辦公用品公司管理制度
辦公用品公司管理制度
在現實社會中，制度起到的作用越來越大，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。那麼制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編精心整理的辦公用品公司管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
第一章總則
第一條 為加強x城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)辦公用品的管理,保障後勤服務,更好地控制成本,節約辦公費用,明確管理職責,根據公司實際,特制定本制度。
第二條 本制度中的辦公用品,分為辦公裝置用具、辦公文具用品、辦公印
刷文印耗材三類。
第三條 本制度適用於公司本部,控股專案公司、專業公司遵照執行,參股專案公司、專業公司參照執行。
第二章管理職責
第四條 綜合管理部為公司辦公用品的歸口管理部門,統一負責公司辦公用品的購置、驗核入庫、保管、領發、庫存統計等工作。
第五條 綜合管理部採購管理員負責辦公用品的購買、維修、調配、費用支付等工作。
第六條 綜合管理部辦公用品保管員負責辦公用品的入庫核驗、保管和領發工作。並建立臺帳,統計報告月度辦公物品進出及存量情況。
第七條 使用部門(使用人)負責對自用辦公用品的保管、使用。
第三章 辦公用品的購置
第八條 辦公裝置用具是指電話機、電腦、傳真機、空調、電風扇、影印機、保險櫃、冰箱、電視機、桌椅、櫥櫃等辦公資產。
第九條 辦公裝置用具的購置與配給
(一)公司所屬各部門根據工作和業務需要,要求配置辦公裝置用具的,以部門為單位,填報《物品申購單》或申請報告,交綜合管理部負責辦理審批手續。購買單價在20xx元以下的需經綜合管理部經理同意,由行政副總經理稽核,報總經理審批;購置單價在20xx元以上的辦公資產屬固定資產,參照公司《固理規定》審批程式辦理。
(二)在購置辦公裝置用具前,綜合管理部應實行“先調配,後購買'的原則,在無庫存和調劑可能的情況下,再辦理購買審批手續。
(三)綜合管理部採購管理員根據領導審批意見,要以“優質、低價”為原則,到專業市場或商店作多方詢價,並將詢價後的品牌、規格、價格徵得使用部門確認後,方能辦理訂購手續。
(四)對專業裝置或特殊的辦公裝置用具,採購管理員可要求使用部門或相關專業部門協同購買。
(五)所訂購的辦公裝置用具到貨後,綜合管理部辦公用品保管員應按《送貨
單))進行驗收,核對品種、規格、數量與質量,在《送貨單》上進行簽收。並負責將屬於固定資產的辦公裝置用具的產品說明書、保修單等有關資料送檔案室。
(六)辦公用品保管員負責已購辦公裝置用具的使用安裝工作,辦理使用部門 (使用人)的領用手續,並進行臺帳登記,寫明物品的名稱、規格、單價、購買日期、使用人等。
(七)員工因離職、調職等退回的辦公裝置用具,.由辦公用品管理員統一辦理;使用轉移手續或驗收入庫。
第十條辦公文具用品分為消耗品和管理品二種。’
(一)消耗品:鉛筆、圓珠筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、筆記本、複寫紙、案卷封皮、標籤、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子等;
(二)管理品:簽字筆、熒光筆、修正液、電池、直尺、剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、鋼筆、資料夾、打碼機、姓名章、日期章、日期戳、計算器、印泥等。
第十一條辦公文具用品的採購
(一)綜合管理部辦公用品保管員每月5日前填寫《辦公文具用品上月庫存明細表》及《當月進貨計劃表》,送綜合管理部經理稽核後報行政副總經理審批。做到以最小的採購量滿足日常對辦公文具用品的基本需求。
(二)採購管理員根據已審定的《進貨計劃表》,直接向選定的供貨單位訂購
所需用品。綜合管理部經理對選定的供貨單位要定期進行價格、質量測評,測評不符合條件的供貨單位要及時更換。
(三)採購管理員要掌握辦公文具用品市場價格和最佳採購日期。在保證質量的前提下,努力降低採購成本。
(四)辦公文具用品到貨後,由辦公用品保管員負責驗收和填寫《辦公甩品入庫單》及辦理入庫手續,並在收貨憑據上簽字。
(五)辦公文具用品的費用支付,由採購管理員根據收貨憑據與供貨單位結算,填寫出《費用申請單》並附《辦公文具用品清單》,經辦公用品管理員證明,送綜合管理部經理簽署意見、行政副總經理稽核後,報總經理審批報銷。
第十二條辦公印刷文印耗材分為印刷品和文印耗材二種。
第十三條印刷品及文印耗材的`定製、採購
(一)綜合管理部採購管理員根據對各印刷單位、文印耗材供貨單位的考察及報價、質量等綜合因素,選擇印刷、供貨單位,報綜合管理部經理審定。
(二)印刷品的定製:
1、因印刷品具有時效性,儘量少備庫存。各部門如需領用或印刷物品時,需提前一週提出申請,經部門領導同意,報綜合管理部經理審批後交辦公用品保管員辦理。..
2、印刷品上的字型、圖案、顏色等標識,應由公司策劃部統一設計和確定。
3、辦公用品保管員負責並會同策劃部對所印刷品樣稿進行核稿後,交採購管理員通知印刷單位進行印製。
4、印刷品由辦公用品保管員填寫《印刷品入庫登記單》,進行入庫登記,並在收貨單上簽字。
5、採購管理員根據((印刷品入庫登記簿》及《送貨單》與印刷單位結算,並填寫《費用申請單》,附印刷品清單,經綜合管理部經理簽署意見和行政副總經理稽核後,報總經理審批報銷。
(三)文印耗材的採購
1、文印室管理員根據用量,提前3天填寫《物品申領單》,報綜合管理部經理審批後,交辦公用品保管員通知採購管理員購買。
2、物品到貨後,辦公用品保管員負責辦理入庫登記,並在收貨單上簽字。
3、採購管理員根據《文印耗材入庫登記簿》及《收貨單》》與供貨單位結算,並填寫《費用申請單》,由辦公用品管理員及文印室管理員證明,經綜合管理部經理簽署意見和行政副總經理稽核後,報總經理審批報銷。
第四章辦公用品的使用和管理
第十四條辦公裝置用具的使用和管理
(一)辦公裝置用具的購買、配置、領用、維修與保管等管理過程,綜合管理部均須用臺帳形式進行記錄和登記。
(二)綜合管理部對配置的辦公裝置用具一律實行編號,在裝置用具上標明使用部門(使用人)名稱、編號以及購置日期等。
(三)各使用部門(使用人)對其所使用的辦公裝置用具,實行“誰使用,誰保管”的原則,要防止被盜、被挪
用或汙染與破損,不得擅自移交或委託他人代為保管。
(四)辦公裝置用具因破損、汙染後需要維修或清洗的,應由使用部門(使用人)與綜合管理部聯絡,由採購管理員負責辦理各項維修與清洗事宜。
(五)經專業部門檢驗,確認辦公裝置用品已經沒有維修必要時,應由使用部門申請,經綜合管理部經理稽核,報行政副總經理審批後j予以報廢處理。辦公用品管理員負責辦理有關報廢手續:屬固定資產的辦公裝置用具,按照《固定資產管理規定》辦理。
(六)因使用或保管不當等原因,造成辦公裝置用具破損、丟失的,視情節輕重,使用部門(使用人)應承擔相應賠償責任。
(七)綜合管理部每年12月份,會同財務管理部對公司所屬辦公裝置用具進:行一次清產核資工作,並製作《清查明細表》上報主管領導及存檔。
第十五條辦公文具用品的使用和管理
(一)各部門(人員)需領用辦公文具用品時,應到辦公用品保管員處辦理領用手續,並在《辦公文具用品領用登記簿》上簽字。
(二)辦公文具用品分為個人領用與部門領用兩種。個人領用指個人使用保管的用品,如圓珠水筆、橡皮擦、直尺等。部門領用指本部門共同使用的用品,如打孔機、訂書機、打碼機等。辦公用品保管員要分別設定個人和部門的《領用登記簿))。
(三)消耗品可依據上年平均月用量或經驗法則(估計消耗時間)設定領用雀理基準(如簽字筆每月每人發放一支),並可根據部門或人員的工作情況調整發勘時間。
(四)管理品自第二次領用起,應以舊換新,如遺失應由個人或部門賠償、自購。
(五)人員離職時,應將剩餘辦公文具用品移交綜合管理部。
(六)辦公用品保管員必須清楚地掌握辦公文具用品庫存情況,經常整理和清點,要求擺放整齊,帳、物一致。
(七)辦公文具用品倉庫一年盤點兩次(6月與12月),盤點工作由綜合管理部經理負責,盤點要求做到帳、物一致。
第十六條 印刷文印耗材的使用管理
(一)使用部門(使用人)領用印刷品,應到辦公用品保管員處辦理領用登證手續,並在《印刷品領用登記簿》上簽字。
(二)文印管理員領用文印耗材,應到辦公用品管理員處辦理領用手續,並在《文印耗材領用登記簿》上簽字。
(三)使用部門(使用人).要厲行節約,杜絕浪費,使印刷品能物盡其用,不得將公司印刷品挪為私用或贈送他人使用。
(四、)影印檔案資料要辦理登記手續,使用部門(使用人、)須茌《文印登記簿上登記後,方可送文印管理員影印。
(五)文印管理員要嚴格控制文印耗材的使用,不得影印與工作無關的資料。
第五章附則
第十七條 本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。