員工檔案管理制度
員工檔案管理制度
在日常生活和工作中，人們運用到制度的場合不斷增多，制度是指一定的規格或法令禮俗。想學習擬定製度卻不知道該請教誰？下面是小編幫大家整理的員工檔案管理制度，供大家參考借鑑，希望可以幫助到有需要的朋友。
員工檔案管理制度1
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證影印件、學歷學位證影印件、離職證明、合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規範。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，並登記於《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），並在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久儲存。
1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料影印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1．5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。
1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑑別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案儲存原則上三年後方可銷燬（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批准後方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批准後借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱後到期未歸還者、歸還損壞、私自影印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。
2．5人力資源部查、借閱登記，並在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1塗改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自影印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3．3查、借閱者擅自洩露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷燬
4．1公司任何個人和非經同意銷燬員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷燬期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷燬審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批准後銷燬。
4．3經批准銷燬的人事檔案，人力資源部須核對，將批准的《公司員工人事檔案銷燬登記》和將要銷燬的人事檔案登記並歸檔，登記表永久儲存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批准後，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
員工檔案管理制度2
1.目的
規範人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。
2.適用範圍
適用於公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。
3.職責
公司管理部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。
4．程式
4.1 員工人事檔案以紙質檔案和電子檔案兩種載體儲存、紙質檔案統一歸入每位員工的個人
檔案袋，電子檔案以HR資訊管理系統為平臺進行統一管理。員工人事檔案管理人員必須忠於職守，嚴格保密員工的資訊資料。
4.2 檔案建立：新員工經考核合格，入職之日起，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：
身份證和學歷職稱證件的影印件、個人簡歷、個人資訊表、戶口本影印件、勞動合同等。
4.3 員工個人檔案不經過公司檔案管理人員歸檔，而是透過檔案代保管服務機構進行代保管
本單位員工檔案。如公司對員工檔案材料（如鑑定、考核材料、離職、參加中國共產黨、共青團的材料，獎懲材料等）的收集、維護、應當符合國家法律法規、政策檔案的規定。檔案材料交至檔案代保管服務機構由檔案代保管服務機構工作人員放入員工的檔案。
4.4 檔案資料收錄：員工在職期間，管理部門應及時將員工的動態變動材料收錄入個人的紙
質檔案和電子檔案，如：獎罰記錄、職位調動、任命、借用、離職申請、考核管理等。
4.5 本部門職工的人事檔案調閱需經部門主管、管理部經理批准。
4.6 調閱檔案原則上在管理部門內部並在指定人員陪同下調閱。如需借出管理部門、需管理
部經理批准。
4.7 所有調閱檔案，均需登記備案。
4.8 離職員工的人事檔案，應在妥善保管一年以後銷燬，部門主管以上人員、關鍵崗位人員
檔案應妥善保管三年以上銷燬。
員工檔案管理制度3
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規範人事檔案的管理，特制定本制度。
二、範圍
本制度適用於對公司人事檔案的`執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、儲存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。
3.4 集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人籤核，總裁負責本制度的批准執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）影印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）並及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑑別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類並確定其歸檔的具體位置並且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最後將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以後的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況影印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關係時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位並歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對並在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件後，如被盜、遺失、或水災火災之後；對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之後，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢後必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案並在檔案帳冊上登出該員工的人事檔案並填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則並且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷燬，並且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計並填寫《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑑定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計資訊要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新並填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監稽核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。
查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批准，並辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、塗改、洩露檔案材料內容。
六、相關支援檔案及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供資訊和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用於公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔後，日後所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到後按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的影印件。
4、身份證影印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專人負責並建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準確、編號規範、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密檔案，應妥善保管，不得隨意洩密。
第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得塗改、拆散、抽出、圈劃、汙損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案儲存期為一年。
員工檔案管理制度4
第一條人事檔案的內容。
員工人事檔案是關於員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括：
1、記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長曆史及思想發展變化程序的履歷，自傳材料；
2、員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑑別和評價，對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料；
3、對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與複查的人事材料；
4、記錄關於員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料；
5、記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。
第二條人事檔案保密規定。
公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷燬，並且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
第三條員工個人情況變更規定。
1、員工進入公司後，由員工本人填寫《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯絡電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等專案。
2、專案內容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本資料，併為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以透過對有效資料的分析，瞭解公司人員結構的變動情況，為制定公司人力資源發展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑑別、整理、保管和利用，充分發揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規範化管理奠定紮實的基礎。
員工檔案管理制度5
一、為規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔範圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、專案方案、通知等具有參考價值的檔案資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支援。
3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4、各部門專用的收、發文件資料，按檔案的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的檔案必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。
七、檔案的借閱
1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接透過檔案管理員辦理借閱手續。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委託書的內容執行。
4、檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷燬
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷燬期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷燬審批表》交總經理辦公室主任稽核經總經理批准後執行。
3、凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷燬；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷燬。
4、經批准銷燬的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的《公司檔案資料銷燬審批表》和將要銷燬的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久儲存。
5、在銷燬公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷燬。
第6篇：公司員工檔案管理制度
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業錄用的具有本市城鎮戶口的員工，其原始資料由本企業調入、保管。
2、凡本企業錄用的具有城鎮常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿後，按本企業調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經批准不調檔者或逾期未調檔者企業有權與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑑別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規定：
（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批後，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。
（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一儲存或使用後統一銷燬。
（3）員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續後，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。
（4）非本企業人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程式，人資行政部協調辦理。
（5）員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批後，由人資行政部辦理。
5、員工業績、培訓檔案：
員工業績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的影印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
（1）人資行政部負責員工的培訓、業績檔案的整理歸檔及日常管理。
（2）員工培訓、業績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業績檔由人事文員管理。
（3）部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業績檔案。
（4）員工培訓、業績檔案按國家有關檔案管理規定記入員工的人事檔案。
（5）員工離職後，員工的培訓、業績檔案由人資行政部留存作為備查。
員工檔案管理制度6
一、勞動合同管理制度
勞動合同：
1、簽訂勞動合同的原則
（1）本著平等自願和協商一致的原則。要求勞動合同的內容必須公正、誠實、守信。
（2）遵守國家法律、法規和政策。
（3）以書面形式明確規定雙方的責任、權利和義務。
（4）雙方嚴格執行。勞動合同簽訂後，雙方都應嚴格按照合同規定的內容遵照執行，任何一方違約，都將
按規定追究違約責任。
（5）以酒店經營目標為中心。
2、勞動合同的訂立
（1）原在冊的勞動合同制員工以及新進酒店的人員。
（2）酒店的法人代表或委託人，代表酒店與其他人員簽訂勞動合同。
（3）勞動合同期限分為有固定期限、無固定期限和完成一定的工作為期限三種。其中有固定期限的勞動合
同是指：簽訂一年以上有期限的勞動合同；無固定期限的勞動合同是指：在簽定勞動合同時不明確終止期；完成一定的工作為期限的勞動合同是：指合同當事人雙方完成某一工作為期限的勞動合同是指合同當事人雙方或某一工作的起訖的時間為條件的。
（4）新進員工應根據簽訂勞動合同的年限與有關規定，確定試用期，試用期最長不得超過2個月。
（5）勞動合同的變更、續訂、終止和解除，均應按《勞動法》的有關規定辦理。
3、簽訂後的勞動合同甲乙雙方各持一份。人事部將員工合同書按部門、按序編號歸檔儲存。
4、合同到期不續簽的或已解除的勞動合同書均儲存2年 。
二、員工檔案管理制度
根據《中華人民共和國檔案法》及有關法規的規定，酒店的人事部做好有關檔案的管理工作。檔案管理實
行“統一領導，分節管理”的原則，維持檔案的真實、完善與安全，便於將來使用。
1、員工檔案
員工檔案由酒店的人事部統一管理，人事部全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑑別、管理和利用工作。為做好考察培養使用工作提供重要的依據。員工檔案主要分以下二類：
（1）員工人事檔案員工人事檔案是人事部從個人為單位集中儲存起來的、反映個人一定時期的社會經歷和德才表現的檔案資料。主要包括以下基本內容：員工履歷、自傳、鑑定、考核、考察資料，學歷和評聘專業技術職稱及專業工種技術等級考核或鑑定材料；黨團、獎勵處分材料；任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關重要材料。
a、 員工人事檔案的收集、整理和保管
員工人事檔案整理應按有關方面規定的十個大類進行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定儲存價值，還要符合進入員工人事檔案的規定。員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所，做好防黴、防潮、防火、防蛀、防盜工作。並實施專人保管。
b、 員工人事檔案的查閱和借用
查閱人事檔案，必須辦理查閱登記手續，查閱一般員工人事檔案，由人事主管批准；查閱管理人員人事檔案按管理許可權辦理審批手續。
外單位人員需要查閱、借用人事檔案時，必須出示有效的證明，並經有關領導批准。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度，不準向無關人員洩露或向外公佈檔案內容，違反者視情況輕重，予以批評教育直至紀律處分。
c、 員工人事檔案的傳遞
在員工錄用和離店時，人部部及時辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續完備，材料完整。 員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。
（2）員工的工作檔案
從員工進入飯店開始，記錄員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經歷，思想品德；業務表現、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括：員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關離店記錄等資料；教育培訓記錄、專業特長與愛好的資料；工資福利資料；勞動業績、服務工作評估資料；出勤記錄、工作崗位流動等資料。
對員工的各種資料進行彙總、鑑別、分類和歸檔。
2、人事部工作檔案
人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個部分，分別記錄人事部的工作。
（1）人力資源檔案
有關請示、批覆、報告、通知等檔案、工作計劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動合同資料（包括簽訂、續簽、變更、解除、終止勞動合同的有關資料），崗位變更資料等。
（2）工資福利檔案
有關請示、批覆、報告、通知等檔案、工作計劃，以及工資、獎金分配辦法、考核資料，福利發放及變更記錄、月度員工考勤彙總等。
（3）教育培訓檔案
有關請示、批覆、報告、通知等檔案、工作計劃，教育培訓工作、教育管理等活動中產生的，經整理並儲存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。
（4）行政人事檔案
有關請示、批覆、報告、通知等檔案、工作計劃，衛生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛生檢查資料、員工餐廳有關管理資料等。
（5）人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。
3、檔案儲存期
離職人員檔案儲存2年。
檔案管理工作流程
酒店檔案工作的主要流程是：
1、 接 收：凡酒店經營管理活動中形成和使用的，業已辦理完畢並具有查考價值的檔案、報告、規定、通知及有關資料、圖片、會議記錄等均應列入酒店檔案的接收範圍。
酒店檔案一年接收一次，酒店各部門應於次年一月底前將檔案資料統一移交人事部。
2、 整 理：
（1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。
（2）、酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。
（3）、辦公室檔案，按其不同內容和體裁，製成統一的分類檔案。
（4）、按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應區別情況標明不同保管期限。
3、 保管及利用
（1）、酒店檔案應由專人負責保管，並定期進行檢查。
（2）、凡使用檔案應辦理借閱手續，填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應經總經理批准。
（3）、借閱結束後，請借閱者在檔案借閱單上簽名。
4、鑑定和移交
（1）、檔案鑑定工作在相關領導的領導下，組成鑑定小組，按規定進行。
（2）、銷燬失去儲存價值的檔案由鑑定小組提出意見，登記造冊，經酒店領
（3）、銷燬失去儲存價值的檔案由鑑定小組提出意見，登記造冊，經酒店領導批准，由兩人在指定地點監銷。
（4）、檔案移交要按國家有關規定執行。
（5）、檔案員調動工作，須辦完檔案移交手續後方能離崗。