淺談提高西部高校二級學院辦公室工作效率的論文

淺談提高西部高校二級學院辦公室工作效率的論文

　　西部作為我國一個重要的人才教育基地，其教育事業的發展多年來受到經濟發展落後的極大制約。人才和資金向東部發達地區流動，是個不爭的事實。論高校的科研水平，東部高校普遍要高於西部，然而，東西部高校的差距不僅僅表現在科研能力、學科建設等方面，也體現在管理能力方面。西部高校的管理能力較東部高校存在很大的差距。本文從二級學院辦公室的工作效率出發，分析了辦公室工作效率低的原因，並給出了一些提高效率的方法建議。

　　一、辦公室組織機構和職責

　　在二級學院管理制度下，學院辦公室一般兼具行政管理、教學科研管理和學生管理三種職責。學院辦公室一般由院長負責，下設行政辦公室，教學科研辦公室，學生工作辦公室，部分學校分設教學辦公室和科研辦公室。學院辦公室主要負責學院的人事、日常行政管理、教務管理、學生工作、科研專案管理、財務、固定資產管理等工作，一般的院辦工作人員還兼任工會工作人員等。因此，院辦的工作是非常的紛繁複雜，兼具多樣性、複雜性、開放性等特點。

　　二、制約二級學院辦公室提高工作效率的因素

　　我國的高等學校都屬於事業單位，存留著部分計劃經濟時代行政機構的特徵。從人員配置、考核制度到工作方法，都存在著很大的改進空間。

　　1、人員配置不合理，人員素質不高制約工作效率的提高

　　在當前的市場經濟和科學技術日益突飛猛進的前提下，高校也作為傳統的科學研究部門，也積極的參與到科學技術研究與市場結合的大潮中，這就造成高校非常的重視科研工作，同時作為教學部門，招生、就業、教學都受到高校的普遍重視。但是，傳統的觀點普遍認為辦公室的工作專業性不高，前途不明朗。學院領導對辦公室不重視，認為辦公室的工作就是打雜，從不為辦公室人員提供職業培訓、考察交流的機會，這樣就形成一個惡性迴圈，導致辦公室的工作積極性越來越低，工作的目標就是“不出差錯”，從不主動的完成目標設定，工作規劃等戰略性的工作管理。

　　2、考核制度不合理

　　目前，各個高校都建立了一套對專職教師的考核制度，從課時量、科研任務量、各個級別獲獎、論文發表質量、數量等多個指標，綜合的考察專任教師的工作業績。但是對於辦公室，通常沒有一套完整的考核制度。而且行政工作紛繁複雜，其中定性的指標比較多，考核存在一定的難度，也給考核制度的建立帶來了一定的困難。考核制度的不合理直接造成辦公室人員工作積極性不高，工作中表現為風險規避型，不願意主動的大膽的承擔創新性的工作，不願意承擔責任，希望規避風險，儘量少出錯。領導制定的事情就按照領導的意思辦，儘管自己認為有不合理的地方，仍然本著不能得罪領導的心裡，完全按照領導的意思行事，很難提出有建設性的意見。另外，領導評價機制會給辦公室人員造成錯覺，認為工作的目的是服務領導。實際上，辦公室是學院的一個視窗，其服務的物件非常廣泛，包括學院所有教師，學院學生，與學院有業務往來的其他單位等等，如果辦公室人員僅僅認為自己是為領導服務，那麼其服務其他人員的態度就可想而知了，與領導不相關的工作會逐漸變成負擔和麻煩，服務態度自然會越來越差。

　　3、工作方法不得當，工作分工不合理

　　辦公室的工作非常的繁雜，工作中一定要分清輕重緩急，不同的事情有不同的辦法。由於辦公室崗位長期不受重視，所以容易變成低水平人員的聚集地。加上沒有培訓機會，造成惡性迴圈，管理能力越來越差，服務水平越來越低。有些單位還在沿用早年的檔案加電話的資訊傳遞方式，導致資訊流通慢，成本高，傳遞效果差。管理的`工作很難分清工作量，所以導致有些單位對辦公室人員的工作分工不合理。這存在兩點主要問題，一是工作分工不明確。工作沒有明確的分工，人員沒有落實責任制，具體的工作由哪個人員負責完全由領導隨意指派。這樣會使得專業分工的優勢喪失容易造成互相扯皮，推卸責任的問題。一旦出了問題，難以分清責任再誰，追究責任也無從談起。

　　三、提高辦公室工作效率的方法建議

　　1、加強人才建設，建立長效的人才培養機制

　　辦公室工作也是有專業技術的，高校要注重辦公室的人才建設，要從人事招聘開始，選擇符合本單位辦公室工作人員要求，具備一定專業素質的人才。工作中，要按照工作量合理進行人員配置，有明確的職責和分工。這樣可以避免人浮於事，責權不對等，甚至吃空餉的情況，從人員配置的角度提高工作效率。對於真正承擔職責，完成工作的工作人員，要適當的提高待遇。合理的分配工作量和工資，才能建立一套能夠吸引和產生優秀管理人才的機制，才有可能讓辦公室的工作不斷得到提升，從而起到控制成本的作用。同時，應該對辦公室人員進行定期的培訓，並提供交流的機會，到其他高校學習經驗，這對改進本單位的工作有很大的幫助。

　　2、建立合理的考核制度

　　學院辦公室的考核，因為其工作的效果很難量化，所以很難建立一套完全公平合理的考核制度。所以目前各個高校對辦公室工作人員的考核和職稱晉升都各有各的辦法。應該建立一種全面考核系統，及要考量工作量，也要考量完成工作量的質量如何。應該在學生，工作相關部門，領導中發放設計統一、合理的調查表，進行抽樣或者全面調查，調查辦公室工作人員的工作質量，然後學院根據本年度實際的工作來定工作人員的工作量。

　　3、進一步推進數字辦公，加強資訊建設，提升辦公水平

　　辦公室的工作要更得上時代，不能總是沿用傳統辦法。在資訊化快速發展的今天，絕大多數的資訊都是可以數字化儲存的，這樣調取資訊更方便，且可以這些資訊做研究也更加便利。更重要的是這樣就有能力儲存更多的資訊，過去幾十年的檔案都是可以儲存在計算機中，而不需要像過去一樣迴圈儲存。管理資訊系統的發展也給辦公管理帶來了很大的便利，辦公室要積極推進這些管理資訊系統的推廣，使得工作更加的高效和輕鬆。

　　四、結語

　　高校辦公室的工作效率直接影響到整個學院的運轉，對於辦公室工作的發展，學院領導要在思想上重視，在實際中有計劃、有目的的進行一定的規劃。加強人才建設，建立長效人才培養機制以及合理的考核制度，積極支援新技術等在辦公室工作中的推廣和使用，提高本學院的辦公水平。