菸草工業採購計劃管理最佳化策略論文
菸草工業採購計劃管理最佳化策略論文
摘要：採購計劃管理是實現精益採購的關鍵環節之一，本文以福建中煙工業有限責任公司為例，分析了公司現有的採購計劃管理模式以及存在的不足，提出了在採購計劃編制、採購計劃績效考評及採購計劃資訊化管理等方面的最佳化措施和解決方案，對精益採購的計劃管理環節進行了初步探索。
關鍵詞：菸草工業精益採購採購計劃管理現狀方案最佳化
一、背景概述
2013年，國家局出臺了《菸草企業採購管理規定》，對菸草行業的採購行為從採購範疇到採購計劃，從採購實施到採購全過程監管，都提出了具體的要求；2014年，是菸草行業全面推行精益管理的開局之年，精益管理已成為行業能否持續健康發展的必要之行，成為企業能否實現轉型升級的關鍵之舉，其中，也對作為精益管理的重要一環——精益採購，提出了更為明確的方向：菸草企業應以質量、價格、技術和服務為依據，以降低採購成本、提高採購效率為切入點，建立健全物資採購保障體系，實施科學決策和有效控制，著力推進精準預測、精準採購與精準供應。因此，精準預測採購需求，科學合理編制採購計劃，是企業開展采購工作流程的第一步，也是確保企業實現精益採購的關鍵一步。
二、福建中煙採購計劃及實施的整體情況分析
1.採購計劃管理組織運作模式。經過近年的實踐與摸索，公司已基本建立省公司董事會審議批准省公司本級及所屬企業宏觀戰略及計劃、省公司管委會審定省公司本級及所屬企業具體制度和實施方案、各級企業管辦和其他業務部門負責落實細化的三級管理體制；建立以《管理委員會工作規則》及其《實施細則》為流程核心，以《採購管理程式》為流程依據，以資訊系統為流程載體的三大管控體系，確保了全省採購工作的有效執行。2.採購計劃管理與過程管控。在計劃管理方面，採購辦要求各單位要嚴格按照年度採購計劃及其實施方案確定的採購專案、採購方式、採購金額實施採購計劃。在計劃執行過程中，對確實因為生產經營需要調整的專案，採購辦及時組織調研，召開專題會議進行分析評審，嚴格按照規定程式進行申報、審批。在過程管控方面，採購辦以全國菸草行業貫徹落實《菸草企業採購管理規定》電視電話會議精神為指導，嚴格執行行業、企業採購管理制度，加強對專案實施環節關鍵節點的控制，重點做好招標檔案評審、攔標價格設定、評標辦法、評標標準、定標原則、評標過程管理以及檔案管理等工作。充分利用採購綜合管理資訊系統，按照採購管理制度，加強對專案實施環節關鍵節點的控制，嚴格把關，嚴格落實“上一個環節沒有透過不得進入下一個環節”的工作要求，不斷強化程式的硬約束作用，確保董事會和管委會會議各項決議在實際執行過程中無偏差、不走樣。
三、採購計劃管理中的差距
1.採購計劃與投資計劃的銜接有待進一步加強。對於捲菸工業企業的發展而言，技術改造起著相當關鍵的推動作用。以福建捲菸工業系統為例，十年來，公司投資專案量多面廣，投資量大，先後完成固定資產投資和資訊化投資近百億元，技術裝備、基礎設施、科技研發和資訊化水平得到了全面提升，因此，投資計劃中的採購專案是公司年度採購計劃中十分重要的部分。
1.1採購計劃與投資計劃編制範圍不同。根據《菸草行業採購管理規定》要求，採購計劃編制的範圍為以合同方式取得的物資、工程（含資訊化專案）和服務的所有采購專案，由各級公司的採購辦進行編制彙總；投資計劃編制的範圍為固定資產投資專案（整體改造、區域性技改、生產設施、工藝裝置、輔助生產設施、公用動力設施、科學教育設施、後勤保障設施、菸葉倉儲設施等）、資訊化投資專案、多元化投資專案，不含建築物的維護加固、裝置的大修理等維護性工程及工器具、車輛、辦公傢俱、計算機軟硬體購置專案，由各級公司的投資管理部門進行編制彙總。
1.2採購計劃與投資計劃管理流程不同。投資專案管理流程為：投資專案按照行業投資專案管理要求實行計劃管理，各級公司在每年9月份啟動投資計劃編制工作，省公司的生產製造中心、資訊中心於10月份對新增專案中與生產相關的專案、資訊化專案進行職能評審，投資管理處11月初彙總、初審各單位提交的年度投資計劃，經總經理辦公會、管委會、董事會審議後於12月上報國家局。國家局於次年2-3月份下達投資計劃，投資管理處根據國家局下達的投資計劃及時進行投資計劃分解，經總經理辦公會、管委會審議、董事會審批後下發投資計劃。採購計劃管理流程為：省公司於每年12月下發採購計劃編制通知，各單位根據下一年度生產經營目標於次年1月份報送採購計劃，採購辦彙總、初審全省採購計劃，並由財務、審計、法規、監察等職能部門進行集中評審後，經管委會審議、董事會審批後下發採購計劃通知，全省採購計劃方可生效實施。
1.3採購計劃與投資計劃資訊傳遞相對滯後。由於全省的投資與採購計劃，在計劃的編制起點、審批的許可權、編制的範圍等方面均存在較大差異，同時基層企業投資管理部門與採購管理部門間對投資計劃調整的溝通相對滯後，資訊化平臺尚未實現兩個系統的關聯，使得投資計劃與採購計劃目前無法實現實時的對接，無法在第一時間將審批後投資計劃的調整情況及時傳遞到採購計劃編制部門進行更新分解。
2.尚未建立採購計劃進度跟蹤與採購計劃執行情況考評體系。採購績效評估是指透過建立科學、合理的評估指標體系，全面反映和評估採購政策功能目標和經濟有效性目標實現程式的過程。我司採購計劃實行按年度編制，分月實施的原則；在年度中期可對採購計劃進行半年調整，對下半年度擬新增、採購金額擬變更、採購方式擬變更及擬取消的專案在總計劃盤子中進行相應調整。雖然在採購實施方案的審定中對採購進度安排一併進行了評審，但對是否完成及是否按進度完成並未考核，尚未建立一套符合公司特性的採購計劃進度跟蹤與執行情況的考評體系，缺乏對專案實施過程中時間上的約束及獎懲激勵措施。某些專案，尤其是貨物及服務類專案，部分子公司或承辦部門在專案實施中存在時間上的鬆散性和隨意性，導致某一月份採購專案扎堆實施，某一月份採購專案零實施，或者到了年末才決定不予實施或結轉至下年度實施，進度計劃形同虛設，給採購辦工作人員組織採購帶來了不便，也為全省精益採購目標的實現和績效的提升帶來的阻礙。
3.採購計劃管理資訊化仍存在可提升空間。
3.1尚未建立採購績效評估模組。對於採購計劃執行環節的評估，最直接的標準便是採購計劃執行的進度。目前省公司的採購管理資訊化平臺尚未建立績效評估模組，未能直觀、客觀的來衡量各採購部門的採購目標是否達成，缺乏對子公司採購計劃執行情況的實時比較與觀測。
3.2尚未建立採購計劃趨勢預測模組。採購預測是指企業在商品採購市場上調查取得的的基礎上，經過分析研究，並運用科學的方法來測算未來一定時期內商品或服務市場的供求及其變化趨勢，從而為採購決策和制定採購計劃提供科學的依據。透過資訊化手段預測採購需求在公司的採購管理中尚屬空白，若能借助資訊化平臺，對以往的採購資訊進行整合，結合企業發展戰略，發現市場供求變化和規律，對各子公司、各類採購的專案的需求趨勢預測做到心中有數，將有助於提高採購計劃編制的.準確性，確保全省採購策略制定的合理性，從而提高採購計劃編制精度，降低採購風險。
四、菸草工業企業採購計劃管理的最佳化策略與方案
1.透過專案調整，實現採購計劃與投資計劃的有效對接。目前我司採購計劃實行按年度編制，分月實施的原則，除個別零星應急調整的專案外，均在年度中期對全省的採購計劃進行一次全盤的批次計劃調整。在採購計劃半年調整的現有模式上，針對投資計劃下達後所帶來的採購計劃的增減情況，可在每年的11月份將由各級公司的投資、採購部門將投資與採購計劃先行對接，於次年2-3月份投資計劃下達後及時進行一次採購計劃的專案調整。由各級公司的投資管理部門與採購部門共同牽頭，加強溝通，密切配合，對採購年度計劃中涉及的固定資產投資專案及資訊化投資專案的專案數，專案金額，調整理由等進行對接與核實，由下至上彙總，由省公司採購辦向公司董事會統一申報專案調整計劃；由各級公司採購部門及時在系統中進行分解、錄入與維護，加快企業內部資訊流的高效流動，以此實現投資計劃與採購計劃的無縫對接。
2.透過績效評估，建立採購計劃考評體系。
2.1對採購計劃考核標準進行界定。將採購計劃執行率納入各部門績效考核指標，合理設定審批環節。明確各節點業務辦理和審批所需耗用的時間，測算出五種採購方式的採購專案從啟動實施採購計劃直至完成採購所有流程所需耗用的時間，以此作為採購計劃進度考評的依據，促進各承辦、職能部門提高工作效率。經公司董事會審定的採購專案執行計劃，應於當年全部完成。對於招標採購專案執行情況以釋出招標公告送為專案完成節點；對於招標以外的其他採購專案以商務檔案傳送至談判物件為專案完成節點；對於已經完成招標所有程式但招標失敗或流標的專案，視同完成。
2.2對採購計劃進行進度分解。省公司各部門及各子公司要嚴格按照制定的採購進度計劃完成採購的各環節工作，如無法按進度計劃完成的需向採購辦提交書面說明進行進度調整。在編制採購計劃時應注意：根據採購物資、工程或服務的規模和數量，具體的技術規範與規格，使用效能要求，對每批貨物、服務或工程從準備到交貨或結算需要多長時間做出安排。
2.3將採購計劃執行率納入年度績效考核。對於沒有按照年度採購計劃完成計劃實施也未進行進度調整的子公司或省公司相關部門（政策性因素或不可抗力因素除外），可由省公司採購辦通知企業管理處，企業管理部根據實際情況對責任部門績效進行考評。
3.透過最佳化資訊化平臺，提高工作效率和改善作業流程。
3.1實現與投資系統的及時對接。每年在國家局下達投資計劃後,由省公司嚴格按照國家局下達的年度投資計劃和擬建專案自主審批許可權額度進行明細分解後,各級公司投資部門便可同時在投資管理資訊系統中進行錄入維護,形成本年度準確的投資計劃。透過採購管理資訊系統與投資管理資訊系統的對接與關聯，由專案實施部門在採購資訊系統的計劃管理模組上直接對資料進行更新，實現針對投資計劃變更帶來的採購計劃變更的線上專案調整。
3.2實現績效考評。採購績效指標體系包括採購計劃完成及時率、採購週期、採購從啟動實施採購計劃直至完成採購所有流程所需耗用的時間等。透過上述資料在系統中的體現，建立子公司或部門的績效評估體系，與採購實施過程關聯，在系統中動態、持續的進行評價，正確及時反饋考評結果。
3.3實現採購需求趨勢預測。採購計劃是對未來計劃期內採購管理活動所做的預見性的安排和部署，以確定從組織外部採購哪些產品和服務，以最好的滿足企業內部的需求，而採購量與採購計劃金額提供的是代表採購支出情況的數字預報。為了使這些預測的資料體現出最大價值，採購管理系統中應當建立一個趨勢預測模組，建立採購需求趨勢模型。以系統中儲存的現有歷史資料資料為基礎，透過指數平滑法等定量的分析方法進行橫向與縱向的對比，結合捲菸工業企業的生產經營情況及宣傳促銷計劃，反映採購需求，市場行情的變化，形成採購計劃編制的初步依據，為企業的採購決策提供支援。
五、結語
採購計劃是在企業的戰略目標框架之內提出的，應服務服從於企業的生產經營需要，只有趨於精準、科學、合理的採購預測與採購計劃編制，才能從源頭上推進採購實施的規範與高效，為實施精準採購、精準供應提供最基本的依據，杜絕採購中的各種資源的浪費，從而真正實現精益採購。
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