檔案管理制度(集錦15篇)
檔案管理制度(集錦15篇)
在不斷進步的時代，制度使用的頻率越來越高，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規範。到底應如何擬定製度呢？以下是小編為大家收集的檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
檔案管理制度1
加強對專業技術人員業務考核檔案（以下簡稱業務考核檔案）的管理，充分發揮業務考績檔案在教育、教學工作中的積極作用，現就業務考核檔案建立歸檔，收集，傳遞，傳閱，保管等制度提出如下意見。
一、每個專業技術人員都必須建立業務考核檔案，作為對本人考察、使用，晉升、獎勵的主要依據。業務考績檔案由學校領導指定專人負責建立和保管。
二、業務考績檔案範圍
1、任職資格申報表。
2、考核材料。
3、成果材料。
4、其他有關活動中形成的各種有價值的表冊和材料，如指導培養青年教師上公開課、作輔導報告、優秀教案、先進班主任工作小結等方面。
三、業務考核材料的收集。
1、按歸檔材料的範圍，形成收集歸檔材料的網路，將專業技術人員在日常工作中形成的己辦理完畢的有關材料經負責人稽核後，及時送交業務考績檔案的負責人。
2、業務考核檔案的負責人應在每年6――7月份到到有關部門收集一次，拾遺補缺，經清理後利用暑假分類歸檔。
四、業務考核檔案的傳遞和借閱
1、專業技術人員調動工作時，其業務考核檔案應及時轉入有關單位組織人事部門，轉出時須辦理登記登出手續，不得個人自帶。
2、部門借閱，一般在檔案室進行，特殊情況，經學校分管領導批准後方可借出，但不得超過借閱期限，如本人要求查閱，須經單位領導同意，但只能借閱不得將檔案帶出檔案室，有關的組織推薦意見，鑑定、民意測驗一般不允許查閱。
3、借閱檔案一般不超過一週。如確因工作需要超期借閱，應辦理續借手續。
4、任何人不得塗改、增刪檔案材料，歸還時要清點核對。如發現問題，將追究責任，嚴肅處理。
五、業務考核檔案的保管和保密
l、保管人員要模範地執行國家、機關上級機關和單位制定的檔案工作法規、制度，忠幹職守、積極地做好本職工作。
2、保管人員要定期將收集的材料講行清理、分類和歸檔，對已形成的檔案定期進行檢查。
3、對業務考核檔案要進行科學的管理，按照便於利用、便於管理的要求進行分類編號，要定期做好業務考績檔案的統計工作。
4、保管人員必須自覺遵守《中華人民共和國檔案法》中的保密法規按照要求辦事，做到萬無一失。
5、檔案室要健全防火、防盜、防潮等設施，特別每年雨季要做好防潮措施，並定期檢查，如發現問題要及時處理。
檔案管理制度2
一、裝置檔案的歸檔範圍
(一) 裝置儀器依據性檔案材料。
(二) 裝置儀器隨機檔案室材料。
(三) 裝置儀器執行、維護檔案材料。
二、裝置檔案的立卷歸檔要求
凡重要裝置須歸檔的檔案材料，在裝置進單位時，應嚴格遵守裝置開箱驗收制度，驗收時，須由檔案室人員、裝置使用部門雙方到場驗收並填寫裝置開箱驗收記錄，以保證裝置檔案的完整、齊全。驗收完畢交檔案室保管。
三、裝置檔案的歸檔時間
裝置檔案的歸檔時間是隨時歸檔。
四、裝置檔案的立卷要求
1、裝置檔案檔案材料要收集齊全，系統整理，書寫材料優良，字跡工整、圖樣清晰、簽署完備，有利於長遠儲存。
2、案卷裝訂應在組卷、卷內檔案排列和編目的基礎上進行。
3、案卷內不同尺寸的科技檔案材料要摺疊成統一幅面，一般以A4圖幅為標準。
4、長遠儲存的案卷裝訂必須取掉金屬物。
5、案卷不裝訂時，其科技檔案材料要按照卷內目錄的編排次序排列有序。
6、案卷要整齊美觀。
五、裝置檔案的借閱和保管
1、裝置檔案應及時歸入檔案室專櫃存放。各部門需要查閱時，可按規定向檔案室借閱，若要影印或常借等，必須經分管領導同意，方可實施，任何科室和個人不得將其原始材料佔為已有。
2、安監局檔案室負責裝置檔案的監督、指導和檢查。
檔案管理制度3
第一章總則
第一條為了加強公司會計檔案管理，保證資料完整，使會計檔案基礎工作規範化、制度化，根據財政部、國家檔案局釋出的《會計檔案管理辦法》及《集團檔案管理辦法》，結合公司實際情況，特制定本辦法。
第二條會計檔案是企業在經濟活動中形成的記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，它既是本單位檔案的一部分，也是國家全部檔案的重要組成部分。
第三條會計檔案管理，是企業管理的一項很重要的基礎工作，各級領導應高度重視，加強對會計檔案管理工作的領導。檔案部門和財務部門要互相支援，密切配合，共同做好會計檔案管理工作。各級機關的檔案部門和財務部門負責對所屬單位的會計檔案管理工作進行業務指導、檢查和監督。
第四條本辦法適用於公司所屬各單位、各部門。
第五條每年形成的會計檔案(包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他會計核算資料和電算軟盤資料)，應由財務部門按照歸檔的要求負責整理立卷或裝定成冊。
第二章會計檔案的分類及編號
第六條會計憑證。會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明。包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證彙總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款餘額調節表等。
第七條會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互聯結的賬頁組成，以會計憑證為依據，全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。它包括按會計科目設定的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
第八條會計報表。會計報表是反映企業會計財務狀況和經營成果的總結性書面檔案，主要有主要財務指標快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等。
第九條其他會計檔案包括：
(一)文書部分：
1、各種經濟合同、協議、擔保書契約及其附件；
2、年度財務計劃，年度財務工作計劃，年度財務工作總結，年度財務決算編審工作的要求，財政、財務工作會議檔案及資料；
3、各種財務分析資料(包括資金分析、經濟活動分析、成本情況分析)；
4、各種調查報告和典型經驗；
5、資信證明；
6、重點工程決算資料；
7、各種投標保函；
8、城建制劃轉、撤銷、合併單位的全部交接資料。
(二)表單部分：年度各項經濟技術指標完成情況報表(包括統計、質量、勞動工資、安全生產、裝置情況、科技成果及效益等)；財務檢查報告；國庫券和其他債券分配和統計報表；會計人員統計表、會計人員考試情況統計表；會計人員考核資料；會計證登記表；職稱評定審批表；會計達標升級申報、驗收、審批表；先進會計審批表；報廢后的固定資產卡片；各種臺賬、會計檔案移交清冊、會計檔案銷燬清冊等。
（三）電算化部分：會計電算化存貯在磁性介質上的會計資料、程式檔案及其他會計核算資料均應視同會計檔案一併管理。
第十條會計檔案的整理立卷。會計年度終了後，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理採用“三統一”的辦法，即：分類標準統一（一類憑證、二類賬簿、三類報表、四類其他會計檔案）、檔案形成統一（案冊封面、檔案卡夾、存放櫃和存放序列統一）、管理要求統一（建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序彙編裝訂成冊），並分門別類按各卷順序編號。
第十一條
會計檔案編號級次：2/2/2/4，即大類/年度/類別/流水號。
第十二條
大類是指會計內容的大類：01憑證、02賬簿、03報表、04其他檔案……。
第十三條
年度是指會計內容發生的年份，如08、09……。
第十四條
類別是指大類下的分類，憑證類別以月份劃分01一月、02二月……；賬簿類別分為01資產類、02負債類……；報表類別分為01主表、02附表、03內部管理報表……；
第十五條
其它檔案類別分為：99其它。
第十六條
流水號是指按會計內容的發生時序，連續編制號碼。如20xx年2月份第25本憑證，應編為01080xxxxx5；20xx年第50份合同應編為0408xxxx0。
第三章會計檔案的裝訂
第十七條
會計憑證的裝訂。每月裝訂一次，須在次月10日前裝訂完成，按年分月妥善保管歸檔。
（一）會計憑證裝訂前的準備工作：分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；按憑證彙總日期歸集(如按上、中、下旬彙總歸集)確定裝訂成冊的本數；摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整；整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金髮放單是否隨附齊全；記賬憑證上有關人員(如財務主管、複核、記賬、制單等)的印章是否齊全。
（二）會計憑證裝訂時的要求：用“三角兩針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上兩個針眼，實行兩眼一線並在憑證上方和左側面各走兩次線後再到背面打結，結釦應是死的，並放在憑證封皮的裡面。記賬憑證裝訂完成後，要根據三角裝訂的大小進行完全包角，由裝訂人在記賬憑證側面註明年、月、憑證種類和起始號碼，並在包角處的裝訂線封籤處簽名或者蓋章。裝訂憑證厚度一般為2-2.5釐米，保證裝訂牢固，美觀大方。
（三）會計憑證裝訂後的注意事項。每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；在封面上編好卷號，按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閱。
第十八條
會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。
（一）基本要求：賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；然後按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、按順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。
（二）活頁賬簿裝訂要求：保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。
（三）多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，由會計主管人員和經辦人簽章。
（四）賬簿裝訂後的其他要求：會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現象。會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。封面應齊全、平整，並註明所屬年度及賬簿名稱、編號。編號一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬。會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
第十九條
會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送後，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補後，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、按會計報表的編號順序排列各種會計報表、會計報表的封底；第三，按保管期限編制卷號。
第四章財務資訊化檔案
第二十條資料資料管理與保密。計算機內資料檔案及其備份和作為會計檔案資料列印輸出的各種憑證、賬冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。
（一）現金記賬憑證及日記賬的輸出及保管。現金收付業務要做到當日業務當日清。現金記賬憑證一律由專職會計人員將稽核無誤後的原始憑證按分錄當日輸入計算機並打印出現金日記賬頁，稽核後交現金出納人員核對現金庫存，相符後出納員及主管負責人在賬頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記賬順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。
（二）銀行記賬憑證、賬冊的輸出與保管。有關財務人員必須及時把經稽核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機並列印銀行日記賬，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行賬頁經出納稽核無誤後，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊，並加蓋封印，妥為保管。現金、銀行記賬憑證可採取彙總的方式，裝訂成冊，妥為保管。
（三）轉賬憑證的輸入、輸出與保管。有關會計人員應及時將稽核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機。並列印輸出，裝訂成冊，妥為保管。
（四）科目彙總表、賬簿列印時間。現金、銀行日記賬每天列印。銀行餘額調整表每月列印一次。總分類賬和各種明細分類賬每月列印一次。現金、銀行存款、轉賬記賬憑證的科目彙總表每本列印一次，並同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間列印輸出，經有關財會人員稽核無誤後簽字生效。
（五）其他。由機器列印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充列印，並要求操作人員在列印輸出的賬頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。
第二十一條資料備份管理。會計核算資料必須經常進行備份工作。在日常工作中，準備三套軟盤迴圈使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。需要做備份的包括系統設定檔案、科目程式碼檔案、期初餘額檔案、本月賬務檔案、報表檔案及其他核算子系統的資料檔案。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。
第二十二條資訊化會計檔案管理。會計檔案存檔手續：列印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。為保證備份資料的安全，備份軟盤必須貼上防寫標籤，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔淨、防熱、防潮、防磁的場所。列印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。隨計算機配置的作業系統、各類應用程式軟體、購買的商品化會計核算系統軟體，軟體的`備份磁碟，作為會計檔案保管。各類會計檔案的出借，必須經過會計主管審批同意並簽章，如果對備份磁碟的操作可能危及該備份磁碟的完整性，應制作該備份磁碟的複製件，使用複製件進行操作。必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法塗改變更、故意毀壞資料檔案、賬冊、備份磁碟等的行為，將受到行政處分，情節嚴重者，將追究其法律責任。
第五章會計檔案的移交
第二十三條負責會計檔案的保管人員，應相對穩定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續後才能離開。交接時移交人與接替人應按會計檔案目錄逐一點交。如發現會計檔案有短缺，應由移交人負責找齊，如有丟失，移交人應查明原因，承擔責任。點交清楚後應由雙方在移交表上簽字。
第二十四條撤銷單位的會計檔案移交。被撤銷單位的會計檔案應經上級審計和財務部門審查後，編制會計檔案移交清冊，上交上級檔案或財務部門保管。
第二十五條被合併單位的會計檔案移交。被合併單位應編制移交清冊移交給併入單位。雙方經辦人按移交清冊進行點交後，雙方經辦人和負責人在移交清冊上簽字，上級檔案和財務部門派員監交。
第六章會計檔案的保管第二十六條公司級以上機關應設會計檔案室。沒有條件設立會計檔案室的單位，應設會計檔案專櫃，並指定專人負責保管。會計憑證、會計賬簿、會計報表每年會計年度終了，暫由財務部門保管一年，期滿後移交檔案部門保管。年度終了時填制的會計檔案目錄送檔案部門一份備查。其他會計檔案，由財務部門自行保管。
第二十七條會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續完備後，保管人員才能接收。
第二十八條會計檔案的存放應該做到：防火、防潮、防蟲、防鼠、防黴變質。不允許隨便堆放，保證會計檔案完整無損。
第二十九條會計檔案的保管年限，按會計檔案保管年限表執行。保管年限期滿後方能銷燬。會計部門保管的其他會計檔案，各種契約、重點工程決算資料，會議記錄本永久儲存；其他檔案按其使用價值各單位自定保管年限：
會計檔案保管期限表序號檔案名稱
一、會計憑證類1原始憑證、記賬憑證和彙總憑證其中：涉及外事和對私改造的會計憑證2銀行存款餘額調節表
二、會計賬簿類3日記賬其中：現金和銀行存款日記賬4明細賬5總賬6固定資產卡片7輔助賬簿8涉及外事和對私改造的會計賬簿
三、會計報表類9主要財務指標快報10月、季度會計報表11年度會計報表(決算)
四、其它類12會計移交清冊13會計檔案保管清冊14會計檔案銷燬清冊保管期限15年永久3年15年25年15年15年包括日記總賬固定資產報廢清理後可存5年15年永久包括各級主管部門的彙總會計報表3年包括文字分析5年同上永久同上15年25年25年備註
第七章會計檔案借閱的批准許可權
第三十條公司財務部門內部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務部門的，檔案保管人員應及時提供；會計檔案存在檔案部門檔案庫的，到檔案庫借閱，檔案保管人員應及時提供。
第三十一條本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務部門的，要經財務部門負責人批准，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經檔案部門和財務部門負責人批准，方能借閱。
第三十二條外單位人員查閱會計檔案。要持單位介紹信，經單位主管領導批准，方能借閱。
第三十三條借閱會計檔案應在財務部門或檔案部門的檔案庫(室)內查閱。須拿出檔案庫(室)時要經檔案部門和財務部門負責人批准，必須攜帶出單位的要經單位主管領導批准。
第三十四條需要借出財務部門或檔案庫的會計檔案，必須辦理借閱手續，在“會計檔案借閱登記簿”上進行登記，歸還時還應註明歸還時間。
第八章會計檔案的銷燬
第三十五條公司級單位會計檔案的銷燬。由檔案、審計和財務部門共同對應銷燬的會計檔案進行鑑定，經本單位主管領導審查後，編制“會計檔案銷燬清冊”和“銷燬清冊審批表”。報經總公司檔案部門和財務部門批准並派人監銷時，方能由檔案管理部門銷燬。
第三十六條總公司會計檔案的銷燬。應由檔案、審計和財務部門對應銷燬的會計檔案共同進行鑑定，經總公司主管領導審查後，編制“會計檔案銷燬清冊”和“銷燬清冊審批表”。報經市檔案局、財政局和建設銀行市分行批准並派人監銷。方能由檔案管理部門銷燬。
第三十七條會計部門保管的會計檔案的銷燬。應由會計部門編制“會計檔案銷燬清冊”和“銷燬清冊審批表”。報經檔案、審計部門鑑定、審批和監銷。
第三十八條基層單位會計檔案的銷燬。應由財會人員編制“會計檔案銷燬清冊”和“銷燬清冊審批表”。經本單位負責人審查後，報經公司檔案部門和財務部門審查批准，並派人監銷，方能銷燬。
第三十九條會計檔案保管期滿應銷燬時，其中有的原始憑證還有使用價值的，例如未了結的債權、債務業務的憑證，應單獨抽出另行立卷保管。直保管到確無使用價值時再銷燬。
第九章附則
第四十條本制度由公司財務資產部負責解釋。第四十一條本制度自印發之日起執行。
附：相關賬表
檔案管理制度4
一、目的
為規範公司各職能部門的檔案管理工作，確保檔案保管安全，發揮檔案價值，更好地為公司各項工作服務，現根據《中華人民共和國檔案法》，結合公司實際情況，釋出《公司檔案管理制度》（以下簡稱“本制度”）。
二、檔案的定義
（一）檔案指公司及下屬專案公司在成立、產權變動、工程建設、經營管理、社會活動中所形成的具有參考、儲存價值的紙質檔案、電子檔案、光碟、照片、實物等各種載體的記錄。
（二）日常工作中形成的各類過程檔案屬於資料，不屬於檔案範疇。
三、管理機構
公司綜合管理部統籌公司及下屬專案公司檔案管理工作，負責公司及下屬專案公司檔案工作的整體規劃、組織協調和指導幫扶；下設檔案室，負責保管公司及下屬專案公司重要檔案。
四、工作職責
公司綜合管理部設定檔案管理員，其工作職責為：
（一）制定和完善檔案管理制度。
（二）開展檔案管理培訓，指導和幫扶檔案管理工作。
（三）負責檔案的收集、整理、保管、利用，負責檔案室的日常管理。
（四）對所有保管的原始檔案必須建立完整的電子臺賬並定期備份（至少每兩月一次）。
五、檔案鑑定
檔案鑑定包括歸檔檔案的鑑定、到期檔案的鑑定。
（一）歸檔檔案的鑑定，包括歸檔範圍、密級、保管期限的鑑定。
1、歸檔範圍。檔案管理員統計、鑑定檔案產生情況，梳理歸檔範圍，報領導審批確定。
歸檔範圍載體包括但不限於：
（1）公司管理檔案：如資質檔案，包括企業註冊營業執照、組織機構程式碼證等；公司、公司形成並下達的各類正式檔案，包括決議、決定、條例、規章制度等法規性檔案、會議紀要材料、重要記錄；公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的檔案材料；國家、地方政府政策檔案類。
（2）專案資料：如開發檔案類（前期、配套檔案）；圖紙類；合同類（包括商品房合同）；工程技術檔案類；招標檔案類；專案企劃、銷售資料類；前期市場調研、土地分析等資料類；竣工報建資料類。
（3）聲像資料及實物檔案：如反映公司重要活動事件的剪報、聲像材料，有紀念意義的展覽照片、錄音、錄影等檔案材料；公司的歷史沿革、大事蹟、錦旗、證書、獎盃、獎狀、專案樓書。
2、密級鑑定。檔案密級由低到高劃分“普通”、“秘密”、“機密”三級，洩漏會使公司權利和利益遭受不同程度的損害，因此，歸檔時要根據檔案內容與型別劃分密級等級，確保檔案安全。
普通是公司可對外發布的資訊，如宣傳資料、榮譽證照、年度報告等。
秘密是公司一般的秘密，一旦洩密會使公司利益受到較大損害，如重要會議紀要、人事檔案、規章制度等。
機密是公司重要的秘密，洩露會使公司的安全和利益遭受嚴重損害，如董事會決議、專案投資檔案、公司規劃、財務報表、統計資料等。
（二）到期檔案的鑑定。公司及下屬專案公司對到期檔案進行鑑定，確定繼續儲存或進行清理、銷燬。
檔案儲存期限除政府有關法令或公司其他規章特定者外，依下列規定辦理：
1、永久儲存：
（1）公司章程；
（2）董事會及股東會紀錄；
（3）財務報表；
（4）政府機關核准檔案；
（5）不動產所有權及其他債權憑證；
（6）工程設計圖；
（7）其他經核定須永久儲存的文書。
2、十年儲存：
（1）預算、決算書類；
（2）會計憑證；
（3）其他核定須儲存十年的文書。
3、五年儲存：
（1）期滿或解約之合約；
（2）其他核定須儲存五年的文書。
4、一年儲存：無長期儲存必要的。
5、規章制度由公司及下屬專案公司綜合管理部永久儲存，使用部門視其有效期予以儲存。
6、公司及下屬專案公司綜合管理部每年年底應組織檔案管理員及相關專業人員對檔案資料進行整理。對超過儲存期限的檔案，由檔案管理員填寫《檔案過期處理審批單》（詳見附件），報本部門及相關部門第一負責人稽核、公司總經理/董事會批准。
7、決定銷燬的檔案資料，由檔案管理員負責填寫《檔案銷燬清冊》（詳見附件），銷燬檔案時至少有兩名監銷人。監銷人複核待銷燬檔案，銷燬完須在銷燬檔案目錄上註明“已銷燬”字樣和銷燬日期並簽字確認。
8、檔案銷燬後，鑑定、銷燬過程中形成的《檔案銷燬清冊》及目錄應立卷歸檔、永久儲存。
9、需繼續儲存的過期檔案，應明確繼續儲存的時間期限，並由檔案管理員在檔案卷內目錄、彙總表上註明。
六、檔案收集
（一）收集範圍。按照歸檔範圍進行收集。
（二）收集方式。公司及下屬專案公司均應指定專人負責整理本部門的檔案資料，並定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交檔案資料。檔案移交人需填寫《檔案移交清單》（詳見附件），隨同已整理的檔案（含紙質檔、電子檔、實物）一併移交檔案室，檔案管理員接收檔案並簽字確認，《檔案移交清單》雙方各留一份。
（三）歸檔檔案要求。
1、歸檔的檔案為原件（無原件的歸檔需為具有憑證作用的複製件）。
2、非紙質檔案配文字說明一併歸檔。
3、圖紙類歸檔前要驗證審批流程所需印章齊全才能歸檔。
4、檔案的製成材料利於長久儲存。書寫材料：要使用耐久性強的碳素型黑色或藍色簽字筆、鋼筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。
5、聲像檔案應使用數碼相機、攝相機等拍攝，要影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等，不能使用手機拍攝。
（四）公司及下屬專案公司收集以下檔案後，須提交電子檔（含目錄）至檔案管理員處，以便備份存檔。
1、公司成立、註冊、變更檔案。含公司成立的請示、批覆、會議紀要、章程、股東會決議、董事會決議、工商證照及變更檔案。
2、公司合併、收購檔案。含請示、批覆、會議紀要、備忘錄；股權轉讓、收購的協議、合同；工商證照及變更檔案等。
3、與合作方的相關檔案。
（1）合作意向書、框架協議、合作協議、合同、重要談判記錄等。
（2）融資擔保檔案：融資公告、報表、擔保、抵押等相關檔案，融資合同、協議等（如發債、貸款等）。
（3）盡職調查資料：①盡職調查報告；②業務約定書；③委託協議書；④盡職調查清單及問卷；⑤目標企業提供的有關書面資料（含工商、法務、財務、工程、市場、人力等檔案）。
（4）工程專案檔案。包括土地獲取、專案報建、勘查設計、招投標、工程管理、監理、施工、竣工驗收、結算等各階段形成的檔案。
（5）公司及下屬專案公司所獲榮譽。
注：1。如公司及下屬專案公司發生撤銷、拆分、合併等情況導致檔案不能安全保管，須將上述檔案原件全部移交公司綜合管理部。
七、檔案管理
（一）檔案管理員接收檔案資料後，應按照專案分類進行保管，按檔案編號順序規則存放，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利於檔案的保管和使用。
（二）檔案存檔分類主要以公司、專案、資料型別等建立檔案盒/檔案櫃，在檔案盒/檔案櫃上貼上資料明細表，且在檔案櫃上標註公司/專案名稱和櫃號，並在電腦上做好臺賬登記（表格/文件），保證能從目錄彙總或電腦系統中以編號、關鍵詞、日期等方面檢索、查詢到所需檔案。
（三）檔案管理員應至少每月一次對檔案保管狀況進行檢查，切實做好檔案“八防”（防高溫、防潮溼、防盜、防火、防黴菌、防光、防塵、防蟲）工作，確保檔案的完整和安全。如發現問題應及時報告部門領導，並採取補救措施，減少檔案的損失。
（四）檔案管理必須遵循保密制度，檔案室或檔案櫃的鑰匙必須由專人保管，檔案室非檔案管理員不得入內，檔案室內禁止吸菸和大聲喧譁。
八、檔案利用
（一）公司部門員工因工作需要，可以借閱與其工作有關的檔案資料。
（二）借閱檔案需填寫《檔案借閱審批單》、《重要物品外借審批表》，經部門負責人—綜合管理部—總經理/董事長審批後方可借閱。檔案借閱方式為：借出、影印、掃描、查詢。
填寫要求：
（1）《檔案借閱審批單》按照審批單上的要求填寫相關內容，申請部門填寫申請人所在的部門，檔案標題或摘要填寫所要借閱/影印/複製電子檔的檔名稱，根據需要在“是否電子檔”或“是否影印”選擇是或否，用途填寫所要借閱/影印/複製電子檔的檔案用於辦理的事項。
（2）《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫相關內容，申請部門填寫經辦人所在的部門，主送單位（或合作、上報單位等）填寫外借物品所辦理事項的主要單位，外借物品清單及借用時間填寫所外借的物品，借用時間必須填寫明確（如20xx年x月xx日xx：xx至20xx年x月xx日xx：xx），如不歸還必須註明不歸還原因及移交單位，涉及金額根據實際情況填寫，用途填寫所要外借檔案用於辦理的事項。
（三）檔案管理員對檔案借閱進行登記，填寫《檔案借閱登記表》。借閱人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自複製、調換、塗改、汙損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失，否則追究借閱人的責任，構成犯罪的依法追究法律責任。
（三）檔案應按期歸還，歸還時檔案管理人員要對檔案進行清點和檢查，包括檔案的件數、頁數，檔案原件完整，無損壞、無塗改等，並在《檔案借閱登記表》註明。如發現遺失或損壞，應及時報告部門領導。檔案到期仍需繼續使用的，借閱人需在到期前辦理續借手續。
（四）外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經檔案保管部門所在公司總經理稽核批准後方可調閱。
（五）檔案在使用外借期間，檔案管理員必須保留一份影印件存檔，以便其他工作人員的查閱。
九、本制度自籤批之日起執行。
檔案管理制度5
一、 學校實施教師成長檔案管理制度的意義
教師成長檔案管理制度是一種以教師為本，注重發展教師個體的制度。它立足於在不斷髮展的教育教學，以目標引領施以評價，促進發展，具有明顯的激勵功能、教育功能和反思功能。它能讓教師根據自己的工作能力和工作表現，確定個人發展需求（最近發展區），制定教師的個人發展目標。它能向教師提供日後培訓或自我發展的機會，提高教師履行工作職責的能力，從而促進學校的未來發展。最大限度地滿足了教師尊重和自我發展的需要，從社會、心理方面來鼓勵教師的工作熱情和積極性。更能促進教職工的專業化發展。
二、學校實施教師成長檔案管理制度的目的
對於學校的發展，教師專業化建設是根本。我們都知道深入發展教師才是學校創品牌的關鍵因素。沒有好教師，學校只能是曇花一現，沒有原創力和可持續力。
因，學校以目標引領，價值凝聚策略，激發老師積極追求，同時，積極創設自主發展的管理機制，提供研訓一體的實踐平臺，提供充足的網路資源，幫助教師發展。建立教師個人成長檔案袋，記錄教師在自身專業化發展道路上的成長經歷，以此促進教師學習理論知識，交流教育教學思想，也促進教師積極參與到評價中來並反思自己的教學。
三、保障機制
1、制定校本培訓制度、聯合教研製度、學科引領的合作共營制度、觀課制度，努力營造團隊學習的氛圍。
2、把教研和科研結合起來，把教學中的問題生成課題，以科研促教研，以教研促教學的校本研修制度，在研究中促進教師自我更新，主動發展。
3、建立校內督學制度，為教師發展提供診斷性指導，對教師成長實施跟進研究。
4、依託資源優勢，組建由校長領銜，輔與校內督導委員會成員組成督導小組，成立督導制度。透過隨堂聽課，問卷調查，談話交流，察看教案等方式，幫助教師理解“新理念、新課改”，提高教師的專業素養。幫助教師準確發現問題，改進教學行為，提高教學效能，為教師的專業成長提供指導。
5、實施自主申報，分項獎勵的專案管理制度。學校把重點指標納入專案管理，每學期採取工作實績自主登入，分專案獎勵促進教師的主動發展。
6、堅持理論學習，提升教育理念，開設校長講壇、專家講座、教師論壇；透過研訓一體的校本培訓將理論學習和實踐學習相結合。
7、多元形式帶教(專家引領、專業合作、夥伴互助)，多種形式開課（包括：新進教師的彙報課、成熟教師研究課、骨幹教師的展示課、主題類競賽課）,多元形式研究（包括：課例研究、專案研究、課題研究），建立區域合作，依託優質資源等提供多種有利於教師成長學習資源。
8、每年對新進教師進行《北侖職高新老教師帶徒儀式》的專項培訓。
9、學校每年準備一定資金用於教師各類培訓
10、教師成長檔案中各項記錄將作為教師評優評先的依據和學校年度考核的依據。
11、對材料收集整理是檔案管理的基礎工作，是徵集材料向檔案轉化的重要步驟，這是項經常性的工作。對檔案材料的整理工作要求及時準確，利於考核、考查材料的準確程度及學術價值。個人成長檔案的使用，由辦公室主管，每學期初由各教研組及教導處整理上學期的檔案材料，及時歸檔。檔案室要經常檢查教師個人成長檔案的形成，整理、歸檔及使用等工作情況，以便發現並解決問題。
檔案管理制度6
1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務 報表、財務計劃 、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料 。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。
2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和洩密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。
3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。
4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱後近規定順序及時歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批准，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，並要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。
8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批准後方能外借或影印，並辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。
9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會計檔案保管期滿需要銷燬時，由會計檔案管理人員提出銷燬意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷燬清冊，報上級方管部門批准後執行銷燬。銷燬時應派人監毀，並在銷燬清單上簽名或蓋章。應儲存的資料，按上級有關規定執行。
11、由於單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，並由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷、合併單位和建設單位完工後，會計檔案應隨同單位的全部檔案一併移交指定單位，並按規定辦理交接手續。
13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。
檔案管理制度7
第一條為了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有職責對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。
2、凡屬歸檔範圍的檔案資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的檔案資料，原則上務必是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部儲存影印件。
4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔；以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部儲存原件；屬於人事方面的資料，由人力資源部儲存原件；屬於工程建設方面的，由規劃建設部儲存原件。以上部門應將涉外事務的影印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部儲存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各儲存一份。特殊狀況只有一份原件時，由綜合部儲存原件。
7、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可影印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據儲存檔案數量，設定存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查詢。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案務必圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際狀況，確定檔案儲存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久儲存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前務必做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔務必在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。
3、借閱檔案，務必履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時光不得超過一週，必要時能夠續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時光、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者務必妥善保管檔案資料，不得任意轉借或影印、不得拆封、損汙檔案，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人職責。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，務必借閱的要經分管副總經理同意，務必外借的，由總經理審批。
第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，務必保留的儘量留影印件，其餘資料交綜合管理部統一儲存。
第七條本制度從二Oxx年十月一日起執行。
檔案管理制度8
1 財務檔案包括：原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務報表、納稅申報表及稅務相關資料、各種票據領購使用登記薄、財務人員移交清單及交接登記薄、財務軟體計算機複製磁碟或光碟、各種經濟合同、專案成本資料、資產評估報告、借款合同及抵押登記合同、驗資報告、審計報告、已作廢的各種票據、已使用完的各種票據存根、各項內部審計報告等。
3 每月的原始憑證、記賬憑證應在每月賬務完成納稅申報後，由會計人員協同會計主管人員整理、裝訂，並登記編號入庫管理。對於財務報表、納稅申報資料、手工賬薄、各種登記薄、移交清單等在年終賬務完後整理裝訂入庫;對於計算機複製磁碟或光碟在複製後即刻納入檔案管理;對於其他財務資料應該入庫保管的，但根據工作需要暫時保管在不同會計人員手中，但對於十分重要的資料也應先辦理入庫手續，然後由相關財務人員按照正常借閱手續借出，以明確責任，保證財務資料的安全。
4 建立“財務檔案登記薄”，每項財務檔案歸檔前，由主管人員確定檔案的分類，按照不同的檔案類別分別編號登記管理，由檔案管理人員和會計主管人員在登記薄上簽字(蓋章)。
5 建立“財務檔案調閱、借閱登記薄”，財務部門內部需要查閱檔案的，需由檔案管理人員陪同查閱;需要影印財務資料的，必須由財務負責人批准，由檔案管理人員負責影印;財務部門以外的人員原則上不能直接查閱財務檔案資料，如有特殊需要，確需查閱、影印財務資料的，必須經財務負責人批准，並且在“財務檔案調閱、借閱登記薄”上登記
6 財務資料只能保留在公司範圍內，不能帶出公司。除了財務部門內部工作需要以外，不能借閱給其他人員。如有司法機關工作人員因執法需要調閱或借閱公司財務資料的，按照國家法律規定，必須出具正式的“協助執行通知書”或“判決書”等法律檔案以及工作證件，
並由財務負責人批准後，按照以上手續辦理借閱、調閱。
7 財務檔案的保管按照《檔案法》及《會計基礎工作規範》的規定執行。如果超過規定的保管時間需要銷燬的，應上報財務中心並建立“財務檔案銷燬清冊”，在保管人員、主辦會計及財務負責人共同監督下銷燬，“銷燬清冊”作為財務檔案保管;其中未清債權債務雖超過期限也不得銷燬。
8 財務檔案管理人員及其他財務人員不得擅自公佈財務資料;不得擅自銷燬、塗改、偽造財務檔案;不得擅自提供、抄寫、複製財務檔案;不得損毀、分散、丟失財務檔案;如發生以上情況，應對當事人進行嚴肅處理，對公司造成損失的，應承擔經濟賠償責任;情章嚴重，違反國家法律的，依法移送檢查機關追究法律責任。
9 行政部門應為財務檔案的管理提供必需的條件。
10 財務負責人應定期或不定期檢查財務檔案管理情況;集團財務中心定期對分支機構的財務檔案管理情況進行檢查;內部審計財務檔案管理情況作為審計重點，確保財務檔案的科學管理。
檔案管理制度9
為了使教師業務檔案管理工作做到安全、保密和便於查詢的要求，特制定如下制度：
１、由教務科指定專人進行保管，做好防火、防盜、防潮、防蛀工作。
２、各科室進行編號登記，每學期核對一次，發現問題應及時糾正，對增員缺檔的教師即時建檔。
３、教師業務檔案的封皮、目錄、規格、樣式力求統一。
４、查閱教師業務檔案應事先辦理審批手續，經業務校長同意，方可查閱。
５、根據查閱單位用途，檔案管理人員按需提供材料，就地查閱。
６、教師業務檔案一般不外借，在特殊情況下，經業務校長批准方可借用，但必須嚴格履行登記手續，並按時歸還。
７、查閱檔案時必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁塗改、圈劃，撤換檔案材料，不得向無關人員洩露或向外公佈檔案內容，違者視情節輕重，嚴肅處理。
８、教師業務檔案管理工作，在學校黨委、校長的直接領導下進行，由業務校長負責並指定專人管理，同時，與人保科搞好協調工作。
檔案管理制度10
一、目的
為了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
二、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。
三、歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、企業管理、經營活動等事項，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。
2、凡屬歸檔範圍的檔案資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、各部門歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部儲存影印件。
4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔；
以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。
5、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部儲存一份，投資部及風險部各儲存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部儲存原件。
6、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可影印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。
7、所有歸檔的檔案及其他資料都要建立電子檔案，由各部門製作掃描件並整理歸檔，歸檔完成後在綜合部檔案管理人員的監督下統一在檔案室進行電子檔案備份。
四、檔案保管制度
1、公司綜合部設檔案室，各部門應根據儲存檔案數量，設定存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查詢。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須檔案臺賬與實物相符，電子檔案與紙質檔案相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。
7、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
8、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
五、檔案借閱制度
1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。
5、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或影印、不得拆封、損汙檔案，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
7、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。
六、其他
1、本制度綜合部負責修訂、完善並解釋。
2、本制度自公佈之日起執行。
2xxx年4月20日
檔案管理制度11
物業檔案是隨著物業管理行為的出現而產生的,儘管檔案管理不是物業管理工作的主要環節,然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展後,幾乎每一個環節都離不開檔案,無論是維修、養護物業設施,還是瞭解業主及物業使用人情況,或是收取管理費用、開發經營活動等,都要用到物業檔案。隨著現代科學技術的發展,無論是物業管理還是檔案管理,都在向著現代化的管理目標邁進,物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。
物業檔案是物業管理公司在從事物業管理活動時直接形成的對國家和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業管理的不斷髮展和完善,物業檔案的種類也在不斷增加。
一、檔案管理運作環節
1、設立檔案室,採取系統化、科學化、現代化的先進手段,建立相應的規章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。
2、資料的收集堅持內容真實的原則,根據實際資料和資訊資料的內容,在實際工作中從需要出發,擴大資料的來源渠道。
二、資料分類整理
收集後的所有資訊資料,統一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真,根據檔案的來源、資訊的內容、資訊的表現形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。
三、檔案內容
範圍分類資料內容
房產公司提供資料產權資料立項檔案、工期批覆檔案、規劃會審檔案、規劃用地許可證、土地證、擴初會審檔案、建設規劃許可證
技術資料規劃圖、竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及裝置使用技術資料
管理處建立的資料物業資料小區基本資料、商業網點資料、娛樂設施資料、路標、門牌、室號配置圖
業主資料入住通知書、業主公約、業主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單
日常管理資料日常工作記錄、各類協議、各種設施裝置檔案
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內在規律、聯絡進行科學地分類與儲存。
2、檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯,分櫃儲存,運用計算機等先進的管理手段,儘可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便於查詢和呼叫。
3、檔案的出室、入室都有嚴格的規定:出室必須由管理處主任同意,經登記後方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,並追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外檔案,嚴防檔案的流失。
4、檔案的管理環境做到'三防',即防火、防潮、防變質。
檔案管理制度12
第一條根據財政部、國家檔案局關於印發《會計檔案管理辦法》的通知的規定，為加強公司會計檔案管理，保證會計檔案妥善保管有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和洩密，特制定本制度。
第二條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：
一、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、彙總憑證和其他會計憑證。
二、會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。
三、財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附註及文字說明和其他財務報告。
四、其他類：銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、其他應當儲存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊和會計檔案銷燬清冊。
第三條每年形成的會計檔案，由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
一、當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可暫由財務部保管一年，期滿之後，應當由財務部編制移交清冊，移交本單位檔案部門統一保管。
二、移交檔案部門保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別重要拆封重新整理的，檔案部門應當會同財務部和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
第四條財務部和檔案部門儲存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經總經理批准，可以提供查閱或複製，並辦理登記手續。查閱或複製會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。
一、由檔案部門建立健全會計檔案查閱、複製、登記制度。
二、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
三、會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。
第五條本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類檔案的保管按照本辦法附表所列期限執行。
第六條保管期滿的會計檔案，除本第七條規定的情形外，可以按照以下程式銷燬：
一、本單位檔案部門會同財務部提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容。
二、總經理在會計檔案銷燬清冊上籤署意見。
三、銷燬會計檔案時，由檔案部門和財務部共同派員監銷。
四、監銷人在銷燬會計檔案前，按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案;銷燬後，應在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告總經理。
第七條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在專案建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷燬。
第八條使用電子計算機進行會計核算，應當儲存打印出的紙質會計檔案。使用磁碟、光碟等磁性介質儲存會計檔案，應報財政局備案。
第九條建設單位在專案建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工結算後移交給建設專案的接受單位，並按規定辦理交接手續。
第十條單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號，應保管期限、已保管期限等內容。
交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢後，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第十一條預算、計劃、制度等檔案材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。本制度解釋權歸公司財務部。
檔案管理制度13
（一）總則
1、為了加強師資管理，及時發現人才培養人才，不斷蒐集、積累教師業務水平情況，對教師教學科研水平進行考核，必須建立健全教師業務檔案，充分發揮業務檔案在對教師進行考核、評估、晉升、獎懲方面的作用，特制定本辦法。
2、教師業務檔案主要收集和記載教師在教育教學、科研活動中形成的主要成果材料（教學任務完成情況、教學水平、教學效果、科研論文、專著、教材等以及對這些材料的評價，專家的學術鑑定材料、圖片等）。
3、對教師業務檔案的認真收集、整理是加強教學，科研管理的重要舉措之一。
（二）業務檔案蒐集
1、建立健全業務檔案材料的蒐集整理制度，材料要全面、完整、準確，由專人負責管理。
2、透過各種渠道收集教師任課、進修、觀摩教學、改革教學方法、科學研究等成果、學術活動、外語狀況、計算機情況、學術水平鑑定及參加有關會議總結等材料。
3、對歸檔材料要驗證真偽和完整與否，要求用黑鋼筆或黑水筆填寫，書寫字跡工整，不得用鉛筆、圓珠筆填寫。
（三）業務檔案材料的管理
1、對材料收集整理時檔案管理的基礎工作，是政績材料向檔案轉化的重要步驟，這是項經常性的工作。對接收來的材料，按理卷的要求進行分類、編目、登記、統計和必要的加工整理，大致分為六類；
（1）個人基本情況：包括登記表、學歷及職稱影印件、獎懲影印件等；
（2）教學活動，包括任課、進修、觀摩、改革教學方法、更新教材、改進實驗方法、裝置、措施等；
（3）學術活動，包括參加學術研討會議、學術交流，學術任職等（具有影印件）。
（4）科研活動，包括教學資料編寫，科研論文，著作科研成果的登記及影印件；專案的立項運作，完成的情況；
（5）計算機、外語考試、培訓學習情況（證書影印件）；
（6）教學競賽獲獎證書、教案、反思及專家評課資料，業務上的工作獎勵、鑑定、評語等據實記載（證書影印件）；
2、對檔案材料的整理工作要求及時準確，利於考核、考查材料的準確程度及學術價值；
3、業務檔案的使用，要確定閱檔人員範圍，建立業務檔案傳閱制度。
檔案管理制度14
第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作服務，根據<中華人民共和國檔案法>(以下簡稱<檔案法>)和有關法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中構成的對國家、社會和企業有儲存價值的各種形式的檔案材料。
第三條企業應遵守<檔案法>，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業檔案工作理解檔案行政管理部門的監督和指導。
中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責:
(一)貫徹執行<檔案法>等有關法律、法規和方針政策，制定本企業檔案材料歸檔和檔案保管、利用、鑑定、銷燬、移交等有關規章制度；
(二)統籌規劃並負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和帶給利用工作；
(三)指導本企業各部門檔案材料的構成、積累、整理和歸檔工作；
(四)監督、指導本企業所屬機構(含境外機構)的檔案工作。
第六條企業檔案工作人員應當忠於職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務潛力。
第七條企業各部門負責歸檔檔案材料的收集和整理，並定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的檔案材料應完整、準確、系統。檔案書寫和載體材料應能耐久儲存。檔案材料整理貼合規範。歸檔的電子檔案，應有相應的紙質檔案材料一併歸檔儲存。
第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業採取有效措施對檔案進行安全保管，並切實加強對智慧財產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。
第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑑定。對確無儲存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批准後進行監銷。
第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有儲存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業檔案現代化應與企業資訊化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業檔案部門應用心做好檔案的帶給利用工作，努力開發檔案資訊資源，為企業帶給及時、有效的服務。
第十五條企業務必為政府有關部門、司法部門依法執行公務帶給真實、準確的檔案。
第十六條企業帶給利用、公佈檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按<國有企業資產與產權變動檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。
國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案；國有企業分立，檔案處置工作由分立後的企業協商辦理。
第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業應當建立檔案工作職責追究制度，對不按規定歸檔而造成檔案材料損失的，或對檔案進行塗改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷燬而造成檔案丟失或損壞的直接職責者，依法進行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自20xx年9月1日起實施。<國營企業檔案管理暫行規定>同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定牴觸的，以本規定為準。
檔案管理制度15
1.目的
規範人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。
2.適用範圍
適用於公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。
3.職責
公司管理部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。
4．程式
4.1 員工人事檔案以紙質檔案和電子檔案兩種載體儲存、紙質檔案統一歸入每位員工的個人
檔案袋，電子檔案以HR資訊管理系統為平臺進行統一管理。員工人事檔案管理人員必須忠於職守，嚴格保密員工的資訊資料。
4.2 檔案建立：新員工經考核合格，入職之日起，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：
身份證和學歷職稱證件的影印件、個人簡歷、個人資訊表、戶口本影印件、勞動合同等。
4.3 員工個人檔案不經過公司檔案管理人員歸檔，而是透過檔案代保管服務機構進行代保管
本單位員工檔案。如公司對員工檔案材料（如鑑定、考核材料、離職、參加中國共產黨、共青團的材料，獎懲材料等）的收集、維護、應當符合國家法律法規、政策檔案的規定。檔案材料交至檔案代保管服務機構由檔案代保管服務機構工作人員放入員工的檔案。
4.4 檔案資料收錄：員工在職期間，管理部門應及時將員工的動態變動材料收錄入個人的紙
質檔案和電子檔案，如：獎罰記錄、職位調動、任命、借用、離職申請、考核管理等。
4.5 本部門職工的人事檔案調閱需經部門主管、管理部經理批准。
4.6 調閱檔案原則上在管理部門內部並在指定人員陪同下調閱。如需借出管理部門、需管理
部經理批准。
4.7 所有調閱檔案，均需登記備案。
4.8 離職員工的人事檔案，應在妥善保管一年以後銷燬，部門主管以上人員、關鍵崗位人員
檔案應妥善保管三年以上銷燬。