檔案的管理制度
檔案的管理制度
在日常生活和工作中，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度泛指以規則或運作模式，規範個體行動的一種社會結構。一般制度是怎麼制定的呢？下面是小編精心整理的檔案的管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
檔案的管理制度1
一、文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的檔案、材料均屬歸檔範圍，交行政部統一管理。
2.各部門形成的檔案、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的檔案材料應齊全、完整、準確可靠(檔案的正文與附件、印件與底稿、請示與批覆)無缺頁、破損現象。
4.下發檔案不僅要在硬碟、軟盤中儲存留檔，還應留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的檔案必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6.重要檔案如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的檔案、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠於職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑑定、銷燬、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規範”要求。
3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。公司檔案管理規章制度範文由精品學習網提供!
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門檔案、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。
3.兼職檔案員應於次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴格執行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。
四、部門立卷制度
1.凡本部門在各項活動中形成的檔案、具有儲存價值的資料均屬本部門立卷歸檔範圍。
2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的檔案資料進行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查詢方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對溼度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。
5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6.庫房內嚴禁吸菸，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批准並在指定時間內歸還檔案室。
3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的檔案材料、無關人員不準進入檔案室。
4.本公司工作人員不準將檔案、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5.對於違反保密規定，洩露國家公司機密或造成一定後果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理並追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。
2.凡借閱檔案，需經主管領導批准。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意後，方可辦理借閱手續，並在借閱期限內按時歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4.借閱人員未經領導批准，不得影印、抄寫檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、複製的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。公司檔案管理規章制度範文由精品學習網提供!
6.一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、塗抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導彙報，並追究有關人員的責任。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
檔案的管理制度2
一、村檔案工作是村管理工作的重要組成部分。建立健全村種類檔案，目的主要在於為村領導和上級有關領導部門分析、總結、部署及排程村工作和對村工作做出決策，提供準確、可靠的依據。村要成立檔案管理領導小組，設立專（兼）職檔案管理員，認真貫徹實施檔案法，抓好村的檔案建設。
二、村建立綜合檔案室，統一存放各種門類的檔案，包括文書檔案、會計檔案、基建檔案、榮譽檔案、學籍檔案、村民檔案、特殊載體等。
三、檔案室要制定檔案檔案資料收集細目，檔案員要按照這一細目全面及時地蒐集各類檔案資料，並定期徵集歸檔、建檔。
四、建立健全並認真落實好檔案工作的各項規章制度，包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱利用制度、鑑定銷燬制度、檔案統計制度及監督檢查制度等。有檔案達標計劃，使村檔案管理工作走上規範化、制度化、科學化。
五、嚴格完善歸檔制度。檔案員和各處組室要按照國家檔案部門統一規定的規格和要求，明確歸檔範圍，及時蒐集立卷，嚴格立卷質量和保管期限。
六、檔案員要認真學習檔案法規和處理程式，熟悉村各方面的工作，加強檔案業務訓練，努力提高自己的業務水平和管理水平。
七、檔案員要按時向上級主管部門呈報各類報告，做好各類檔案檢查準備工作。
八、村內人員借閱業務性檔案，須經有關領導同意後方可查閱，並辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。村外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經村主要負責人批准後方可查閱檔案。查閱者未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料，必須經檔案室人員仔細核對簽署意見。
九、健全各種檢索工具，開發利用現有檔案。不斷挖掘檔案資訊，編制各種輔助表冊，擴大利用服務範圍，提高檔案的利用效益。
十、加強檔案保密工作。檔案室門窗要加固，備有消防器材，保持整潔、乾燥、自然通風，嚴禁吸菸，注意防盜、防火、防鼠、防黴、防蛀，檔案員不得將無關人員帶進檔案室，不得外洩檔案中的機密
檔案的管理制度3
1．總則
1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程檔案歸檔整理規範》的要求，特制定本制度。
1.2基本建設工程檔案資料是指在整個建設專案,從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔儲存價值的檔案資料,包括專案的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、除錯、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。
1.3基本建設工程檔案資料是國家、企業的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好檔案材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的專案所形成的、具有儲存價值的檔案材料，認真做好立卷歸檔工作，並確保檔案的完整性、準確性。
2工程檔案管理制度
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理並與工程建設同步。行政部集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程檔案材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，並負責工程技術檔案資料的接收和移交。
2.1.2工程建設中，各種技術資料交由行政部統一管理發放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續。
2.1.3裝置到貨後，由技術部匯同有關部門開箱驗收後，裝置資料（歸檔的發給施工單位的）統交行政部統一管理，造冊登記並建立收發明細帳。各單項工程總體驗收由技術部對其各種技術檔案和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最後付款必須由技術部對竣工資料簽收合格後支付。
2.1.4購置技術資料、圖書、標準由行政部門統一申請，經批准後按計劃辦理，或委託有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收後方可辦理報銷手續。
2．2歸檔檔案的質量規定
2.2.1凡合同、協議等檔案材料均應為正本（即必須有各方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或影印件歸檔）。
2.2.2施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、設計修改通知單（含工程聯絡單）等表格和資料均應用70g以上的白色書寫材料書寫並原件（如表式為影印件，資料雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或列印件代替簽名）歸檔。
2.2.3除錯措施，方案和報告等均應為油印件或鐳射印表機列印件，不能用影印件或普通色帶列印件，以保證字跡的耐久性。
2.2.4主送和抄送本單位的檔案材料均應以紅標頭檔案（不能用影印件）歸檔。2.2.5書寫規定
A）書寫字跡工整，圖樣清晰。
B）書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。
C）檔案書寫格式應用橫行排列，檔案段落，章節編排，按有關檔案編寫要求；漢字簡化應符合國家頒發的有關規定。
3工程檔案收發及管理規定
為加強工程檔案收發管理，理順傳遞關係，並按工程進度作好工程檔案的提供利用，特制定本制度。
3.1工程檔案接收
3.1.1各單位提供給技術部的工程檔案（工程技術檔案、圖紙資料）由行政部統一接收；上級黨政主管機關所發的行政及黨務方面的檔案也由行政部統一接收。
3.1.2技術部其它部門或個人從外單位帶回或透過其它途徑收到的工程檔案，一律交行政部。
3.1.3裝置檔案，技術部匯同有關部門對裝置開箱驗收後，及時將裝置資料立卷歸檔；裝置檔案資料由行政部統一歸口發放給有關單位。
3.1.4技術部對接收的工程檔案資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發現問題應及時通知寄發單位補發。
3.1.5登記完畢的工程檔案，應及時予以處理，在保證歸檔份數後，應按技術部領導審定的工程檔案及時分發給有關單位和部門。
3.1.6對接收的密級檔案資料，要嚴格按保密規定妥善收存，並認真執行密級檔案資料的借閱規定。
3.2工程檔案資料發放
3.2.1分發外單位和部門的工程檔案資料由行政部統一辦理。
3.2.2呈送上級單位的工程檔案由技術部領導確定發放單位和數量。
3.2.3為避免工程檔案資料分發過程中可能出現的.錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，並書面通知行政部；行政部按指定名單發放工程檔案資料。4行政部門檔案管理職責
參建單位（總承包、發包、建設、設計、施工、監理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的專案檔案材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。專案實行總承包的，由總承包單位負責對其總包專案的檔案從形成到編制的全過程進行監督、檢查與指導。並負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規範標準的專案檔案。
由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包專案的全部檔案。
設計單位：負責對形成的基礎材料和專案設計等檔案進行收集、積累、整理。
監理單位：負責對各參建單位在工程建設中檔案的形成及竣工檔案的編制進行監督與稽核，特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔專案監理檔案。建設單位委託監理單位負責監督、檢查專案檔案的收集、積累和完整、準確、系統情況，並稽核、簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監理檔案。試執行單位：負責收集、積累、整理在生產技術準備和試執行中形成的檔案。5施工單位歸檔範圍
負責提交施工，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。負責提交分部試運階段的方案、措施。
負責提交全部機組建設期間的工程聯絡單及總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。除錯單位歸檔範圍。
負責提交所承擔的除錯專案的除錯方案、措施與除錯報告等。負責提交除錯過程中裝置缺陷處理記錄。負責提交除錯過程中變更設計資料及除錯工作總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設計單位歸檔範圍
負責提交專案（工程）各設計階段的設計檔案。負責提交全部設計修改通知單。
負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。並切實執行竣工圖編制的有關規定。負責提交設計總結。
負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質量監督部門（質量監督中心站與質量監督站）監理部門歸檔範圍
負責提交監理過程中形成的有關工程質量，工期、投資監理等方面的全部檔案材料。監理各專業負責人對施工單位、除錯單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查，對被監理單位歸檔檔案的完整性、準確性、系統性負責，並在案卷內備考表稽核人欄簽署。負責提交設計、施工、安裝、除錯等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：
對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的檔案，行政部有權退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規定進行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷檔案材料。
本公司全部文書、技術檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發揮檔案凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續：
6檔案、資料借閱制度
5.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（註明：用途、領用時間、歸還時間）。歸還時管理人員要對其檢查之後方可歸檔。
5.2借閱檔案、秘密技術檔案和資料，須填寫借閱單，經部門經理簽字同意即可。
5.3絕密文書、技術檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上註明範圍、內容、用途，先經部門經理同意，主管副總批准、檔案人員只能按其範圍、要求、內容提供利用。
5.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要註明查閱範圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經理批准方能借閱。
5.5借閱的檔案材料要妥善儲存，不得損壞、勾劃、刪改、加註、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和洩密。未經同意，不得影印、抄錄和轉借，不能見檔案內容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。
5.6借閱時間在兩週以內，如需繼續使用可辦續借手續。對特殊情況需較長時間利用的要經主管副總批准，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對後重新借出。對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續借手續的，行政人員要通知借閱部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借閱。並嚴格按經濟責任制考核辦法執行。
5.7凡借有檔案、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借後暫不使用者，必須將檔案或資料退回行政部，否則不能辦理調離手續。同時行政部如因工作需要有權將檔案、資料調回行政部。
檔案的管理制度4
1、工程檔案的歸檔範圍及要求
1.1、工程檔案的歸檔範圍
對於工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現狀，具有儲存價值的各種載體的檔案，均應收集齊全，整理立卷後歸檔。
1.2、歸檔檔案的要求
歸檔的工程檔案應為原件。
工程檔案的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。
工程檔案簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
工程檔案尺寸統一採用A4規格歸檔。
2、工程檔案的管理職責
2.1、中國華冶裝備製造基地專案部工程管理部為建設專案檔案管理的歸口部門，負責對現場各分包單位的檔案管理工作進行指導、檢查；
2.2、中國華冶裝備製造基地專案部各管理部門負責本部門歸口管理的資料歸檔，專案部各部門負責人是本部門檔案工作的領導，對本部門工程檔案歸檔的完整、準確負有領導責任。
2.3、各分包單位負責按要求向工程管理部提交歸檔資料。
3、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、保管、統計
3.1、工程檔案的收集
檔案形成後，檔案形成責任人（經手人）必須於當天交一份原件給資料員，資料員收到檔案後，當天登記入盒。
3.2、工程檔案的整理
按照單位工程、分部、分項工程及檔案形成的時間先後順序進行分類排列。
3.3、工程檔案的立卷
工程檔案可劃分為工程準備階段檔案、監理檔案、施工檔案、竣工圖、竣工驗收檔案五部分。
工程準備階段檔案按建設程式組卷。
監理檔案按單位工程、分部工程組卷。
施工檔案按單位工程、分部工程組卷。
竣工圖按專業組卷。
竣工驗收檔案按單位工程組卷。
3.4、工程檔案的編目
每卷單獨編號，頁號從“1”開始，案卷不宜超過30MM;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，摺疊後的圖紙一律在右下角。
卷內目錄：“序號”以一份檔案為單位，“責任者”填檔案的直接形成單位和個人，有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其餘用“等”代替。“檔案編號”填寫工程檔案原有的文號或圖號;“檔案題名”填寫檔案標題的名稱。“日期”填寫檔案形成的日期。
3.5、工程檔案的歸檔與移交
單位工程竣工驗收完成後30日內，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作。
工程竣工驗收完成後60日內，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室。
3.6、工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。
3.8、工程檔案的統計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統計，及時催促借閱到期檔案的歸還。
4、檔案的保密
4.1、不得隨意拆換檔案卷宗檔案或對檔案檔案進行剪下塗改，不得在檔案檔案上寫字、劃線、做記號等。
4.2、借閱檔案的，應填寫借閱申請，經檔案主管領導簽字同意後才可借閱。
4.3、嚴禁任何人利用職務之便將所掌握的業務秘密向外傳播，嚴禁任何人將內部檔案向外傳播。
檔案的管理制度5
一、目的:
規範商戶檔案資料的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
二、職責:
1、營運部經理負責審批檔案對內的借閱申請及清單、檔案管理的實施工作。
2、營運部指定人員負責檔案的日常管理工作。
三、適用範圍:
包含但不限於專案客戶往來信函、裝修管理檔案,租賃合同、物管合同、轉租撤場等相關資料與檔案。
四、工作要點:
1、所有商戶檔案進行編號,一個客戶立一個檔案袋,分樓層或業態進行存檔;
2、所有商戶的檔案袋應設立目錄,並在目錄上記載詳細的入冊內容與時間;
3、任何人借閱商戶檔案,要辦理借閱手續,並透過營運部經理簽字方可借閱;
4、負責檔案管理的人員在借閱商戶檔案時,應向借閱者當面清點好檔案袋中的詳細的資料,並完成雙方交接簽字手續;
5、商戶檔案的借閱,當天須歸還,如超過一天時間,須經營運部經理審批同意;
6、商戶檔案歸還時,檔案管理人員按當時借閱時的詳細清單進行清點完整無誤後,雙方完成交接手續;
7、檔案管理人員,應每半年對商戶檔案進行清查與整理,每年年底應對商戶檔案進行歸類存檔。
檔案的管理制度6
根據有關檔案管理的規定，特擬定以下校務公開檔案管理制度：
一、立卷歸檔制度
1、按學院校務公開細則公示的，有儲存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的記載材料，都屬於立卷歸檔範圍。
2、歸檔要求，凡已公開的記載材料，部門移交時須進行整理、分類、立目、裝訂後移交。
3、歸檔時間，透過公示後的記載材料，各部門須在結束後十五天之內整理後提交存檔。
二、檔案保管制度
1、校務公開檔案庫以部門為單元，分類保管。
2、加強檔案庫的防火、防盜、防蟲的安全工作。
3、不斷改善保管條件，提高保管水平。
三、檔案利用制度
1、保管人員必須熟悉其檔案範圍及主要內容，為相關上級部門和學院部門的查詢提供服務。
2、查閱必須辦理登記手續，未經同意，不得翻拍攝影，不得影印。
3、借出必須辦理審批手續，不得遺失。
4、校務公開範圍僅限於學校內部，外部人員查閱借閱時，須遵循《國家安全法》及相關保密規定辦理。
四、檔案管理人員實行工作責任制
1、檔案管理人員要忠於職守，熟悉業務。
2、檔案管理人員要按相關制度提出管理措施，要對部門檔案立卷歸檔提供指導。
3、檔案管理人員在整理保護和提供利用方面作出成績的，校務公開領導小組予以獎勵。
檔案的管理制度7
一、認真學習《檔案法》和《福建省檔案條例》，熱愛檔案事業，刻苦鑽研業務，忠於職守，做好本職工作。
二、制定並認真執行檔案材料歸檔制度，積極配合、督促有關領導和有關人員按時、按質、按量辦理好各職能部門檔案的移交工作。
三、嚴格遵守檔案管理制度，認真做好本社群檔案收集、整理、鑑定、歸檔、保管、利用和統計等工作。
四、對本社群各種門類、載體的檔案實行安全有效管理，做到類別清楚、目錄齊全、排列有序，便於提供利用。
五、要定期檢查檔案保管狀況，建立保管檢查情況臺帳，並對破損或變質的檔案及時修補，複製或其它技術處理。
六、根據工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案檔案彙集等參考材料。
七、熟悉庫藏檔案，為本社群各項工作提供優質服務，充分發揮檔案作用。嚴格執行保密、利用制度，辦理好借閱手續和利用效果登記等工作。
八、嚴守黨和國家機密，正確處理利用和保密的關係，使檔案資訊得到充分的開發和保證檔案內容的安全，更好地為社群建設工作服務。
檔案的管理制度8
1.0本部門的主要戶檔案管理任務
本部門的主要任務就是'服務'。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。
2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括
2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送檔案應及時、準確，認真地登記並製作各種表格。
2.2做好與客戶有關各類檔案的檔案工作，並定期整理，以備隨時查詢跟進;
3.0客戶檔案管理
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料:
3.1收集客戶資料
3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金
3.3客戶裝修工程檔案
3.4客戶遷入時填具之資料
3.5客戶資料補充
3.5.1客戶證件資料
3.5.2客戶聯絡資料
3.5.3緊急事故聯絡人的資料
3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料
3.6客戶與物業公司往來檔案
3.7客戶違規事項與欠費記錄
3.8客戶報修記錄
檔案的管理制度9
1、會計檔案包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算業務資料，必須嚴格按照財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》規定，進行科學管理，妥善儲存，存放有序，查詢方便。
2、財務處的全部會計檔案，由財務處長指定專人負責裝訂、整理及造冊，財務處長（或指定人員）負責保管一年，一年後移交檔案室保管。
3、對記賬憑證，應在每月終了10日內按編號順序裝訂成冊，裝盒儲存。
4、每年終了20日內，要將全年所有賬簿集中整理，裝袋儲存，將所有會計報表按順序裝訂成冊，妥善儲存。
檔案的管理制度10
一、目的
為規範公司的工程專案檔案管理，防範與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規定。
二、工程專案檔案歸檔範圍
本規定所指工程專案檔案是指過去和現在，公司在工程專案的開發、設計、實施、竣工等過程中形成的具有儲存價值的檔案、圖方案、軟體、圖錄像等。其主要包括：工程專案建議批文，中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業分包合同，採購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委託書，開工報告，請款報告，技術資料，主要裝置材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。
三、檔案機構及其職責
公司指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱等工作。其主要職責包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程專案的檔案材料；
2、檔案材料的保管和銷燬；
3、檔案材料的查借閱、催還。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程專案為單位，分別立卷，一專案一卷。
2、在工程專案的招投標階段開始立卷，收集該專案有關資料歸檔管理。
3、各專案的職能人員應將在工作過程中形成的檔案資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案檔案時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記（見附表一）。
4、在檔案的首頁設卷內檔案目錄，並填寫檔案序號、編制單位、名稱、歸檔日期等資訊（見附表二）。
5、在檔案的次頁設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內容包括：合同標的價金，對方單位，聯絡人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，專案職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對工程專案檔案系統排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每年對檔案進行一次清理。
3、清除不必要儲存的材料。
4、對破損和褪色的材料進行修補和複製。
六、檔案要求
1、檔案必須為原件、正文，符合檔案格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，並適當管理。
3、傳真件應影印一份歸檔。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應專櫃存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置於公共場所。
4、公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介於兩種保管期限的，保管期限從長。
八、檔案的銷燬
1、檔案管理人員根據檔案保管年限的規定對檔案進行鑑定，登記已失效的檔案，編制檔案銷燬清冊（見附表三）。
2、檔案銷燬清冊經核准人批准，方能銷燬失效檔案。
3、銷燬一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷燬方式另作說明。
4、銷燬時要有二人以上監銷，並在檔案銷燬清冊上簽字。
5、銷燬人員應採取嚴密管理措施，防止檔案失密和洩密。
九、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱申請單，由核准人簽字同意，方可查閱（見附表四）。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經核准人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、資料員對檔案的查（借）閱情況要進行登記（見附表五）。
4、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自複製、調換、塗改、汙損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管及時處理。
6、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經核准人批准後方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須核准人同意且稽核後才能帶出。
7、公司對調閱制度實行分級制度，公司可根據借閱人工作的需要及等級的評定，分別給予“原件借閱”“影印件借閱”“區域性影印件借閱”。
十、有下列行為者，視情節輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷燬檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、塗改、偽造檔案。
4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續借閱、外帶及越級借閱。
二00九年九月十日
檔案的管理制度11
為了更好地做好技術檔案管理,規範技術檔案的收集、整理、存檔、借閱等工作,依據《中華人民共和國檔案法》,結合公司實際情況,制訂本制度。
第一條 檔案管理工作的基本原則:集中管理與分散管理相結合,以集中管理為主,檔案由專人統一管理,以便於隨時呼叫,維護檔案的完整與安全。
第二條 檔案管理部門接受上級部門的業務指導、監督和檢查,負責管理本單位的科技(部分)檔案,其任務是:
(一)各單位整理、立卷、鑑定、保管公司的檔案;
(二)積極開展檔案的提供利用工作;
(三)進行檔案統計;
(四)認真學習《中華人民共和國檔案法》有關規定和檔案管理工作的業務知識,掌握歸檔的基本方法,保證檔案質量。
第三條 認真做好歸檔工作,歸檔內容包括:
(一)公司建立及變更的有關原始資料或影印件;
(二)工程建設、安裝及變更的有關原始資料;
(三)所有裝置及其維修的原始資料;
(四)所有執行記錄和檢查表格;
(五)壓力容器、計量器具、閥門的原始資料和定期檢測證書等;
(六)國家有關法律、法規、標準、規程、政府有關檔案及會議記錄等;
(七)公司各部門關於生產和技術方面的發文等;
(八)其他具有儲存價值的檔案材料、重要的工作經驗材料。
第四條 歸檔要求
(一)歸檔的檔案材料,應按照自然形成、保持歷史聯絡的原則和歸檔要求特徵及檔案內容進行歸檔;
(二)案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定案卷的保管期限,原則上分為永久、長期(16年以上,50年以下)、短期(15年以下)三種;
(三)按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄備考表;
(四)全部案卷組成後,要對案卷作統一排列並編寫檔號,然後逐卷登記,填寫案卷目錄。
第五條 檔案借閱管理
(一)借閱檔案要履行借閱手續。調閱檔案只限在檔案室查閱,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,要經過主管領導批准;
(二)借閱時間,一般檔案最長不超過10天,密級檔案最長不超過一週;
(三)借檔人不得轉借、拆卸、調換、汙損所借的檔案,不得在圖紙上圈點、劃線和塗改,未經批准不得影印檔案;
(四)借檔人確因工作原因需要影印檔案或摘抄檔案,需經主管領導批准。
檔案的管理制度12
1、文書立卷
每年年初機關文書部門或業務部門首先要制訂出當年可能形成檔案的案卷類目，根據案卷類目做好平時的檔案收集、分類工作。在檔案收集齊全的基礎上，將檔案按以下特徵逐項分開。
①分年度。將檔案按其形成的年度分開。
②分級別。將檔案按其作者之間的關係分成上級、同級、下級。對互相聯絡緊密的檔案，如上級的批覆、下級的請示應放在一起。
③分機構。將檔案按其產生或承辦部門分開。
④分問題。將檔案按其內容所反映的問題分開。
⑤分期限。根據《文書檔案保管期限的規定》，將檔案按不同的保管期限分開。
在文書分類的基礎上，根據實際情況，靈活運用檔案各特徵（問題、作者、時間、地區、檔名稱、檔案往來機關），分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標題，簡明、確切地反映卷內檔案的內容。案卷正式確定下來後，根據卷內檔案時間、重要程式、問題、作者、地區、檔名稱、文書往來機關等具體情況系統排列。編寫卷內檔案的頁號；填寫卷內檔案目錄和備考表；拆除檔案檔案上的金屬物，裝訂案卷；填寫案卷封面，包括案卷標題、卷內檔案的起止年月、頁數、件數、保管期限、案卷編號等。
2、檔案管理
將檔案庫房的檔案櫃、架科學排列編號。保持庫房內外清潔衛生。學習和掌握檔案保護技術。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。
3、檔案利用
準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題檔案目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、彙編有關檔案、參考資料等，並積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關檔案，需經秘書長批准；對摘抄、複製的檔案資料進行稽核、登記，然後在摘抄、影印件上註明出外、時間。借閱檔案，應認真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。
4、檔案統計
建立檔案收進、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統計年報，及時上報有關部門。
5、檔案鑑定
根據國家有關檔案保管期限的規定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關業務部門的人員組成鑑定小組，定期對檔案進行鑑定。剔除沒有儲存價值的檔案，對歸檔檔案確定其保管期限。對保管期限已經滿10年的檔案，移交市檔案館儲存。對會議形成的資料、市政協大事記、常委會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
檔案的管理制度13
一、檔案收集制度
1、接收檔案時要堅持嚴格按照有關規定的標準執行,保證安全檔案的質量,使安全檔案符合檔案管理標準化、規範化和現代化的需要。
2、要定期接收現行機關的檔案和有關資料。
3、要做好檔案的收集工作。
4、案卷要符合質量標準,規定移交的檢索工具、全宗介紹和材料要齊全。
二、檔案保管制度
1、檔案保管必須設定適應需要的檔案庫房、專用櫥具,並有防盜、防火、防水、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光措施。對發生褪變和破損的檔案要採取補救措施,確保檔案的完整與安全。
2、櫥具排列要自左至右,並便於管理和通風,是五節櫥的要自上而下地編制櫥具順序號。
3、案卷排列要自左至右、從上而下地順序進行,排列要整齊、美觀。
4、庫房內經常保持清潔,禁止亂放雜物,庫房內外要設溫溼度計,每天上、下午定時測試、記錄。
5、每半年對檔案保管狀況進行一次全面檢查,做好檢查記錄,發現問題及時解決。
6、嚴格檔案的出入手續,做好日常登記,統計工作,按規定搞好年報。
7、為確保檔案的安全,庫房管理人員要提高警惕,並配合有關保衛人員做好夜間值班工作;平時非工作人員未經許可,一律禁止入內。
8、檔案工作人員調動工作時,必須將所儲存的檔案數量、狀況詳細交待清楚,辦好交接手續後,方可離職。
三、檔案保密制度
1、檔案人員要嚴格遵守《中華人民共和國保密法》,切實保證檔案的完整與安全。
2、檔案資料要嚴加管理,經常清點,不丟失,不洩密。
3、不準隨便摘錄檔案資料,私人通訊,談話不得涉及機密檔案內容;不準把機密檔案資料外借或帶出。
4、私人不準在辦公室或存檔案、資料的地方會客。
5、工作中形成的帶有字跡的廢紙要集中存放,統一銷燬,以免洩密。
四、檔案統計制度
1、檔案資料的收進和移出隨時進行登記。
2、全宗和案卷數量要每年年底彙總、核對一次。
3、及時準確地掌握並記錄檔案資料的情況。
五、檔案利用制度
1、凡查閱檔案資料者,特別是查閱機密檔案資料,要說明查閱目的,經領導批准後方可查閱,借閱的要填寫《檔案利用登記薄》,並且只限批准的內容,不得隨意擴大閱讀範圍。摘抄、複製檔案資料,要注意保密,做好登記,用完後退交銷燬。
2、利用者在查閱要愛護檔案資料,不得汙損、圈劃、塗改、折角、拆卷或撕頁。
3、利用者必須在閱覽內查閱檔案資料,非經批准不得帶出室外。
4、查閱完畢,檔案工作人員要嚴格進行清點、核對、辦理退還手續。
8、檔案資料利用後,查閱者要填寫《檔案利用效果登記表》。
檔案的管理制度14
為了使科研檔案的管理更加系統、規範和科學，提高科研的管理水平，制定以下制度：
一、科研檔案的建立規範
1、檔案實行一題一檔制度。
2、每個課題必不可少的材料（開題報告、論證書、立項書、批准書、中期成果鑑定、結題報告、驗收鑑定書等）。課題研究過程中全部紀實材料及主卷的佐證材料。（現象記錄、調查問卷、訪談記錄、教案、教學實錄等）
3、課題檔案材料要注意原始性、真實性。
4、每卷檔案都要有卷首頁，便於查詢。
二、科研檔案內容：
（一）、課題檔案
課題檔案是在課題研究過程中形成的全部資料，它指文字資料、電子資料、音像資料等。
1、前期檔案：包括課題實施方案、開題報告、論證報告、課題立項、申報材料、立項批准書等。
2、中期檔案：中期檔案是課題的核心部分。包括課題實施過程的原始材料（實驗資料處理、組織培訓記錄、召開會議記錄、課題研究實錄等），中期研究成果（階段總結、論文、獲獎證書等），階段檢查記錄等。
3、後期檔案：包括課題研究總結、申請驗收報告、結題報告、最終科研成果、課題驗收鑑定書，成果應用等。
（二）、教學成果檔案：論文、創新、教具製作
（三）、試題：試卷檔案
（四）、綜合檔案
包括：
⑴各級教育行政和科研管理部門印發的有關科研工作的檔案、法規、制度；
⑵科研規劃、計劃、科研工作總結；
⑶有關會議材料、領導講話；
⑷科研資訊資料；
⑸教師培訓材料；
⑹科研工作檢查記錄；
⑺獲得的各種獎勵材料等。
三、科研檔案歸檔：
1、原則上每學期進行一次科研檔案的收集歸檔。根據工作性質，相關研究人員於期末將本學期資料交科研辦。
2、歸檔工作實行簽字制度。
3、對於個人有關資料，個人需要保留原件，應將影印件交檔案室留存。
4、課題檔案實行結題統一上交（或分階段上交）。
檔案的管理制度15
第一條為了加強公司檔案工作的管理，使其達到規範化、標準化、系統化的要求，充分發揮檔案在維護企業合法權益及公司各項工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和北京市《檔案法實施辦法》等法律規章，制定本制度。
第二條公司檔案是公司自成立以來在各項活動中形成的有儲存價值的以各種載體形式真實記錄的總和。其構成是：以基建（工程技術）檔案為主體，包括文書、工程、市場、會計、經營、法律、裝置、聲像、實物等門類的檔案。
第三條對公司各個門類、各種載體的檔案必須堅持集中統一管理的原則，以確保檔案的真實、完整和安全，利於檔案資訊的開發利用。
第四條公司檔案工作由集團辦公室主管。檔案室設專職檔案員一人，負責公司檔案工作的日常管理。公司各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門各類檔案材料的收集立卷歸檔工作。
第五條公司檔案室在集團辦公室的指導下獨立開展檔案工作。宣傳、貫徹檔案工作的法律、法規和方針政策，建立健全公司檔案工作各項規章制度，維護和保持公司檔案的完整與安全，主動快捷地提供檔案利用服務，使檔案在公司各項工作中發揮應有的作用。
第六條檔案室負責對集團公司各部門和各分公司檔案材料的立卷和歸檔工作進行監督、指導和檢查。
第七條檔案工作人員要努力學習檔案業務知識，恪守職業道德、不斷提高業務素質和管理水平，認真做好檔案管理工作。
第八條借閱檔案，一般以借閱本部門工作形成的檔案為主。借閱非本部門的檔案，須經該部門領導或公司主管檔案領導批准。
第九條查閱檔案原件一般限在檔案室內。如需借出則借閱期限一般不超過三天。到期不能歸還者要及時說明原因，經允許後方可延期歸還。
第十條如需提供檔案影印（制）件，必須由申請部門經理簽字後，並由辦公室負責人簽字後方可辦理。重要檔案的影印（制）需經相關部門領導或公司主管檔案領導批准。
第十一條借閱人員必須負責維護檔案的完整、安全與清潔，不得將檔案材料擅自轉借、複製、拆散、汙損、塗改和加註標記。借閱檔案要確保不遺失，不擅自帶出本公司。
第十二條借閱時，檔案人員應填寫《借閱檔案登記簿》，並對歸還的案卷嚴格檢查和清點，然後登出借閱。
第十三條外單位查閱檔案時，須持單位介紹信，並由集團公司辦公室或相關部門領導批准。各類（載體）檔案不辦理對外借閱。
第十四條對借閱中違反本規定，造成檔案遺失、損壞、洩密的，檔案管理人員應及時向主管領導報告，並追查責任，按集團公司《管理人員違規處理辦法》進行處罰，若構成犯罪依法追究刑事責任：
（一）毀損、丟失或擅自銷燬企業檔案；
（二）擅自向外界提供、抄摘企業檔案；
（三）塗改、偽造檔案；
（四）未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；
（五）未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。
第十五條認真貫徹《檔案法》，嚴格執行黨和國家的保密政策、制度，維護國家和企業的機密，確保檔案資訊的絕對安全。
第十六條檔案管理人員應忠於職守，嚴格遵守保密制度，保持高度的保密意識和良好職業道德。不允許擅自提供、抄錄、公佈檔案內容。