資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支援。
3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4、各部門專用的收、發文件資料，按檔案的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的檔案必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。
七、檔案的借閱
1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接透過檔案管理員辦理借閱手續。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委託書的內容執行。
4、檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷燬
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷燬期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷燬審批表》交總經理辦公室主任稽核經總經理批准後執行。
3、凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷燬；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷燬。
4、經批准銷燬的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的《公司檔案資料銷燬審批表》和將要銷燬的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久儲存。
5、在銷燬公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷燬。
個人檔案管理制度2
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業錄用的具有本市城鎮戶口的員工，其原始資料由本企業調入、保管。
2、凡本企業錄用的具有城鎮常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿後，按本企業調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經批准不調檔者或逾期未調檔者企業有權與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑑別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規定：
（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批後，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。
（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一儲存或使用後統一銷燬。
（3）員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續後，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。
（4）非本企業人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程式，人資行政部協調辦理。
（5）員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批後，由人資行政部辦理。
5、員工業績、培訓檔案：
員工業績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的影印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
（1）人資行政部負責員工的培訓、業績檔案的整理歸檔及日常管理。
（2）員工培訓、業績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業績檔由人事文員管理。
（3）部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業績檔案。
（4）員工培訓、業績檔案按國家有關檔案管理規定記入員工的人事檔案。
（5）員工離職後，員工的培訓、業績檔案由人資行政部留存作為備查。
個人檔案管理制度3
檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史檔案的一種專業，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。透過提供檔案資訊為社會實踐服務，是檔案管理工作區別於其他工作的特點之一。
檔案保管制度
一、嚴格執行檔案收集、整理、保管、鑑定、提供利用與銷燬等有關制度和規定，確保其完整、系統和安全。
二、檔案按檔號排放，檔案櫃編順序號，庫房內懸掛相關檔案資料管理規章和制度。
三、借出的檔案須按時歸還，利用後的檔案應隨即放回原處。
四、不得竊取、出賣和塗改檔案，違者追究法律責任。
五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防黴工作。
六、做好庫房溫溼度的監控與登記工作。
七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點，發現問題及時處理。
檔案保密制度
一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規和制度。
二、查閱涉密檔案或內部材料，須經有關部門和辦公室負責人批准，必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續，註明查閱目的和內容。
三、未經批准，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、複製、傳播具有保密性質的檔案內容。
四、因需要經批准摘錄或複製涉密檔案材料的，須妥善保管，用後銷燬，如發生涉密問題，後果由利用者負責。
五、不歸檔的重份檔案及內部材料，須交由學校集中銷燬。
六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規定的，視情節輕重按有關規定處理。
檔案利用制度
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委託者，還須出具他人上述任一證件（含影印、傳真件）及委託查閱申請書。
二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職範圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批准；查閱珍貴檔案時，以影印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批准，並辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。
四、提供利用檔案時，按學校有關規定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意塗改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。
七、未經主管校領導批准或辦公室授權，任何單位、個人無權公佈檔案內容。
檔案室人員崗位職責
一、積極宣傳黨和國家關於檔案管理的法規、條例。
二、遵守各項檔案業務規章制度。
三、維護檔案的完整、系統和安全，定期檢查檔案保管情況，改進檔案保護技術，嚴守國家機密。
四、積極開展諮詢服務；熱情接待檔案利用者，迅速、準確提供所需檔案和資料。
五、深入基層，開展對兼職檔案員的業務培訓和指導工作。
檔案鑑定制度
一、在主管校領導主持下，由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑑定組，按照分工，個人初鑑、集體審查，具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發展的觀點鑑定其價值，準確把握歸檔範圍和保管許可權，有異議時由鑑定組裁定。
三、檔案達到開放期，由鑑定組作出是否向社會開放的決定。
四、檔案保密期滿，由鑑定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿，由鑑定組提出銷燬或延長保管期限的意見，經主管領導批准後，方可存、毀。
六、銷燬檔案前登記造冊（註明題名、數量、鑑定時間、參加鑑定人員）；銷燬時由3人執行；事後在清冊上註明銷燬日期並簽字；清冊歸檔。
安全與消防制度
一、庫房重地，非本室工作人員不得擅入。
二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。
三、做好安全巡查工作，下班時關好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應熟悉消防器材的效能及使用方法；做好消防器材的保養更新工作，使之可靠有效。
五、發生火警、火災要迅速報告，並全力撲救。
檔案資料管理制度
一、檔案管理
1、文書人員在起草檔案之前，應首先了解事情的背景、起草該檔案的目的及所需注意事項，並收集相關素材，做好前期的準備工作。
2、文書人員在起草檔案的過程中，要做到內容詳實、準確並根據檔案的性質及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達方式，做到適時、貼切。
3、各種檔案在下發之前要經總經理審閱，檔案下發時要迅速、及時，並做好下發記錄；若是一些需要回收的表格和檔案，還要做好事後的回收工作。
4、檔案下發後要及時進行整理存檔；對於回收的資料也要及時整理存檔。
5、有限定發放範圍的檔案，要注意做好相關的保密工作。
二、檔案資料管理
1、檔案資料在收發借閱存檔銷燬各環節中，應嚴格登記。
2、借閱檔案應在借閱指定地點進行並在指定期限內按時歸還，借閱檔案資料時嚴格按照檔案密級管理為準執行，同時辦理檔案資料借閱手續。
3、所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內歸還，若發現丟失的要及時追查處理，並且及時採取補救措施；對絕密的檔案資料要在主管的監督下進行核對，必須做到物單相符。
4、借閱的文件資料未經領導批准，不得隨意擴大閱讀範圍，否則將進行嚴肅處理。
5、機密、絕密類文件資料如需複製和摘抄，必須經總經理批示。
6、收發傳遞和外出攜帶絕密類檔案時，應由指定人員負責，並採取必要的安全措施。
7、對各類文件資料應指定其存檔期限，以便及時清理。
8、在部門主管安排、監督下，定期對退檔資料進行銷燬，並且及時在文件目錄上做出更改，確保現有文件資料與目錄清單一致。
9、檔案櫃中的資料應保持乾淨、整潔、明瞭。
10、各部門文件負責人對自己所負責儲存的文件資料要有詳細的目錄，對有價值的文件要及時備份並做好保密工作，若因丟失、檔案備份不及時或洩露相關機密，從而給公司帶來損失的，視情節輕重予以責任人相應的處罰。
11、文件資料負責人對所有儲存文件要按順序分類存放，同時做出相對應的文件目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文件目錄中及時新增。
12、若文件負責人離職時，須按文件目錄清單做好工作交接，按照文件目錄清單與現存文件核對，如果出現物單不符，給公司造成損失的，視情節輕重予以責任人相應處罰。
13、新接管檔案管理的負責人要儘快熟悉負責儲存的文件，繼續做好文件的儲存、保密工作，並及時對文件進行更新、備案。
14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續不嚴謹造成檔案資料丟失的要追究相應責任。
個人檔案管理制度4
一、我係所有學生素拓檔案均由系團總支素拓部管理，只有素拓部學生幹部以及各班素拓認證小組才可使用，其他無關人員不得隨意翻看及借閱。若確實有需要，需翻看或借閱，須經系領導同意。
二、各班素拓小組在借閱素拓檔案時必須經得素拓部負責人同意，並在相應的記錄本上做好記錄後方可使用，否則一律不得使用。
三、如在翻看或借閱檔案的過程中出現損壞、遺失等問題，系素拓部將追究相關人員的過失，並從重處罰。
四、各班素拓認證小組在系素拓部的統一部署下，每隔一定時間歸一次檔，歸檔時間由素拓部決定。
五、各級各部門在進行素拓檔案填時，必須堅持公平、公正、公開的原則，仔細、認真完成本項工作，凡出現徇私舞弊及出現重大失誤者，一律嚴肅處理。
個人檔案管理制度5
一、目的
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證影印件、學歷學位證影印件、離職證明、合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關係，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規範。
員工入職前,人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，並登記於《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二)，並在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久儲存。
當在職員工的資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等)，應將資料影印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。
對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑑別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。
員工離職檔案每月清查，存檔，檔案儲存原則上三年後方可銷燬(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。
人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三)，行政人力資源部經理批准後方可查、借閱。
任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
所有批准後借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閱後到期未歸還者、歸還損壞、私自影印檔案者、
遺失者依照公司檔案管理的規定。
人力資源部查、借閱登記，並在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。
3、查、借閱檔案注意
塗改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
擅自影印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
查、借閱者擅自洩露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷燬
公司任何個人和非經同意銷燬員工檔案資料。
某些檔案到了銷燬期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷燬審批登記》(附表五)，經行政人力資源部經理批准後銷燬。
經批准銷燬的人事檔案，人力資源部須核對，將批准的《公司員工人事檔案銷燬登記》和將要銷燬的人事檔案登記並歸檔，登記表永久儲存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批准後，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
個人檔案管理制度6
1、把檔案轉至生源地，由所在地級市的人事局接受。
適合物件：比較適合準備在生源地範圍內就業的畢業生和暫時不想就業的畢業生。
優點：在生源地就業後辦理手續簡單點方便。
缺點：兩年內如離開生源地就業，需重新辦理改派手續。
2、把檔案留在學校
xx年國家下發檔案，允許畢業時尚未落實單位的畢業生戶口、檔案留校兩年。特落實工作單位後，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的'，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發放就業報到證。
適合物件：適合有就業願望但尚未就業的畢業生。
優點：學校誠信度較高，代為保管戶口關係和檔案不收取額外費用。
缺點：畢業生檔案留校只是延長了擇業期，與學校沒有人事隸屬關係，涉及人事關係的證明都不能出具。
3、把檔案轉至就業代理或人才交流中心。
適合物件：比較適合創業、靈活就業的畢業生。
優點：易於畢業生解決一些實際問題。
缺點：由於畢業生與指導中心交流相對少，容易造成資訊不暢。
最後提醒學生，如果檔案自己拿著超過當地規定的一定期限就會變成死檔，需要到當地管理檔案處啟用。
個人檔案管理制度7
為加強檔案管理工作，提高檔案工作質量，更好地為單位工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理的規定，結合本局檔案工作的實際，制定本制度。
一、檔案立卷歸檔制度
為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地儲存本單位在各項活動中形成的檔案材料，供領導工作決策和各項工作服務，特制訂本制度。
1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應當歸檔並具有儲存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。
2、本局領導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的檔案材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據為已有。
3、檔案歸檔範圍，按餘姚市檔案局的有關規定收集。
4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，並按規定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。
5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔範圍要求，負責收集全部應歸檔檔案、基建、聲像等材料。
6、局辦公室財務人員應在次年的六月底前，按規定立卷歸檔，暫由財務人員儲存一年後，移交檔案管理人員。
7、電子檔案實行集中統一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按照同類紙質檔案的規定定期完成。
8、各科室根據歸檔要求，在應歸檔電子檔案產生時打上相應的標記；把經辦過程中的情況隨時記錄在相應的檔案中；辦理完畢的電子檔案應在規定期限內進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子檔案進行分類集中複製，編制機讀目錄和《歸檔電子檔案登記表》。
9、歸檔電子檔案的著錄應符合國家檔案著錄規則基本要求。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發現問題及時補救。
10、各科室一般應及時將上年度應歸檔的電子檔案向辦公室歸檔，移交時做到資料完整、內容準確、利用安全、編目規範、帳目一致、手續清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字後各執一份。
11、檔案管理員負責電子檔案歸檔前的監督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收後的統一編目、保管、開發利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的位元組數、檢索條目等著錄專案與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。
12、隨著計算機技術和裝置的更新、發展，對庫存電子檔案應進行同步更新複製或補救新版本，歸版或有問題的載體仍需儲存三年。
二、檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是存入各類檔案的重地，庫房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內。
2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮溼、防光、防塵、防鼠、防蟲等設施，並採取必要的預防措施和設定必要裝置，確保檔案的安全。
3、庫房內要保持適應的溫度和溼度。根據季節不同氣候變化加強管理，做好每日的溫、溼度記錄。
4、庫房內經常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查庫房，關好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房內嚴禁吸菸，確保庫房安全。
5、庫房內檔案分類存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便於查詢。不得在庫房記憶體放個人物品或堆放雜物。
6、要定期進行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質的檔案要及時進行修補複製。庫藏檔案因移交、遺失等登出帳卡時，要查明原因，儲存依據。
7、電子檔案應配備專用的電子檔案櫃，每年定期備份，規範存放歸檔電子檔案和數字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝置；環境溫度選定在17℃-20℃，相對溼度選定在35%-45%。
8、檔案管理員調動工作時，應在離職前辦好檔案庫房的交接手續。
三、檔案查閱利用制度
1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續，填寫"借閱登記表"。查閱黨組會議記錄須註明借閱用途，並經黨組主要負責人批准。
2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經分管領導審批後，予以查閱。
3、查閱檔案，只限於在指定場所進行，未經批准，不得將案卷帶出綜合檔案室。
4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。
5、查閱檔案和需影印（部分或全部）檔案材料的，應在利用效果登記表上註明，並經登記。
6、數字檔案查詢一般透過網上進行，查閱者透過網上檔案查詢系統查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請後，按檔案查借閱許可權從網上發往借閱者。借閱者一週內須將網上查閱的電子檔案發回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質檔案。
7、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、汙損、塗改、劃槓、折角、添字等，如發現有上述情況者，按《檔案法》規定進行必要處理。
8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數字檔案的查閱，查閱者需按要求在網上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進行登記，以更好地為社會主義現代化建設服務。
四、檔案保密制度
1、檔案管理員要增強保密觀念，嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規定的保密紀律，不得洩露所藏檔案的內容，不準出賣、盜竊檔案機密，違者按情節依法懲處。
2、定有密級檔案、資料，統一由專人收拆登記，傳送時不得以普通郵件寄發。
3、已歸檔的機密、秘密檔案、資料，只限於直接需要的部門和人員使用，查閱時須經分管領導批准。
4、各科室暫時儲存的機密、秘密檔案、資料，應妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用後立即歸檔。
5、對定有密級的檔案、資料，未經密級審批單位批准，一般不准翻印和摘抄。摘抄保密檔案、資料的工作筆記本，調離工作時收回登出。
6、不得擅自擴大檔案、資料的閱讀範圍，確因工作需要攜帶秘密以上檔案、資料外出，須經領導批准。
7、不歸檔的秘密及內部（重複或多印）檔案、資料，均應登記造冊，經主管領導批准，按規定統一銷燬，不準擅自處理和當廢紙出售。
8、數字檔案要求配備專門工作人員負責計算機系統的管理工作，設定計算機作業系統使用者口令，安裝防毒軟體，並及時更新。嚴禁在計算機上執行各種來歷不明的軟體、遊戲等。
9、保密的電子檔案資料資訊不得直接或間接與網際網路或其他公共資訊網路連線，必須實行物理隔離。
10、對已儲存的電子檔案資料進行修改時，要建立修改臺帳。有儲存電子資料檔案的計算機送維修時，應將有關資料的內容清空、刪除或將硬碟摘除，並做計算機修理登記。
11、嚴格注意口頭保密，做到守口如瓶，執行保密紀律，在公共場所、投稿、通訊、通電中，不得洩漏及涉及機密事項。電子檔案資料錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得洩露所接觸檔案內容。
12、定期組織或結合安全保衛工作，進行保密教育和保密檢查。
五、檔案鑑定和銷燬
為了全面地考察室藏檔案的價值，確保室藏檔案的質量，定期對一些已到保管期限的檔案材料進行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：
1、室藏檔案的鑑定應堅持全面的、歷史的、發展的觀點，嚴肅而認真地去複審和制定每一件檔案的價值，不得帶有隨意性。
2、室藏檔案的鑑定工作在鑑定小組的統一組織和安排下進行，邀請被鑑定的單位有關人員參加，根據檔案的保管價值，對保管期限滿的檔案材料及時地開展鑑定工作。
3、經鑑定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內繼續做好組卷歸檔工作。對已失去利用價值和儲存價值的檔案材料，需銷燬的，由鑑定小組提出鑑定意見，編造銷燬清冊，未經登記造冊，不得擅自銷燬檔案。
4、屬於保密範圍的歸檔電子檔案，如儲存在不可擦除載體上，應連同儲存載體一起銷燬，並在網路中徹底清除。不屬於保密範圍的歸檔電子檔案可進行邏輯刪除。
5、銷燬檔案時，要有兩人以上監銷，監銷人員在銷燬前應認真清點核對，在銷燬清冊上籤章，並將銷燬情況報告鑑定小組，銷燬清冊應列入綜合檔案室全宗卷永久儲存。
6、嚴禁任何人、任何部門擅自銷燬各類室藏檔案和數字檔案。
六、檔案管理員工作職責
1、熱愛本職工作，刻苦鑽研業務，努力提高工作效率，為本單位的兩個文明建設服務。
2、加強與各級、各部門的聯絡，做好本單位需歸檔檔案材料的收集整理工作，保證其完整、及時歸檔。
3、堅持原則，保守機密，嚴格執行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度，提高警惕，防止失密洩密等事故發生。
4、要妥善保管好數字檔案室系統登入帳號和密碼，不得洩露他人，密碼應該定期更改。自覺做好檔案資料的維護與管理，定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，保證數字檔案的安全保密。
5、積極開展檔案利用，及時、準確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項工作和領導決策服務。
6、做好檔案統計工作和利用效果反饋記錄。
7、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防黴、防塵、防鼠咬的"八防"工作，達到檔案無丟失、無黴變、無差錯。
個人檔案管理制度8
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證影印件、學歷學位證影印件、離職證明、合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規範。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，並登記於《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），並在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久儲存。
1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料影印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1．5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。
1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑑別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案儲存原則上三年後方可銷燬（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批准後方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批准後借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱後到期未歸還者、歸還損壞、私自影印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。
2．5人力資源部查、借閱登記，並在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1塗改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自影印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3．3查、借閱者擅自洩露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷燬
4．1公司任何個人和非經同意銷燬員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷燬期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷燬審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批准後銷燬。
4．3經批准銷燬的人事檔案，人力資源部須核對，將批准的《公司員工人事檔案銷燬登記》和將要銷燬的人事檔案登記並歸檔，登記表永久儲存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批准後，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。